«Совершенствование технологий управления и обработки информации в государственной организации»

Таким образом, автоматизированные информационные системы, то есть, группа компьютеров, объединённых средой передачи данных и использующих общие информационные ресурсы, выполняет не только функцию поставщика справочно-информационной информации, но и выдаёт посредством использования возможностей внутримашинной обработки, необходимую для управления организацией аналитическую информацию, формирование которой без использования возможностей ИС, требует значительных трудовых и стоимостных ресурсов.

Учитывая всё вышесказанное, использование ИС в современном управлении позволяет повысить его эффективность, то есть, перевести его на более высокий качественный уровень.

Эффективность технологии обработки данных и управления в современных автоматизированных ИС зависит от многих факторов, таких как: техническое, программное, технологическое, информационное обеспечение ИС. Поэтому при выборе и разработке ИС для конкретной организации, а также её совершенствовании необходимо анализировать все вышеуказанные составные элементы ИС как системы. Такой анализ позволяет определить основные направления совершенствования ИС.

Таким образом, актуальность темы дипломного исследования обуславливается важным значением исследовательского анализа технологий ИС государственной организации с целью разработки основных направлений их совершенствования.

Объект исследования – ИС государственной организации, занимающейся почтовым обслуживанием населения в г. Фрязино.

Предмет исследования – технологии обработки информации и управления в современных ИС государственной организации.

Цель исследования – комплексный анализ технологий обработки информации и управления в ИС государственной организации с целью разработки основных направлений её совершенствования.

Для достижения цели ставятся следующие задачи:

• рассмотреть теоретические основы управления почтовой организацией, цели, назначение, основные технологии автоматизированных информационных систем;

• проанализировать ИС организации в функциональном и технологическом аспектах;

• разработать основные направления действующей ИС организации.

Методы, используемые в исследовании: анализ предметной области в методологии IDEF0; использование case-средств для создания информационной модели. Из общих научных методов используются аналитический, структурно-функциональный, системный анализ, статистический, аналитический и др.

Методологией исследования послужили основные ГОСТы этапов жизненного цикла ИС, ГОСТы по информационным системам и информационной безопасности, а также литература по информационному менеджменту, и разработке и эксплуатации ИС.

Научно-практическая значимость работы связана с тем, что в настоящее время все государственные организации в связи с программой использования информационных технологий начали активно использовать ИС, однако, при этом возникают проблемы их оптимизации. Разработка направления автоматизации ИС почты может послужить основой для создания Кибер-почты во всех филиалах ФГУП «Почта России».

В АИС осуществляются следующие процессы: ввод информации из внешних или внутренних источников; обработка входной информации и представление ее в удобном виде; вывод информации для представления потребителям или передачи в другую систему; обратная связь.

Структура АИС – это совокупность отдельных ее частей, называемых подсистемами: информационное, техническое, программное, организационное обеспечение.

Информационное обеспечение – это совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, а также методология построения баз данных.

Техническое обеспечение АИС – это комплекс технических средств, предназначенных для работы информационной системы, а также соответствующая документация на эти средства и технологические процессы.

Программное обеспечение - это совокупность математических методов, моделей, алгоритмов и программ для реализации целей и задач информационной системы, а также нормального функционирования комплекса технических средств.

Организационное обеспечение - это совокупность методов и средств, регламентирующих взаимодействие работников с техническими средствами и между собой в процессе разработки и эксплуатации информационной системы.

Правовое обеспечение АИС - совокупность правовых норм, определяющих создание, юридический статус и функционирование информационных систем, регламентирующих порядок получения, преобразования и использования информации.

ГУПС «Почта России» г. Фрязино - это городской филиал почтовой связи ФГУП «Почта России». Предприятие является государственным унитарным предприятием на праве хозяйственного ведения имуществом. Учредитель предприятия ФГУП «Почта России».

Организационная структура управления является линейно-функциональной. В ней четыре «ветви» вертикального управления. Непосредственно директору подчиняются отдел технологий, отдел управления персоналом, группа международных почтовых сообщений, канцелярия, административно-хозяйственная группа, группа почтовой безопасности, контрольно-ревизионная группа, специалисты: юрист, по связям с общественность, по управлению качеством. Анализ организационной структуры показал, что организационная структура управления филиалом является вполне оптимальной по критериям функциональности, «неизбыточности» управленческого персонала и специалистов.

Большинство бизнес-процессов в филиале нуждаются в автоматизированном решении задач. Наиболее важно создание пункта коллективного доступа на базе отделений почтовой связи для автоматизированного получения сообщений клиентами, а также их отправки через Интернет. Многие из клиентов имеют выход в Интернет, что позволяет создать для этой категории граждан Кибер-почту с автоматизированным решением отдельных задач.

В настоящее время пользоваться базой данных филиала могут только сотрудники филиала. Клиенты не могут получить информацию из БД информационной сети филиала, связанную с их почтовыми сообщениями и, соответственно, отправить свои почтовые сообщения непосредственно через Интернет на ПКД (Кибер - Почта).

В настоящее время уведомления о традиционных почтовых сообщениях доставляются почтальонами. Учитывая тот фактор, что, как минимум треть получателей традиционных почтовых сообщений имеют в г. Фрязино доступ в Интернет (город характеризуется высоким уровнем информатизации в аспекте доступа к Интернет), они смогут получать уведомления о почтовых сообщениях непосредственно на свою электронную почту. Отметим, что при этом освободится от «рутинной» и архаичной работы часть почтальонов отделений связи.

Надо отметить, что многие организации и физические лица смогут отправить налоговую и другую информацию посредством Кибер-почты. При этом уровень защиты электронной почты от несанкционированного доступа гораздо ниже, чем в Кибер-почте. Поэтому можно будет безопасно посылать свои сообщения и получать их. При этом в Кибер-почте должны быть созданы специальные электронные почтовые ящики для каждого клиента.

Все сообщения и уведомления в электронном виде направляются на почтовые электронные ящики клиентам. При этом, клиент сможет оперативно узнать о том, что ему поступило и на находится в отделении связи ценное письмо, бандероль, посылка, почтовый перевод и т.д. Процессы отправки электронных сообщений и уведомлений осуществляются в автоматизированном режиме.

На наш взгляд, в рамках кибер-почты можно ввести и ряд дополнительных платных почтово-информационных услуг по желанию клиентов: поиск и отправка на электронный почтовый ящик информации о прогнозе погоды, последних новостей, прайс-листов, электронных курсов лекций и другой информации. Отметим, что поиск необходимой информации в интернете часто может занимать значительный объём времени у клиентов; рассылка поздравительных сообщений через Интернет по адресным данным, предоставленным организациями, поиск в интернете и отправка по указанным адресам информации, указанной клиентом, распространение в автоматизированном режиме рекламной информации по адресам Кибер-почты ит.д. На платной основе по желанию клиентов на электронные ящики Кибер-почты может доставляться пресса и в электронной форме. По заказам клиентов по кибер-почте могут рассылаться музыкальные произведения, гороскопы, компьютерные игры. Через пункт коллективного доступа через Интернет (Кибер-почта) каждый пользователь сможет получить всю необходимую информацию, связанную с деятельностью почтовых отделений связи: время работы, почтовые индексы городов, отчёт о полученных и отправленным клиентом почтовых сообщениях. Формирование отчётов важно не только для клиентов, но для планово-экономических, финансовых и др. служб филиала. Все отчёты, связанные с деятельность Кибер-почты, а это немалая часть от общего объёма почтовых сообщений, будут формироваться в автоматизированном режиме. Основой для формирования отчётов станут данные об отправленных и полученных электронных уведомлениях.

Предложенное технологическое обеспечение АИС позволит ей нормально функционировать в рамках корпоративной информационной сети филиала.

5. Налоговый кодекс Российской Федерации (часть первая) от 31.07.1998. № 95-ФЗ с последними изменениями, внесёнными Федеральным законом от 29.07.2004. № 95-ФЗ//СЗ РФ. 1998. № 3. Ст.-3824; 2004. № 31. Ст. – 3231.

6. Налоговый кодекс Российской Федерации. (часть вторая) от 05.08. 2000. № 117-ФЗ с последними изменениями, внесенными Федеральным законом от 29.07.2004.//СЗ РФ. №11. Ст. – 3122; 2004. № 31. Ст. – 3231.

7. Федеральный закон «О бухгалтерском учёте» от 21.11.1996. № 129-ФЗ с последними изменениями, внесёнными Федеральным законом от 30.06. 2003 № 86-ФЗ//СЗ РФ. № 48. Ст. – 5369; 2003. № 27. Ст. – 2700.

8. ФЗ РФ «О несостоятельности (банкротстве) кредитных организаций» от 25.02.1999. № 40-ФЗ//СЗ РФ. № 9 Ст. - 1097.

9. Федеральный закон «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях» от 08. 12 2003 № 169-ФЗ//СЗ РФ. 2003. № 50. Ст. 4855.

10. Федеральный закон РФ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от 27. 07. 2006 № 149-ФЗ / РГ от 15.08.2006.

11. Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10.02.2002. № 1-ФЗ//СЗ РФ. 2002. №. 2. Ст. – 324.

12. Федеральный закон «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» от 23.12. 2003. № ФЗ-185//СЗ РФ. 2003. № 52. Ст. – 5037.

13. Федеральный закон «О лицензировании отдельных видов деятельности» от 23. 12. 2003. № ФЗ-185//СЗ РФ. № 52. Ст. – 5037.

14. Федеральный закон «О почтовой связи» от 17.07. 1999 № 176-ФЗ

15. ГОСТ Р ИСО/ МЭК ТО 13335-3-2007 Информационная технология. Методы и средства обеспечения безопасности.

16. ГОСТ Р ИСО15489-2007 «Система стандартов по информации и библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования». –М., Из-во стандартов. 2008.

17. ГОСТ 7.70-2003. Описание баз данных и машиночитаемых информационных массивов. Состав и обозначение характеристик. – М., Из-во стандартов. 2003.

18. ГОСТ 34. 601-90 Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы. Стадии создания. – М., Из-во стандартов. 1990

19. ГОСТ 6.01.1-87. Единая система классификации и кодирования технико-экономической информации. Основные положения. М., Изд-во стандартов, 1987

20. Общероссийский классификатор управленческой документации ОКУД, утв. постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 - М., Росархив. 1993

1.2.Неопубликованные

21. Устав ФГУП «Почта России»/Утв. Директором ФГУП «Почта России» 05. 04. 2003.

22. Положение об организационной структуре управления в городском филиале ФГУ «Почта России» (г. Фрязино)/утв. Директором ФГУП «Почта России» от 08.05. 2003

2.Литература

23. Алексеев С.А. Основы менеджмента. – СПб., Питер. 2006.

24. Аникина Н.К., Шевцова Н.А. Системы управления базами данных – М., РУДН. 2000.

25. Балдин К.В. Моделирование жизненного цикла сложных систем. – М., ЮНИТИ, 2002.

26. Вейскас Дж. Эффективная работа с MS Access. – М., ИНФРА-М. 2003.

27. Вендров А.М. Практикум по проектированию программного обеспечения экономических информационных систем. – М., Финансы и статистика. 2004.

28. Гагарина Л.Г., Киселёв Д.В. Разработка и эксплуатация автоматизированных информационных систем. – М., ИНФРА-М. 2007.

29. Глазунова Н.И. Государственное и муниципальное управление. – М.: Проспект. 2007

30. Горев А.С. Эффективная работа с СУБД. – СПб., Питер. 2000

31. Грабауров В.А. Информационные технологии для менеджеров – М., Финансы и статистика. 2005.

32. Дж. Лафта. Основы менеджмента. – М.: Кнорус. 1999.

33. Завгородний В.Н. Комплексная защита в компьютерных системах. – М., Финансы и статистика. 2001.

34. Избачков Ю., Петров В. Информационные системы. – СПб., Питер. 2006.

35. Информатика для экономистов/Под. ред. В.М. Матюшка. – М, ИНФРА-М. 2007.

36. Информатика/Под. ред. Макаровой Н.В. – М.: Финансы и статистика. 2005.

37. Киселёв Ю.Н. Электронная коммерция. – Спб., Питер. 2001.

38. Козырёв А.А. Информационные технологии в экономике и управлении. – М., Финансы и статистика. 2004.

39. Кондрашов Ю.Н. Введение в проектирование автоматизированных систем. – М.: Финансы и статистика. 2007.

40. Коноплёва И.А, Хохлова О.А, Денисов А.В. Информационные технологии. – М.: Проспект. – 2007.

41. Концепцией развития рынка услуг почтовой связи до 2010 года/ разработана во исполнение поручения Правительства Российской Федерации (протокол заседания Правительства от 28.06.2002 № 8).

42. Концепция реструктуризации организаций федеральной почтовой связи. – М.: Дашков и К. 2003.

43. Костров А.В. Уроки информационного менеджмента». – М., Финансы и статистика, 2005.

44. Литвак Б.Г. Управленческие решения. – М., ЭКМОС, 2004.

45. Марков А.С., Лисавский К.Ю. Базы данных. Введение в теорию и методологию. – М.: Экономист. 2005.

46. Олифер В.Г., Олифер Н.А. Компьютерные сети. Принципы, технологии, протоколы. – СПб., Питер. 2003.

47. Острейковский А.В. Информационные системы. – М., ИНФРА-М. 2007.

48. Петров В.П. Информационный менеджмент. – СПб., Питер. 2007.

49. Райордан Р. Основы реляционных баз данных – М., Юнити. 2001

50. Сидоренко А.С. Применение АРМ в банковских технологиях – Ростов н/д. Феникс. 2008

51. Смирнов Э.А. Основы теории организации. – М.: Инфра-М. 2003.

52. Советов Б.Я., Цехановский В.В. Базы данных: теория и практика. – М., Высшая школа. 2005.

53. Технологические процессы в почтовой связи. – Бутенко И.А., Мицкевич В.А. . – М.: Радио и связь. 2008.

54. Уткин В.Б., Балдин К.В. Информационные системы и технологии в экономике. – М.: ЮНИТИ. 2005.

55. Хомякова Елена Николаевна Организация почтовой связи. – М.:ИНФРА-М. 2006.

56. Управление организацией/Под ред. А.Р. Поршнева., З.П.Румянцевой – М., ИНФРА-М, 2003.

57. Швырёва Н.Н., Попвасев В.И. Организация и эксплуатация почтовой связи. – М.: Радио и связь. 2006.

58. Экономическая информатика/Под ред. Косарёва В.П., Ерёмина Л.В. – М., Финансы и статистика. 2001.

59. Якубайтис Э.А. Информационные сети и системы. – М., Финансы и статистика. 2003.