«Электронный документооборот»

Принцип работы по информационно-документационному обслуживанию сводится к набору одних и тех же операций. Только в одних организациях они выполняются вручную, в других – с помощью средств механизации, в третьих – эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется в виде разного рода документов, исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу [1]. По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия [1]. Оно означает особую организации работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения распространения. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.

Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной прора-боткой проблемы документационного обеспечения управления в организациях. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.

В ходе дипломной работы были изучены и проанализированы организация и технология документационного обеспечения деятельности ГБ УЗ РБ Верхнеяркеевская центральная районная больница.

Целью написания дипломной работы является анализ организационного обеспечения деятельности этого предприятия, а также разработка внесение рациональных предложений по ее совершенствованию.

Исходя из этого, выстраивается ряд задач, а именно:

 ознакомление со структурой ГБ УЗ РБ Верхнеяркеевская центральная районная больница;

 изучение функций, задач, основных видов деятельности преприятия;

 рассмотрение места и значения службы документационного обеспечения в деятельности ГБ УЗ РБ Верхнеяркеевская центральная районная больница ;

 изучение организации службы документационного обеспечения управления предприятия, его структуры и объемов работы, а также анализ документооборота;

 изучение и анализ нормативных документов, регламентирующих организацию делопроизводства;

 внесение предложений по автоматизации делопроизводства и доку-ментооборота.

С учетом недостаточной разработки темы, при написании настоящей дипломной работы был использован широкий круг источников. Проводя обзор этих изданий, следует подразделить их на две большие категории. В первую следует отнести издания, содержащие общегосударственную нормативную базу по вопросам управления документацией, архивного дела, делопроизводства и стандартизации. Ко второй категории изданий относится научная литература. При написании дипломной работы были изучены труды авторитетных специалистов в области документоведения, а также статьи, законодательные акты, законы, госты, регламентирующие работу с документами, электронные ресурсы.

В соответствии с поставленными задачами данная дипломная работа состоит из введения, трех глав, заключения.

Повышение эффективности работы аппарата управления может быть достигнуто за счет совершенствования его структуры, повышения квалификации кадров, улучшения организации, механизации и автоматизации выполнения наиболее трудоемких процессов управленческой деятельности. Наибольший эффект достигается при комплексном, взаимосвязанном и гармоничном развитии всех этих направлений.

В число основных автоматизируемых функций, которые должна обеспечивать система входят следующие:

 регистрация всей поступающей корреспонденции, включая письма, с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения;

 регистрация всей исходящей корреспонденции и ее внутренних документов [ ];

 списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;

 осуществление контроля за исполнением поручений;

 поиск документов.

С вступлением в силу закона об электронной подписи [ ], стало возможным обеспечение правовых условий для использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается юридически равнозначной собственноручной подписи человека (гражданина или индивидуального органа юридического лица) в документе на бумажном носителе.

В последнее время выбор корпоративных информационных систем весьма широк, на этом рынке представлены как импортные, так и отечественные разработки.

К выбору системы электронной документации (СЭД) следует подходить исходя из потребностей организации. Для начала нужно определится со следующим набором критериев для классификации:

 на каких технических платформах работает система и как это согласуется с политикой предприятия в этой области;

 какие объемы хранимой информации ориентирована система, согласуются ли эти объемы с ожидающимся потоком документов в организации;

 какова организация распределения, хранения и обмена документами между офисами компании, эффективность сетевого взаимодействия;

 компетентность сотрудников;

 определиться с финансовыми затратами.

При этом необходимо учитывать наличие системы защиты от доступа к информации извне, это должно непременно входить в набор корпоративной информационной системы. Поэтому при выборе системы следует обратить внимание на этот фактор и руководствоваться законом о защите информации.

Что же касается эффективности, то в качестве наилучшей ее меры выступает повышение производительности труда в результате внедрения системы. Важно отметить, что эффективность достигается не только за счет высокого быстродействия системы, но и опять же ее широких функциональных возможностей. Полнофункциональная система позволяет автоматизировать работу с документами любых типов и практически на всех стадиях жизненного цикла, начиная от задания на разработку и кончая сдачей в архив. Кроме того, данное качество дает возможность настраивать систему на различные специфические участки, будь то классическое делопроизводство (с параллельным хождением электронных и бумажных документов) или разработка проектно-конструкторской документации (с поддержкой сканирования, распознавания), что актуально для ГБ УЗ РБ Верхнеяркеевская центральная районная больница. Очевидно, что полнофункциональная система должна не только уметь организовывать сложные маршруты движения документов (последовательно-параллельные, с условным ветвлением, циклами и даже самостоятельным принятием управленческих решений, когда это возможно), но и контролировать их исполнение, вести аудит, оптимизировать загрузку сотрудников и делать многое другое.

Исходя из этого, система должна как минимум обеспечивать:

 единую регистрацию всей поступающей корреспонденции, включая письма и обращения граждан, с последующим направлением документов на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения;

 регистрацию движения документов (документооборота) внутри организации, включая резолюции, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов;

 списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;

 контроль своевременного исполнения поручений, обращений граждан, организаций, резолюций и указаний руководства; проверку правильности и своевременности исполнения документов;

 поиск документов и получение статистических отчетов по документообороту организации;

 формирование реестров отправки для экспедиции учреждения или отправку документов с помощью систем электронной почты.

Система автоматизации делопроизводства и документооборота должна функционировать в локальной вычислительной сети, объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах работников структурных подразделений, участвующих в технологических процессах делопроизводственной деятельности.

Современные корпоративные системы электронного документооборота позволяют настраивать свой пользовательский интерфейс в полном соответствии с требованиями клиентов. Это относится, например, как к визуальному проектированию регистрационно-контрольных карточек - важнейшего атрибута систем автоматизации делопроизводства, так и к формализации процессов коллективной разработки сложных документов (проектов, сборок, спецификаций) с контролем исполнительской дисциплины. Такая гибкость, приобретенная благодаря модульному принципу построения системы электронного документооборота (каждый модуль реализует лишь часть взаимосвязанных функций, но может слаженно функционировать вместе с другими модулями) и поддержке промышленных стандартов межпрограммного взаимодействия, гарантирует долгую жизнь информационному комплексу на базе системы электронного документооборота.

Система автоматизации делопроизводства и документооборота также позволит:

 централизованно отслеживать ход делопроизводственного процесса - вплоть до работы исполнителей над документами на своих рабочих местах, систематизировать результаты контроля и тем самым выявлять «узкие места» в документообороте и работе персонала;

 при переходе на работу с электронными копиями документов полностью исключить возможность их утери и свести поиск документа к запросу, выполняемому системой в течение считанных секунд. При этом даже необязательно помнить название или регистрационный номер документа - достаточно указать тематику или ключевые слова для поиска.

Согласно результатам исследований, полученных западными консалтинговыми компаниями при оценке эффективности перехода от работы с бумажными к работе с электронными документами, эффективность работы только возрастает. Например, по мнению компании DELPHI – разработчика компьютерных программ, около 15% всех бумажных документов безвозвратно теряется и сотрудники тратят до 30% своего рабочего времени в попытках найти их;

 повысить рост производительности труда сотрудников за счет упорядочения технологии работы с документами, резкого сокращения времени передачи документов по локальной сети или средствами электронной почты.

В порядке подтверждения можно привести результаты исследования западных консалтинговых компаний: по оценке Nortan Nolan Institute при переходе к работе с электронными документами рост производительности труда сотрудников составляет 25-50%, уменьшается время обработки одного документа более чем на 75%, а уменьшение расходов на оплату площадей для хранения документов составляет до 80%.

Итак, внедрение полноценной системы автоматизации делопроизводства предусматривает комплекс организационно-технических мероприятий, решающих большинство перечисленных выше проблем на основе внедрения единой для всех сотрудников предприятия дисциплины работы с офисной и производственной информацией. В конечном счете, при внедрении систем электронного делопроизводства достигается повышение оперативности управления ресурсами организации, выявляются ее резервы и перспективы роста для укрепления позиций на рынке.

3.2 Выбор системы документооборота

На рынке программного обеспечения представлено множество продуктов данного класса, как зарубежных, так и отечественных производителей. Также существует достаточное количество материалов по сравнению таких систем между собой и описанием преимуществ какого-либо конкретного продукта перед остальными.

Для принятия решения о внедрении системы электронного документооборота, необходимо определить список требований к системе и сделать правильный выбор. В классическом понимании требование – это способность программного продукта удовлетворять потребности пользователя. Таким образом, необходимо проанализировать предметную область и провести переговоры с продавцами/разработчиками системы электронного документооборота на предмет удовлетворения поставленных требований. Требования предлагается разбить на группы:

 бизнес - требования;

 требования к программному обеспечению.

Первая группа содержит описание процессов, участвующих в документопотоке организации, которые предполагается автоматизировать. Вторая группа содержит ограничения и пожелания к программному обеспечению системы документооборота и сопутствующим вопросам.

Бизнес - требования включают в себя следующие разделы:

 пользователи системы;

 хранилище данных;

 работа с документами;

 работа с бизнес - логикой.

Требования к программному обеспечению состоят из требований к ресурсам, удобства сопровождения и удобства использования.

Также, немаловажный фактор – это стоимость программного продукта и внедрения.

Конечная стоимость внедрения системы электронного документооборота на предприятии может очень сильно отличаться от стоимости этой системы в прайс-листе. В большинстве случаев дополнительная стоимость определяется предыдущим пунктом – это стоимость программных продуктов и аппаратной части.

Требования к операционной системе могут повлечь закупку необходимых версий операционной системы для клиентской и серверной части. При использовании СУБД стороннего разработчика его в большинстве случаев придется покупать отдельно (если СУБД не была куплена ранее). Зависимость клиентского места от офисных пакетов подразумевает их наличие и, следовательно, в некоторых случаях приобретение, что может существенно увеличить стоимость продукта на цену одного офисного пакета на одно клиентское место. Это наиболее вероятные зависимости. Однако могут быть и другие. Поэтому необходимо для поставленных бизнес-требований к системе электронного документооборота провести анализ зависимости от стороннего программного обеспечения.

Например, система может потребовать стороннего коммерческого программного продукта для аутентификации пользователей или для конвертации документов для различных офисных пакетов.

После выяснения требований к программному обеспечению следует определиться, удовлетворяет ли текущая аппаратная база для решения данных задач. Неприятным сюрпризом может оказаться, что старые компьютеры окажутся недостаточно производительными для этого.

В стоимость программного продукта может входить техническая поддержка. В некоторых случаях поддержка может поставляться за отдельную плату. Также следует выяснить входит ли в стоимость системы настройка под конкретную организацию или это поставляется за отдельную плату. Может оказаться, что продается “голая” система, стоимость настройки и подготовки решения на месте может быть сопоставима со стоимостью самой системы.

Еще одним разделом затрат является обучение сотрудников для работы с новой системой. Для этого может потребоваться приглашение специалистов поставщика программного продукта, организация внутренних семинаров для своих сотрудников, закупка дополнительных обучающих материалов.

Просуммировав стоимость всех вторичных затрат можно таким образом получить сумму наиболее полно отражающую стоимость внедрения электронного документооборота.

Такой критерий оценки, как техническое удобство сопровождения системы определяется наличием системы помощи, сложностью настройки системы под конкретную предметную область, возможностью ее расширения и необходимость привлечения стороннего персонала для расширения или настройки системы. Здесь необходимо выяснить, как производиться расширение системы, насколько этот вопрос отражен в документации, и нужно ли для этого привлекать сотрудников организации, предоставившей систему. Относительно документации к системе, следует проверить соответствие справочной информации текущей версии системы, потому что справка может быть составлена для предыдущей версии продукта. Большим плюсом будет наличие электронного обучающего курса по работе с системой, как демонстрационного, так и интерактивного.

С организационной стороны, сопровождение – это получение технической поддержки со стороны поставщиков внедряемой системы. Здесь необходимо выяснить каким образом будет предоставляться подобная поддержка – по телефону, e-mail, ICQ и т.п. Важный вопрос для начала использования системы – это подготовка готового решения и обучение персонала. Первое означает, что покупается не чистая система, а уже подготовленное для данного предприятия решение с документами, типами пользователей, задачами и т.п., характерными для данного предприятия. Наиболее вероятными действиями в данном случае являются выезд специалиста исполнителя для изучения предметной области и подготовки решения либо приглашение эксперта предметной области для получения от него необходимой информации.

Для клиента немаловажное значение имеет удобство в использовании – это удобство работы с системой для конечного пользователя. Наиболее простой путь для определения этого состоит в рассмотрении сложности выполнения пользователями типичных операций с документами. Критерием простоты служит количество и доступность последовательных операций.

Определив наиболее важные факторы для выбора системы электронного документооборота и поставив оценки по пятибалльной шкале, для сравнения была проведена оценка критериев функционала программных продуктов, результаты представлены в таблице 1.3.

Таблица 1.3 – Критерии оценки функционала

Критерий оценки функционала 1С:Архив Directum Escom.doc Optima-

WorkFlow Гран-Док ЕФРАТ Летограф

Возможности карточки документов 2 5 5 5 4 4 5

Обеспечение безопасности 2 4 5 5 5 4 5

Возможность хранения версий 5 5 4 5 4 5 5

Возможность поиска по

хранилищу документов 4 5 5 5 5 5 5

Возможность уведомления в ходе процесса обработки документа 3 3 4 5 4 3 3

Возможность маршрутизации и формировании заданий пользователям 2 5 4 5 1 3 4

Возможность интеграции с электронной почтой 3 5 3 4 4 5 5

Возможность архивирования устаревших документов нет 5 нет 4 1 4 2

Возможность создания распределенной структуры хранилища нет 5 нет 4 3 4 4

Удобство интерфейса 5 5 3 5 5 5 3

Возможность сканирования и распознания документов 3 5 3 3 3 5 3

Итоговый средний балл 2,6 4,6 3,5 4,5 3,5 3,8 3,7

Проанализировав, сравнив и оценив системы электронного документооборота по критериям оценки функционала по пятибалльной шкале, самый высокий балл получился у СЭД «Directum».

В основе преимуществ системы DIRECTUM лежит понимание потребностей клиентов. Продуманная идеология системы удачно сочетает в себе широкую функциональность и простые принципы работы.

Ориентация на повышение эффективности работы всех сотрудников и организации в целом, а не только служб делопроизводства.

Развитое управление контентом с полноценной поддержкой жизненного цикла, вводом документов из различных источников, преобразованием и хранением документов в различных форматах.

Наличие средства, упрощающего идентификацию и поиск бумажных документов.

Наличие бизнес - ориентированного механизма workflow и редактора схем типовых маршрутов, позволяющего моделировать сложные бизнес-процессы на основе расширяемого набора готовых блоков.

Возможность создания и управления в единой системе хранилищами документов практически неограниченного объема для разного вида контента на протяжении всего жизненного цикла документов.

Расширенная функциональность системы благодаря наличию модулей Управление совещаниями, Управление договорами и Управление взаимодействием с клиентами.

Расширенная реализация механизма электронной цифровой подписи (ЭЦП) для перехода на электронный документооборот, в том числе с использованием сертифицированных в РФ средств криптозащиты.

Наличие отработанной технологии внедрения электронного документооборота в различных организациях и библиотеки готовых решений.

Возможность организации территориально распределенной работы в режиме «off-line» с поддержкой иерархической структуры серверов.

Наличие двух способов работы пользователей с системой: через desktop-клиента (полноценный Windows-интерфейс) и через веб-клиента (с помощью веб-браузера).

Возможность организации обмена электронными документами с ЭЦП между разными организациями, даже если они используют разные системы документооборота или не используют их вообще.

Наличие развитого инструментария (IS-Builder), позволяющего быстро адаптировать систему, интегрировать ее с другими системами, а также собственными силами модифицировать с учетом развития организации.

Соответствие российским стандартам и нормам делопроизводства и управления (ГСДОУ).

Высокая масштабируемость системы, обеспечивающая работу тысячам пользователей и хранение миллионов различных документов.

3.3 Внедрение электронного документооборота на предприятии ГБ УЗ РБ Верхнеяркеевская центральная районная больница

Процесс внедрения системы электронного документооборота на предприятии включит в себя:

 библиотеку типовых проектных решений;

 моделирование бизнес-процессов с использованием самой современной нотации BPMN;

 четкую организацию управления проектом в соответствии с уставом проекта;

 проведение обучения пользователей по готовым курсам с последующей сертификацией специалистов;

 расчет эффективности по итогам внедрения.

Технология предусматривает несколько вариантов организации внедрения от самостоятельного выполнения работ на основании методических рекомендаций до внедрения «под ключ» специалистами компании DIRECTUM или ее партнеров в различных регионах. Виды внедрения представлены на рисунке 3.3.

Рисунок 3.3 – Виды внедрения систем электронного документооборота

Благодаря данной технологии внедрения процесс перехода организации на электронный документооборот становится более легким и последовательным. В результате предприятие ГБ УЗ РБ Верхнеяркеевская центральная районная больница получит полноценно внедренную систему электронного документооборота, и тогда:

 работа с документами и их согласование внутри организации будет вестись только в электронном виде с применением ЭЦП;

 высшее руководство будет работать с документами из системы;

 контроль исполнительской дисциплины будет осуществляться на основе данных системы;

 в системе будут работать все структурные подразделения, включая рядовых сотрудников;

 будет создано единое хранилище электронных документов и корпоративных знаний, с которым работают все сотрудники в соответствии со своими полномочиями.

В организацию требуется установить 30 клиентских лицензий, в связи с тем, что документы регистрируются в различных подразделениях, было решено купить 5 лицензий Канцелярия, 1 лицензию для работы с договорами, 1 лицензию для организации управления совещаниями и 1 лицензию для разработки и настройки системы «Directum» собственными силами организации.

Помимо закупки лицензий требуется провести обучение пользователей и администраторов. Обучение должно проходить в 2 этапа:

1. Обучение рабочей группы - администраторов и ведущих пользователей (участвуют в разработке и согласовании проектных решений, тестовой эксплуатации, согласовании изменений бизнес-процессов. Выделяются из ключевых сотрудников подразделений. Должны хорошо владеть компьютером и видеть свою работу «сверху» и во взаимосвязи с другими подразделениями).

2. Обучение рядовых пользователей.

Обучение пользователей разделено на 2 этапа по следующим причинам:

 к моменту исследования документооборота организации, специалисты рабочей группы должны иметь представление о системе и активно помогать ее внедрению.

 в случае выявления несоответствия выделенных специалистов предъявляемым к ним требованиям, нужно иметь возможность заменить их или принять дополнительных людей.

Далее определяются затраты на внедрение и сопровождение системы электронного документооборота.

Стоимость внедрения, покупки лицензий, и сопровождения системы электронного документооборота и стоимость обучения [ 27] описаны в Таблице 2.3.

Таблица 2.3 - Стоимость лицензий и обучения пользователей

Программное обеспечение и виды услуг Ед. изм. Количество Цена, руб. Сумма, руб.

Поставка программного обеспечения 239 400

Базовые компоненты (всего 30 клиентских лицензий Базовые модули) 185 800

DIRECTUM Std. Серверная лицензия системы шт 1 14 700 14 700

DIRECTUM Std. Клиентская лицензия Базовые модули шт 10 5 900 59 000

DIRECTUM Std. Пакет 20 клиентских лицензий Базовые модули шт 1 112 100 112 100

Продолжение табл. 2.3

Программное обеспечение и виды услуг Ед. изм. Количество Цена, руб. Сумма, руб

Дополнительные компоненты 53 600

DIRECTUM Std. Клиентская лицензия Канцелярия шт 5 5 400 27 000

DIRECTUM Std. Клиентская лицензия Управление совещаниями шт 1 3 500 3 500

DIRECTUM Std. Клиентская лицензия Управление договорами шт 1 5 200 5 200

DIRECTUM Std. Клиентская лицензия разработчика IS-Builder шт 1 17 900 17 900

Семинары для рабочей группы 136480

Семинары для администраторов 54 880

Цикл семинаров для администратора системы DIRECTUM (№332, 333, 233; 40 ч) чел 2 19 600 39 200

Модификация системы DIRECTUM с помощью IS-Builder (№234; 32 ч) чел 1 15 680 15 680

Семинары для руководителей и ведущих пользователей

71400

Использование базовых модулей системы DIRECTUM (№332; 15 ч) чел 8 5 100 40800

Использование модуля Канцелярия системы DIRECTUM (№333; 10 ч) чел 5 6120 30600

Семинары для рядовых пользователей 10200

Использование модуля Управление совещаниями системы DIRECTUM (№335; 3 ч) чел 1 1530 1530

Использование модуля Управление договорами DIRECTUM (№337; 5 ч) чел 1 2550 2550

Вводный семинар "Введение в систему DIRECTUM" (3 ч; до 20 человек) чел 1 6120 6120

ИТОГО 375 880,00

Стоимость программного обеспечения составит 239400 рублей, обучение пользователей и администраторов 136480 рублей.

Стоимость внедрения зависит от объема работ и на первоначальном этапе проблематично оценить конечную стоимость. Но, как правило, внедрение стоит не менее 100% от стоимости программного обеспечения.

Рассмотрим пример автоматизации некоторых процессов.

1. Описание согласования документа «Материальный отчет».

Материальный отчет составляют :

 прораб монтажного участка;

 начальник УПП;

 главный механик.

После создания документа его отправляют на согласование по маршруту “Материальный отчет”. Сотрудник ПТО получает задание и проверяет документ на соответствие нормам расходам смете, если к документу есть замечания, то документ отправляется обратно инициатору на доработку, если же заполнено все верно, то документ подписывается ЭЦП и отправляется на утверждение директору. Если инициатор получил обратно свой документ, то он может внести исправления в документ и отправить его на повторное согласование, либо прекратить процесс согласования. Директор, получив задание, ознакамливается с документом, если у него не возникло вопросов, то подписывает документ ЭЦП и отправляет его в бухгалтерию, либо может вернуть обратно в отдел ПТО. Бухгалтерия, получив документ, списывает материалы в производство и рассчитывает себестоимость работ. После выполнения задания бухгалтерией, инициатор получает уведомление о завершении согласования его документа.

Типововй маршрут «Материальный отчет» представлен на рисунке 4.3.

Рисунок 4.3 – Типовой маршрут «Материальный отчет»

2. Описание согласования документа «Табель учета рабочего времени».

Табель составляется на основании :

 приказа на прием/увольнение;

 приказа на отпуск;

 больничного листа.

Данный табель составляют прорабы, начальники отделов (инициаторы задачи), затем отправляют его по маршруту “Табель учета рабочего времени”. Начальник отдела кадров получает задание и проверяет правильность заполнения табеля. Если заполнено все верно, то табель подписывается ЭЦП и идет на утверждение директору, если же есть замечания, то отправляет обратно инициатору на доработку. Если инициатор получил обратно свой документ, то он может внести исправления в документ и отправить его на повторное согласование, либо прекратить процесс согласования. После утверждения директором табеля, задания параллельно получают ПТО и бухгалтерия. ПТО рассчитывает среднюю численность, количества отработанных человеко-дней, человеко-часов.

Бухгалтерия рассчитывает заработанную плату, отчисления и затраты на оплату труда.

На основании табеля и приказов бухгалтерия составляет :

 расчетные листки;

 расчетные ведомости;

 платежные ведомости.

Когда ПТО и бухгалтерия выполняют свои задания, инициатор получает уведомление о завершении согласования табеля.

Типовой маршрут «Табель учета рабочего времени» представлен на рисунке 5.3.

Рисунок 5.3 – Типовой маршрут «Табель учета рабочего времени»

3. Описание процесса согласования документа «Заявление на отпуск».

Сотрудник организации создает документ и отправляет его вложением в задачу по маршруту "Заявление на отпуск".

СЭД автоматически формирует задание непосредственному начальнику сотрудника.

Начальник, открывает полученное задание и, ознакомившись с заявлением, может либо отказать в отпуске, либо отправить на доработку документ (если сотрудник некорректно оформил заявление), либо подписать документ.

Далее заявление рассматривает директор организации, он, так же как и начальник сотрудника может либо отказать в отпуске, либо отправить на доработку, либо подписать документ.

После утверждения заявления, начальник отдела кадров готовит приказ о предоставлении отпуска, и отправляет его главному бухгалтеру, который рассчитывает отпускные. Так же данный приказ для ознакомления получает начальник сотрудника и сам сотрудник. Когда работа по приказу будет завершена, сотрудник получает уведомление о завершении процесса согласования его заявления.

В наше время любой труд совершенствуется путем внедрения вычислительной техники. В сфере управления можно механизировать работу с документами и автоматизировать обработку информации, содержащейся в документах. Машина предъявляет жесткие требования к формату, порядку оформления, изложению текста обрабатываемых документов.

Основной целью написания данной дипломной работы является анализ организации и технологии документационного обеспечения управления.

Проведенный анализ позволил сделать ряд выводов по совершенствованию организации делопроизводственного обслуживания компании:

Следует разработать все необходимые нормативные документы: инструкцию по делопроизводству, положение об Общем отделе, положение о комиссии по проведению экспертизы ценности документов, должностную инструкцию секретаря Генерального директора.

Внесены изменения в следующие этапы делопроизводства:

 первичная обработка поступающих документов (разработать и использовать список нерегистрируемой документации; при распределении поступающей документации подлинники передавать ответственному исполнителю; предлагается наделить секретаря-референта Генерального управления дополнительным правом самостоятельно распределять входящую корреспонденцию);

 регистрации документов (рекомендуется проводить регистрацию только в компьютерной форме);

 формирование и оформление дел (необходимо все документы сформировать в дела и оформить их с учетом требований современного законодательства; при формировании дел приложения подшивать в дело вместе с документами, помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; при составлении описи дел необходимо проставлять подпись секретаря с указанием должности и отметку о согласовании с начальником Общего отдела ЗАО ХМУ ДАльэлектромонтаж);

 при составлении описи дел необходимо проставлять подпись секретаря с указанием должности и отметку о согласовании с руководителем.

3. Внесены предложения по усилению контроля за соблюдением правил оформления и подготовки документов, установленных законодательством.

4. Необходимо составить номенклатуру дел компании с учетом сроков хранения документов в соответствии с Перечнем [29].

5. Предлагается внедрить автоматизированную систему документационного обеспечения управления «Directum».

Первоначально обработка документов в ГБ УЗ РБ Верхнеяркеевская центральная районная больница осуществлялась традиционным способом, но расширение организационной структуры, увеличение количества филиалов и появление новых функций привело к поиску новых форм организации делопроизводственной службы и документооборота.

Оценка традиционных технологий приводит к осознанию необходимости использования для работы с документами новых методов. Основным направлением совершенствования технологии обработки документов является внедрение компьютерных систем обработки информации. Внедрение современной корпоративной системы электронного документооборота в технологию обработки документов компании позволит коренным образом изменить всю систему делопроизводственного обслуживания ГБ УЗ РБ Верхнеяркеевская центральная районная больница, значительно повысить оперативность обработки документов, что особенно важно для такой крупной компании.

Эффективным также является применение нормативно-методических документов по документационному обеспечению управления в виде электронных текстов в корпоративной сети. Электронные сообщения являются наиболее оперативным, удобным и надежным средством документационного обеспечения управления.

Компьютерная система, предусматривающая автоматизацию не только традиционных функций делопроизводства, но и реализацию принципиально новых возможностей управления документооборотом в целом в компании, выполнения справочно-аналитической работы, а также использование элементов электронного документооборота, позволит поднять работу управления делами на качественно иной уровень и будет способствовать повышению ее оперативности.

Также система автоматизации делопроизводства позволит снизить трудозатраты на создание документов, их передачу, контроль исполнения, сохранение и быстрый поиск информации.

5. Баласанян, В.Э. Какой должна быть современная автоматизированная система документационного обеспечения управления / В.Э. Баласанян // X Междунар. научно-практическая конференция «Документация в информационном обществе: парадигмы XXI в.». – М.,– 2010– С.22—25.

6. Баронов В. В., Калянов Г. Н., Попов Ю. И., Титовский И. Н. Информационные технологии и управление предприятием. — М. : Академия АйТИ; ДМК Пресс, 2012— 326с.

7. Бобылева, М.П. Вопросы использования элементов электронного документооборота внутри организации / М.П. Бобылева // Секретарское дело. – 2011– №2. – С. 15–17.

8. Гайдукова, Л.М. Проблемы традиционных технологий документационного обеспечения / Л.М. Гайдукова// – Секретарское дело. – 2012– №10 – С. 17–22.

9. Глик, Д.И. Национальные стандарты в области электронного документооборота / Д.И. Глик// - Секретарское дело. – 2013– № 9 – С. 45–75.

10. Голицына О. Л., Максимов Н. В., Партыка Т. Л., Попов И. И. Информационные технологии: учебник для студ. учреждений сред. проф. образования, обучающихся по группе спец. Информатика и вычислительная техника; для студ. вузов, обучающихся по спец. 080801 "Прикладная информатика (по областям)". — 2-е изд., перераб. и доп. — М. : Форум; Инфра-М, 2011— 607с. 11. Емельянов С. Л., Якутко В. Ф. Информатика и информационные технологии: учебник (для юристов и экономистов). — Х. : Бурун Книга, 2012— 358c. 12. Исследование российских систем электронного документооборота, МИРЭА, http://www.iteam.ru/publications/it/section_64/article_2886/

13. Кочеткова, П. Система автоматизации делопроизводства «СompanyMedia-Делопроизводство/ П. Кочеткова // Секретарское дело. – 2006. – №8. – С.20.

14. Кузнецов, С.Л. Проблемы выбора программного обеспечения для автоматизации работы с документами в офисе / С.Л. Кузнецов // Секретарское дело. – 2005. – №10. – С. 32–35.

15. Ларин, М.В. Электронный документооборот: что мешает его внедрению / М.В. Ларин// Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2011– №12. – С.30–38.

16. Лесничая И. Г., Миссинг И. В., Романова Ю. Д., Шестаков В. И. Информатика и информационные технологии: Учеб. пособие для студ., обучающихся по направлению "Экономика" и др. экон. спец. — 2.изд. — М. : Эксмо, 2010 542с.

17. Максимович, Г.Ю. Современные информационные технологии хранения информации и организация доступа к ней / Г.Ю Максимович, В.И. Берестова // Секретарское дело. – 2011– №1 (53) – С. 34 (2005 в).

18. Михеева Е. В. Информационные технологии в профессиональной деятельности: учеб. пособие для студ. образоват. учреждений сред. проф. образования — М. : Проспект, 2013— 448с.

19. Московая, П.М. На пути к электронному документообороту / П.М. Московая // Делопроизводство. – 2010– №2. – С.36-41.

20. Нельзина О. Системы электронного документооборота на предприятии: проблемы внедрения и использования // Наука и техника. – 2011- № 11 (133)

21. Рагулин П.Г. Информационные технологии. Электронный учебник. — Владивосток: ТИДОТ Дальневост. ун-та, 2011- 208 с.

22. Редькина Н. С. Информационные технологии: учеб.-метод. пособие для студ., обуч. по спец. 052700 "Библиотечно-информационная деятельность. — Новосибирск : ГПНТБ СО РАН, 2011— 63с.

23. Саблин, В.К. О внедрении электронного документооборота / В.К. Саблин // Аудит. – 2012– №5. – С.6.

24. Самодуров А. особенности защиты электронного документооборота // Средства защиты информации и бизнеса, 2011

25. Сысоева, Л.А. Системы электронного управления документами / Л.А. Сысоева // Секретарсоке дело. – 2010– №3. – С.29–33.

26. Сысоева, Л.В. Разработка концепции общекорпоративной системы управления документами / Л.В. Сысоева// – Секретарское дело. – 2011– № 7 – С. 30–35.

27. Филенко, Е.Н. Развитие понятия «документ» с внедрением новых информационных технологий / Е.Н. Филенко// – Делопроизводство. – 2011– № 3 – С. 64–65.

28. Филимонова Е. В., Черненко Н. А., Шубин А. С. Информационные технологии в экономике: учебник для студ. вузов. — Ростов н/Д. : Феникс, 2012— 445с.

29. Маркевич, Е.А. Формирование документной парадигмы / Е.А. Плешкевич // НТИ. – Сер. 1. – 2005. – № 10. – С. 19–22 (2005 в).

30. Привалов, В.Ф. Вопросы сохранности принтерных текстов// Документация в информационном обществе: электронный документооборот и электронный архив. / В.Ф. Привалов// Доклады и сообщения на шестой Международной научно-практической конференции 24-25 ноября 2009г. – М., – 2010. – С.120–124.

31. Румынина, Л.А. Делопроизводство / Л.А. Румынина//. – М.: «Издательство Мастерство», 2012. – 220 с.

32. Саблин, В.К. О внедрении электронного документооборота / В.К. Саблин // Аудит. – 2012. – №5. – С.6.

33. Сборец, М.В. О внедрении системы электронного документооборота в ОАО АИБ «Академхимбанк» / М.В. Сборец // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2012. – №9. – С. 48–56.

34. Стенюков, М.Ю. Составление документов на компьютере / М.Ю. Стенюков // Учеб.-метод. пособие / М.: «Экмос». – 238 с.

35. Сысоева, Л.В. Разработка концепции общекорпоративной системы управления документами / Л.В. Сысоева// – Секретарское дело. – 2011. – № 7 – С. 30–35.

36. Сысоева, Л.А. Системы электронного управления документами / Л.А. Сысоева // Секретарсоке дело. – 2013. – №3. – С.29–33.

37. Тихонов, В.И. Электронные архивы и электронный документооборот / В.И. Тихонов, И.Ф. Юшин// Отеч. Архивы. – 2009. – №2. – С.17–26.

38. Ткачев, А.В. Правовой статус компьютерных документов: основные характеристики / А.В. Ткачев // – М.: ООО «Городец-издат», 2010. – С.62.

39. Филенко, Е.Н. Развитие понятия «документ» с внедрением новых информационных технологий / Е.Н. Филенко// – Делопроизводство. – 2011. – № 3 – С. 64–65.

40. Backland, M. About a basis of the theory of management of the documentation/ M. Backland. – The American Archivist, 2010. – vol.57. – 346-351 p.

41. Duranti, L. The Protection of the Integrity of Electronic Records: An Overview of the UBC-MAS Research Project / L. Duranti, H. Macneil. – Budapest, 2010. – 177 р.

42. Duranti, L. The impact of digital technology an archival science / L. Duranti – Archival Science. – 2011. – №1. – pp. 39–55.

43. Rothenberg, J. Avoiding Technological Quicksand: Finding a Viable Technical Foundation for Digital Preservation. A Report to the Councilon Library and Information Resources / J. Rothenberg - Washington, DC, 2009.

44. Thibodeau, K. Preservation and migration of electronic records: the state of issue / K. Thibodeau - The American Archivist, 1995. – vol.67. – 123–225 p.