«Внедрение электронного документооборота в деятельность библиотеки»

Системы электронного документооборота, появившиеся относительно недавно, в настоящее время прочно заняли свое место в информационной структуре предприятия. Первоначально в их задачу входила исключительно простая автоматизация документооборота, то есть помощь делопроизводителям, но ни в коей мере не замена бумажных документных потоков, циркулирующих на предприятии.

На сегодняшний день состояние информационных технологий в ДОУ можно охарактеризовать:

- наличием большого объема баз данных, содержащих информацию о деятельности организации;

- созданием технологий, обеспечивающих интерактивный доступ пользователя к информационным ресурсам;

- расширением функциональных возможностей информационных систем и технологий, обеспечивающих обработку информации, созданием локальных многофункциональных проблемно-ориентированных информационных систем различного назначения;

- включением в информационные системы элементов интеллек-туализации интерфейса пользователя, экспертных систем и других технологических средств .

На современном предприятии формируется значительный массив учетной информации. Технология его формирования начинается с момента оформления, проверки, приема, обработки и регистрации первичных документов в соответствующих книгах, ведомостях, журналах и т.п.

Процесс движения этих документов, начиная от их составления, приемки и обработки на всех стадиях и заканчивая сдачей их на хранение в архив, принято называть документооборотом .

В настоящее время на предприятиях для облегчения документооборота внедряются различные системы его автоматизации. Электронный документооборот, в отличие от бумажного, более эффективен и прост, избавляет предприятия от огромных складов архивной информации на бумажных носителях, информацию можно хранить в компьютере, на дисках.

Система автоматизации документооборота, система электронного документооборота - это организационно-техническая система, обеспечи-вающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.

Поскольку речь в данной выпускной квалификационной работе идет об использовании электронного документооборота в библиотеке, нам представляется актуальным следующее определение: в современном понимании библиотека – это «…технологическая система, ориентированная на производство специфических продуктов и предоставление пользователям информационных услуг» . И, безусловно, в нынешнем тысячелетии человечество будет жить в новой информационной структуре, и каждый человек сможет получать доступ к информации в любом уголке нашей планеты.

Стремительные изменения, вызванные научно-технической революцией, пронизывают всю нашу повседневную жизнь. Компьютер стал естественной и необходимой частью материально - технической базы современной библиотеки, а Интернет с его почти неограниченными поисковыми ресурсами и коммуникационными возможностями – это главный компонент информационных технологий нашего времени.

Использование глобальных информационных сетей Интернета, все более совершенствующихся компьютерных программ, в процессе работы, заставляет по новому посмотреть на многие библиотечные процессы .

Источниковая база выпускной квалификационной работы – федеральные законы; нормативно - правовые акты, регламентирующие работу с документами; ГОСТы; другие законодательные и нормативные материалы, касающиеся использования электронных документов и систем электронного документооборота. Были изучены федеральные законода-тельные акты и межведомственные нормативные документы.

Стоит отметить, что современная российская нормативно-правовая база, регламентирующая работу с документами, не до конца отражает мировые тенденции развития в этой области. Для раскрытия поставленной проблемы в работе были рассмотрены и использованы:

- Федеральный закон РФ от 27 июля 2006г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

- Федеральный закон РФ от 06 апреля 2011г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи»;

- международный стандарт для автоматизированных систем документооборота MOReg 2;

- ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009 «Системы электронного документооборота», утвержденный приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии 18.10.2011г. за № 466-ст;

- ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утверждённый постановлением Госстандарта РФ от 03.03. 2003г. за № 65-ст.;

- ГОСТ Р 7.08-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержден и введен в действие Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17.10.2013г. за

№ 1185-ст.

Особенно полезен для выполнения данной работы стал Административный регламент по предоставлению муниципальной услуги «Предоставление доступа к справочно-поисковому аппарату и базам данных муниципальных библиотек» . На данный момент он является для библиотек одним из важнейших нормативных документов при оказании услуг по электронному документообороту.

Детальному анализу этих документов посвящены специальные разделы работы. Также в выпускной квалификационной работе были использованы внутренние документы уфимских библиотек, взятые для рассмотрения.

Проблемам электронного документооборота посвящены статьи и монографии ведущих теоретиков и практиков в области документоведения.

Отечественным документоведением к настоящему времени накоплен значительный объем знаний, отраженный в научных трудах МГИАИ и ВНИИДАД, сборниках статей, учебных и методических пособиях, материалах конференций. К сожалению, недостаточно крупных монографических исследований, опубликованные работы имеют, в основном, статус учебников и учебных пособий.

Известный российский документовед М.В. Ларин в своей работе «Управление документацией в организациях. Проблемы истории и методологии» отмечает, что в России существуют свои исторически сложившиеся традиции в сфере работы с документами, и нельзя просто копировать опыт западного документоведения. Автор отмечает, что в условиях современного общества информация становится полноценным ресурсом производства, надежным оружием конкурентной борьбы во всех сферах экономической деятельности, важным элементом социальной и политической жизни общества. И качество информации, оперативность ее передачи определяет качество управления, поскольку информация, как кровеносная система, пронизывает все органы управления, обеспечивая их энергетическим потенциалом и приводя в целенаправленное движение.

Крупный советский документовед, один из основоположников отечественного документоведения, К. Г. Митяев первым предложил термин «документоведение» и внес большой теоретический и практический вклад в становление документоведения как научной дисциплины. Он в своих работах отмечал, что в широком смысле понятие «документ» обозначает все то, что является документальным, основанным на отражении объективной действительности запечатлением; фиксацией, регистрацией фактов, событий, явлений при помощи письма, изображения, звукозаписи.

Этот ученый впервые систематически изложил историю делопроизводства, выделив основные периоды его развития, специфику различных типов делопроизводства, показал взаимосвязь делопроизводства с соответствующими системами построения государственного аппарата, взаимообусловленность развития делопроизводства и архивного дела. Последующие учебные пособия Историко-архивного института в основном лишь увеличили объем излагаемого материала по истории делопроизводства, расширив хронологические рамки охватываемого периода.

Вопрос выбора и внедрения системы электронного документооборота (СЭД) в организации детально рассматривался в научных публикациях ученого-документоведа Бобылевой М.П. Она в своих работах отмечает, что применение электронного документооборота в управленческой деятельности представляет собой ключевой фактор современной «офисной революции». При этом происходит не просто переход от традиционного бумажного к электронному документообороту, но и значительно изменяются процессы управления на предприятии, в офисной работе.

Электронный документооборот в настоящее время становится важнейшим направлением в совершенствовании деятельности как государственных органов, для повышения оперативности, результативности и прозрачности, так и предприятий и организаций различных отраслей деятельности, отмечает автор в своих работах .

Выдающийся ученый-документовед Т. В. Кузнецова - автор более 250 опубликованных работ по проблемам документационного обеспечения управления, в том числе учебников и учебных пособий также уделяла внимание проблемам использования электронного документа.

При написании данной выпускной квалификационной работы было использовано одно из пособий ученого-документоведа Кузнецовой Т.В. - это «Делопроизводство (документационное обеспечение управления)» .

Эта работа представляет интерес как для специалистов в области делопроизводства, кадровых служб, так и для руководителей учреждений, фирм и предприятий. В книге рассматриваются вопросы составления, оформления документов на основании новых ГОСТОВ, а также организация работы службы делопроизводства. В специальные главы книги выделено составление и оформление наиболее часто встречаемых в управленческой деятельности видов организационно-распорядительных документов, движение документа и его обработка с момента получения и до отправки, порядок текущего хранения документов, проведение экспертизы ценности документов и их уничтожения.

Авторский коллектив ученых – документоведов Гринберг А.С., Горбачёв Н.Н., Мухаметшина О.А. разработал и издал учебник «Документационное обеспечение управления» . Целевая аудитория этого издания - студенты вузов, обучающихся по направлениям «Экономика» и «Менеджмент», по специальностям «Информатика», «Документоведение и документационное обеспечение управления», «Автоматизация и управление». Учебник отражает современные технологии взаимодействия электронного документооборота с процессами управления. Он является введением в документационное управление - новый вид информационных процессов, характерных для технологий «электронного правительства». Здесь обобщается опыт работ по созданию электронных документов и управлению электронным документооборотом на международном и национальном уровнях.

Объект данного исследования – современные системы электронного документооборота.

Предмет исследования – проблемы внедрения СЭД в библиотечную деятельность.

Цель выпускной квалификационной работы - рассмотреть систему электронного документооборота в библиотеках г. Уфы, раскрыть преимущества и новые возможности использования системы электронного документооборота в библиотечных учреждениях.

Задачи работы:

- исследовать сущность, принципы и значение электронного документооборота;

- проследить этапы внедрения электронного документооборота в России;

– изучить нормативную базу работы с электронными документами в Российской Федерации;

– показать значение электронного документооборота в организации работы библиотек;

– проанализировать процессы внедрения электронного документооборота в деятельность Национальной библиотеки им. А.З. Валиди РБ и Муниципального бюджетного учреждения Центральная система детских библиотек Городского округа г. Уфа.

Выпускная квалификационная работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованных источников и литературы, и приложения.

В первой главе изучены пути создания и внедрения систем электронного документооборота в Российской Федерации, рассмотрены этапы внедрения электронного документооборота в нашей стране, раскрыта законодательная и нормативная база работы с электронными документами в Российской Федерации.

Вторая глава посвящена внедрению электронного документооборота в деятельность Национальной библиотеки им. А.З. Валиди Республики Башкортостан; раскрыта важность и насущная потребность внедрения электронного документооборота в организацию работы библиотеки любого уровня и подчинения; раскрыта история создания электронной библиотеки в Национальной библиотеке им. А.З. Валиди; дана характеристика современного программного обеспечения Национальной библиотеки.

В третьей главе раскрываются пути внедрения системы электронного документооборота в библиотеках г. Уфы, на примере Муниципального бюджетного учреждения Центральная система детских библиотек Городского округа; дана общая характеристика деятельности централизованной системы библиотек; раскрыты и обоснованы причины, по которым библиотечная система была вынуждена перейти к современным технологиям в работе с читателями; представлены нормативные документы по регулированию работы пользователя с электронным каталогом; раскрываются особенности предоставления информационных услуг в электронной форме.

Возможности современной библиотеки во много раз увеличиваются при наличии автоматизированного документооборота. Но также стоит отметить, что просто наличия современных технологий недостаточно, к ним еще нужен научный подход.

Автоматизация документооборота в библиотеках - это долгий поэтапный процесс. Уже сегодня существует огромное количество различных систем автоматизации, которые разработаны не только отечественными, но и зарубежными производителями. Автоматические системы должны внедряться только специалистами в этой области, так как нужно обязательно учитывать уровень знаний пользователя. Ведь возрастной диапазон пользователя массовой библиотеки очень широк: от дошкольника до пенсионера. И для каждого нужно найти свою удобную и адаптированную для возраста систему поиска.

Автоматизация документооборота в библиотеках подразумевает осуществление трех этапов:

- внедрение программы электронного документооборота;

- внедрение программы «Электронный каталог библиотеки»;

-создание единого информационного пространства ресурсов библиотек .

Ни для кого ни секрет, что автоматизация необходима, чтобы обеспечивать управление, распространение и контроль над документами в компьютерной сети.

Формирование дел, прием документации, регистрация, рассылка, хранение документов, справочная работа и многое другое представляет собой документооборот. Проще говоря, это - движение документации от начального до конечного этапа. Что касается документооборота в библиотеках, то здесь необходимо внедрение электронной системы движения документов от библиотекаря к конечному пользователю. Но важно понимать, что при этом должен быть организован тщательный контроль за исполнением этого документа.

Автоматизация в библиотеках очень выручает регионы, которые находятся в труднодоступных или слишком удаленных местах. В таких случаях информацию сложно проанализировать и обработать в связи с ее недоступностью. Но благодаря системе электронного обмена данными эта проблема будет решена.

В соответствии с вышеназванными этапами, условия формирования электронного документооборота следующие:

- создание централизованной системы библиотек (научных, технических, массовых, детских, библиотек общественно-образовательных учреждений и т.д.);

- внедрение программы «Электронный каталог библиотеки»;

- создание единого информационного пространства ресурсов библиотек;

- создание сайтов библиотек, так как давно уже существует необходимость собирать и анализировать документы отделов/филиалов, сводить полученные данные, давать рекомендации, оказывать методическую помощь, делиться передовым опытом с коллективами других библиотек, оценивать эффективность деятельности.

Можно перечислить все плюсы внедрения системы автоматизации документооборота в библиотеках, прежде всего, это следующие обстоятельства:

- отчетные данные библиотечной системы будут предоставляться в единой форме;

- все сотрудники библиотек будут непрерывно обеспечиваться необходимой информацией;

- все документы будут обеспечены определенными формами отчетности;

- предоставляется надежная охрана всей документации на сервере;

- происходит мгновенное уведомление об изменениях в законодательствах;

- служебные поручения будут находиться под постоянным контролем;

- на базе веб-портала будут созданы условия для ознакомления пользователей библиотеки с информационными ресурсами той или иной сферы .

Благодаря внедрению такой системы, появляется множество преимуществ:

- фиксируются выданные поручения, повышается дисциплина и исполнительность сотрудников;

- благодаря перемещению документов в электронном виде повышается скорость документооборота;

- сокращается время для поиска нужных документов;

- невозможно потерять оригинал, когда работа идет по электронным копиям;

- проще оценить работу персонала, так как все действия фиксируются в самой системе;

- появляется возможность быстрого обучения, легче взаимозаменять сотрудников;

- повышается уровень культуры в организации.

Таким образом, автоматизация документооборота в библиотеках сегодня становится не просто средством оптимизации внутренних процессов, а в условиях современного информационного общества - насущной необходимостью.

На сегодняшний день для решения вышеописанных задач подходят следующие компьютерные программы:

- СЭД «Корпоративный документооборот»;

- «1С:Документооборот 8 КОРП»;

- «Аналитика: Документооборот»;

- «1С: Документооборот Проф» .

2.2 История создания электронной библиотеки

в Национальной библиотеке имени А.З. Валиди

Электронная библиотека подразумевает собой упорядоченную коллекцию разнородных электронных документов, книг, снабженных средствами навигации и поиска.

Основная цель электронной библиотеки - это способствовать сохранению культурного и научного наследия республики через оцифровку редких и ценных изданий, делать информацию более доступной для широких слоев населения не только нашей республики, но и всей страны.

29 октября 2013 года состоялась презентация электронной библиотеки Национальной библиотеки имени А.З. Валиди Республики Башкортостан.

Данный проект, который располагается сейчас в Интернете по адресу: h**t://ebook.bashnl.r*/dsweb/HomePage, как и предполагалось, успешно удалось реализовать в четыре этапа:

1. Создание полнотекстовой электронной библиотеки.

2. Создание центра оцифровки.

3. Создание цифрового типографического комплекса.

4. Развитие интегрированных коммуникаций с читателями.

В электронную библиотеку Национальной библиотеки изначально вошли редкие архивные материалы по четырем направлениям:

- аудиоиздания;

- видеоиздания;

- книжные издания;

- периодические издания .

Каждый раздел содержит архивные материалы согласно своему направлению. К примеру, раздел «Книжные издания» уже содержит оцифрованные произведения писателей Башкортостана, редких рукописных изданий, архивных документов конца XIX – начала XX веков. Также в данный раздел вошла электронная коллекция книг XIX и начала XX веков «Из истории межнациональных отношений», переданная Администрацией Президента Российской Федерации Национальной библиотеке имени А.З. Валиди.

В разделе «Аудиоздания» представлены фольклорные материалы, произведения композиторов Республики Башкортостан.

В «Периодическом издании» размещены архивные материалы печатных изданий с конца XIX века и до наших дней. А в разделе «Видеоиздания» пользователь может увидеть фильмы о таких легендарных личностях, как Салават Юлаев, Мифтахетдин Акмулла.

Так обстоит дело на сегодняшний момент. Начиналась вся эта работа более десяти лет назад. 13 июня 2003 года Национальная библиотека им. А.З. Валиди вошла в состав Ассоциации Региональных Библиотечных Консорциумов (АРБИКОН). Некоммерческое партнерство АРБИКОН на добровольной основе объединяет российские библиотеки и информационные центры в целях координации их деятельности по повышению качества управления библиотечными ресурсами.

Был подписан Договор о внедрении автоматизированных библиотечных информационных систем в структуру библиотеки. Это позволило создать электронные каталоги, авторитетные файлы и словари, полнотекстовые базы данных.

Основной задачей партнерства является внедрение современных библиотечно-информационных технологий, в первую очередь, для обработки поступающей литературы, а также для оперативного использования ресурсов удаленных библиотек страны с помощью сети Интернет.

С целью реализации поставленных задач в Национальной библиотеке РБ был организован отдел внедрения автоматизированных библиотечных информационных систем. Перед библиотекой встали следующие задачи технического характера:

- обеспечение доступа к базе данных библиографических описаний (электронному каталогу) библиотеки по протоколу HTTP и Z39.50;

- представление данных в российском формате машиночитаемой каталогизации RUSMARC. Следовало заменить существующее в библиотеке программное обеспечение «Автоматизированные библиотечно – информа-ционные системы» (АБИС), так как оно на данном этапе уже не удовлетворяло вышеперечисленным требованиям, и требованиям перехода на качественно новый уровень автоматизации библиотеки в целом.

Положение с автоматизацией в Национальной библиотеке РБ на тот момент можно было назвать «застойным». Конечно, многое было сделано: закуплено дорогостоящее оборудование, проведена локальная вычислительная сеть по всей библиотеке с выходом в интернет, электронный каталог насчитывал 52000 записей. Однако при детальном анализе выяснилось, что оборудование стоит не распакованное в ящиках уже несколько лет, локальная сеть задействована лишь частично, большинство компьютеров к ней не подключено и, самое главное, нет людей, профессионалов, готовых взяться за автоматизацию библиотеки не на бумаге, а на деле .

Создание электронного каталога - это самая трудоемкая работа, требующая максимального внимания, оперативности, библиографической грамотности. В отличие от фонда бумажных документов, электронный имеет ряд положительных особенностей:

- оперативность – это когда поиск необходимого документа, его копирование, распечатка занимают минимальное количество времени;

- долговечность и надежность, так как оцифрованные документы со временем не разрушаются и качество их не ухудшается;

- возможность одновременной работы сразу нескольких пользователей, при этом они не создают никаких помех друг другу.

На тот период, в июне 2003 года, ситуация с электронным каталогом в Национальной библиотеке РБ была сложной.

В создании электронного каталога были задействованы два отдела: комплектования и обработки. База велась с 1993 года и насчитывала более 52000 записей. Однако в библиотеке не было открытого доступа читателей к ней. Более того, многие сотрудники даже не знали, что существует такая база. Можно только удивляться упорству, трудолюбию и энтузиазму людей, пополнявших электронный каталог, несмотря на то, что его не видят читатели. Не были реализованы многие возможности АБИС «АС-Библиотека-2», такие как регистрация читателей, книговыдача. Записи велись только для книг и только на русском языке. Ведение записей на периодику остановилось на уровне тестирования.

Вступление библиотеки в АРБИКОН послужило толчком к пробуждению деятельности в этом направлении. На сегодняшний день полностью восстановлена локальная вычислительная сеть Национальной библиотеки. Отделы, нуждающиеся в оперативной информации со всей России и со всего мира, подключены к сети Интернет. Проводится тестирование и ввод в эксплуатацию законсервированного оборудования. Ведется интенсивная работа по предоставлению открытого доступа читателей к электронному каталогу .