«Общая характеристика электронного документооборота»

Система автоматизации документооборота, система электронного документооборота — это организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, контроля доступа и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль за документооборотом в организации.

Цель курсовой работы: рассмотреть электронный документооборот, как новую форму работы с документами.

Задачи работы: рассмотреть сущность, значение и принципы электронного документооборота, рассмотреть современные системы документооборота, которые используют в организациях, а также изучить проблемы внедрения электронного документооборота.

В процессе написания работы были использованы учебные пособия, интернет ресурсы.

Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, разработанные в соответствии с пунктом 4 Постановления Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении регламентов работы в федеральных органах исполнительной власти», определяют порядок создания, получения, обработки, хранения и использования. электронные документы в контексте использования ведомственной системы электронного ведомственного документооборота, а также процедуры отправки, получения и регистрации электронных сообщений.

В ст. 160 ГК РФ также говорится о «использовании факсимильного воспроизведения подписи путем механического или иного копирования, электронной цифровой подписи или иного аналога собственноручной подписи». Использование «разрешено в случаях и в порядке, предусмотренных законом, другими правовыми актами или по согласованию сторон».

Технология прикрепления (создание и использование) ЭЦП регулируется Федеральным законом от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи». Однако механизм реализации положений законодательства еще не опробован, поэтому это приводит к большим трудностям в использовании ЭЦП на практике. Кроме того, в долгосрочной перспективе EDS станет «дорогим удовольствием» для многих, в том числе и для неправительственных организаций. Но суть в том, что ЭЦП - недолговечное состояние электронного документа. С юридической, процедурной и технологической точки зрения проверка подлинности ЭЦП может стать проблематичной, даже реальной процедурой через 5-10 лет после подписания. Подлинность документов с ЭЦП длительного хранения может быть оспорена или опровергнута в суде.

В случае электронных документов с коротким сроком хранения метод аутентификации с использованием ЭЦП уже хорошо развит (например, в банковском секторе) и не требует дополнительного копирования документа на бумаге.

В некоторых случаях компьютеризированные офисные системы поддерживают неполные (иррациональные) методы управления документами или устанавливают свои собственные процедуры, не отвечающие требованиям традиционной бумажной работы. Ни один государственный орган в Российской Федерации не координирует и не контролирует автоматизацию управленческой документации.

В настоящее время нет законов, которые действительно уравновешивают права бумажных и электронных документов, и нет законов о передаче бумажных документов на другие носители с правом уничтожения их оригиналов.

Технология электронного документооборота позволяет успешно создавать единую базу знаний и управлять ею. Электронный обмен данными - это реальность, с которой сегодня сталкивается почти каждый. Это делается через компьютерные системы, компьютерные сети, Интернет, электронную почту и многие другие средства. Роль систем автоматизации делопроизводства и документооборота в контексте стиля работы с документами, что обусловлено особенностями российского законодательства, требующего четкого документального подтверждения всех этапов во всех сферах деятельности организации, несомненно, важна. Однако бумажный документ отходит на второй план, что значительно увеличивает роль электронного документа. Накопленные бумажные архивы могут быть перенесены в электронные архивы с использованием систем бумажного ввода. Это освобождает пространство, упрощает управление архивом, увеличивает доступность архивной информации для всех затронутых пользователей и снижает риск пожара или других чрезвычайных ситуаций. Конечно, в этом случае полностью отказаться от бумаги невозможно, поскольку бумага по-прежнему считается юридически значимой формой документа. Перевод документов в электронный формат как минимум значительно ускорит их поиск и повысит доступность.

Электронный документооборот - это высокотехнологичный и инновационный подход к значительному повышению эффективности работы в организациях. Залог успешной работы - всегда оперативная работа сотрудников. Однако вчерашние методы обработки информации уже не подходят для нужд граждан. В настоящее время существует потребность в доступе к информационным ресурсам и сокращении времени, затрачиваемого на решение проблем, не связанных с обслуживанием граждан.

6. Барихин А.Б. Делопроизводство и документооборот. / А.Б. Барихин // - 2008, 417 стр.

7. Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления. / М.Ю Рогожин. // - 2014, 385 стр.

8. Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления. / С.Л. Кузнецов // - 2017, 470 стр. 58 иллюстраций

9. Андреева, В.И. Делопроизводство. Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ) / В.И. Андреева. - М.: Бизнес-школа Интел-Синтез; Издание 2-е, перераб. и доп., 2016.

10. Басаков, М. И. Документы и документооборот коммерческой организации / М.И. Басаков. - М.: Феникс, 2016.

+ еще 10 источников