«Электронный документооборот»

1. Работы по документоведению, делопроизводству и архивному делу. К данной группе можно отнести монографию В.Ф. Янковой , статью Н. Храмцовской , учебное пособие А.Н. Голикова , Е.В. Алексеевой . Данные работы предоставляют общую характеристику организации делопроизводства, документооборота, оперативного и архивного хранения документов. Однако авторы рассматриваемых работ, не дают детальной характеристики электронному документообороту и средствам его реализации.

2. Работы, посвященные анализу электронного документооборота . Авторы данных работ уделяют незначительное внимание сравнительным характеристикам систем электронного документооборота.

Степень изученности темы: таким образом, вопросы использования систем электронного документооборота изучены недостаточно.

Объект исследования: электронный документооборот.

Предмет: системы электронного документооборота.

Цель: изучить, описать и проанализировать системы электронного документооборота.

Для достижения поставленной цели необходимо реализовать следующие задачи:

- выявить и проанализировать значение электронного документооборота для эффективного управления организациями и проблемы его внедрения;

- изучить, описать и проанализировать понятие, цели, структуру систем электронного документооборота.

Исходя из поставленной цели и задач в работе использованы следующие методы: общенаучные (анализ, синтез, сравнение, описание, классификация), а также метод изучения нормативных документов.

Структура работы строится в соответствии с поставленной целью и задачами и содержит введение, основную часть, заключение, список использованных источников и литературы.

Работа с документами, их организация – это, пожалуй, основная задача электронного документооборота. В этих системах выполнен утвержденный допуск к данным, контроль над вносимыми корректировками в данных, и кто их сделал.

Принято выделять 3 главных потока документов: внутренние, исходящие и входящие.

Главная функция делопроизводства заключается в приеме, обрабатывание входящей информации, ее регистрации, сортировки, сохранения, переадресации и т.д. Эти функции можно осуществлять с помощью персональных компьютеров, это будет называться безбумажным делопроизводством.

В безбумажном делопроизводстве деятельность компании подразумевает совместную деятельность сотрудников над работами по общим задачам и целям, с помощью персональных компьютеров. Для таких задач есть готовые решения, которые постоянно обновляются и дополняются, корпорацией Майкрасофт. С использование интернета для отправки электронной почты дает возможности моментально отправлять и получать данные между пользователями, тратя на это буквально секунды времени. При этом хранение, поиск, обработка, архивация документов в значительной мере упрощается.

С каждым днем корпорации в сфере ит-технологий вкладывают немалые суммы для решения задач для упрощения систем документооборота, распознавание текстов с помощью специального оборудования уже обычные дело, а в ближайшее время нас ждут инновации в структуре ввода теста с помощью голоса.

В настоящее время, в связи с интенсивным развитием и повсеместным распространением современных информационных технологий особое значение приобретает вопрос анализа и уточнения содержания термина «электронный документ».

Кроме того, необходимо отметить, что на современном этапе в научной среде документоведов, архивистов, источниковедов, специалистов по информационным технологиям не сформирован единый универсальный подход к толкованию понятия «документ», что обуславливает трудности, связанные с формулированием определения электронного документа.

Так, в нашей стране закрепление понятия «электронный» документ в нормативно-правовых и методических документах представляет собой достаточно длительный и сложный процесс.

Первые попытки формирования правовой базы для электронных документов можно отнести к 1970-м годам, так как в данный период был принят ряд ведомственных организационно-распорядительных документов, содержащих информацию о требованиях к внутриотраслевым машинным документам.

В 1981 году были изданы «Временные общеотраслевые руководящие указания о придании юридической силы документам, создаваемым средствами вычислительной техники», в рамках которых подразумевалось, что документы на машинном носителе используется без осуществления преобразования в человекочитаемую (визуальную) форму при осуществлении процесса передачи информации на предприятия, учреждения и организации либо для обмена информацией между ними .

Кроме того, в сентябре 1986 года были приняты «Методические указания по внедрению и применению ГОСТ 6.10.4-84» (РД 50-613-86), исходя из которых к документам на машинном носителе были отнесены: магнитные ленты и диски, гибкие магнитные диски, а также перфокарты и перфоленты .

В ГСДОУ также упоминается определение термина машиночитаемый документ, который трактуется как документ пригодный для осуществления автоматического считывания содержащейся в нем информации, в качестве основных носителей которой выступают: перфокарты, перфоленты и магнитные ленты .

В настоящее время понятие электронного документа закреплено Федеральным законом «Об электронной подписи» . В рамках данного нормативного акта под электронным документом понимается информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью.

Применение электронного документооборота дает организациям ряд тактических и стратегических преимуществ, однако сопряжено с определенными проблемами, большая часть которых связана с недостаточной регламентацией в рамках законодательства данного процесса для организаций, не являющихся участниками процесса государственного управления.

Главным методом организации электронного документооборота является внедрение СЭД, под которой понимается Класс информационных систем, объединяющих единой технологией процессы работы с информацией в рамках целой организации и позволяющих обеспечить управление документацией на всех стадиях её жизненного цикла;

СЭД является достаточно сложным программным продуктом, направленным на реализацию комплекса управленческих задач. В связи с этим рассматриваемые системы имеют достаточно сложные информационные и логические модели, связанные между собой;

В связи с эти при выборе СЭД необходимо учитывать специфику организации, ее экономические, материально-технические и кадровые ресурсы, а также программные возможности и репутацию поставщика;

Процесс внедрения СЭД в организации представляет собой хронологическую последовательность подготовительных, основных, вспомогательных и заключительных мероприятий, объединенных в этапы.

Таким образом, в рамках курсовой работы было рассмотрено понятие и общая характеристика электронного документа, электронного документооборота, а также их специфика, нормативно-правовое регулирование, критерии выбора и основные этапы внедрения.

В связи с этим цель и задачи работы выполнены в полном объеме. Полученный материал может быть использован в дальнейшем в рамках теоретической подготовки и практической деятельности.

4 ГОСТ Р 7.0.8-2013 Делопроизводство и архивное дело - Термины и определения. – М: Стандартинформ. – 2013. –С. 2

5 Методические указания по внедрению ГОСТ 6.10.4-84 «УСД. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения» РФ 50-613-86: утв. Постановлением Госстандарта СССР от 24.09.1986 № 278. – [Электронный ресурс] // ИПС «КонсультантПлюс»

Специальная, научная и учебная литература

6 Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. Архивоведение (теория и методика). – М.: Издательский дом МЭИ. – 2012. – 485 с.

7 Голиков А.Н. Архивоведение отечественной истории – М.: издательский центр «Академия».– 2012. – 173 с.

8 Елиферов В. Г., Репин В. В. Бизнес-процессы. Регламентация и управление. – М.: ИНФРА-М, 2005. – 453 с.

9 Кузнецов С.Л. Стандарты автоматизации делопроизводства // Делопроизводство. – 2010. – № 1. – С. 22–28

10 Кукарина Ю.М. Формирование понятий «электронный документ» и «электронная подпись» в законодательных и нормативно-методических актах Российской Федерации» // Делопроизводство. – 2003. - № 1. – С. 43-44

+ еще 5 источников