«Электронный документооборот»

Цели расчетно-графической работы – изучение технологий автоматизации работы с документами, принципов формирования и функционирования систем управления электронным документооборотом, инструментария электронного документооборота для обеспечения документационного управления в организации.

Задачи данной работы:

1) описать следующие теоретические положения:

- основные теоретические и практические направления применения систем электронного документооборота на предприятии;

- современное состояние и тенденции развития систем электронного документооборота;

- общие принципы формирования в организации системы электронного документооборота;

- основные термины, компоненты, функции систем электронного документооборота;

- основные принципы хранения документов в архиве;

- особенности практики внедрения в деятельность организации системы электронного документооборота.

2) Изучить и описать:

- программные средства систем электронного документооборота и особенности их функционирования на примере системы электронного документооборота (СЭД): ДЕЛО.

- Структура работы – введение, две главы, заключение и список использованной литературы.

Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (ГОСТ Р 51141-98); комплекс работ с документами: приём, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.

Электронный документооборот (ЭДО) — единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

Машиночитаемый документ — документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нём информации, записанный на магнитных, оптических и других носителях информации.

Электронный документ (ЭД) — документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной подписью (ЭП) и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.

Электронная подпись (ЭП) — аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов.

Основные принципы электронного документооборота

• Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ.

• Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения

• Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).

• Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.

• Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.

• Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.

1.2 Виды обработки электронных документов

Под видами автоматизированной обработки считаются процедуры, выполняемые с электронным документом с целью изменения его качеств. К таким процедурам можно отнести:

Общие виды обработки:

Создание

Редактирование

Сохранение

Переименование

Перемещение по маршруту

Помещение в папку

Индексирование

Удаление

Специализированные виды обработки:

Экспертиза

Согласование, визирование, подписание

Регистрация

Классификация

Исполнение

Контроль

Связывание документов по ссылкам

Поиск

И другие, определяемые спецификой.

Обработка документа в электронном виде осуществляется в рамках документационного процесса в пределах тех прав доступа, которые предоставлены сотрудникам, являющимся ролями в маршруте документа.

поддержка регистрации электронных и бумажных документов в соответствии с установленными требованиями ГСДОУ;

индивидуальная настройка папочной структуры документов и поддержка номенклатуры дел;

поддержка маршрутов движения документов (последовательные, маршруты с условиями, отсрочки, параллельные, свободные маршруты);

широкий спектр возможностей по регистрации электронных документов разных версий(регистрация из электронной почты (e-mail) и web-форм,регистрация файлов любого формата, поддержка потокового сканирования);

возможность развитых вариантов поиска (поддержка динамических папок поиска, расширенный поиск, полнотекстовый поиск с учетом условий правил и исключений морфологии русского языка, атрибутивный поиск);

сохранение истории работы с документацией(учет авторов и времени, всех действий с документом,поддержка версионности присоединенных файлов, сохранение рабочих комментариев к документу);

поддержка смешанного документооборота (ведение электронного учета мест хранения оригиналов и копий документов,вывод на печать регистрационной карточки документа,подготовка бумажных документов и отчетов по шаблонам);

наличие инструментов для анализа исполнительской дисциплины сотрудников и документооборота (возможность построения аналитических справок и отчетов, автоматическое ведение электронных журналов в электронной форме);

обеспечение информационной безопасности (поддержка электронно-цифровой подписи, шифрования информации, протоколирования, разграничения прав доступа пользователей и системы ролей пользователей, наличие встроенных средств контроля целостности информационных данных и автоматического резервного копирования данных).

Система электронного документооборота «ДЕЛО» — комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процессов делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации. Система используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах.

Система «ДЕЛО» была выпущена в 1996 году. В 1996 году получила сертификат качества Госстандарта России, а в 2006 году — свидетельство об официальной регистрации в реестре программ для ЭВМ. Система постоянно обновляется в соответствии с принятыми стандартами и пожеланиями пользователей.

Система электронного документооборота «ДЕЛО» функционально относится к классу систем управления корпоративным контентом (ECM) . Она обеспечивает как автоматизацию процедур общего документооборота компании, так и автоматизацию контроля исполнения поручений, а также произвольных регламентированных бизнес-процессов.

6. Популярные системы электронного документооборота на российском рынке//h**t://w*w.commersant-pravo.r*/article55

7. Саттон М. Дж.Д. Корпоративный документооборот: принципы, технологии, методология внедрения - СПб. Азбука, 2011. с.346-350.

8. Система электронного документооборота "ДЕЛО"//h**t://pinpoint.microsoft.com/ru-ru/

9. Яковлев А. Электронный документооборот: неравномерное развитие//Computerworld Россия - № 04 - 2013