«Автоматизация электронного документооборота обособленного структурного подразделения»

Лавинообразное расширение информационных потоков в современных организациях, увеличение динамики развития предприятий различных форм собственности требуют внедрения и более эффективного использования информационно-телекоммуникационных технологий, как в управлении, так и в технологическом плане. В настоящее время, как за рубежом, так и в России, разработаны различные системы электронного документооборота, отличающиеся концептуальными подходами, видами решаемых задач, требованиям к электронным аппаратным средствам, ценой. В то же время, необходимо отметить, что в структурных подразделениях организаций не всегда есть возможность применения разработанных систем СЭД. Так, некоторые задачи выходят за предусмотренные рамки данных СЭД, решаются до сих пор ручным способом, что сказывается на качестве и производительности труда.

Таким образом, актуальность исследования состоит в разработке системы автоматизации электронного документооборота обособленного структурного подразделения позволяющей увеличить скорость прохождения информации, уменьшить количество ошибок и избежать потери информации по сравнению с ручной обработкой.

Целью исследования является разработка системы автоматизации электронного документооборота обособленного структурного подразделения по обработке персональных данных.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1. Определить основные принципы и способы организации электронного документооборота

2. Определить способы защиты информации при организации электронного документооборота

3. Рассмотреть психологические особенности состояния работников занимающихся обработкой информации в электронном виде

4. Выполнить анализ системы обработки персональных данных обособленного структурного подразделения и разработать модель автоматизации электронного документооборота

5. Разработать программный модуль автоматизации электронного документооборота обособленного структурного подразделения и определить эффективность его работы

Объектом исследования является электронный документооборот на уровне обособленного структурного подразделения.

Предметом исследования является автоматизация электронного документооборота при обработке персональных данных на уровне обособленного структурного подразделения.

Методологическая основа.

В диссертационном исследовании использованы теоретические положения об организации документооборота (М.П. Бобылева, А.И. Пригожин, Д.А. Романов), электронного документооборота

(М.П. Бобылева, Майкл Дж., Д. Саттон), принципы защиты информации (В.Ф. Шаньгин, А.В. Соколов), исследования в области психических состояний человека (Е.П. Ильин, Н.Д. Левитов, В.П. Зинченко), взаимосвязи психических состояний и трудовой деятельности человека (С.А. Дружилов, А.М. Олещенко, Т.И. Ежевская, Т.В. Тимошенко), психологии эмоций (Д. Майерс, Изард Керол Э.).

Информационная база исследования

- ГОСТ 19.201-78. ЕСПД. Техническое задание. Требования к содержанию и оформлению;

- нормативно-правовые акты по вопросам регулирования правовых аспектов систем управления. Сюда относятся Гражданский кодекс РФ, федеральные законы «Об информации, информационных технологиях и защите информации», «О персональных данных», приказы ФСТЭК и др.;

- внутренние регламенты «Об информационной безопасности»;

- сервер сценариев Windows Script Host для Windows 2000/XP (А.В. Попов).

Методы исследования

В соответствии с целями и задачами магистерской диссертации применялись следующие методы:

- теоретические: анализ научных источников; концептуальный анализ выполненных ранее исследований; классификация; обобщение; систематизация; анализ и синтез эмпирического материала;

- эмпирические: структурно-функциональные методы

проектирования, наблюдение, эксперимент, психологическое тестирование (методика САН);

- методы статистического анализа полученных данных: методы описательной статистики; T-критерий Вилкоксона.

Положения, выносимые на защиту:

1. Автоматизация электронного документооборота обособленного структурного подразделения должна осуществляться с учетом условий и этапов ее разработки.

2. Организация электронного документооборота обособленного структурного подразделения будет эффективна, если при ее разработке будут учтены требования к защите информации, требования к отказоустойчивости, простоте обслуживания и настройке (гибкости), масштабирования.

3. Показателями эффективности автоматизации электронного документооборота выступают объективные (внешние) и психологических (внутренние) характеристики деятельности работников. При этом, к объективным показателям относятся: скорость и качество работы с персональными данными, к психологическим - психоэмоциональное состояние работников.

Научная новизна исследования

1. Уточнена и систематизирована информация по организации электронного документооборота в обособленном структурном подразделении.

2. Определены условия и этапы автоматизации электронного документооборота обособленного структурного подразделения.

3. Разработано программное решение автоматизации электронного документооборота обособленного структурного подразделения.

4. Определены объективные и психологические показатели оценки эффективности автоматизации электронного документооборота.

Практическая значимость работы заключается в том, что программный модуль автоматизации электронного документооборота можно применить в аналогичных подразделениях Управления Федеральной почтовой связи. Так же, разработано руководство пользователя программного модуля.

Достоверность и обоснованность результатов определяется теоретической обоснованностью общего замысла исследования, применением методов, адекватных предмету и задачам исследования, использованием современных статистических методов при обработке результатов.

Апробация и внедрение результатов исследования

Теоретические и практические результаты работы опубликованы в журнале «Молодой ученый» (Казань, 2018 - №46) [23], а также в сборнике научных трудов по материалам VI международной научно-практической конференции «Современные тенденции развития образования, науки и технологий (Москва, 2018) [24].

Результаты данного исследования внедрены в виде программного модуля на автоматизированном рабочем месте в обособленном структурном подразделении Управления Федеральной почтовой связи Республики Башкортостан - филиал ФГУП «Почта России».

Структура и объём работы.

Магистерская диссертация состоит из введения, двух глав, выводов и заключения, списка литературы из 45 источников. Работа изложена на 63 страницах и включает 3 таблицы, 10 рисунков и приложения.

Помимо выше перечисленных в СЭД используют технологии хранения, обработки и преобразования самих документов [32]. Основные из них рассмотрены ниже.

Технологии хранения электронных документов. Электронный документ в СЭД состоит непосредственно из файла документа и атрибутов, определяющих его свойства и которые используются для автоматизации классификации, поиска, групповой обработки, построения отчетов и т.д. Часто для унификации похожих документов файл может создаваться автоматически по шаблону, а его атрибуты заполняются значениями из базы данных. Как правило, для хранения атрибутов электронных документов используется база данных. Сам файл документа помещается в информационное хранилище СЭД и обращение пользователей к нему определяется системой управления правами доступа СЭД. Для реализации функции полнотекстового поиска файл документа индексируют и его текст помещается в индексный каталог базы данных.

Технология штрих-кодирования документов. Штрих-кодирование документов заключается в формировании уникального штрих-кода и нанесении его графического изображения на документ. Уникальность штрих-кода обеспечивается использованием различных идентификаторов.

Технология подписания документов ЭЦП. Документ, подписанный электронно-цифровой подписью, предоставляет возможность проверить отсутствие изменений документа со времени подписания, авторство документа и, в случае успеха проверки, подтвердить факт подписания. Для подписания используется программное обеспечение - криптопровайдер и электронно-цифровая подпись - сертификат. Сертификат ЭЦП - это файл специального формата, который выдается удостоверяющим центром. Удостоверяющий центр должен иметь соответствующую лицензию на данный вид деятельности. Необходимо строго следить за сохранностью сертификата и не допускать его хищения. Одним из вариантов обеспечения сохранности сертификатов является использование аппаратно-программных комплексов со смарт-картами доступа или ключами типа I-Token.

Технология атрибутного и полнотекстового поиска. Атрибутный поиск - это поиск в полях карточек документов. Поиск может производиться как по одному, так и по нескольким критериям. Для осуществления поиска пользователь заполняет необходимые поля в поисковой форме. Все поля критерия в форме относятся к соответствующим полям карточки документа. В процессе поиска сравниваются заданные значения и значения в карточках и, если значения совпали, то такие карточки попадают в результаты отбора. При атрибутном поиске возможно задание точного совпадения значений, частичного и логических условий.

В практической части работы была выявлена область трудовой деятельности, требующая автоматизации обработки персональных данных с целью уменьшения трудозатрат, уменьшения количества ошибок и увеличения скорости передачи данных. Анализ информационных потоков привел к созданию модели автоматизации электронного документооборота обособленного структурного подразделения, которая состоит их двух модулей - модуля входного потока информации и модуля исходящего потока информации. Первый модуль содержит обработчик входящих файлов и почтовый сервер в качестве среды передачи данных. Второй модуль содержит обработчик исходящих файлов, который в качестве среды передачи данных использует общие папки локальной сети. При разработке программы автоматизации электронного документооборота структурного подразделения определено, что сервер сценариев Windows Script Host удовлетворяет требованиям информационной безопасности, внутренним регламентам предприятия, простоте обслуживания и настройке программы, совместимости со стандартными интерфейсами и отказоустойчивости. Применение стандартных программных средств Windows позволило минимизировать финансовые затраты и сделать проект экономически эффективным.

Такой тип автоматизации СЭД впервые применяется для решения задачи доставки информации от одного источника на несколько рабочих мест обособленного структурного подразделения Почты России.

Разработанный программный модуль автоматизации электронного документооборота улучшил деятельность работников обособленного структурного подразделения, что характеризует его эффективность. Внедрение данного модуля привело к значительному увеличению скорости обмена информацией как внутри подразделения, так и между заказчиком и инженерами, сокращению ее потери и ошибочной передача не тому адресату, повысилась автономность работников. Кроме того, улучшилось психоэмоциональное состояние работников занятых электронным документооборотом. Следовательно, внедрение программного модуля автоматизации документооборота структурного подразделения значительно повысило качество и производительность труда сотрудников.

Таким образом, поставленная цель диссертационного исследования достигнута.

5. Бобылева, М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному [Текст] / М. П. Бобылева - М.: Издательство МЭИ, 2004. - 207 с.

+ еще 40 источников