«Вопросы документирования и работы с документами в законодательно-правовых актах РФ»

Об обязательности документирования говорится и в ряде других законодательных актов. Гражданское законодательство регулирует правовое положение юридических и физических лиц в процессах предпринимательской деятельности, а также документирование различных отношений, возникающих между ее участниками. Основу гражданского законодательства составляет Гражданский кодекс Российской Федерации, который определил правовые основы деятельности юридических лиц; и взаимоотношений юридических и физических лиц, основания прав собственности,

Ряд законодательных актов содержит нормы, которые учитываются при составлении и оформлении документов. Так, ст. 16 Закона РФ от 25.10.1991 № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» определяет: «на территории Российской Федерации официальное делопроизводство в государственных органах, организациях, на предприятиях ив учреждениях ведется на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Официальное делопроизводство в республиках ведется также на государственных языках данных республик».

В Российской Федерации разработана национальная система стандартизации, определяющая порядок разработки и использования стандартов и объединяющая все государственные стандарты, действующие на территории России. Законом установлен статус стандарта, принципы стандартизации, виды документов по стандартизация и принципы их применения. Принципиальное отличие современных стандартов состоит в их рекомендательном характере, то есть, стандарты применяются на добровольной основе. В соответствии с законом установлены следующие категории документов в области стандартизации:

• национальные стандарты;

• правила стандартизации, нормы и рекомендации в области стандартизации;

• общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

• стандарты организаций.

В числе национальных стандартов действует целый ряд стандартов устанавливающих правила оформления документов.

В 1990-е гг. была создана правовая основа хранения документов. В Основах законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах состав Архивного фонда РФ включает две части: государственную и негосударственную. Государственная часть формируется из документов федеральных органов государственной власти, а также учреждений, организаций и предприятий, отнесенных к федеральной собственности. Негосударственную часть Архивного фонда РФ составляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности общественных объединений и организаций, религиозных объединений и организаций, а также в частной собственности. Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации осуществляется органами и учреждениями Федеральной архивной службы России (Росархив) совместно с собственником этих документов на основании соглашения (договора) после экспертизы, их ценности. Росархив в соответствии с Положением о нем имеет право получать от организаций независимо от их ведомственной подчиненности необходимые материалы о работе архивов и об организации документов в делопроизводстве.

Таким образом, законодательное регулирование самых разных аспектов работы с документами содержится в целом ряде правовых актов. В действующее законодательство включено значительное количество обязательных для исполнения норм, правил и требований к документированию различных направлений деятельности государственных и негосударственных организаций, к оформлению тех или иных видов документов, к их содержанию и структуре текста.

Наряду с законодательной регламентацией нормы работы с документами затрагиваются в целом ряде указов Президента, постановлений и распоряжений Правительства РФ. Эти подзаконные акты устанавливают нормы работы с документами, которые не нашли отражения в законодательных актах.

Характерной чертой современности является создание законодательной основы сбора, обработки, использования, сохранения и передачи информации. Это свидетельствует о коренном изменении государственной политики в сфере формирования информационных ресурсов. Вместе с тем заметно меняется отношение в обществе к организации информационных ресурсов. Управленцы проявляют всевозрастающий интерес к проблемам законодательного регулирования и обеспечения их деятельности. Практические работники самых разнообразных управленческих систем приходят к осознанию того, что информация и документ как ее носитель, пронизывая все аспекты управления, оказывают непосредственное и целенаправленное влияние на результативную работу во всех отраслях человеческой деятельности.

Таким образом, актуальность темы дипломного исследования обуславливается важностью анализа обобщения вопросов законодательно-нормативного регламентирования документирования и работы с документами в условиях движения к информационному обществу и активного развития законодательства в Российской Федерации, регламентирующего документирование и работу с документами.

Объект исследования – законодательные и нормативные акты, регламентирующие документирование и работу с документами.

Предмет исследования – развитие процессов законодательного и нормативного регламентирования документирования и работы с документами в ХХ веке и на современном этапе.

Хронологические рамки исследования. Так как в рамках дипломного исследования учитывается исторический аспект в развитии законодательного и нормативного регламентирования документирования и работы с документами, то хронологические рамки исследования включают периоды законодательного регулирования документирования с 1920 гг., когда были заложены основы дальнейшего законодательного и нормативного регламентирования документирования и работы с документами. Причём, период до 1971 г. будет рассмотрен кратко, в аспекте зарождения основных организационно-методических направлений нормативной регламентации документирования и работы с документами. Начиная с 1971 г. (когда появилось ЕСГД) нормативное регулирование документирования и работы с документами развивалось уже преемственно, поэтому будут рассмотрены период с 1971 г. по 1980 гг. и период 1980-ых гг. и современный период.

Степень изученности темы. Вопросам закрепления различных вопросов документирования и работы с документами в нормативно-правовой базе в советский период посвящено значительное количество исследовательских работ. Прежде всего, периоду 1960-80 гг. Именно, в этот период были созданы основные нормативные документы: ЕГСД, ГСДОУ, унифицированные системы документации, классификаторы социально-технической информации и т.д. Все они, в большей или меньшей степени учитывали переход к новым информационным технологиям в работе с документами. Часть работ связана с историей делопроизводства, другая рассматривает различные сферы документирования и работы с документами в советский период.

История делопроизводства в различных аспектах рассматривается в работах таких авторов как: Е. В. Кемпинский, В.И. Андреевой, И.Н. Ермаковой, А.С. Малитикова, А.Н. Соковой.

В работе Е.В. Кемпинского рассматриваются все исторические периоды развития делопроизводства в России, начиная с дореволюционного периода: приказной, министерский, заканчивая основными этапами становления и развития делопроизводственных процессов в СССР.

В работе В. И. Андреевой «Делопроизводство» освещаются основные аспекты исторического развития делопроизводства в России.

Диссертация на соискание степени кандидата исторических наук И.Н. Ермакова «Становление и развитие советского делопроизводства (1917-1959 г.г.)» рассматривает становление советского делопроизводства в первые годы советской власти, историю создания ИТУ, период 1930-ых годов, а также основные организационные меры 1950-ых годов, направленные на создание единой унифицированной системы делопроизводства в СССР.

В диссертации на соискание степени кандидата исторических наук А.С. Малитикова «Основные направления документоведческих и архивоведческих исследований в СССР (1956-1970 гг.)» рассматриваются основные методические разработки в делопроизводстве и архивоведении в период с 1956г. по 1970 г.

Работа А.Н. Соковой является, на наш взгляд, наиболее значимой, так как посвящена развитию советского документоведения в новых условиях, связанных с научно-технической революцией: резким увеличением объёма документооборота в госучреждениях, созданием документов на ЭВМ, появлением новых технических средств для документирования и работы с документами.

Проблеме унификации текстов управленческих документов в советских учреждениях посвящена работа М.А. Васильева «Проблема унификации текстов управленческих документов, применяемых в делопроизводстве советских учреждений (история и современное состояние)», а также работа Л.В. Санкиной «Совершенствование форм управленческих документов на основе стандартизации и унификации (1917-1980 гг.)».

Таким образом, тема нормативного регламентирования документирования и работы с документами в историческом аспекте достаточно изучена в истории делопроизводства.

Вопросам современного законодательного и нормативного регламентирования документирования и работы с документами также посвящено достаточное количество работ и научных исследований. Среди них можно выделить следующие: Л.В. Санкиной., Т.В. Кузнецовой Т.В., Т.А. Быковой., М.В. Ларина., М.П. Бобылёвой., А.И. Рыскова., В.А. Баласняна, Е.В. Райковой., В.А. Колесника. Это только малая часть исследований, посвящённых данной тематике. Что свидетельствует об актуальности данной темы и в настоящее время.

В книге Л.В. Санкиной Л.В. и Т.А. Быковой «Делопроизводство в коммерческой организации: на примере акционерных обществ» даётся характеристика законодательной, нормативно-правовой и методической основы документационного обеспечения управления коммерческих организаций.

Т.В. Кузнецова в книге «Делопроизводство» рассматривается нормативно-методическая база делопроизводства.

В диссертации доктора исторических наук М.В. Ларина «Управление документацией в организациях (проблемы истории, методологии)». анализируется управление документацией в целях новых информационных технологий, формирование концепции и методологии управления документационными ресурсами для принятия решений на базе информационного менеджмента в историческом развитии.

В статье М.П. Бобылёвой «На пути к информационному менеджменту» рассматриваются различные аспекты делопроизводственной работы при внедрении системы автоматизации документооборота, включая и нормативно-правовые.

Надо, отметить, что в настоящее время достаточно много публикаций, посвящённых использованию стандартов в системах электронного управления документами. Данной тематике посвящены статьи В.Э. Баласняна В.Э. «Электронный документооборот в ожидании стандартов», О.И. Рыскова., Много статей Н.А. Храмцовской посвящены обзору стандартов в системах электронного управления документами и проблемам их применения в России.

Во ВНИИДАД 22-23 ноября 2005 года прошла Международная научно-практическая конференция «Документация в информационном обществе: законодательство и стандарты». На конференции обсуждались вопросы правового регулирования и стандартизации систем электронного управления документами, приводились примеры эффективного применения систем электронного управления документами, как в органах государственного и муниципального управления, так и на предприятиях. Материалы конференции изданы Федеральным агентством Росархив и ВНИИДАД.

Таким образом, вопросы документирования и работы с документами в законодательных и нормативных актах, является актуальной в настоящее время и достаточно активно исследуется.

Обзор источников. Был рассмотрен ряд законодательных и нормативных актов, регламентирующих документирование и работу с документами. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Настоящий закон регулирует отношения, возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления потребителю документированной информации; создании и использовании информационных технологий и средств их обеспечения; защите информации, прав субъектов, участвующих в информационных процессах и информатизации. Закон содержит определения, связанные с информацией и ее документирования.

Федеральный закон РФ «Об электронной цифровой подписи», устанавливает правовые основы использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. Сфера применения этого закона распространяется на отношения, возникающие при совершении гражданско-правовых сделок, но не распространяется на отношения, возникающие при использовании иных аналогов собственноручной подписи.

Документирование и работу с документами также регламентирует ГОСТ Р 6.30-2003 УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

В настоящее время действуют восемь унифицированных систем документации: унифицированная система организационно-распорядительной документации; унифицированная система банковской документации; унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций; унифицированная система отчетно-статистической документации; унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской до-кументации предприятий; унифицированная система документации по труду; унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации; унифицированная система внешнеторговой документации. Были проанализированы ЕСГД и ГСДОУ. Эти нормативные документы, исторически преемственные, содержат основные вопросы организации работы с документами.

Один из последних системобразующих стандартов – это ГОСТ Р ИСО15489-2007 «Система стандартов по информации и библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования».

Была определенна следующая цель дипломного исследования: Проанализировать историческое развитие закрепления вопросов документирования и работы с документами в нормативных и законодательных актах РФ с целью выявления наиболее существенных тенденций, проблем и перспектив в данной области.

Задачи дипломного исследования:

• провести анализ исторического периода формирования нормативно-правовой базы, регламентирующей документирование и работу с документами, в советский период;

• проанализировать законодательную и нормативную базу, регламентирующую документирование и работу с документами, на современном этапе, с акцентом на новых информационных технологиях;

• выявить тенденции, перспективы и проблемы развития законодательной и нормативной базы, регламентирующей документирование и работу с документами в ближайшей временной перспективе.

Методология исследования включает в себя различные методы, как общенаучные, так, и документоведческие. Используются традиционные общенаучные методы: формально-логический, как базовый, исторический, системный, сравнительный, функционально-структурный.

Исторический метод позволил выявить основные вехи и направления развития нормативно-правовой базы документирования и работы с документами. Системный метод, как направление научного познания, в основе которого лежит рассмотрение объектов как систем, то есть, раскрытие целостности объекта, выявление многообразных типов связей в нём и сведение их в единую картину позволил рассмотреть нормативно-правую базу документирования и работы с документами как систему.

Функциональный анализ позволил выявить наиболее существенные правовые функции наиболее значительных нормативно-правых актов в исследуемой области.

Научная значимость исследования заключается в выявлении особенностей развития закрепления вопросов документирования и работы с документами в законодательных и нормативных актах в различные исторические периоды, а, на основе этих особенностей, - перспектив развития нормативно-правовой базы в ближайший период.

Научно-практическая значимость работы. Результаты анализа развития законодательно-нормативной базы документирования и работы с документами могут быть использованы при составлении курсов «Делопроизводство», «История делопроизводства».

Для решения задач исследования выбрана следующая структура дипломного исследования.

В перовой главе проводится анализ исторического развития законодательной и нормативной базы в области исследования. Во второй главе проводится анализ современного состояния законодательной и нормативной базы, а также тенденции, проблемы и перспективы её развития.