«ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КОМИТЕТА ПО ДЕЛАМ МОЛОДЁЖИ АДМИНИСТРАЦИИ ГО г. УФА РЕСПУБЛИКИ БАШКОРТОСТАН И НАПРАВЛЕНИЯ ЕЁ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ»

Оформление документов в соответствии с действующими правилами способствует высокому уровню эффективности управленческого труда. При всей необходимости и важности знания того, как составить и оформить документ, не менее значимым является умение организовать работу с ним на всех этапах его прохождения от момента создания до реализации связанного с ним управленческого действия.

В деятельности Комитета по делам молодёжи Администрации городского округа город Уфа Республики Башкортостан, как и в любом учреждении, организации, предприятии создаётся множество разнообразных по видам и назначению документов. Одни документы предназначены для реализации внешних связей, другие отражают сугубо внутреннюю деятельность учреждения во всех её разнообразных аспектах.

Целью выпускной квалификационной работы является изучение системы документационного обеспечения деятельности Комитета по делам молодёжи Администрации городского округа город Уфа Республики Башкортостан и выработка рекомендаций по её совершенствованию, с учётом особенностей учреждения.

Данная цель реализуется путём решения следующих задач:

1. Раскрыть теоретические аспекты организации документационного обеспечения.

2. Проанализировать особенности нормативно-правовой базы делопроизводства и процесса управления документами.

3. Ознакомиться с направлениями деятельности Комитета по делам молодёжи Администрации городского округа город Уфа Республики Башкортостан, особенностями её организационной структуры.

4. Изучить процедуру работы с документами в Комитете по делам молодёжи Администрации городского округа город Уфа Республики Башкортостан и используемое в ней программно-техническое обеспечение.

5. Отразить основные проблемы в области документационного обеспечения Комитета по делам молодёжи Администрации городского округа город Уфа Республики Башкортостан.

6. Выработать рекомендации по улучшению деятельности Комитета по делам молодёжи Администрации городского округа город Уфа Республики Башкортостан в области документационного обеспечения.

Объектом исследования является Комитет по делам молодёжи Администрации городского округа город Уфа Республики Башкортостан.

Предмет исследования - структура документационного обеспечения Комитета по делам молодёжи Администрации городского округа город Уфа Республики Башкортостан и особенности её организации.

Источниковая база. К числу нормативных источников, использованных при написании выпускной квалификационной работы относятся: Конституция Российской Федерации, которая закрепляет обязанность органов государственной власти и органов местного самоуправления, их должностных лиц обеспечить каждому возможность ознакомления документами, материалами, непосредственно

затрагивающими его права и свободы , Федеральный закон «О муниципальной службе в Российской Федерации», который регулирует отношения, связанные с поступлением, прохождением и прекращением муниципальной службы , Федеральные законы в области документационного обеспечения управления, а именно: «Об архивном деле в Российской Федерации», регулирующий отношения в сфере организации хранения, комплектования и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности , «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», который регулирует отношения, возникающие при осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации , «Об электронной подписи», определяющий отношения в области использования электронных подписей при оказании государственных и муниципальных услуг, а также при совершении иных юридически значимых действий , Закон Республики Башкортостан «Об архивном деле в Республике Башкортостан», регулирующий отношения в сфере формирования Архивного фонда Республики Башкортостан и управления архивным делом в Республике Башкортостан в целях обеспечения сохранности архивных документов и всестороннего использования в интересах граждан, общества и государства .

Методическую базу исследования составили: Государственная система документационного обеспечения управления, которая устанавливает единые требования к документированию и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, организациях и учреждениях , а также государственные стандарты на документацию и работу с документами, в том числе ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», устанавливающий состав и расположение на листе бумаги реквизитов, рекомендуемые требования к оформлению документов, тексту и бланкам документов , ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», в котором закреплено современное толкование терминов и определений по делопроизводству и архивному делу.

При изучении темы детально рассмотрены такие локальные документы как: Регламент Администрации городского округа город Уфа Республики Башкортостан ,Положение о Комитете по делам молодёжи Администрации городского округа город Уфа Республики Башкортостан , Инструкция по ведению данных в системе электронного документооборота Администрации городского округа город Уфа Республики Башкортостан , внутренние документы Комитета по делам молодёжи Администрации городского округа город Уфа Республики Башкортостан.

Степень изученности проблемы. Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления изучали такие отечественные учёные как М.Ю. Рогожин, В.И. Андреева, Т.А. Быкова, М.И. Басаков, Н.П. Крюкова, И.Н. Кузнецова и многие другие. Однако большинство теоретических разработок не затрагивали проблем совершенствования документационного обеспечения управления в практической деятельности, в том числе муниципальных органов власти.

В работе В.И. Андреевой «Делопроизводство: организация и ведение: учебно-практическое пособие» освещается практика ведения делопроизводства во многих российских учреждениях, организациях, обобщается опыт создания и организации деятельности служб делопроизводства на основе рекомендаций, содержащихся в нормативно-методических документах.Особенностью работы является попытка дать системное представление о составе управленческой документации, сформулировать требования как к общему делопроизводству, так и к другим системам делопроизводства. В книге содержатся советы по ведению различных систем документации, многочисленные образцы оформления документов, примеры документирования служебной деятельности применительно к различным управленческим ситуациям .

В книге М.И. Басакова «Делопроизводство [Документационное обеспечение управления]: учебник» даётся наиболее полное представление о системе документирования управленческой деятельности, анализа информации, организации работы с документами на основе современных информационных технологий. Особенностью книги является приведённые в ней рекомендации по совершенствованию работы с документами, а также многочисленные образцы документов .

В работе И.Н. Кузнецова «Документационное обеспечение управления. Документооборот и делопроизводство» обобщены и систематизированы вопросы теории и практики современного документоведения и делопроизводства, рассмотрены современная нормативно-методическая база, основные понятия и терминология, общие правила работы с документами, дана характеристика особенностей подготовки, оформления и ведения внутренних и внешних документов. Особое внимание уделено правилам оформления документов в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003. Автор, опираясь на действующую общегосударственную нормативную базу, объединяет материал разрозненных изданий и наиболее полно отражает опыт документационного обеспечения управленческой деятельности современных государственных и негосударственных организаций, а также использования компьютерной техники и технологий в этих процессах .

Наиболее значимыми для исследования являются публикации, затрагивающие актуальные проблемы делопроизводства, ведь в них формулируются направления дальнейшего совершенствования технологий

работы с документами и перспективы их развития. Таковыми являются публикации Е.Н. Кожановой, М.В. Ларина, И.В. Усмановой.

Е.Н. Кожанова в статье «Общие требования к текстам документов и их унификация» обосновывает необходимость унификации документов, как средства придания им юридической силы и для упрощения процессов автоматизации в делопроизводстве. Автором выделены и проанализированы четыре ступени унификации документов: унификация форматов бумаги; унификация форм документов; унификация документа посредством использования анкет, таблиц, трафаретов, наборов стандартных фраз; понятийная унификация (упорядочение терминологии) .

Новизна исследования состоит в том, что в ходе исследования были разработаны рекомендации по эффективной организации делопроизводства на примере конкретного учреждения, с использованием как теории по документоведению, так и с учётом специфики отрасли деятельности, особенностей управления и организационной структуры Комитета по делам молодёжи Администрации городского округа город Уфа Республики Башкортостан.

Практическая значимость выпускной квалификационной работы состоит в возможности использовать результаты проведённого исследования в процессе совершенствования работы с документами, как непосредственно в Комитете по делам молодёжи Администрации городского округа город Уфа Республики Башкортостан, так и в учреждениях со схожей организацией документационного обеспечения.

Структура выпускной квалификационной работы. Работа состоит из введения, трёх глав, заключения, списка использованных источников и литературы, приложений. Список литературы и источников включает 121 наименование, общий объём работы - 111 страниц.

Во введении обосновывается выбор данной темы, её актуальность, цели, задачи и основные параметры выпускной квалификационной работы.

В первой главе раскрываются теоретические аспекты организации документационного обеспечения, основные понятия, определяется сущность, принципы организации, структура и место документационного обеспечения в системе управления и особенности нормативно-правовой базы, регулирующей работу с документами.

Во второй главе даётся общая характеристика Комитета по делам молодёжи Администрации городского округа город Уфа Республики Башкортостан, раскрываются структура и содержание документационного обеспечения, анализируется работа с документами в учреждении.

В третьей главе подводятся итоги проведённого исследования, выделяются основные проблемы и недостатки, а также приводятся рекомендации по их устранению.

В заключении подводятся итоги исследования, делаются выводы, сформулированные на основании проведённого исследования.

Согласно требованиям, прописанным в Государственной системе документационного обеспечения управления (далее - ГСДОУ) документационное обеспечение управления должно осуществляться специальной службой - службой документационного обеспечения управления (далее - службой ДОУ). Служба ДОУ - это структурное подразделение, на которое возложены обязанности по ведению делопроизводства . В зависимости от размера учреждения, организации,

формы собственности, объёма документооборота и принадлежности к определённым группам и уровням управления, могут существовать различные виды служб, организующих работу с документами, такие как: секретариат, общий отдел, управление делами, канцелярия и т.д.

«Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль над соблюдением установленного порядка работы с документами» - таково основное назначение службы ДОУ согласно ГСДОУ.

Ключевым направлением документационного обеспечения является управление документами, а конечной целью - создание условий, которые обеспечат эффективную обработку документной информации за более короткий срок и с минимальными материальными затратами . Согласно Федеральному Закону «Об обязательном экземпляре документов» документ - это материальный носитель с зафиксированной на нём в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения .

Юридическая сила документа обеспечивается комплексом реквизитов - обязательных элементов оформления документов. На сегодняшний день требования к оформлению документов прописаны в государственном стандарте ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.

Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Данным стандартом установлен не только состав реквизитов (а их всего 30), но и зоны и последовательность их расположения на документе. Совокупность реквизитов документа и схема их расположения на документе составляют формуляр документа .

Любой документ, создаваемый в обществе, является элементом системы более высокого уровня и входит в соответствующую систему документации. Под системой документации понимается «совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению» . Отнесение документов к какой-либо системе начинается с разделения их на две группы: на официальные документы и документы личного происхождения. К документам личного происхождения следует отнести документы, которые созданы людьми вне сферы их служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей . В зависимости от обслуживаемой сферы человеческой деятельности, официальные документы подразделяются на научные, технические, технологические, управленческие и т.д. . Именно управленческие документы составляют объект делопроизводства, они представлены такими комплексами систем как организационно-правовая, распорядительная, справочно-информационная, плановая, справочно-аналитическая, отчётная, финансовая и др.

Организационно-правовые документы - документы, составляющие правовую основу деятельности организации, к ним относятся: устав, положение об организации, положения о структурных подразделениях, положения о коллегиальных и совещательных органах управления, регламенты работы, штатные расписания, инструкции по отдельным видам деятельности, должностные инструкции сотрудников, правила . Организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения, оформляются на стандартном листе бумаги с проставлением необходимых реквизитов: наименование организации и подразделения, вид документа, дата и номер документа, заголовок к тексту, текст, подпись и гриф утверждения .

Распорядительные документы регулируют деятельность работы организации с целью обеспечения органу управления реализации поставленных перед ним задач и получения максимального эффекта. Основанием для издания распорядительных документов является необходимость исполнения законодательных, нормативно-правовых актов и иных решений вышестоящих органов .Исходя из этого, можно сказать, что с точки зрения порядка принятия решений или разрешения вопросов, все распорядительные документы можно разделить на документы, издаваемые в условиях коллегиальности (сюда относятся решения и постановления) и документы, издаваемые на основе единоличного решения (приказы, распоряжения и указания).

Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определённые решения, то есть инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений и не обязывают их выполнять . Они подлежат регистрации в месте возникновения и часто не выходят за пределы структурного подразделения.

Обеспечение управленческой деятельности необходимой документированной информацией предполагает как создание документов (документирование), так и, что наиболее важно, организацию движения документов между пунктами обработки, использования и хранения, или - документооборота.

Государственный стандарт даёт следующее определение понятию «документооборот» - движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки .

Документооборот позволяет осуществлять процесс обмена ценными сведениями, данными и фактами, представленными в виде документов. Документооборот в свою очередь делится на несколько составляющих его частей - документопотоков.

В процессе написания выпускной квалификационной работы были изучены не только теоретические и правовые аспекты документационного обеспечения муниципальных органов власти, но также рассмотрены основные направления деятельности и особенности организационной структуры конкретного учреждения, а именно Комитета по делам молодёжи Администрации городского округа город Уфа Республики Башкортостан, на основе которого и проводилось исследование. Изучение истории, организационной структуры и видов деятельности Комитета помогли выявить основные цели деятельности, специфику оформления документов в учреждении.

Подробно изучив нормативно-правовую базу Российской Федерации в области документационного обеспечения управления, можно отметить, что она представлена огромным количеством законодательных и правовых актов, которые регламентируют весь жизненный путь документа, начиная от его создания, заканчивая его хранением или уничтожением.

Любое учреждение при осуществлении своей деятельности руководствуется не только законодательными актами, общими для всех учреждений, так и локальными нормативными актами, присущими деятельности только данного учреждения.

Анализ локальных нормативно-методических документов, которые регламентируют ведение делопроизводства в Комитете по делам молодёжи Администрации городского округа город Уфа Республики Башкортостан, позволил сделать вывод о соответствии документов учреждения предъявляемым общегосударственным требованиям. Оформление документов и процедуры работы с ними на уровне всего учреждения, ведутся, согласно утверждённым в локальных нормативно-методических документах, правилам.

На основе данных документооборота учреждения был проанализирован состав и структура документопотоков всех видов. Исходя из этого, была отмечена устойчивость документопотоков учреждения, их разнообразный состав и большие объёмы.

Была изучена и проанализирована организация работы с документами, а также используемые при этом технические и программные средства. Подробно рассмотрены этапы работы с входящими, исходящими и внутренними документами, как на бумажных носителях, так и с использованием системы электронного документооборота «DIRECTUM».Hcxogx из анализа документов Комитета, можно сделать вывод, что все документы составляются по действующим правилам делопроизводства, учитываются требования нормативно-методических актов при оформлении всех видов документов.

В процессе исследования организации документационного обеспечения учреждения были выявлены ряд проблем и недостатков, а также предложены направления её совершенствования:

1. Отсутствие должности «секретаря-делопроизводителя». В качестве рекомендаций нами предложено ввести такую должность в Комитете по делам молодёжи Администрации городского округа город Уфа Республики Башкортостан, а также разработана должностная инструкция в соответствии с «Единым классификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих».

2. Усложнение процедур обработки документопотоков всех видов. Регистрация одних документов в журнале, других - в электронной базе, что усложняет последующий поиск и учёт. Предлагается осуществлять регистрацию всех документов в единой электронной форме с использованием регистрационных карточек.

3. Различные избыточные процедуры и направления движения документов, составляющих все виды документопотоков. Движение документов осуществляется через специалиста, что повышает количество копий документов, материальные затраты, уменьшает скорость передачи документированной информации между подразделениями. Всё это, и некоторые другие недостатки, которые подробно обозначены в третьей главе выпускной квалификационной работы, предлагается устранить с помощью внедрения системы электронного документооборота во всём учреждении, а именно с помощью системы «DIRECTUM», с которой учреждение уже имеет опыт работы.

В заключение следует отметить, что в Комитете по делам молодёжи Администрации городского округа город Уфа Республики Башкортостан на данный момент существуют достаточно благоприятные условия для внедрения системы электронного документооборота: техническая оснащённость учреждения находится на высоком уровне, имеется опыт внедрения автоматизированной системы управления, сотрудники осознают необходимость совершенствования документационного обеспечения в Комитете.

Таким образом, цель выпускной квалификационной работы - исследование системы документационного обеспечения деятельности Комитета по делам молодёжи Администрации городского округа город Уфа Республики Башкортостан и выработка рекомендаций по её совершенствованию, на наш взгляд, достигнута. В ходе исследования были изучены особенности теории документационного обеспечения и её нормативно-правовой базы, рассмотрена организационная структура, методы руководства и особенности функционирования Комитета по делам молодёжи Администрации городского округа город Уфа Республики Башкортостан, изучены процедуры работы с документами и используемое программно-техническое обеспечение, а именно система электронного документооборота «DIRECTUM», проанализированы виды и типовой состав документов учреждения, отражены основные проблемы при работе с документами, а также выработаны рекомендации по их устранению.

На основании вышеизложенного можно сделать вывод, что тема исследования и анализа порядка работы с документами в учреждении является актуальной, и несомненно, значимой на сегодняшний день, так как работа с документами - это неотъемлемый элемент современного общества.

+ еще 116 источников