«Организация документационного обеспечения управления и пути его совершенствования в министерстве земельных и имущественных отношений республики башкортостан»

Выпускная квалификационная работа посвящена изучению и характеристике постановки делопроизводства и работы с документами в Министерстве земельных и имущественных отношений. Исследование написано на конкретном примере работы ведущего специалиста по делопроизводству и кадровой работе министерства. Важно изучать документооборот именно на примере такой структуры, как Министерство, так как именно эта организация больше всего взаимодействует с другими органами государственной власти и с населением. Очень важно, чтобы документооборот был налажен качественно, и культура работы сотрудников с документами была на высоком уровне.

Работа с документацией, проблема ее изучения является актуальной прежде всего для органов государственной власти, а особенно для Министерства, так как именно в таких структурах используют практически все виды организационных, распорядительных и информационно-справочных документов.

Для самого автора исследование работы с документацией также является актуальным и практически значимым, так как научно-исследовательская и преддипломная практика проходила в этом учреждении. В работе представлена информация о нормативно-методической базе делопроизводства, видовом составе документов, действующих в Министерстве, о пошаговых процедурах приёма, обработки и регистрации, организации хранения документов, а также обобщенно дан анализ положительных и отрицательных сторон документооборота, налаженного в Министерстве земельных и имущественных отношений, представлены статистические данные по трем основным документопотокам. Таким образом, данная выпускная квалификационная работа дает не только теоретические знания, но и практические, так как можно сформировать представление о работе с документами в конкретной организации.

Цель выпускной квалификационной работы - определить уровень организации работы с документами и направление его совершенствования в Министерстве земельных и имущественных отношений.

Данная цель реализуется путем решения следующих задач:

1. Изучить нормативно-методическую базу делопроизводства в системе исполнительной власти.

2. Охарактеризовать службу документационного обеспечения управления (ДОУ), а именно ее назначение, задачи, структуру и состав.

3. Рассмотреть структуру Министерства земельных и имущественных отношений и виды его деятельности.

4. Проанализировать документационное обеспечение деятельности Министерства земельных и имущественных отношений.

5. Дать характеристику основных видов документов в Министерстве земельных и имущественных отношений и указать требования к их оформлению.

6. Выявить проблемы в организации документооборота в Министерстве земельных и имущественных отношений.

7. Определить основные пути совершенствования ДОУ в Министерстве.

Объектом исследования выступает организация работы с документами.

Предметом — документационное обеспечение управления в Министерстве земельных и имущественных отношений.

Степень изученности проблемы. При написании выпускной квалификационной работы были полностью привлечены следующие источники. ГОСТ Р 6.30-2003. «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» , изучив который, можно увидеть и сравнить, правильно ли оформлены предоставленные документы Министерства земельных и имущественных отношений Республики Башкортостан, ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» , который дает все необходимые при написании работы определения различных терминов и понятий. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти , выступающие в качестве примера того, как правильно должно быть организовано делопроизводство, какие требования к этому предъявляются. Также при написании работы нами был использован Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

Для более детального изучения заявленной тематики большое значение имеют значение локальные нормативные акты: Инструкция по делопроизводству Министерства земельных и имущественных отношений Республики Башкортостан — базовый документ, в котором прописаны все правила ведения делопроизводства в рассматриваемом учреждении, правила оформления документов, их виды.

Наличие приложения к Инструкции по делопроизводству с образцами бланков документов и различными перечнями позволяет сократить временные затраты на работу с документами и их подготовку. Номенклатура дел Министерства земельных и имущественных отношений Республики Башкортостан , указывающая сроки хранения тех или иных документов; должностной регламент работника организационно-контрольного отдела

Министерства земельных и имущественных отношений , отмечающая права, обязанности, ответственность, квалификационные требования к человеку, занимающему данную должность. Кроме того, в качестве источника можно указать официальный сайт Министерства земельных и имущественных отношений Республики Башкортостан , в котором представлены различные нормативные акты. Подробно данные источники будут рассмотрены в первой главе.

Проблема изучения работы с документами довольно обширно представлена в работах теоретического и практического характера. Использованную литературу можно разделить на две группы. '

К первой из них следует отнести учебную литературу и пособия, в которых рассматриваются теоретические основы работы с документами, дан алгоритм и последовательность действий того, как правильно в организациях должны осуществлять приём документов, их обработку, регистрацию и хранение. Это работы В.И. Андреевой , А.Н. Белова, А.А. Белова , М.В. Кирсановой , Т.В. Кузнецовой , Н.П. Крюковой , А.В. Пшенко и Л.М. Чернецкой .

Особо следует остановиться на работе Т.В. Кузнецовой , так как она является базовой. В ней подробно рассмотрены правила составления и оформления текста распорядительных и информационно-справочных документов, даны сведения по табуляции страницы документа, прописаны все интервалы, которые должны соблюдаться в обязательном порядке.

В.И. Андреева делает особый акцент на этапы работы с документами: прием и первичная обработка, регистрация, контроль исполнения, передача документов на архивное хранение, указывает, какие процедуры работы с документами необходимо производить на каждом их них. Н.П. Крюкова в своей работе делает упор на один из этапов документооборота — регистрацию, подробно описывает каждый шаг в этом процессе, перечисляет в целом, какие бывают формы регистрации, достоинства и недостатки каждой из них.

А.В. Пшенко и Л.М. Чернецкая уделяют основное внимание на рассмотрении нормативно-методической базы современного делопроизводства и дают исчерпывающий перечень документов, которыми нужно руководствоваться для эффективной организации документационного обеспечения управления.

М.Ю. Рогожин и А.А. Раздорожный рассматривают общие моменты, касающиеся процесса ведения делопроизводства, типовые ошибки, затрагивают тему оформления текста управленческого документа.

Ко второй группе можно отнести статьи в периодических изданиях, которые позволяют выявить, как в других похожих по роду деятельности организациях налажена система работы с документами. Л.Р. Фионова в своей статье проанализировала, как организован' процесс ведения делопроизводства в учреждениях и показала в качестве примера статистические данные по потокам документов, по каким каналам связи сколько документов поступает, их видовой состав. Ю.Ю. Жижерина подробно анализирует порядок регистрации документов, дает общие правила регистрации, представляет формы регистрации, удобства каждой из них. М.П. Бобылева останавливается на вопросах применения смешанного документооборота, все более широкого распространения электронного документооборота .

В ходе выполнения работы были использованы общенаучные методы анализа (анализ конкретных видов документов), описания (подробное описание налаженного документооборота в Министерстве земельных и имущественных отношений Республики Башкортостан), сравнения и систематизации данных. Наиболее активно были использованы методы наблюдения, интервьюирования сотрудников для получения необходимой информации, а также метод организационного моделирования для наглядного отображения маршрутов движения входящих и исходящих документов.

Новизна исследования состоит в том, что была разработана рекомендация по эффективной организации документопотоков на примере конкретной организации, с использованием как теории по документоведению, так и с учётом специфики отрасли деятельности, особенностей управления и организационной структуры Министерства земельных и имущественных отношений.

Практическая значимость выпускной квалификационной работы состоит в возможности использовать результаты проведенного исследования в процессе усовершенствования работы с документами, как непосредственно в Министерстве земельных и имущественных отношений, так и в организациях со схожим документооборотом.

Структура выпускной квалификационной работы. Работа состоит из введения, трех глав, которые включают в себя по два раздела, заключения, списка использованных источников, литературы и приложений.

Во введении дается краткая характеристика исследуемого вопроса, а также указывается актуальность работы, ее цель, объект и предмет исследования, методы и нормативно-правовая база исследования.

В первой главе, «Система документационного обеспечения управления: состав и основные понятия», дается характеристика нормативно-методической базы делопроизводства в системе исполнительной власти, а также описывается назначение, задачи, структура и состав службы документационного обеспечения управления (ДОУ).

Во второй главе, который имеет название «Анализ документационного обеспечения деятельности», представлена общая характеристика Министерства земельных и имущественных отношений, организация документооборот, видов документов в Министерстве земельных и имущественных отношений и требования к их оформлению.

В третьей главе рассматривается проблемы и недостатки организации документооборота в Министерстве земельных и имущественных отношений, а также предлагаются рекомендации для повышения эффективности документооборота.

Выводы содержат обобщающую информацию, а также прилагается краткая итоговая характеристика разделов выпускной квалификационной работы.

В приложениях к выпускной квалификационной работе размещены образцы документов, использование которых является актуальным при осуществлении делопроизводственного процесса.

Рис.1 Структура нормативно-правовой базы делопроизводства2"'

25 Кузнецов И.Н. ДОУ. Документооборот и делопроизводство. М., 2016. С. 230.

Составляющими нормативной базы современного делопроизводства являются:

1. Законы и постановления: Конституция Российской Федерации (принята 12 декабря 1993 с изм. от 21.07.2014) , Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.06.2003 (в ред. от 30.12.2015) , ФЗ № 149-ФЗ от 27.07.2006 «Об информации, информационных технологиях и защите информации» (с изм. и доп. от 10.01.2016) , ФЗ № 152-ФЗ от 27.07.2006 «О персональных данных» (с изм. и доп. от 01.09.2015) , ФЗ № 125-ФЗ от 22.10.2004 «Об архивном деле в Российской Федерации» (с изм. и доп. от 23.05.2016) , Постановление Правительства РФ № 290 от 17.06.2004 (ред. от 25.12.2015) «О Федеральном архивном агентстве» и др.

2. Стандарты и руководящие документы: ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» , ГОСТ Р 7.0.8-2013. «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» , Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) ОК 011-93 (ред. от 26.11.2015) и др.

3. Нормативы и инструкции: Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Минкультуры России №536 от 08.11.2005), Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ № 477 от 15.06.2009 г. с изм. и доп. от 26.04.2016), Основные Правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) и. др.

4. Перечни документов: Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения от 25.08.2010 (с изм. от 16.02.2016) и др.

5. Квалификационные справочники и нормативы: Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. постановлением Минтруда РФ № 37 от 21 августа 1998 с изм. и доп. от 12.02.2014), Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти (утв. постановлением Минтруда РФ № 23 от 26.03.2002) и др.

Данный список общей нормативно-методической базы делопроизводства не является исчерпывающим, но уже по нему можно сделать вывод, что на федеральном уровне есть широкий спектр материалов для эффективной организации ДОУ, который систематически дополняется и обновляется.

В нормативно-методическую базу делопроизводства в системе исполнительной власти входят законодательные акты Российской Федерации, правовые и нормативные акты, которые, в сою очередь,

регламентируют вопросы, связанные с созданием технологии обработки и хранения документации, также регулированием на всех уровнях управления службы делопроизводства.

Приведем краткие характеристики для нормативно-методической базы Министерства земельных и имущественных отношений (далее — Минземимущество РБ), которые содержат в себе требования по организации ДОУ.

1. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» № 125-ФЗ от 22.10.2004 (с изм. от 02.03.2016).

Федеральный закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов, независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в РФ в интересах граждан, общества и государства.

2. Федеральный закон № 152-ФЗ от 27.07.2006 (ред. от 21.07.2014) «О персональных данных».

В законе рассматриваются правоотношения, связанные с обработкой персональных данных, с использованием современных информационных технологий для осуществления их поиска и доступа к ним. В Положениях закона описаны условия, методы обработки, категории персональных данных, меры по обеспечению безопасности и конфиденциальности.

В процессе написания выпускной квалификационной работы, в первую очередь были рассмотрены основные направлении деятельности и особенности организационной структуры Минземимущества РБ, на основе которого проводилось исследование.

Был дан анализ локальных нормативно-методических документов, которые регламентируют ведение делопроизводства в Минземимуществе РБ, который позволил сделать вывод о соответствии его документов учреждения существующим общегосударственным требованиям. Оформление документов и процедуры работы с ними, на уровне всего Министертсва, ведётся согласно утвержденным в локальных нормативно-методических документах правилам.

Далее была описана делопроизводственная служба Министерства — Организационно-контрольный отдел, обозначены входящие в неё подразделения — архив, почта, а так же основные обязанности сотрудников.

На основе данных документооборота, составляемых ежегодно сотрудниками организационно-контрольного отдела, был проанализирован состав и структура документопотоков всех видов, проходящих через отдел. Исходя из этого, был отмечена устойчивость документопотоков Министерства, их разнообразный состав и объёмы.

Затем была изучена и проанализирована организация работы с документами, а также используемые при этом технические и программные средства. Рассмотрены этапы работы с входящими, исходящими и внутренними документами.

В результате анализа документооборота в Минземимуществе РБ, можно сделать следующие выводы. От четкости и оперативности обработки и движения документа зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решения, поэтому в Министертсве рациональной организации документооборота уделяется большое внимание, разрабатываются нормативно-методические документы: порядок

прохождения документов и организация всех операций при работе с ними регламентирован Инструкцией по делопроизводству и т.п. Однако Минземимущество РБ имеет структурные подразделения, и этот факт необходимо учитывать при организации документооборота, создав корпоративную автоматизированную сеть, т.е. предусматривать отлаженный механизм взаимодействия с ними.

Если говорить об использовании СЭД, то бумажные и электронные документы имеют свои преимущества. Традиционные документы имеют преимущества, связанные с бумагой как носителем информации, что важно для долговременного хранения информации с сохранением возможности восприятия. С другой стороны, необходимо использовать преимущества электронного документооборота при работе с копиями документов,

подлинники которых существуют на бумажных носителях, так как в сфере управления главное требование — оперативность, своевременность, быстрота получения и доведения информации и ее полнота. Для оперативного информационного обеспечения (прежде всего — доведения информации и ее поиска в информационном фонде) электронные документы имеют неоспоримые преимущества. Поэтому для эффективной организации документационного обеспечения управленческой деятельности предпочтительно сочетание документов на бумажном и электронном, а при необходимости — и на других носителях информации применительно к конкретным задачам отдельного учреждения. Также существует необходимость создания единой функционирующей автоматизированной системы. Но при внедрении подобной системы документооборота возможны следующие препятствия: консерватизм сотрудников, слабый кадровый состав.

К основным целям оптимизации документооборота в Министертсве, как и в любой организации, можно отнести:

- повышение эффективности его деятельности;

- ускорение движения документов;

- уменьшение трудоёмкости обработки документов.

Таким образом, для результативной работы организации необходимо периодически проводить анализ текущих показателей состояния документооборота и иметь возможность прогнозировать появление «узких» мест в реализации процессов деятельности организации. Результаты работы по оптимизации документооборота должны закрепляться в нормативно-методических документах.

3. Об информации, информационных технологиях и о защите информации: Федеральный закон № 149-ФЗ от 27.07.2006 [Электронный ресурс] И АО «Кодекс». 2012-2017. Режим доступа: URI: http://docs.c**d.ru/document/901990051. 28.05.2017.

4. О персональных данных: Федеральный закон № 152-ФЗ от 27.07.2006 [Электронный ресурс] // АО «Кодекс». 2012-2017. Режим доступа: URL: http://docs.c**d.ru/document/901990046. 28.05.2017.

5. Об архивном деле в Российской Федерации: Федеральный закон № 125-ФЗ от 22.10.2004 [Электронный ресурс] // АО «Кодекс». 2012-2017. Режим доступа: URL: http://docs.c**d.ru/document/901912288. 30.05.2017.

+ еще 44 источника