«Применение информационныех технологий в информационно-документационном обеспечении управления»

Стремительный рост документального потока, внедрение информационных технологий при работе с документооборотом, применение электронных носителей приводит к выводу о необходимости совершенствования управления документированной информацией.

Информационные технологии, приспосабливаемые к разным условиям работы в управлении, повышают эффективность службы документационного обеспечения управления в организации. С переходом на компьютерные технологии обработки документов эффективность и уровень управления документацией значительно увеличивается. Повышается скорость создания, оформления документов и качество.

Применение информационных технологий в управлении документацией обеспечивает безопасное хранение документов. 

В своей статье Л.Н. Варламов рассказывает о необходимости информационных технологий в документационном обеспечение управления: «Управленческая информация фиксируется в документах. Документ, как носитель информации, является информационным ресурсом, управление которым возложено на специалистов-документоведов, призванных организовать технологический процесс документирования и работу с документами, в том числе и с использованием современных информационных технологий. На современном этапе уже ни у кого не-вызывает сомнений необходимость внедрения информационных технологий в процессы управления и прежде всего в сферу документационного обеспечения управления, как в одну из важнейших составляющих этих процессов. Говоря о внедрении информационных технологий в сферу документационного обеспечения управления, как правило, подразумевается проектирование и внедрение автоматизированной системы документационного обеспечения управления с множеством вариантов встроенных и прилагаемых модулей».

На сегодняшний день в стране быстрыми темпами внедряются информационные технологии в документационное обеспечение управления. Информационные технологи стали одним из основных инструментов ведения управленческой документации. Традиционные носители информации ушли на второй план, вместо них появляются электронные документы.

Уровень, организованность работы с документами определяется оперативностью перемещения, исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документной информацией. Из этого следует, что любая организация, стремящаяся к успеху, должна иметь четко организованный документооборот. В связи с этим необходимо придавать особое значение вопросам его рационализации, учитывая возрастающую роль информационных технологий в сфере делопроизводства.

Использование информационных технологий одна из причин влияния научно-технического прогресса на общество. Информационные технологии играют важную роль в усовершенствовании деятельности организации, большое внимание уделяется в сфере управления. Основной функцией управления выступает информационно-документационное обслуживание. С использованием информационных технологий кардинально меняется стратегия управления, меняются требования к специалистам, которые занимают управленческую должность.

Для того, чтобы адаптироваться к современным условиям, внедряют новые компьютерные технологии. Они улучшают работу службы документационного обеспечения управления и повышают уровень результативности работы с документами. Этим и обусловлена актуальность темы.

Цель данной работы - изучение процессов применения информационных технологий в информационно-документационном управлении, выявление основных проблем, возникающих при использовании информационных технологий.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

- изучить теоретические основы применения информационных технологий;

- раскрыть сущность основных терминов, используемых в информационно-документационном обеспечении управления;

- выявить преимущества и недостатки электронного документооборота, рассмотреть законодательные акты, затрагивающие электронный документооборот;

- рассмотреть использование информационных технологий в информационно-документационном управлении научно-исследовательского и проектного института;

- рассмотреть специфику в применении информационных технологий в информационно-документационном управлении научно-исследовательского и проектного института;

- выявить эффективность применения информационных технологий в информационно-документационном обеспечении управления института;

- предложить рекомендации для повышения эффективности применения информационных технологий в информационно-документационном управлении института.

Объектом изучения выпускной квалификационной работы являются информационные технологии в информационно-документационном обеспечении.

Предметом изучения работы является применение информационных технологий в информационно-документационном обеспечении.

Список литературы состоит из нормативно-правовых актов, регулирующих информационные технологии в информационно-документационной службе, учебных пособий, периодических изданий и электронных ресурсов, связанных с информационно-документационным обеспечением управления.

Нормативно-правовую базу информационно-документационного обеспечения управлением составляет законодательные акты Российской Федерации, нормативно-методические документы, государственные стандарты, регламентирующие вопросы создания, хранения, обработки документов, процессы применения, внедрения информационных технологий.

Теоретическая основа применения информационных технологий представлена в следующих работах:

- А.В. Ахметова «Информационные технологии в документационном обеспечении управления и архивном деле». В данной книге рассматриваются основные информационные технологии в документационном обеспечении управления;

- научные работы М.В. Ларина, О.И. Рыскова. Электронные документы в научных исследованиях, научные исследования ВНИИДАД в области документоведения;

- периодические издания «Управление персоналом», «Секретарское дело», «Кадровое дело», «Секретарь-референт» публикуют статьи по информационно-документационной службе управления;

- блог Н. Храмцовской, ведущего эксперта по управлению документацией в компании «Электронные Офисные Системы», раскрывает применение информационных технологий в информационно-документационном обеспечении;

- информационно-правовая система АО «Кодекс»;

- официальный сайт компании «Электронные офисные системы», журнал о системах электронного документооборота (СЭД) «ЕСМ-Joumal» дают новые материалы об электронном документообороте.

Выпускная квалификационная работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованных источников и литературы.

Во введении обоснована актуальность темы, определены цели и задачи выпускной квалификационной работы.

В первой главе «Теоретико-методологические основы применения информационных технологий в информационно-документационном обеспечении управления» рассматриваются научные работы в области информационных технологий, используемых в работе с электронными документами; даны определения основным терминам: «информационные технологии», «информационно-документационное обеспечение управления», «управление», «документационное обеспечение управления», «информационное обеспечение управления»; раскрывается взаимосвязь информационных технологий в информационно-документационном обеспечением управления; дается определение термину «электронный документооборот», рассматривается законодательство, регулирующее сферу электронного документооборота.

Во второй главе «Информационные технологии в информационно-документационном управлении научно-исследовательского и проектного института (далее - НИЛИ)»: рассматривается специфика, возможности, предоставляемые информационными технологиями при применении их в информационно-документационном обеспечении управления; использование информационных технологий в информационно-документационном обеспечении управления в НИГТИ; раскрывается эффективность использования информационных технологий в информационно-документационном обеспечении управления; выявлены существующие проблемы при использовании информационных технологий в информационно-документационном обеспечении управления института; предложены рекомендации для повышения эффективности применения информационных технологий в информационно-документационного управления институтом.

В заключении даны основные выводы по теме выпускной квалификационной работы, представлен список использованных источников и литературы.

В приложении представлен конечный продукт выпускной квалификационной работы.

Первая дискуссия об отношении к электронным документам, создаваемым средствами вычислительной техники, состоялась на 5-м Международном конгрессе архивистов (1964 г.). В СССР термин «машиночитаемые документы» появился в 1970-е годы, с развертыванием работы по внедрению автоматизированных систем управления в народное хозяйство.

В отечественной литературе исследования в области документоведения как отдельный вопрос не изучались до 90-х годов XX века. В некоторых работах ведущего научного сотрудника отдела документоведения

Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (далее - ВНИИДАД) А.Н. Соковой можно отметить изучение вопросов развития отечественного управления документацией. В ее статьях вопрос документоведения представлен исходя из зарубежного опыта. Исследования А.Н. Соковой связаны с изучением понятий документационного обеспечения управления, вопросов развития безбумажного управления документами, выполнения концепции развития информационно-документационного обеспечения управления.

Вопросы внедрения информационных технологий в управленческую деятельность впервые были исследованы М.В. Лариным и В.С. Мингалевым. В 90-е годы больше этот вопрос в литературе не рассматривался.

Массовое применение информационных технологий в управленческой документации привело к углубленному изучению данного вопроса. На развитие документоведения большое влияние стали оказывать специалисты по информационному обеспечению автоматизированных систем управления.

Специалисты в области вычислительной техники В.А. Гадасин и В.А. Конявский вели исследовательские работы в сфере информационных технологий, используемых в информационно-документационном обеспечении управления.

Рост технических возможностей, значение и масштабы информационной деятельности в нашей стране и за рубежом привели к использованию новых информационных технологий для документационного обеспечения управленческой деятельности.

В развитых зарубежных странах, живущих полностью в информационном обществе, вопрос о применение информационных технологий в информационно-документационном обеспечении управления исследуется должным образом. Разработан Европейский стандарт MoReq.

Под термином информационные технологии понимается процесс применения вычислительной техники для обработки объемного потока информации.

Главной целью информационных технологий является снижение трудоемкости процессов использования информационного ресурса.

Работа с документами с использованием компьютерных технологий, включающих информационное обслуживание, объясняется как информационно-документационное обеспечение управления. Основная задача - это создание и ведение работы с базами данных.

Информационно-документационное обеспечение управления реализуется на базе информационных технологий с помощью информационных процессов, т.е. информационных систем и ресурсов. Взаимосвязь информационных технологий и информационно-документационного обеспечения управления заключается в том, что информационные технологии используются в информационно- документационном обеспечением управления в реальном режиме времени.

Электронный документооборот представляет работу с документами в электронном виде без применения бумажных носителей.

Электронный документооборот систематизирует, структурирует хранение документов в электронном виде, сокращает затрат времени на регистрацию, доставку документов. Недостатками электронного документооборота является высокие капиталовложения на внедрение данного продукта, организация обучающих тренингов для сотрудников.

Изучая законодательство нашей страны в сфере электронного документооборота, мы пришли к такому выводу, понятийный аппарат в области электронного документооборота не до конца сформирован, отсутствует закон об электронном документе.

Информационно-документационное обеспечение управления научно- исследовательского и проектного института подчиняется отделу административно-хозяйственного обеспечения, в частности входящей в него группе оформления и выпуска документации. Информационные технологи в группе оформления и выпуска документации института используются для:

- создания документов института (текстовые редакторы);

- контроля и регистрации входящих, исходящих документов;

- сканирования документов;

- засекречивания особо ценных документов;

- систематизации и хранения документов в архиве и т.д.

Институт использует свой собственный внутренний корпоративный портал - система управления знаниями. Внутренний корпоративный портал научно-исследовательского и проектного института — это единое информационное пространство.

Портал института объединяет базу данных и информационные системы.

Группа оформления и выпуска документации института использует систему электронного документооборота. На базе системы электронного документооборота департаментом информационных технологии разработана единая интеграционная платформа - система управления проектной документацией, система работы с документами.

Эффективность использования информационных технологий в группе Оформления и выпуска документации заключается в следующем:

- единый порядок индивидуальной и совместной работы с документами в подразделениях института;

- сеть для осуществления движения документов между подразделениями института, контроль исполнения документов.

Благодаря информационным технологиям, институт активно и продуктивно осуществляет управление без потерь и негативных последствий. Информационные технологии в группе оформления и выпуска документации повышают эффективность управления, эффективность деятельности института.

Применение информационных технологий обеспечивает удобство в работе, снижает психологические нагрузки, что положительно влияет на работоспособность сотрудников группы оформления и выпуска документации.

При прохождении научно-исследовательской практики в институте были выявлены проблемы, возникающие при использовании информационных технологий в группе оформления и выпуска документации института, и предложены рекомендации для повышения эффективности применения информационных технологий.

На основании предложенных рекомендаций группой оформления и выпуска документации института были предприняты следующие действия: j - отправлен запрос отделу локально-вычислительной техники об установлении в кабинете многофункционального устройства. Сотрудники отдела локально-вычислительной техники дали положительный ответ;

- департамент информационных технологий был заинтересован в установлении специальной системы, которая автоматически учитывает копировальную и печатную работу. Для разработки данной системы, вопрос нужно согласовать с ПАО «НК «Роснефть»;

- отправлен запрос в удостоверяющий центр для получения сертификата квалифицированной электронной подписи и были разработаны 1равила получения сертификата электронной подписи». Данный документ вставлен как конечный продукт выпускной квалификационной работы (приложение 1).

5. ГОСТ 7.0.99. «Информационно-библиотечная деятельность, библиография. Термины и определения» (утв. пост, от Госстандарта № 334-ст ст. 07.10.1999) [Электронный ресурс] // АО «Кодекс». 2012-2017. Режим доступа: URL: http://docs.cn**.ru/document/1200004287. 05.05.2017.

+ еще 46 источников