«Документационное обеспечение управления в Австралии»

В связи с этим, возникает важнейшая задача создания международных стандартов управления документами, которые бы на международном уровне унифицировали способы фиксации информации на современных носителях, их передачу, управление метаданными и другие аспекты управления документами. Роль унификации управления документами возникает и в аспекте управления бизнес-документацией, так как на современном уровне электронной коммерции для деловых сделок стираются границы времени и пространства.

При изменениях в каких-либо областях всегда появляется лидер, разрабатывающий новшества, меняющий технологии, терминологию, методологические основы.

На международном уровне в области управления документами, прежде всего, электронными документами, стала ещё в 1980-ые годы Австралия. Разработки австралийских документоведов и архивистов в области управления документами, основанные на системном подходе и новейших электронных технологиях позволили создать международные стандарты в данной области к началу ХI века. [4;72].

Надо отметить, что близкие по социальному, культурному и правовому опыту к Австралии, такие страны, как Канада, Великобритания, США также создавали аналогичные законодательства, ориентированные на управления документами в информационном обществе, свои национальные стандарты. Всё это позволило создать международные комитеты и организации по стандартизации в различных сферах деятельности, включая и управление документами.

На сегодняшний день Австралийский национальный орган стандартизации обеспечивает работу секретариата подкомитета №11 «Управление архивами документацией». Подкомитет был создан в структуре технического комитета № 46 «Информация и документация» Международной организации по стандартизации. [4;12].

Таким образом, австралийский опыт в области управления документами является самым передовым в мире. В ряде развитых стран мира национальные стандарты по управлению деловой документацией, принятые на основе международного стандарта ИСО 15489 являются основными нормативными актами в области работы с документами. Можно сказать, что их разработка основана не только на стандарте ИСО 15489, но и на методологических разработках австралийских архивистов и документоведов.

Достаточно вспомнить о модели, разработанной в 1993 году, в рамках курса «Понятие о системах работы с документацией» Дэвидом Бирманом, которая представляет собой 8-ми этапный процесс создания и совершенствования системы работы с документацией в организации. Именно, эта методология взята за основу и подробно изложена в международном стандарте ИСО 15489-2001.

Таким образом, изучение австралийского опыта управления документами крайне актуально для формирования российской методологии, нормативно-правовой и методической баз в области управления документами в российских организациях, в связи с чем, исследование документационного обеспечения управления в Австралии является актуальной темой дипломной работы.

Обзор литературы. Надо отметить, что периодических изданий и литературы, посвящённой управлению документами в Австралии, очень мало. Наиболее значимой является статья Рыскова О.И. «Управление документацией в Австралии» [9;34].

В работе Ларина М.В. «Управление документацией в организации» [3], а также в публикациях по международному стандарту ИСО 15489-2001 [4], авторы отмечают значимость австралийских национальных стандартов для создания в настоящее время международных стандартов по управлению документами, прежде всего, электронными.

В статье Миронова А. «Опыт разработки и продвижения комплексных ИС» [5] анализируется австралийские международные стандарты, регламентирующие обмен электронными данными, вопросы информационной безопасности в СУЭД, а также функциональные требования к СУЭД.

В аналитическом обзоре ВНИИДАД «Архивы и управление документацией за рубежом. Основные проблемы» [1] отмечается активное развитие архивного дела в Австралии, а также роль архивных органов Австралии в стандартизации управления документами, а также роль австралийских архивных органов к подготовке законопроектов, регламентирующих управление документами.

Обзор источников. При подготовке к дипломной работе были изучены материалы с австралийских сайтов, находящихся в свободном доступе.

В Австралии в свободном доступе в Интернете публикуется общий обзор законов «О свободе информации в Австралии» [20].

Также были изучены: Австралийская инструкция по безопасности электронных коммуникаций [10], Государственная инструкция по безопасности и защите информации [12], законы: «О регулировании информационных отношений» [14], «О регулировании персональной информации штатов и территории Австралии» [15], «О неприкосновенности частной жизни» [16].

Для анализа реализации государственных закупок в Австралии с использованием систем электронной коммерции использовался материал из инструкции по кооперации в области государственных закупок с использованием систем электронной коммерции [18].

Реализация программ электронного правительства в Австралии изучалась по сайту «электронное правительство Австралии» [29].

Для анализа австралийских стандартов в области управления электронными документами рассматривалась информация со следующих электронных ресурсов: «Инструкция для правительственных служащих» [17], «Положение о регулировании информационных отношений» [21], «Руководство по применению документов, аутентичность и целостность которых обеспечивается при помощи ЭЦП» [25], стандарт AS 4590 [27], а также «Функциональные требования к системам электронного документооборота национальных архивов Австралии» [28].

Объект исследования – системы управления документами.

Предмет исследования – методологический, нормативно-правовой опыт Австралии в области управления документами.

Цель исследования – анализ нормативно-правовых и методологических основ в области управления документами в Австралии.

Задачи исследования:

• анализ законодательной базы Австралии в области управления документами;

• анализ методологической деятельности архивных органов Австралии в области управления документами;

• анализ стандартов управления документацией в Австралии;

• анализ основных положений международного стандарта ИСО 15489-2001.

Методология работы – это совокупность общенаучных и документоведческих методов. Для задач дипломной работы использовались общенаучные исследовательские методы: исторический, компаративистики, структурно-функциональный, а используемый в документоведении метод классификации.

Метод функционального анализа позволили выявить роль и значение документоведческих методологических разработок австралийских документоведов и архивистов для формирования современных международных стандартов в области управления электронными документами.

Исторический метод позволили проследить процесс исторического развития архивного законодательства и законодательства по управлению документами в Австралии с 80-х годов ХХ века по настоящее время.

Метод компаративистики позволили провести сравнительный анализ законодательства и стандартов по управлению документами в США, Канаде, Великобритании и, собственно, в Австралии.

Теоретическая значимость работы заключается в комплексной систематизации и анализе австралийских стандартов и законодательства в области управления документами, а также в выявлении влияния национальных австралийских стандартов на формирование международных стандартов в области ДОУ.

В соответствии с задачами была выбрана следующая структура работы.

В первой главе проводится анализ законодательной базы Австралии в области управления документами, а также методологической деятельности архивных органов и сообществ Австралии.

Во второй главе анализируются национальные стандарты в области управления документацией, а также основные положения международного стандарта ИСО 15489-2001, австралийские стандарты «электронного правительства».

Надо отметить, что в большинстве стран издаются регулирующие документы в области «электронного» правительства. В Австралии издано много таких инструкций и документов. В Австралии также разработаны политики в области: определения форматов данных; государственных доменных имён; по кооперации в области государственных закупок.

Издан целый ряд документов, регламентирующих создание «электронного» правительства в Австралии: Инвестиции в развитие, 1997; Навстречу австралийской стратегии движения к информационной экономике. Предварительные положения, июль, 1999; Федеральный закон о личной информации; Рамочная концепция информационной экономики, 2001; Стратегия федерального правительства в области создания «электронного» правительства; Закон о государственных записях, 2000; Закон об электронных транзакциях, 2000;

Австралийские правительства участвуют в создании и разработке электронной среды, которая должна стать основой деловых отношений между правительством и бизнесов.

Надо отметить, что политика по созданию «электронного правительства», то есть правительства с единой и открытой архитектурой, в Австралии во многом близки законодательствам Великобритании и Канады. В Австралии издано много нормативно-правовых и нормативно-методических актов по созданию «электронного правительства», определяющих основные политики и стратегии в этой области.

В целом, Австралия, Канада, Великобритания и США являются передовыми странами в области создания законодательной базы по формированию и функционированию «электронного правительства».

Деятельность архивных органов Австралии в области нормативно-методического регулирования, в вопросах управления документацией различных форматов, в настоящее время, можно считать наиболее активной, по сравнению с деятельностью национальных архивов других стран мира.

Саму суть управления документацией в австралийской модели управления документацией содержит аббревиатура CADDS, включающая название пяти основных функций по обеспечению эффективности работы с документацией: Контроль, Доступ, Размещение, Хранение, Поддержка.

По результатам исследования стандартов управления документами выявлено следующее.

Австралийские государственные стандарты в области делопроизводства и управления документацией стали базисом для аналогичных международных стандартов, что свидетельствует об активной и передовой деятельности австралийских документоведов и архивистов в сфере стандартизации работы по управлению документацией, включая и управление электронными документами.

Методологической основой для ИСО 15489-2001 стала модель, разработанная в 1993 году, в рамках курса «Понятие о системах работы с документацией» Дэвидом Бирманом, преподавателем университета.

Создание стандарта по управлению документами явилось одним из ключевых решений в условиях современных тенденций глобализации мировых экономических отношений. Деятельность современных компаний давно вышла за пределы национальных границ, транснациональные корпорации имеют представительства во многих странах, где им приходится учитывать правила национальной экономики, нормы права и делопроизводства.

В Австралии помимо стандартов по управлению документами и делопроизводственными метаданными, действует национальный стандарт по процессному анализу при работе с документами.

ИСО 15489 рассматривает системы управления документами как информационные системы, где наряду с технологическими средствами и процессами, а также с соответствующими информационными средствами и процессами, всегда ядром является человек, который создаёт информацию и управляет ей. Информационная же система может только её преобразовывать.

В Австралии, США, Европе впервые были сформулированы основные функциональные требования к СУЭД и идёт активный процесс перехода от неавтоматизированных систем управления документацией к СУЭД.

Назначение СУЭД – это организация хранения электронных документов, а также работы с ними (в частности, их поиска как по атрибутам, так и по содержимому). В СУЭД должны автоматически отслеживаться изменения в документах, сроки исполнения документов, движение документов, а также контролироваться все их версии и подверсии.

СУЭД является важным для успешного ведения бизнеса в организациях. При внедрении СУЭД приобретаются тактические и стратегические выгоды. Тактические выгоды определяются сокращением расходов при внедрении СУЭД, связанным с освобождением физического места для хранения документов; уменьшением затрат на копирование и доставку документов в бумажном виде; снижением расходов на персонал и оборудование и др.

Австралия также является ведущим разработчиком, пользователем стандартов «единой архитектуры» для межведомственного, межотраслевого и межкорпоративного взаимодействия.

Для проектирования, создания, внедрения, мониторинга, эксплуатации систем управления электронными документами в соответствии со стандартом ИСО 15 489-2001 организациям необходимо принимать на работу сотрудников, имеющих профессиональную квалификацию в области управления документами или архивами, для управления программами в области документов и для выполнения таких узкоспециализированных процессов, как классификация, подготовка перечней документов и проектирование системы. Соответствующие профессиональные навыки также должны включать понимание работы электронных систем.

К сожалению, на наш взгляд, подготовка специалистов по ДОУ не соответствует требованиям ИСО 15489-2001 для специалистов по проектированию, внедрению, тестированию и мониторингу систем управления документацией, особенно, в аспекте автоматизированных систем управления электронными документами.

В подготовку специалистов по ДОУ также необходимо включить аспекты анализа бизнес-процессов (допустим, методология IDEFO, изучение систем автоматического проектирования (например, MS Project), техническое, информационное, программное, технологическое обеспечение СУЭД, алгоритмы (построение блок-схем), проектирование предварительных (возможных) форм интерфейса в одной из СУБД со средой разработки и языком 4-го поколения (например, MS SQL, Clarion)., позволяющих создавать экранные формы при помощи генератора экранных форм.

В противном случае специалисты по ДОУ при действующей программе подготовки и переподготовки так и останутся специалистами по системам управления «бумажной» документацией.

8. Рысков О.И. Международная стандартизация в области управления документами.//Секретарское дело. 2001.

9. Рысков О.И. Управление документацией в Австралии//Секретарское дело. – 2004. - № 10.

Электронные ресурсы:

10. Австралийская инструкция по безопасности электронных коммуникаций [Электрон. ресурс]/Электрон. дан. – 2002. – Режим доступа: h**t:// w*w. dsd.gov.au/infosec/acsi33/acsi_index.html. – свободный.

11.Австралийская комиссия по правовой реформе

Омбудсмен, «Необходимо знать» собственное движение по исследованию реализации Закона «О свободе информации» [Электрон. ресурс]/Электрон. дан. – 1999. – Режим доступа: h**t://w*w.comb.gov.au/publications_information/Special_Reports/NeedstoKnow.pdf, свободный.

12. Государственная инструкция по безопасности и защите информации [Электрон. ресурс]/Электрон. дан. – 1999. – Режим доступа: h**t:// w*w. ag. gov. au/www/protectivecurityHome. nsf/, свободный.

13. Департамент министра юстиции, Ежегодный доклад о реализации Закона о свободе информации [Электронный ресурс]/Электрон. дан. – 2001 – режим доступа: h**t://w*w.ag.gov.au/foi, свободный.

14. Закон «О регулировании информационных отношений (разные условия)» [Электрон. ресурс]/Электрон. дан. – 2003. – Режим доступа: h**t://w*w.aus tii.edu.au/au/legis/cth/consol_reg/foipr612/index.html, свободный.

15. Законы о регулировании персональной информации штатов и территорий Австралии [Электронный ресурс]/Электрон. дан. – 2003. – Режим доступа: h**t:// w*w. Privacy.org.au/resources/PLawsST.html, свободный.

16. Закон «О неприкосновенности частной жизни» [Электрон. ресурс]/Электрон. дан. – 2000. – Режим доступа: h**t://w*w.privacy.gov.au/publications/privacy88_240103.doc, свободный.

Инструкция для правительственных служащих [Электрон. ресурс]/Электрон. дан. – 1998. – Режим доступа: h**t:// w*w. noie. gov.au/publications/NOIE/online_authentication/index.htm, свободный.

17. Инструкция для правительственных служащих [Электрон. ресурс]/Электрон. дан. – 1998. – Режим доступа: h**t:// w*w. noie. gov. Au/publications/NOIE/online_authentication/index. htm, свободный.

18. Инструкция по кооперации в области государственных закупок с использованием систем электронной торговли [Электрон. ресурс]/Электрон. дан. – 2002. – Режим доступа: h**t:// w*w. apcc. gov. au/apcc/publications/publicationDetail. Publication=1, свободный.

19. Конфиденциальность в Австралии [Электрон. ресурс]/Электрон. дан. – 2001. – Режим доступа: h**t:// w*w. privacy. gov.au/publications/pial. html, свободный.

20. Общий обзор законов о свободе информации в Австралии [Электрон. ресурс]/Электрон. дан. – 2004. – Режим доступа: h**t:// w*w. сomlaw.utas. edu.au/law/foi, свободный.

21. Положения «О регулировании информационных отношений (о сборах и расходах)» [Электрон. ресурс]/Электрон. дан. – 2002. – Режим доступа: г., h**t://w*w.austlii.edu.au/au/legis/cth/consol_reg/foiacr432/index.html, свободный.

22. Правовой комитет и Комитет по конституционному законодательству, Законопроект «Изучение поправки к Закону «О свободе информации» (Открытое Правительство) [Электрон. ресурс]/Электрон. дан. – 1999. – Режим доступа: h**t://w*w.aph.gov.au/Senate/committee/legcon_ctte/completed_inquiries/ 1999-02/freedom/report/report.pdf, свободный.

23. Политика по управлению государственной информацией [Электрон. ресурс]/Электрон. дан. – 2007. – Режим доступа: h**t:// w*w. tbs-sct. Gc.ca/pubs_pol/ciopubs/TB_gih/mgih-grd_esp, свободный.

24. Рамочная концепция управления информацией в государственных учреждениях Канады [Электрон. ресурс]/Электрон. дан. – 2003 – Режим доступа: h**t:// w*w. cio-dpi. Gc. Ca/im-gi/fmi-cgi/foundation/legs-lois-legs_easp, свободный.

25. Руководство по применению документов аутентичность и целостность которых обеспечивается при помощи ЭЦП [Электрон. ресурс]/Электрон. дан. – 2005. – Режим доступа: h**t:// w*w. archives. gov./recordsmgmt/polisy/pkihtml, свободный.

26. Руководство по управлению документами, созданными или полученными с использованием средств аутентификации и шифрования [Электрон. ресурс]/Электрон. дан. – 2004. – Режим доступа: h**t:// w*w. naa. gov. au/recordkeeping/er/Security/recordkeeping_online_secirity. рdf, свободный.

27. Стандарт AS 4590 [Электрон. ресурс]/Электрон. дан. – 1998. – Режим доступа: h**t:// w*w. noie. gov.au/projects/egovernmentbettrFpractice/agls. htm, свободный.

28. Функциональные требования к системам электронного документооборота Национальных архивов Австралии [Электрон. ресурс]/Электрон. дан. – 2007. – Режим доступа: h**t:// w*w. naa. gov.au/recordkaeeping/er/erms/ERMSspecifications. рdf, свободный.

29. Электронное правительство Австралии [Электрон. ресурс]/Электрон. дан. – 1995. – Режим доступа: h**t:// w*w. ogo.au/publicationNOIE/interop_frame/framework. htm, свбодный.

30. Электронное правительство. Стратегические рамки для государственных услуг в информационном веке [Электрон. ресурс]/Электрон. дан. – 2006 – Режим доступа: h**t:// w*w. e-envoy. Gov. uk/resources/FrameworksAndPolicy/fs/en, свободный.