«Документационное обеспечение управления в Австралии»

В связи с этим, возникает важнейшая задача создания международных стандартов управления документами, которые бы на международном уровне унифицировали способы фиксации информации на современных носителях, их передачу, управление метаданными и другие аспекты управления документами. Роль унификации управления документами возникает и в аспекте управления бизнес-документацией, так как на современном уровне электронной коммерции для деловых сделок стираются границы времени и пространства.

При изменениях в каких-либо областях всегда появляется лидер, разрабатывающий новшества, меняющий технологии, терминологию, методологические основы.

На международном уровне в области управления документами, прежде всего, электронными документами, стала ещё в 1980-ые годы Австралия. Разработки австралийских документоведов и архивистов в области управления документами, основанные на системном подходе и новейших электронных технологиях позволили создать международные стандарты в данной области к началу ХI века. [4;72].

Надо отметить, что близкие по социальному, культурному и правовому опыту к Австралии, такие страны, как Канада, Великобритания, США также создавали аналогичные законодательства, ориентированные на управления документами в информационном обществе, свои национальные стандарты. Всё это позволило создать международные комитеты и организации по стандартизации в различных сферах деятельности, включая и управление документами.

На сегодняшний день Австралийский национальный орган стандартизации обеспечивает работу секретариата подкомитета №11 «Управление архивами документацией». Подкомитет был создан в структуре технического комитета № 46 «Информация и документация» Международной организации по стандартизации. [4;12].

Таким образом, австралийский опыт в области управления документами является самым передовым в мире. В ряде развитых стран мира национальные стандарты по управлению деловой документацией, принятые на основе международного стандарта ИСО 15489 являются основными нормативными актами в области работы с документами. Можно сказать, что их разработка основана не только на стандарте ИСО 15489, но и на методологических разработках австралийских архивистов и документоведов.

Достаточно вспомнить о модели, разработанной в 1993 году, в рамках курса «Понятие о системах работы с документацией» Дэвидом Бирманом, которая представляет собой 8-ми этапный процесс создания и совершенствования системы работы с документацией в организации. Именно, эта методология взята за основу и подробно изложена в международном стандарте ИСО 15489-2001.

Таким образом, изучение австралийского опыта управления документами крайне актуально для формирования российской методологии, нормативно-правовой и методической баз в области управления документами в российских организациях, в связи с чем, исследование документационного обеспечения управления в Австралии является актуальной темой дипломной работы.

Обзор литературы. Надо отметить, что периодических изданий и литературы, посвящённой управлению документами в Австралии, очень мало. Наиболее значимой является статья Рыскова О.И. «Управление документацией в Австралии» [9;34].

В работе Ларина М.В. «Управление документацией в организации» [3], а также в публикациях по международному стандарту ИСО 15489-2001 [4], авторы отмечают значимость австралийских национальных стандартов для создания в настоящее время международных стандартов по управлению документами, прежде всего, электронными.

В статье Миронова А. «Опыт разработки и продвижения комплексных ИС» [5] анализируется австралийские международные стандарты, регламентирующие обмен электронными данными, вопросы информационной безопасности в СУЭД, а также функциональные требования к СУЭД.

В аналитическом обзоре ВНИИДАД «Архивы и управление документацией за рубежом. Основные проблемы» [1] отмечается активное развитие архивного дела в Австралии, а также роль архивных органов Австралии в стандартизации управления документами, а также роль австралийских архивных органов к подготовке законопроектов, регламентирующих управление документами.

Обзор источников. При подготовке к дипломной работе были изучены материалы с австралийских сайтов, находящихся в свободном доступе.

В Австралии в свободном доступе в Интернете публикуется общий обзор законов «О свободе информации в Австралии» [20].

Также были изучены: Австралийская инструкция по безопасности электронных коммуникаций [10], Государственная инструкция по безопасности и защите информации [12], законы: «О регулировании информационных отношений» [14], «О регулировании персональной информации штатов и территории Австралии» [15], «О неприкосновенности частной жизни» [16].

Для анализа реализации государственных закупок в Австралии с использованием систем электронной коммерции использовался материал из инструкции по кооперации в области государственных закупок с использованием систем электронной коммерции [18].

Реализация программ электронного правительства в Австралии изучалась по сайту «электронное правительство Австралии» [29].

Для анализа австралийских стандартов в области управления электронными документами рассматривалась информация со следующих электронных ресурсов: «Инструкция для правительственных служащих» [17], «Положение о регулировании информационных отношений» [21], «Руководство по применению документов, аутентичность и целостность которых обеспечивается при помощи ЭЦП» [25], стандарт AS 4590 [27], а также «Функциональные требования к системам электронного документооборота национальных архивов Австралии» [28].

Объект исследования – системы управления документами.

Предмет исследования – методологический, нормативно-правовой опыт Австралии в области управления документами.

Цель исследования – анализ нормативно-правовых и методологических основ в области управления документами в Австралии.

Задачи исследования:

• анализ законодательной базы Австралии в области управления документами;

• анализ методологической деятельности архивных органов Австралии в области управления документами;

• анализ стандартов управления документацией в Австралии;

• анализ основных положений международного стандарта ИСО 15489-2001.

Методология работы – это совокупность общенаучных и документоведческих методов. Для задач дипломной работы использовались общенаучные исследовательские методы: исторический, компаративистики, структурно-функциональный, а используемый в документоведении метод классификации.

Метод функционального анализа позволили выявить роль и значение документоведческих методологических разработок австралийских документоведов и архивистов для формирования современных международных стандартов в области управления электронными документами.

Исторический метод позволили проследить процесс исторического развития архивного законодательства и законодательства по управлению документами в Австралии с 80-х годов ХХ века по настоящее время.

Метод компаративистики позволили провести сравнительный анализ законодательства и стандартов по управлению документами в США, Канаде, Великобритании и, собственно, в Австралии.

Теоретическая значимость работы заключается в комплексной систематизации и анализе австралийских стандартов и законодательства в области управления документами, а также в выявлении влияния национальных австралийских стандартов на формирование международных стандартов в области ДОУ.

В соответствии с задачами была выбрана следующая структура работы.

В первой главе проводится анализ законодательной базы Австралии в области управления документами, а также методологической деятельности архивных органов и сообществ Австралии.

Во второй главе анализируются национальные стандарты в области управления документацией, а также основные положения международного стандарта ИСО 15489-2001, австралийские стандарты «электронного правительства».