«Особенности организации документационного обеспечения деятельности коммерческой структуры и его совершенствование»

Актуальность темы. В целом работа по документационному обеспечению деятельности любой компании состоит из одинаковых последовательностей действий, с разницей в том, ведется ли делопроизводство вручную, или оно полностью или частично автоматизировано. Поэтому квалифицированные сотрудники должны разбираться в структуре делопроизводства компании, уметь грамотно оформить документы и обеспечить их своевременную обработку и передачу. Правильная организация делопроизводства позволяет сократить время на поиск и обработку необходимой информации, предотвратить ее искажение и устранить избыточность.

В свою очередь, неумение правильно вести и организовывать хранение документов может повлечь за собой утерю важной информации, что отразится на дальнейшей работе компании, или вовсе обернется нарушением требований законодательства Российской Федерации. Именно поэтому умение работать с современными технологиями и техникой, знание основ делопроизводства и способность грамотно оформить любой документ является важным признаком профессионализма сотрудников компании, а профессия документоведа становится все более востребованной.

Актуальность выбранной темы исследования обусловлена тем, что делопроизводственные процессы в коммерческих структурах недостаточно регламентированы существующей нормативно-правовой базой Российской Федерации. Решение проблемы управления документами в компаниях позволит открыть доступ потребителей к необходимой информации и целенаправленно сформировать ресурсы предоставления такой информации. Разработка действенной структуры управления и быстрое устранение возникающих недостатков в сфере делопроизводства является проблемой многих коммерческих структур, что и стало основанием для выбора темы выпускной квалификационной работы.

В ходе работы изучена технология документационного обеспечения управления ООО “Евротекс” г.Уфа. В работе проанализирована структура компании, основные виды используемых документов и направления ее работы. Выявлены недостатки в системе делопроизводства и предложены решения для их устранения.

Целью выпускной квалификационной работы является анализ состояния документационного обеспечения управления и выявление существующих проблем в ООО “Евротекс” г.Уфа. В качестве решения предложена инструкция по делопроизводству в организации.

Для достижения поставленных целей необходимо решить следующие задачи:

1. Изучить теоретические основы документационного обеспечения управления в коммерческих структурах;

2. Рассмотреть порядок документирования управленческой деятельности в ООО “Евротекс”;

3. Разработать мероприятия по совершенствованию документационного обеспечения управления в ООО “Евротекс”.

Предметом исследования выступает особенности организации документационное обеспечение деятельности коммерческой структуры.

Объектом исследования является документационное обеспечение деятельности на примере ООО “Евротекс”.

Источниковая база ВКР. В ходе работы были проанализированы и использованы законодательно-правовые акты, нормативно-методические документы и документы по стандартизации, регулирующие ведение делопроизводства в коммерческих структурах, научная литература и периодические издания, включая интернет-издания и электронные материалы, затрагивающие тему работы, тщательно изучены организационные документы компании.

Степень изученности проблемы. Существует огромное количество материалов, посвященных документообороту на предприятии.

Вопросы документационного обеспечения деятельности коммерческих структур затрагивают такие авторы, как: В.И.Андреева, В.В.Козлов, М.Ю.Рогожин. Подобная литература, как правило, описывает теоретические основы построения эффективной системы документооборота, в зависимости от вида предприятия, его масштабов и сферы деятельности. Так же существует множество статей, посвященных технологиям и основным тенденциям формирования системы документационного обеспечения деятельности компаний, авторами которых являются: Т.А.Быкова, Л.В.Санкина, Н.А.Храмцовская и др.

Новизна данной ВКР. является то, что в современном обществе стремительно развивается предпринимательская деятельность, следовательно, растет число коммерческих предприятий, а методология организации делопроизводства в таких компаниях только-только начинает складываться. Важной частью данной тематики, отраженной в выпускной квалификационной работе, становится изучение типичных существующих проблем документооборота коммерческих предприятий и предложенные пути их решения.

Практическая значимость ВКР. Основные выводы и предложения, полученные в ходе исследования, могут быть использованы в деятельности конкретной организации в целях повышения её эффективности, прежде всего при организации документационного обеспечения деятельности.

Структура работы. Выпускная квалификационная работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка используемых источников и литературы и приложений.

В первой главе прописаны теоретические основы организации документационного обеспечения деятельности коммерческой структуры, а именно: основные понятия, нормативно-правовая база и особенности делопроизводства в компании. Во второй главе приводится организационная структура и основные направления деятельности компании, а так же порядок работы с документами в ней. Третья глава содержит описание выявленных проблем в делопроизводстве компании и пути их решения. Разработанная инструкция по делопроизводству представлена в Приложении.

Документы являются одним из основных каналов коммуникации. Но деловые документы предназначены не только для делового общения, но и для юридического подтверждения прав и обязанностей сторон, подписывающих документы. Здесь важно раскрыть понятия “юридическая сила документа” и “подпись”. Первое означает свойство официального документа вызывать правовые последствия. Второе - реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица.

Умение правильно построить систему делопроизводства в организации и грамотно вести деловую документацию являются важным фактором делового успеха.

В современном мире информация играет важнейшую роль в жизни людей. Информация - сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления . Так, владение актуальной, достоверной и значимой информацией, позволяет эффективно выстраивать систему управления внутри организации и успешно вести деловые коммуникации за ее пределами. Информацию можно передавать различными способами: устно, на бумажных носителях или в электронной форме.

Так же информация может быть конфиденциальной, в частности составлять коммерческую тайну. Конфиденциальность информации - это обязательное требование не передавать информацию третьим лицам без согласия ее обладателя для лица, получившего доступ к такой информации. Коммерческая тайна - режим конфиденциальности информации, позволяющий ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду. Информацией, составляющей коммерческую тайну, являются сведения любого характера, которые имеют действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности их третьим лицам, к которым у третьих лиц нет свободного доступа на законном основании и в отношении которых обладателям таких сведений введен режим коммерческой тайны. Доступом к информации называют возможность получения и использования информации.

Для управления в организации большая часть информации передается в виде документов, чтобы обеспечить контроль исполнения, исследовать систему управления и повысить ее эффективность. Документационное обеспечение управления - это деятельность, целенаправленно обеспечивающая функцию управления документами. Документ здесь выступает не только как результат труда управленческого персонала, но и как его предмет.

Термин “документ” используется во всех сферах жизнедеятельности людей. Но понятие его отличается, в зависимости от специфики деятельности. Так, на международном уровне используется понятие, принятое Международной организацией по стандартизации (ИСО). Согласно ему, документ - это зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности. В свою очередь, носителем документированной информации является материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения и воспроизведения речевой, звуковой или изобразительной информации.

С помощью проведенного анализа основных видов деятельности компании “Евротекс” выявлены особенности ведения делопроизводства в коммерческих структурах:

1. Отсутствует обязательность принятия некоторых локальных нормативно-правовых актов в компаниях, в связи с чем возникают трудности в ведении делопроизводства.

2. В данной компании наблюдается высокий уровень организации хранения документов, так как в них может содержаться информация, составляющая коммерческую тайну и представляющая ценность для ООО “Евротекс”.

3. На сегодняшний день идет активное внедрение электронного документооборота, что позволяет быстро передавать необходимые сведения на дальние расстояния без риска разглашения информации.

Подводя итоги, можно сделать вывод, что правильная организация документооборота компании является залогом ее успешного функционирования и развития. В условиях развития рыночных отношений делопроизводство актуально и потому, что документирование является подтверждением деятельности компании.

В первой главе рассматривались теоретические основы организации документационного обеспечения деятельности в коммерческих структурах. Были представлены основные понятия и термины, относящиеся к проблеме, прописаны нормативно-правовые основы регулирования документационного обеспечения деятельности коммерческих структур и изучена организация делопроизводства в компаниях.

Во второй главе представлен анализ организации документационного обеспечения деятельности ООО “Евротекс”. Проанализирована организационная структура компании и основные направления ее деятельности, дана характеристика основных видов документов компании и их оформления, изучена организация формирования дел и их подготовка для передачи на хранение.

В третьей главе предложены направления совершенствования организации документационного обеспечения деятельности ООО “Евротекс” на основе полученного в ходе прохождения практики материала. Выявлены существующие проблемы документационного обеспечения деятельности компании и предложены пути их возможного устранения.

На данный момент в ООО “Евротекс” принята во внимание предложенная инструкция по делопроизводству, которая поможет четко организовать систему делопроизводства с наименьшими затратами времени, средств и рабочей силы. Сотрудниками, ответственными за работу с документами в компании, ведется ее доработка и совершенствование, с целью дальнейшего внедрения в качестве основного локального нормативно-правового акта, регулирующего делопроизводство.

4. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» № 149-ФЗ от 27.07.2006 г. // Российская газета. - 29.07.2006. - № 165.

5. Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 N 14-ФЗ // Собрание законодательства РФ. - 16.02.1998. - № 7. - Ст. 785.

+ еще 48 источников