«Исследование отечественных и международных стандартов в системах электронного документооборота»

Следует отметить, что потоки корпоративной информации чрезвычайно разнообразны по источникам и формам ее представления. Однако их можно условно классифицировать по форме хранения: на электронные и бумажные документы. Существуют оценки, что в настоящее время только около 30% всей корпоративной информации хранится в электронном виде (как в структурированном – в базах данных, так и в неструктурированном). Вся остальная информация (около 70%) хранится на бумаге, создавая немалые трудности при ее поиске. Тем не менее, это соотношение постепенно меняется в пользу электронной формы хранения (в частности, через развитие систем электронных архивов). По данным Delphi Consulting Group, объем корпоративной электронной текстовой информации удваивается каждые 3 года. По прогнозу того же журнала ASAP, к 2008 г. только около 30% корпоративной информации останется в бумажном виде, а 70% информации будет храниться в электронном виде. Вряд ли, конечно, когда-нибудь все документы станут только электронными, однако несомненно, что электронная форма хранения документов в перспективе будет преобладать.

Эти цифры и данные говорят только о том, что для любого предприятия или организации вопросы оптимизации документооборота и контроля над обработкой информации имеют ключевое значение. Это утверждение можно подтвердить следующими данными. По оценке Siemens Business Services, до 80% своего рабочего времени руководитель тратит на работу с информацией, до 30% рабочего времени сотрудников уходит на создание, поиск, согласование и отправку документов, каждый внутренний документ копируется, в среднем, до 20 раз и до 15% корпоративных документов безвозвратно теряется (при этом, по данным журнала ASAP, среднестатистический служащий тратит ежегодно до 150 часов своего рабочего времени на поиск утерянной информации). Существуют также оценки, что на работу с документами приходится тратить до 40% трудовых ресурсов и до 15% корпоративных доходов.

Именно поэтому эффективность управления предприятиями и организациями не в последнюю очередь зависит от корректного решения задач оперативного и качественного формирования электронных документов, контроля их исполнения, а также продуманной организации их хранения, поиска и использования. Потребность в эффективном управлении электронными документами и привела к созданию систем элктронного управления документами (СЭУД).

Надо отметить, что создание эффективных СЭУД возможно только на основе стандартов. В России стандарты СЭУДД не разработаны. Но сегодня существует большое количество международных стандартов СЭУДД. Их применение при создании и внедрении СЭУД на российских предприятиях является актуальной проблемой. Важностью использования международных стандартов СЭУД при создании систем управления электронным документооборотом, а также разработкой национальных стандартов СЭУД в России и обуславливается актуальность дипломного исследования.

Степень изученности темы. В настоящее время достаточно много публикаций, посвящённых использования стандартов в СЭУД. Данной тематике посвящены статьи Баласняна В.Э. «Электронный документооборот в ожидании стандартов», Колесника Е.Н., Райковой Е.В. «Стандартизация требований к управленческим документам», Рыскова А.И. Много статей Храмцовской Н.А. посвящены обзору стандартов СЭУД и проблемам их применения в России. Храмцовская Н.А. является членом российской гильдии Управляющих документаций.

Во ВНИИДАД 22-23 ноября 2005 года прошла Международная научно-практическая конференция «Документация в информационном обществе: законодательство и стандарты». На конференции обсуждались вопросы правового регулирования и стандартизации СУЭД, приводились примеры эффективного применения СУЭД, как в органах государственного и муниципального управления, так и на предприятиях. Материалы конференции изданы Федеральным агентством Росархив и ВНИИДАД.

Таким образом, данная проблематика является актуальной в настоящее время и активно дискутируется и исследуется, хотя литературы по данной проблеме недостаточно. Большинство международных стандартов СУЭД ещё не переведены на русский язык. Поэтому перевод международных стандартов СЭУД является актуальным в настоящее время, так как переводные издания могут вызвать интерес у специалистов по ДОУ и информационным системам.

Объект исследования – системы электронного управления документами.

Предмет исследования - стандарты, используемые в электронном управлении документами.

Цель исследования – провести анализ использования международных, национальных и отечественных стандартов в СЭУД.

Задачи исследования:

• обзор отечественных и зарубежных стандартов в области систем электронного управления документами;

• обзор СЭУД на рынке программных продуктов;

• анализ использования стандартов в ЭУД.

Методологической базой исследования послужили стандарты СЭУД, законодательство РФ, регламентирующее информационные ресурсы и их использование, а также работы российских и зарубежных авторов, посвящённые системам электронного управления документами, стандартам в области СЭУД.

Методы исследования: системный анализ, структурно-функциональный анализ.

По структуре работа состоит из введения, трёх глав, заключения и списка использованных источников и литературы.

В первой главе делается обзор основных стандартов СЭУД. Рассматриваются отечественные и международные стандарты, регламентирующие функциональные требования к СЭУД., международный стандарт по управлению документами ИСО 15489-2001, стандарты построения единой архитектуры управления электронным правительством, стандарты электронного архивирования, стандарты взаимодействия систем автоматизации ДОУ.

Во второй – делается обзор СЭУД на рынке программных продуктов: основные характеристики современных СЭУД, тенденции развития, офисных информационных систем в России.

В третей проводится анализ использования стандартов в СЭУД: поддержка международных стандартов СЭУД, поддержка отечественных стандартов СЭУД, тенденции их развития.

В заключении подводятся итоги проведённых исследований.

Управление документацией в международном стандарте рассматри-вается как часть системы управления качеством, базирующейся на тре-бованиях стандартов ИСО 9001 и ИСО 140013.

В соответствии с принципами стандартизации в Российской Федерации, закрепленными в Федеральном законе от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регулировании», международные стандарты применяются как основа разработки национальных стандартов (ст. 12). Один из таких стандартов – это ИСО 15489.

Электронные архивы стали реальностью сегодняшнего дня. Поэтому важной задачей для организаций является планирование объединения архивов и полного соответствия стандартам PDF/A вне зависимости от разрозненности, возраста и сложности используемых в настоящее время унаследованных архивных систем. Организации могут применять EMC Documentum Report Management Services и PDF/A в качестве корпоративного стандарта для снижения стоимости владения и уменьшения рисков несоответствия регулятивным требованиям.

В России разработан стандарт взаимодействия систем автоматизации ДОУ. Он разработан Гильдией управляющих документацией. Он устанавливает формат, состав и содержание электронных сообщений, обеспечивающих взаимодействие систем автоматизации документационного обеспечения управления (ДОУ). Электронное сообщение представляет собой XML документ установленной стандартом структуры и с заданным стандартом составом элементов и их атрибутов. Электронное сообщение передается из системы в систему в виде файла. Электронное сообщение в целом, так и составные его части, могут быть независимо подписаны электронными цифровыми подписями и/или зашифрованы.

Создание единой архитектуры управления документацией в рамках программ электронных правительств является актуальной проблемой СУЭД и данный вопрос разрабатывается на правовом уровне и уровне стандартов во многих странах мира.

Наиболее передовой в этой области является Австралия. Правительственные структуры в Австралии используют защищённый виртуальный интранет «Fedlink» для обеспечения безопасности при использовании Интернета, как канала передачи данных.

Среда межведомственного взаимодействия базируется на стандартах, обозначенных в стратегии «электронного правительства» Австралии, а также опирается на другие основополагающие концепции и программные документы в области ИКТ. Для организации среды межведомственного взаимодействия необходимы стандарты, которые относятся к областям безопасности, обмена данными и интегрированных услуг.

Из всех стандартов наиболее детально проработанной является Государственная концепция безопасности, которая описана в Инструкции по обеспечению безопасности. Другие направления развития, которые обеспечивают обмен данными и взаимосвязанность (наиболее широкое использование Интернет, признание XML основным стандартом передачи данных и развитие концепции интегрированных услуг) утверждаются в рамках разработки среды межведомственного взаимодействия.

Среди СЭУД класса систем управления электронным документооборотом можно выделить одну важную тенденцию – объединение функциональности различных подклассов этих систем. Точнее, поглощение системами электронного документооборота архивного типа функций других подобных систем. Очевидно, что расширение оригинального функционала на фоне достаточно успешного существования гораздо менее «способных» конкурентов, не столь важное направление, как расширение возможностей в соседние области.

Учитывая определённые подвижки в законодательном обеспечении работы с цифровыми документами (принятие федерального закона об электронной цифровой подписи, развитие ФЦП «Электронная Россия») можно с уверенностью сказать, что рынок СУЭД в России в ближайшие пять-семь лет будет одним из наиболее динамичных рынков IT-отрасли. Учитывая высокую конкурентоспособность российских разработок в сфере среднего, малого бизнеса и государственных органов, разработчики СУЭД, сумевшие сыграть «на опережение», разрабатывая свою систему, имеют неплохой шанс получить некоторую долю этого рынка.

В России созданы и успешно применяются программные продукты, реализующие перечисленные выше функции и предназначенные для автоматизации традиционного делопроизводства на основе новейших технологий с использованием электронных сетей. Современные офисные системы разрабатываются российскими компаниями на основе популярных пакетов офисных систем - Lotus Notes, DOCS Open, Microsoft Office и др.

Наиболее известными офисными программами на сегодняшний день являются: система автоматизации делопроизводства и документооборота «ДЕЛО», разработанная компанией «Электронные офисные системы»; система автоматизации конфиденциального документооборота и организации потоков работ «OPTIMA-WorkFlow», разработанная фирмой «Оптима»; система электронного документооборота и автоматизации делопроизводства компании «ИнтерТраст»; системы автоматизации делопроизводства, документооборота и управления деловыми процессами крупных организаций и предприятий на базе DOCS Open и WorkRoute, выпускаемые компанией «Весть-Метатехнология».

Национальные стандарты СУЭД в России ещё не разработаны. В России пока не существует документа, регламентирующего требования к СЭД, хотя планы его разработки существуют уже давно и работа ведется сразу несколькими организациями. Учитывая, как в последнее время обострились проблемы взаимодействия между уже существующими системами, ждать появления государственных требований к СЭД осталось недолго.

Для определения основных принципов и целей создания и применения единой архитектуры необходимо принятие документа, имеющего стратегический характер для развития единой архитектуры и определяющего: основные направления, принципы и ожидаемые результаты применения единой архитектуры; порядок взаимодействия ведомств с физическими и юридическими лицами, а также между собой.

Законодательная база единой архитектуры должна основываться на ряде существующих нормативных актов, анализе мировой практики, а также предлагать изменения существующих или принятие новых законов, подзаконных нормативных актов, а также актов, не имеющих нормативного характера: распоряжений Правительства, ведомственных актов, актов органов, управляющих единой архитектурой.

7. Федеральный закон РФ от 29 июля 2004 г. №98-ФЗ. «О коммерческой тайне».

8. Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10.02.2002 № 1–ФЗ. СЗ РФ.2002. №2.

9. Федеральный закон «О техническом регулировании» от 27.12.2002. № 184-ФЗ//СЗ РФ. 2002. № 52, Ст.- 5140.

10. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.2004. № 125- ФЗ//СЗ РФ 2004. № 43. Ст. – 4169.

11. Постановление Правительства РФ от 30 мая 2003 г. № 313. «Об уполномоченном федеральном органе исполнительной власти в области использования электронной цифровой подписи».

12. Распоряжение Правительства Российской Федерации от 27 сен-тября 2004 г. «О Концепции использования информационных техно-логий в деятельности федеральных органов государственной власти».

13. Указ Президента Российской Федерации от 01 сентября 2004 г. № 1135 «Об утверждении Положения об Управлении информационного и документационного обеспечения Президента Российской Федерации».

14. Указ Президента Российской Федерации от 12 мая 2004 года №611. «О мерах по обеспечению информационной безопасности Российской Федерации в сфере международного информационного обмена».

15. Общероссийский классификатор управленческой документации ОКУД, утв. постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 №299.

16. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения, утв. приказом Главархива СССР от 23.05.1988. №33.

17. Стандарт взаимодействия систем автоматизация документационного обеспечения управления. Гильдия управляющих документацией. 30.09.2003.

18. «ISO Standard Development: Overview of the Draft PDF/A Standard» U.S. National Archives and Records Administration

Литература и периодические издания:

1. Агапов А.Б. Основы федерального информационного права России. - М., Экономика, 2005.

2. Афанасьев Г. Статья. Электронная цифровая подпись: история только начинается. Журнал «Документооборот и Делопроизводство». 2003г.- №13.

3. Баласанян В. Статья «Автоматизация делопроизводства и электронный документ как инструмент управления организацией». Журнал «Электронные системы». 2003г. - №3

4. Бобылёва М.П. На пути к информационному менеджменту (вопросы оценки деятельности служб ДОУ в условиях автоматизации документооборота)//Делопроизводство. 1999. - №1.

5. Бачило И.Л. О федеральном законе «Об информации, информационных технологиях и о защите информации. – Доклады и сообщения на XIII международной научно-практической конференции: Документация в информационном обществе: современные технологии документооборота. – М., 2007.

6. Бутенко И.А. БОСС-Референт. – М., Росархив ВНИИДАД. 2003.

7. Вейскас Дж. Эффективная работа с MS Access. – М., Инфра-М. 2003.

8. Ермолаева Н. Статья. «Настоящее и будущее электронного документооборота» Журнал « Электронные системы» .2004г. - №9.

9. Жарчев С.Г. Система ДЕЛО как корпоративная система документооборота – М., Росархив ВНИИДАД. 2003.

10. Клевцов М.Я. Информационные системы органов государственного управления. М.,1996.

11. Кокс Д. Microsoft Outlook 98:Краткий курс. СПб. 1999.

12. Колесов А. Комплексное обсуждение проблем электронного документооборота. По материалам конференции «Электронный документооборот и документационное обеспечение управления в бизнесе».

13. Костомаров М.Н. Международные и общероссийские классификаторы информации как стандартный язык описания данных. М.:РГГУ, 2000.

14. Крайсл Б. Lotus Notes Domino 4.5. Минск. 1998.

15. Краюшкин В. Современный рынок систем PDM//Открытые системы. 2000. № 9.

16. Кузнецов И.Н. Офисная документация. – Мн. Книжный дом. 2004. – С. 365.

17. Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. М.: ВНИИДАД. 1998.

18. Майкл Дж. Д. Саттон. «Корпоративный документооборот: принципы, технология, методология внедрения».СПб.,2004г.

19. Пашков Д.В. Статья «Обзор современных систем автоматизации делопроизводства и документооборота». Журнал «Документооборот и Делопроизводство» .2004г. - №5.

20. Романов Д.А., Ильина Т.Н., Логинова А.Ю.Правда об электронном документообороте. Издательство «ДКМ - Пресс».2002г.

21. Савицкий Н. И. Технология организации хранения обработки данных. – М., Инфо-М. 2001.

22. Сапков В.В. Информационные технологии и компьютеризация делопроизводства – М., Академия. 2007.

23. Сокова А.Н. Документационное обеспечение управления – парадигма XXI века – Доклады и сообщения на Международной научно-практической конференции «Документация в информационном обществе: парадигмы XXI века. – М., 2004.

24. Сокова А.И. Делопроизводство предприятия в системе управления качеством на основании стандартов ИСО серии 9000 и стандартов России//Делопроизводство. 2001. №2.

25. Храмцовская Н.А. Разработка регламента работы с электронной почтой//Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2005. - № 11.

26. Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Международные стандарты на документацию. Переписка с зарубежными партнёрами // Секретарское дело, 1999. - № 4.

27. Шахвердов В. Статья «Цифровая подпись в системах автоматизации делопроизводства и документооборота». Делопроизводство 2003. - №2.

28. Шеян Н. Электронное развитие документооборота. По материалам международной конференции «Электронный документооборот и документационное обеспечение управления в бизнесе».

Интернет-источники:

1. Гайфулин Б. Внедрение ERP – системы: оценка окупаемости инвестиций. – h**t:/w*w. interface.r*

2. Глинских А. Мировой рынок систем электронного документооборота. h**t://w*w.citforum.r*

3. Российский рынок документооборота – НОВОСТИ С DOCFLOW 2007. h**t://eos.r*/eos/104421

4. Стандарты СЭД. Что ждёт Россию. h**t://w*w.cnews.r*, 21.04.2007

5. «Code of practice for legal admissibility and evidential weight of information stored electronically». www/ BSI.

6. «Draft Design Criteria Standard For Electronic Records Management Software Applications». h**t://jitc.fhu.disa.mil/recmgt/dod50152v3_13jun06.pdf

7. «Electronic records as documentary evidence». сайт Канадской организации стандартизации.

8. «Model Requirements for the Management of Electronic Records: MoReq Specification». h**t://w*w.cornwell

9. «NARA Guidance on Managing Web Records». h**t://w*w.archives.gov/records-mgmt/policy/managing-web-recordsindex.html

10. «Public Record Office Victoria, «Advice to Victorian Agencies PROA».h**t://w*w.prov.vic.gov.au/publications.

11. «Public Record Office Victoria, «Email as Records: Advice to Victorian Government Agencies». h**t://w*w.prov.vic.gov.au/publications/publns

12. «Records Center Operations». h**t://w*w.arma.org/ bookstore/productdetail.

13. «Requirements for Managing Electronic Messages as Records».h**t://w*w.arma.org/bookstore/productdetail.cfm.

14. «Retention Management for Records and Information». h**t://w*w.arma.org/bookstore/productdetail.

15. «Technical Report for Information and Image Management – Legal Acceptance of Records Produced by Information Technology Systems». сайт AIIM

16. «Vital Records Programs: Identifying, Managing, & Recovering Business-Critical Records».

17. ISO/TR 15801:2004 «Electronic imaging – Information stored electronically – Recommendations for trustworthiness and reliability». w*w.iso.org

18. National Archives and Records Administration (NARA) «Records Management Guidance For PKI Digital Signature Authenticated and Secured Transaction Records». h**t://w*w.archives.gov/recordsmgmt/policy/pki.html

19. National Archives and Records Administration (NARA) «Records Management Guidance for PKI-Unique Administrative Records». h**t://w*w.archives.gov/records-mgmt/policy/pki-guidance.html

20. National Archives of Australia, «Functional Specifications for ElectronicRecords Management Systems Software». h**t://w*w.naa. gov.au/recordkeeping/er/erms/ERMSspecifications. pdf

21. National Archives of Australia, «Recordkeeping and Online Security Processes: Guidelines for Managing Commonwealth Records Created or Received Using Authentication and Encryption». h**t://w*w.naa. gov.au/recordkeeping/er/Security/recordkeeping_online_security.pdf

22. Records Management Guidance for Agencies Implementing Electronic Signature Technologies.h**t://w*w.archives.gov/recordsmgmt/policy/electronicsignaturetechnology.html

23. e-government: a strategic framework for public services in the Information Age. A strategy for Information Age Government.h**t://w*w.e-envoy.gov.uk/Resources/FrameworksAndPolicy/fs/en

24. Government Online Strategy in April 2000

25. h**t: //w*w. adobe.com./products.

26. h**t: //w*w. adobe.com./products.

27. h**t://w*w.ag.gov.au/www/protectivesecurityHome.nsf/

28. h**t://w*w.cio-dpi.gc.ca/im-gi/fmi-cgi/foundation/princip/princip00_e.asp

29. h**t://w*w.fedlink.gov.au/

30. h**t://w*w.privacy.gov.au/publications/pia1.html

31. www/ standarts.com.au