«Анализ эффективности работы системы электронного документооборота»

Правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами – это важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.

Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой. Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей предприятия.

Входящие в организацию документы существуют, как правило, на бумаге (письма и факсы) и обрабатываются как бумажные документы с одновременным использованием автоматизированных функций регистрации и контроля исполнения.

Системы документооборота в Администрации Карасунского округа г. Краснодара внедрена, чтобы решать определенные задачи, стоящие перед муниципальной службой. Например, таких как:

1. Обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях.

2. Поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам.

3. Поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям. Обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности.

4. Протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление "горячих точек" в деятельности).

5. Оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля.

6. Исключение бумажных документов из внутреннего оборота предприятия. Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации.

7. Исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.

Внутренние и исходящие документы, в основном, существуют в электронном виде. Их обработка и систематизация происходят с использованием технологии Евфрат 98 в современной архитектуре клиент/сервер, что позволяет существенно упростить работу с документами и повысить качество управления организацией.

Перед отправкой исходящие документы (письма, факсы) преобразуются из электронного в бумажное представление и их обработка и систематизация производятся обычными способами.

«Евфрат» является простым электронным архивом с базовыми возможностями контроля исполнения. Разработан компанией Cognitive Technologies. Компания предлагает спектр продуктов для организаций различного масштаба – от версии для малого офиса до варианта для крупных компаний. В нашем случае речь пойдет о втором варианте, называемом «Евфрат Клиент-сервер», в котором в качестве клиентской части используется «Евфрат-Офис», являющийся самостоятельным продуктом, который может работать независимо от серверного компонента системы.

«Евфрат» построен в парадигме «рабочего стола» с папками. Документы раскладываются по папкам, которые могут иметь любую степень вложенности. Собственного хранилища файлов «Евфрат» не имеет – система хранит только ссылки на файлы или на страницы в Internet. Для хранения реквизитов документов используется СУБД собственной разработки. В комплект продукта входят утилиты, позволяющие уплотнять и архивировать базу данных этой СУБД.

Отличительной особенностью является возможность открыть и просмотреть любой документ поддерживаемого системой формата с помощью встроенной программы просмотра, правда, без форматирования и иллюстраций, что, в прочем, не составляет проблемы, так как документ можно открыть во внешнем «родном» приложении. К сожалению, «Евфрат» не дает возможности отслеживать получение и возврат документов (check-out, check-in) и хранение версий, что может усложнить

― организация делопроизводства в организации в целом и в сфере исходящей документации, полностью соответствует существующим нормам и законодательству.

― в оборудовании оперативной диспетчерской связи в Админстрации для решения данной проблемы традиционно устанавливается двустороннее соединение между ведущим селектора и опрашиваемым в данный момент (активным) абонентом, все же остальные участники (пассивные) прослушивают их разговор.

― к организационным документам относятся: учредительные документы (устав и договор); структура и штатная численность; штатное расписание; правила внутреннего трудового распорядка; положение о структурных подразделениях; должностные инструкции работникам.

Создавая рекомендации по совершенствованию составления и оформления организационно-распорядительных документов, необходимо, с одной стороны, учитывать нормативные требования к порядку ведения делопроизводства и работы с документами и, с другой стороны, необходимо пытаться автоматизировать все возможные процессы ДОУ. Это позволит добиться двойного повышения производительности и качества труда сотрудников предприятия от а) правильной организации работы с документами и б) автоматизации рутинных и требующих больших временных издержек операций, например, создание и пересылка документов. Кроме того, автоматизация уменьшает количество бумаг в организации, что косвенно также повышает производительность труда.

Автоматизация ДОУ может рассматриваться в качестве базы для общего совершенствования управления предприятием. Управление предприятием, опираясь на ДОУ как на информационную платформу, реализует следующие основные функции:

- обслуживание клиентов;

- разработка продукции;

- учет и контроль за деятельностью предприятия;

― финансовое обеспечение деятельности предприятия и т.д.

Комплексная автоматизация этих функции требует создания единого информационного пространства предприятия, в котором сотрудники и руководство могут осуществлять свою деятельность, руководствуясь едиными правилами представления и обработки информации в документном и бездокументном виде.

Для этого в рамках предприятия требуется создать единую информационную систему по управлению информацией или единую систему управления документами (ЕСУД), включающую возможности.

- удаленной работы, когда члены одного коллектива могут работать в разных комнатах здания или в разных зданиях;

- доступа к информации, когда разные пользователи должны иметь доступ к одним и тем же данным без потерь в производительности и независимо от своего местоположения в сети;

- средств коммуникации, например: электронная почта, факс, печать документов;

- сохранения целостности данных в общей базе данных;

- полнотекстового и реквизитного поиска информации;

- открытость системы, когда пользователи должны иметь доступ к привычным средствам создания документов и к уже существующим документам, созданным в других системах;

- защищенность информации;

- удобства настройки на конкретные задачи пользователей;

- масштабируемости системы для поддержки роста организаций и защиты вложенных инвестиций и т.д.

5. Государственная кадровая политика и механизм ее реализации./ Под ред. Е.В. Охотского М., 2005.