«Особенности внедрения электронного документооборота в банковской системе»

Для выполнения этой цели были поставлены следующие задачи:

1) рассмотреть понятие «электронный документооборот» и его трактовки в правоведении, сфере управления, сфере информационных технологий;

2) Разобрать процесс регулирования электронного документооборота в законодательстве Российской Федерации, начиная с Конституции РФ и заканчивая отраслевым правом;

3) Познакомиться с организационной структурой ПАО «БАНК УРАЛСИБ», рассмотреть учредительные документы ПАО «БАНК УРАЛСИБ»;

4) Познакомиться с работой системы электронного документооборота (СЭД) ПАО «БАНК УРАЛСИБ»;

5) Проанализировать процесс внедрения электронного V документооборота;

6) Разработать практические рекомендации по внедрению электронного документооборота в банковской сфере. Эти рекомендации являются конечным продуктом выпускной квалификационной работы. 

Предметом исследования является процесс внедрения электронного документооборота в ПАО «БАНК УРАЛСИБ».

Практическая значимость заключается в создании и применении рекомендаций по внедрению электронного документооборота в банковской сфере, совершенствованию работы с документами.

Научная новизна ВКР основана на месте применения электронного документооборота - коммерческом банке, чьи процессы движения документов остаются малоизученными по сравнению с другими сферами деятельности (органы государственной власти, архивное дело). В процессе написания ВКР были изучены элементы программного обеспечения в сфере электронного документооборота, выявлены системные процессы внедрения электронного документооборота, разработаны рекомендации по внедрению СЭД в банковской сфере.

Актуальность работы состоит в том, что крупные финансовые организации стали одними из пионеров развертывания СЭД (системы электронного документооборота). Причиной активной заинтересованности банковского сектора электронным документооборотом является специфика их деятельности. Постоянная необходимость создавать, обрабатывать и архивировать большие объемы документации, с обеспечением оперативного доступа к документам сотрудников банка для исполнения служебных обязанностей и работы с клиентами.

Эффективность работы банка напрямую зависит от того, как персонал у быстро и без ошибок может работать с документами. Для ее повышения руководители банков все более активно обращает внимание на системы электронного документооборота и занимается их внедрением в своих банковских системах.

Источниковая база ВКР. В процессе работы были рассмотрены, проанализированы и использованы учредительные документы ПАО «БАНК УРАЛСИБ», научные труды об электронном документообороте, официальные сайты компаний, разрабатывающие программные продукты по документообороту.

Степень изученности проблемы. Вопросу внедрения электронного документооборота посвящено не так много литературы, но достаточно много есть литературы по электронному документообороту и программным продуктам, обеспечивающим электронный документооборот.

Практическая значимость. Рекомендации, которые будут даны в выпускной квалификационной работе, могут активно применяться в банковской сфере для повышения эффективности документационного обеспечения управления.

Структура ВКР.

В первой главе будут рассмотрены теоретические основы электронного документооборота, то есть понятие «электронный документооборот» и его различные трактовки, и законодательство Российской Федерации в области электронного документооборота. Во второй главе будет проведен анализ с электронным документооборотом в ПАО «БАНК УРАЛСИБ». В первом разделе второй главы будет подвергнута подробному разбору организационная структура ПАО «БАНК УРАЛСИБ». Во втором разделе второй главы будет детально разобрана система электронного документооборота в ПАО «БАНК УРАЛСИБ». В третьей главе будет проанализировано внедрение электронного документооборота в ПАО «БАНК УРАЛСИБ» и будут представлены практические рекомендации по внедрению электронного документооборота в банковской сфере.

Правоведы рассматривают определение электронного документооборота как использование электронных документов в деловом обороте. В этом случае основное внимание фокусируется на вопросах юридической значимости электронного документооборота и юридической силе электронных документов, применении электронной подписи, использовании электронных документов в качестве доказательства в судебном процессе.

Необходимо отметить, что правоведы при определении электронного документооборота используют более широкие рамки, чем те, которые применяют документоведы, - это обращение документов не только внутри организации, но и за ее пределами. Под обращением документов за пределами организации понимается их взаимодействие с другими субъектами, где вопросы юридической силы документов особенно важны.

Специалисты в области информационных технологий связывают документооборот со следующими составляющими:

- средства и каналы доставки электронных документов,

- обмен электронными информационными сообщениями, создание и интеграция специализированных систем.

Специалисты по информационной безопасности в сфере документооборота видят свои задачи по технической защите передачи электронных документов по телекоммуникационным каналам и использованию средств криптографической защиты информации.

Специалисты в области социально-экономического управления (как государственного и муниципального, так и менеджмента организаций) отводят коммуникациям роль связующих процессов в системе управления.

В большинстве современных учебных пособий по менеджменту проблематика документальной коммуникации обозначается как специфическая область без процесса более детального ее рассмотрения. Вопросы электронных форм взаимодействия во внутренней среде организации, модификации управленческих отношений еще должны найти определенное место в современной управленческой теории и практике.

Специалисты в области социальных коммуникаций в настоящее время выделяют в качестве отдельной области современные средства электронной коммуникации, выделяя, прежде всего средства массовой коммуникации. Однако вопросы организации применения современных информационных систем в управленческой деятельности не входят в сферу их внимания.

Управленцы-практики, представители бизнеса видят в развитии и применении электронного документооборота новые возможности повышения эффективности предприятий и организаций. Иногда ими высказываются радикальные предложения, которые заключаются в полном прекращении применения бумажных документов и переводу всей деловой информации и архивов в электронный вид. Для осуществления подобных решений необходимо прописать всю процедуру такого перехода, в полной мере учесть все правовые последствия и возможные финансовые, технологические и другие риски.

Разработчики и поставщики программных продуктов для создания систем электронного документооборота, а также системные интеграторы и специалисты по управленческому консалтингу, как правило, реально оценивают сложность реализации проектов электронного управленческого документооборота .

В процессе их взаимодействия с практиками-управленцами в организациях накапливается уникальный опыт внедрения новых технологий, включая как примеры реализованных, так и неудавшихся по разным причинам проектов.

К сожалению, во многих случаях этот опыт остается в «базах знаний» самих организаций и не учитывается при внедрении электронного документооборота в организациях .

Исходя из всех выше перечисленных подходов, можно вывести следующее определение: электронный документооборот— это единый механизм по работе с документами ,представленными в электронном виде, несущий в себе концепцию «безбумажного делопроизводства».

1)Понятие «электронный документооборот» является широко применяемым в научной и профессиональной сфере. Результатом этого является большое количество трактовок;

2) Законодательство в сфере электронного документооборота находится на очень серьезном уровне разработки. Уже существует система правовых актов по электронному документообороту, начиная с Конституции РФ и заканчивая актами отраслевого права. В то же время в этой системе существуют некоторые противоречия, которые необходимо устранить.

Вторая глава рассматривала организационную структуру ПАО «УРАЛСИБ», механизм управления банком и регулирующие его учредительные документы; и систему электронного документооборота, применяемую в ПАО «БАНК УРАЛСИБ». Исходя из изложенных выше данных, можно подвести такие итоги:

1) Организационная структура ПАО «БАНК УРАЛСИБ» обладает понятностью и чёткой выстроенностью. Если исходить из принятой в науке классификации, структура ПАО «БАНК УРАЛСИБ» является линейно-функциональной. Деятельность органов управления подробно расписана в учредительных документах.

2) ПАО «БАНК УРАЛСИБ» в своей деятельности применяет несколько систем электронного документооборота в зависимости от нужд банка. Подобная практика с одной стороны позволяет проявлять больший универсализм в работе с документами, с другой стороны обременительна в экономическом плане, так как требуется большое количество затрат на обучение персонала всем системам электронного документооборота.

В третьей главе был проведен анализ внедрения СЭД в ПАО «БАНК УРАЛСИБ». Результатом анализа стали рекомендации по внедрению системы электронного документооборота. Исходя, из анализа вндрения СЭД можно сказать, что существующие этапы внедрения электронного документооборота сопровождаются рядом проблем: изменение структуры, технические изменения, сопротивление персонала и многие другие. Но нужно подчеркнуть, что эти проблемы в свою очередь не носят неразрешимого характера.

Несмотря на существующие трудности, электронный документооборот находит все более широкое применение именно потому что, эффект от него измеряется не прямой экономией ресурсов, а повышением качества работы организации. Внедрение системы электронного документооборота дает значительный экономический эффект, однако количественная его оценка является сложным процессом, так как приходится учитывать множество факторов. Экономический эффект в значительной степени определяется правильностью выбора системы и проведения процесса внедрения.

4. Таможенный кодекс Таможенного Союза. Принят Решением Межгосударственного Совета Евразийского экономического сообщества(высшего органа Таможенного Союза)на уровне глав государств от 27.11.2009 года №17//Официальный интернет-портал правовой информации. [Электронный ресурс]. М., 2005-2017. URL: http://www.pr**o.gov.ru. 03.02.2017

5. Уголовный Кодекс Российской Федерации: Федеральный закон №63-Ф3 от 13.06.1996 г. // Официальный интернет-портал правовой информации. [Электронный ресурс]. М., 2005-2017. URL: http://www.pr**o.gov.ru. 03.02.2017

+ еще 46 источников