«Совершенствование организации делопроизводства (на примере Администрации Муниципального образования городского округа Лосино-Петровский)»

Местное самоуправление – это одна из основ конституционного строя Российской Федерации, форма осуществления власти народа, альтернатива управлению местными делами «сверху». Основная задача органов местного самоуправления – это решение вопросов обеспечения жизнедеятельности населения муниципального образования.

В 1995 г. принят Федеральный закон «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», что ознаменовало начало становления органов местного самоуправления в РФ. В процессе реформ местного самоуправления были осуществление преобразования территориальных органов. С 2005 г. муниципальное управление представляет собой два уровня: муниципальный район, в состав которых входят: городское поселение, сельское поселение, городской округ. На уровне муниципальных районов находятся внутригородские территории и города федерального значения. В РФ в России около 11,7 тыс. муниципальных образований. Но половина из них были местными назначаемыми администрациями на сметном финансировании. Их нельзя было в полной мере относить к самостоятельному институту местного самоуправления. В 2015-2017 гг. шли процессы укрупнения муниципальных образований. При этом полномочия администраций поселений, в том числе по исполнению бюджета, передаются на районный уровень. Специалисты органов местного самоуправления поселений вошли в структуру районных администраций, созданы территориальные управления. На первом низшем уровне продолжат деятельность советы депутатов и главы администраций. Продолжается и процесс укрупнения поселений, слияния дотационных с наиболее обеспеченными.

Надо отметить, что основная функция администраций муниципальных образований – это осуществление управленческих процессов. Управленческие процессы обеспечиваются документационным обеспечением управления или рядом делопроизводственных процессов. В современных условиях непрекращающегося поиска наиболее эффективных форм местного управления, изменения форм и методов управленческой деятельности, роста объемов информации, развития информационных технологий, а также интеграции новых информационных технологий в традиционные делопроизводственные системы повышаются требования к качеству документационного обеспечения деятельности органов местного самоуправления, его соответствию современным требования и перспективам развития местного самоуправления в Российской Федерации.

В условия административной реформы, направленной на централизацию территориальных органов местного самоуправления, идет и централизация документооборота, сопровождающего деятельность органов местной власти, но при этом на современном этапе в условиях цифровизации управления, важным становится обеспечение доступности муниципальных услуг населению, внедрение современных систем электронного документооборота в администрациях, совершенствование ДОУ.

В связи с отмеченным, вопросы совершенствования делопроизводства в органах местного самоуправления представляют собой актуальную тему исследования для выпускной квалификационной работы бакалавра.

Объект исследования-процессы организации делопроизводства в органах местного самоуправления.

Предмет исследования- совершенствование организации делопроизводства в конкретной муниципальной администрации.

Цель исследования-анализ организации делопроизводства в администрации муниципального образования и разработка рекомендаций по его совершенствованию.

Задачи:

− проанализировать особенности делопроизводства в органах местного самоуправления;

− рассмотреть нормативно-правовую базу, регламентирующую делопроизводство в органах местного самоуправления;

− проанализировать направления автоматизации в современных СЭД;

− рассмотреть документирование деятельности в Администрации Муниципального образования городского округа Лосино-Петровский;

− проанализировать организацию делопроизводства в Администрации Муниципального образования городского округа Лосино-Петровский;

− разработать рекомендации по совершенствованию организации делопроизводства в Администрации Муниципального образования городского округа Лосино-Петровский.

Методы исследования: аналитический, структурно-функциональный, описательный.

Эмпирическая база включает документы, регламентирующие делопроизводство в Администрации Муниципального образования городского округа Лосино-Петровский.

Структура работы включает введение, три главы, заключение, глоссарий, список источников и литературы, приложения.

Во введении определяется актуальность темы, объект, предмет, цель и задачи, методы исследования, эмпирическая база, структура работы.

В первой главе рассматриваются теоретические и нормативно-правовые вопросы организации делопроизводства в органах местного самоуправления.

Во второй главе проводится анализ организации местного самоуправления на примере Администрации конкретного муниципального образования.

В третьей главе на основе проведенного анализа даются рекомендации по совершенствованию организации делопроизводства в администрации муниципального образования.

В заключении подводятся итоги исследования на основе поставленных во введении задач.

− их регистрацию;

− направление на рассмотрение;

− уведомление заявителя о направлении обращения в др. организации;

− уведомление заявителя о длительном расследовании обращения;

− передачу на исполнение;

− подготовка проекта ответа;

− контроль за исполнением обращений и выполнением принятых по ним решений;

− информационно - справочную работу по обращениям;

− текущее хранение обращений;

− анализ обращений граждан;

− подготовку и передачу обращений в архив.

Рассмотрены основные направления автоматизации ДОУ на основе известных СЭД и ХЭД, возможности автоматизации (создание АИС ДОУ) своими силами.

Анализ организации делопроизводства в администрации городского округа показал следующее:

1. Организационная структура является линейно-функциональной. В организационной структуре ДОУ основной недостаток – это отсутствие достаточной централизации отделов ДОУ в Администрации, что приводит к коммуникационным дисфункциям.

2. Документирование осуществляется на основе инструкции по делопроизводству, но в ней не развит принцип работы с документами, есть излишние (известные) формы, нет требований к осуществлению проверок состояния делопроизводства, как в аппарате администрации, так и в территориальных подразделениях и муниципальных учреждениях. Нет положения, что документы администрации, издающиеся на основе документов органов государственной власти или представительных органов местного самоуправления, должны содержать ссылку на них с указанием наименования документа, его номера, даты и заголовка.

3. Несмотря на наличие АИС ДОУ в администрации есть потенциальные возможности для совершенствования.

Разработаны направления автоматизации ДОУ в Администрации:

1. Создание электронного архива.

2. Создание дополнительных модулей АИС, автоматизирующих в в большей степени такие процессы, как: формирование номенклатуры дел; автоматизированное помещение сформированных дел в «электронный» архив; автоматизированная сортировка сформированных дел по срокам хранения; автоматизированная отправка документов по электронной почте и факсмильной связи; правильность доставки документов.

В рамках обеспечения документационно-информационной безопасности все типы носителей конфиденциальной документированной информации должны быть учтены до начала составления на них проектов черновика, вариантов и беловика будущего документа. Необходимо также вести учёт конфиденциальных носителей.

Разработаны предложения по изменению инструкции по делопроизводству, устраняющей отмеченные выше недостатки.

С целью совершенствования организационной структуры управления ДОУ предложено в рамках вертикальной ветви управления сконцентрировать службы, связанные с ДОУ, что позволит более оперативно исполнять любые делопроизводственные процессы, включая и информационно-справочные (поиск документов, документальной информации, подготовка необходимых отчетов).

Все отмеченные предложения могут рассматриваться как возможность совершенствования ДОУ и в др. муниципальных администрациях.

5 Федеральный закон "Об электронной подписи" от 06.04.2011 N 63-ФЗ//"Российская газета", N 75, 08.04.2011

+ еще 33 источника