«Роль службы документационного обеспечения управления в рациональной организации информационно-документационного обеспечения управления на примере публичного акционерного общества «башинформсвязь»»

Увеличение потоков информации в бизнесе, культуре, науке и производство диктует применение новых способов их обработки, новых информационных технологий. Документооборот, направленный на бумажных носителях, расходует огромное количество бумаги, а информация, которая поступает, менее динамична, чем электронная.

В настоящее время интерес к программному обеспечению для автоматизации работы с документами растет. Использование сети Internet позволяет автоматизировать процесс документооборота, сократить время обработки, улучшить поиск данных, обеспечить контроль исполнения. Новые технологии в этой области предоставляют полную аналитическую информацию и снижают вероятность всевозможных ошибок.

Документационное обеспечение управления - это деятельность аппарата управления, которая охватывает вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления управленческих функций.

Документационное обеспечение управления является основой технологии менеджмента, основной целью которого является обеспечение руководства информацией о состоянии дел на предприятии для принятия обоснованных управленческих решений и контроле их выполнения.

От четкости и оперативности обработки документа зависит скорость получения информации. Несвоевременная обработка документов может привести к отрицательным экономическим последствиям. Поэтому рациональной организации документооборота, быстроте и четкости обработки и передачи документов для исполнения всегда уделяется большое внимание, что определяет актуальность выпускной квалификационной работы.

Цель написания данной выпускной квалификационной работы - раскрытие роли службы документационного обеспечения управления в рациональной организации информационно - документационного обеспечения управления ПАО «Башинформсвязь».

Для достижения указанной цели в ходе исследования необходимо решить следующие задачи:

- рассмотреть регулирование вопросов документирования в законодательных актах РФ;

- разобрать проектирование рациональной организации делопроизводства;

- изучить задачи и функции службы ДОУ;

- определить значение и роль документов в процессе управления;

- выявить особенности системы управления документооборотом в ПАО «Башинформсвязь».

Объект исследование выпускной квалификационной работы - служба документационного обеспечения управления современной организации.

Предмет исследования выпускной квалификационной работы (ВКР) - организация информационно-документационного обеспечения управления ПАО «Башинформсвязь».

Степень изученности проблемы. Вопросы организации службы ДОУ изучались и изучаются различными авторами. Кирсанова М.В. определяет структуру и функции службы ДОУ организация в зависимости от штатной численности работников организации и объема документооборота. Кроме того, вопросами организационной структуры службы ДОУ организации занимались: Андреева В.А., Демушкин А.С., Кузнецов И.Н. и другие.

Новизна ВКР в том, что организация внедрения электронных документов только начинает складываться. Важной частью данной тематики, что нашло отражение в данной ВКР, становится анализ и оценка перспектив совершенствования системы документационного обеспечения управления.

Структура данной выпускной квалификационной работы состоит из введения, трех глав, заключения и списка использованных источников и литературы.

В ведение выявлена актуальность, цель, задачи, предмет, объект и новизна ВКР.

В первой главе рассматривается деятельность службы документационного обеспечения управления.

Во второй главе проводится анализ деятельности службы ДОУ ПАО «Башинформсвязь».

В третьей главе приводится нормативный регламент работы службы ДОУ.

В заключении даются основные выводы по ВКР.

Не меньше указаний на порядок документирования и видов документов содержит Трудовой кодекс. Большой раздел Трудового кодекса (III) посвящен важнейшему документу, устанавливающему трудовые правоотношения, - трудовому договору, требования к которому расписаны детально.

В Трудовом кодексе мы находим также определение и рассмотрение коллективного договора (статьи 40 - 44) и ученического договора (статьи 198-200), а также такой вид документа, как соглашение и его разновидности. В статье 66 мы находим указания о еще одном важнейшем виде документа - трудовой книжке. Трудовой кодекс перечисляет виды документов, представляемые при заключении трудового договора. В целом значительная часть Трудового кодекса освещает именно процесс документирования трудовых взаимоотношений.

Достаточно полно в законодательстве проработан вопрос использования изображений Государственного герба и гербов субъектов Российской Федерации на бланках и печатях. Прежде всего, это Федеральный конституционный закон «О государственном гербе Российской Федерации» (от 25 декабря 2000 г. № 2-ФЗ в ред. от 23 июля 2013 г.) , который, дав описание герба, указывает категории организаций, имеющих право помещать изображение герба на бланках.

Следует обратить внимание на статьи Уголовного кодекса РФ, имеющие отношение к работе с документами. Наибольшее количество интересующих нас статей касаются охраны и защиты информации. Сюда относится статья 138 «О нарушении тайны переписки, телефонных переговоров, почтовых, телеграфных или иных сообщений», которая предусматривает достаточно строгие наказания.

Учитывая повсеместное внедрение в сферу управления новых технологий на базе ЭВМ, 28-я глава Уголовного кодекса РФ целиком посвящена рассмотрению преступлений в сфере компьютерной информации.

В Уголовном кодексе РФ отдельно выделена охрана особо ценных документов. Они рассматриваются наравне с предметами, имеющими историческую, научную, художественную или культурную ценность (статья 164) .

В статье 324 предусмотрено наказание за приобретение или сбыт определенного вида официальных документов. Это документы, предоставляющие право или освобождение от обязанностей (наряду с документами в этой статье рассматриваются и государственные награды) .

Служба делопроизводства постоянно имеет дело с бланками документов своей организации, печатями и штампами. Именно в обязанности работников службы документационного обеспечения управления входит их изготовление и хранение. Поэтому каждый сотрудник должен знать и помнить статью 325 о хищении или повреждении документов, штампов, печатей.

Отдельно Уголовный кодекс РФ оговаривает наказание за подделку или сбыт документов, бланков, печатей.

Закон «О языках народов Российской Федерации», посвящён использованию языков народов Российской Федерации в работе федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления и в деятельности государственных органов, организаций, предприятий, учреждений.

Для любой организации, в которую могут обратиться граждане, важен Федеральный закон РФ от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

Порядок работы с электронными документами регламентирован в целом ряде законов. Федеральный закон от 30 декабря 2015 г. № 445-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи»». В нём дается определение электронного документа, электронной цифровой подписи и указаны условия признания равнозначности электронной цифровой подписи и собственноручной подписи. 

Рассмотрены основные задачи службы документационного обеспечения управления:

- регулирование вопросов документирования в законодательных актах РФ;

- проектирование рациональной организации делопроизводства;

- задачи и функции службы ДОУ;

- значение и роль документов в процессе управления;

- особенности системы управления документооборотом в ПАО «Башинформсвязь».

По первой главе можно сказать, что законодательная и нормативно - методическая база документирования затрагивает все отрасли Российского права, что служба ДОУ имеет множество различных функции, которые помогают решать ряд задач в делопроизводстве. Права и обязанности закрепляются за службой в целом для выполнения возложенных на нее задач и функций. Что структура службы ДОУ зависит от объема документооборота, а также отг 

По второй главе можно отметить, что ПАО «Башинформсвязь» имеет свою историю, сутью которой является развитие связи в республике, удовлетворяя запросы экономики и населения, что структура ДОУ ПАО «Башинформсвязь» имеет ряд особенностей, которые обеспечивают ведение делопроизводства в соответствии с установленными требованиями Инструкции.

В третьей главе предлагается нормативный регламент службы ДОУ, который позволяет устанавливать нормы и требования в отношении правового регулирования.

Служба документационного обеспечения управления реализует собственную деятельность на правах самостоятельного структурного подразделения. Однако в зависимости от особенностей организации и специфики деятельности предприятия по решению руководителя предприятия функции, чьи службы документационного обеспечения управления могут быть возложены на прочее структурное подразделение (отдел и группу) или специально уполномоченное должностное лицо: (делопроизводитель, помощника руководителя, секретаря и так далее) .

Целью деятельности службы документационного обеспечения травления является организация эффективного документационного )обеспечения управления деятельностью предприятия.

Говоря о службе документационного обеспечения управления были выделены ее основные задачи и функции.

К основным задачам службы (отдела) документационного обеспечения правления отнесли следующие, а именно:

- Совершенствование форм и методов работы с документами.

- Обеспечение единого порядка документирования, организации аботы с документами. 

- Построения информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормативами.

- Сокращение документооборота.

- Унификация форм документов.

- Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения управления в организации, ее структурных подразделениях.

- Внедрение новейших информационных технологий в работу с документами.

Согласно нормативным документам работники службы ДОУ по характеру труда делятся на три группы:

- руководители;

- специалисты;

- технические исполнители.

Основная функция руководителя - планирование и распределение работы, подбор и расстановка кадров, координация деятельности подразделения в целом, его структурных звеньев и отдельных сотрудников, контроль за выполнением работы.

Функции специалистов связаны с выполнением как технических и оперативных задач, так и творческих операций по анализу и обобщению информации, по разработке нормативно-методической базы делопроизводства, по подготовке организации проектов документов. Возможность устанавливать должность старшего специалиста.

Обязанности технических исполнителей сводятся к выполнению операций по передаче, фиксации, учету, доставке и хранению информации.

Структура службы ДОУ зависит от объема документооборота, а также от технологии работы с документами и может быть представлена следующими структурными подразделениями. 

Управление любой организацией или предприятием неизбежно требует создания многих видов управленческих документов. Без соответствующих документов невозможно решать задачи планирования и организации производственного процесса, финансирования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления и так далее.

Таким образом, можно сделать вывод, что организация работы с документами является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений существенно влияющей на оперативность и качество управления.

5. О Государственном гербе Российской Федерации: Федеральный закон №2-ФКЗ от 25.12.2000 http://www.g**v.ru/main/symbols/gsrf2 10.05.2017.

+ еще 36 источников