«Intranet–сайт как средство организации управленческой деятельности»

Актуальность исследования обусловлена тем, что внутрениий сайт организации повышает эффективность управленческой деятельности и обеспечивает:

• единый способ обработки, хранения, доступа к информации, единую унифицированную среду работы, единый формат документов;

• предоставление необходимой для работы сотрудников информации;

• совместную работу над задачами, мероприятиями и документами;

• оперативное взаимодействие между подразделениями;

• повышение эффективности планово-организационной деятельности.

Объектом исследования является деятельность органа управления образованием.

Предмет исследования: Интранет-сайт как средство организации управленческой деятельности.

Целью исследования является – изучение возможностей и выявление наиболее важных особенностей и преимуществ Intranet-сайта для организации деятельности орагана управления образованием.

Гипотеза исследования: использование Intranet-технологий повышает эффективность управления образованием.

В соответствии с поставленной целью в данной работе были решены задачи:

1. изучена роль Intranet-сайта в деятельности органа управлении образованием;

2. изучен программный инструментарий, применяемый для разработки и создания Intranet-сайтов;

3. определена структура в соответствии с задачами, поставленными перед органом управления образования;

4. разработано техническое задание;

5. произведено планирование сайта;

6. реализованы требования по оформлению;

7. создание сайта.

В первой главе данной работы исследуются возможности, выявление наиболее важных особенностей и преимуществ Intranet-сайта для обогащения своих страниц, а также значение интранет сайта в деятельности учреждения, в том числе в учреждении управления образованием.

Преимущества Intranet:

• это легкость и простота получения информации. Для использования Intranet-ресурсов не нужно изучать сложные программные продукты, достаточно научиться использовать Internet Explorer и «кликать» мышкой по ссылкам;

• доступ к информации через Intranet-систему значительно быстрее, чем при использовании настольных приложений.

• использование Intranet помогает решить вопросы безопасного доступа к информации.

Также в первой главе определяются основные разделы сайта органа управления.

Во второй главе разрабатывается техническое задание, которое включает общие сведения, назначение и цели создания сайта, характеристика сайта, требования к системе и сайту, Рассматривается формулировка цели создания сайта, обсуждение аудитории, требование к содержимому и внешнему виду, технические требования, технологии реализации, схема и макет сайта.

В третьей главе разрабатывается Intranet-сайт.

1.2. Внутрикорпоративный web – сайт (интранет)

Интранет (Intranet) – внутренняя сеть организации или корпорации, обладающая многими функциональными возможностями Интернет. Интранет может быть подключен к Интернет.

Основная идея Интранет-сайтов - это объединить все элементы корпоративной информации и упростить работу рядового сотрудника с ней. Доступ к Intranet осуществляется через веб-браузер, что делает интранет-системы простыми и доступными (в т.ч. финансово).

Обычно под Интранет (Intranet) подразумевают внутрикорпоративный вэб-сайт. На самом деле сайтов может быть несколько (например, у каждого отдела свой), и эти сайты могут представлять собой очень даже серьезные вэб-приложения, интегрирующие IT-инфраструктуру компании.

Как правило, Интранет используют в крупных (и особенно, географически распределенных) компаниях. Интранет может функционировать не только в одном офисе, но и объединять несколько филиалов компании, а также предоставлять доступ к корпоративному хозяйству удаленным сотрудникам (через Internet-канал). Такие распределенные Интранет-сети, как правило, используют технологию VPN для защиты от несанкционированного доступа.

Существуют 3 основных подхода к построению Интранет:

1. Корпоративные порталы - это продукты развития традиционных вэб-сайтов под управлением CMS (системы управления вэб-контентом).

2. Wiki-системы - это инструменты для простого и быстрого создания и организации вэб страничек.

3. Социальные сети - системы более ориентированные на людей и построение социальных связей между сотрудниками, чем на контент.

На данный момент функциональность порталов намного превосходит возможности wiki и социального ПО, однако, эти технологии постепенно развиваются, усложняются и так же становятся комплексными Интранет-решениями.

1.2.1. Корпоративные порталы

Корпоративные порталы настолько многофункциональны и разнообразны, что под термином «корпоративный портал» могут понимать совершенно разные вещи. От сайта, на котором выкладываются новости организации (компании) и файлы до платформы, интегрирующей корпоративные данные и приложения.

Корпоративный портал - это web-интерфейс для каждого сотрудника компании ко всему хозяйству, которое он использует по работе.

Как правило, корпоративные порталы внедряются в сравнительно больших организациях (компаниях), в которых используется несколько приложений и большое количество корпоративного контента, который хранится в разных местах.

Чтобы мозг сотрудника не взорвался в такой обстановке, для него создается персонализованный удобный сайт, с помощью которого он может взаимодействовать со всеми корпоративными приложениями, данными и другими сотрудниками.

Если раньше порталы фокусировались на контенте, то сейчас преобладает тенденция ориентации на людей. Порталы становятся похожими на социальные сети - с профайлами сотрудников, тэгами, RSS-подписками, закладками, блогами, форумами и другими социальными инструментами.

Порталы часто используются и для взаимодействия с внешними контрагентами - партнерами и клиентами, которые с помощью портала могут не только почитать новости организации (компании), но и, например, сделать заказ или поучаствовать в обсуждении проекта. Портал может включать в себя внешний сайт организации (компании) или интегрироваться с ним.

Портал, как правило, устанавливается на собственный web-сервер компании, но появляются уже и SaaS решения. Основными технологиями, которые позволяют порталам делать свое дело являются XML и Портлеты.

Основные функции корпоративных порталов:

1. Безопасный, персонализированный доступ к данным, в т.ч. с рабочего места, удаленно, и с мобильных устройств;

2. Поиск, систематизация и разметка корпоративных данных из разных источников: внутренних и внешних;

3. Хранение данных: в БД портала могут храниться документы, данные из заполненных форм, файлы и т.д.;

4. Управление RSS-потоками: чтение ленты новостей или оповещений о действиях сотрудников;

5. Управление документами и файлами: контроль версий документов, контроль доступа к файлам;

6. Управление процессами: портал подсказывает сотруднику порядок действий для утверждения документов;

7. Публикация контента самими сотрудниками;

8. Создание сайтов: сайта подразделения или сайта какого-то проекта;

9. Управление знаниями: порталы часто содержат базу взаимосвязанных страничек, создаваемых самими пользователями, на которых можно найти решение для своей задачи, не отвлекая при этом коллег. Для этого часто используется технология Вики;

10. Совместная работа: портал может как предоставлять интерфейс к корпоративному органайзеру, так и содержать свои инструменты для совместной работы;

11. Корпоративные коммуникации: мессенджер, форумы, блоги, комментарии;

12. Создание корпоративных сообществ, т.е. построение дружеских связей между сотрудниками;

13. Интеграция приложений: в паре с серверами приложений порталы служат для создания единой интеграционной платформы предприятия;

14. Единая точка аутентификации пользователя: вместо того, чтобы логиниться в каждое приложение отдельно, пользователь вводит логин и пароль только для входа в портал.

Портлеты

Портлет - это такая программка или вэб-сервис, которая служит для интеграции корпоративного портала с другим приложением, или с базой данных, или с другим порталом.

Портлеты умеют получать данные из интегрируемого приложения, обрабатывать их и формировать какой-нибудь информационный блок или модуль, который отображается на портале. Пользователь может с помощью этого блока взаимодействовать с интегрируемым приложением. Собственно, практически весь контент портала может состоять из блочков-портлетов.

Портлеты делятся на локальные и удаленные. Локальные портлеты (обычно это ява-приложения) выполняются на программной платформе портала. Удаленные портлеты (обычно web-сервисы) выполняются на удаленном сервере и передают результат работы порталу на языке XML.

Чтобы можно было создавать порталы, используя уже готовые портлеты, как кирпичики, придумали стандарт JSR (Java Portlet Specification) который обеспечивает интероперабельность портлетов для различных порталов.

1.2.2. Корпоративные Wiki

Вики (Wiki) - это система или web-сервис для быстрого создания простых сайтов без знания html. Такие сайты, как правило, используются для совместной работы в рамках проекта или отдела, а не в качестве корпоративного сайта компании (для этого используют CMS).

Wiki идеально подходит для создания базы знаний, технических заданий и подготовки различных документов, над которыми происходит совместная работа нескольких пользователей.

Фишка wiki в том, что каждая страничка имеет комментарии и систему контроля версий. Первая фича позволяет обсуждать контент странички не отходя от кассы. Вторая - контролировать, кто и какие изменения внес, и если нужно - можно вернуться к одной из предыдущих версий.

Раньше вики состояли только из таких текстовых страничек, организованных в разделы. Теперь же некоторые вики-системы позволяют создавать странички различного назначения (с помощью специальных шаблонов) - текстовые странички, электронные таблицы, файловые архивы, to-do листы, календари, блоги и т.д. Поэтому, навороченные вики уже конкурируют с корпоративными порталами и ECM-системами.

Функциональность Wiki может включать:

• инструменты для организации (папки, тэги) и поиска страниц;

• WYSIWYG редактор страниц;

• комментарии или чат;

• возможность прикреплять файлы к страницам;

• система контроля изменений и сравнения версий;

• система контроля доступа;

• профайлы пользователей;

• шаблоны для создания страниц.

1.2.3. Социальное программное обеспечение

Идея социального прогрммного обеспечения (ПО), которое иногда называют Enterprise 2.0, - использование технологий обычных социальных сетей для бизнеса.

Социальное ПО может быть как надстройкой для корпоративной системы, так и самостоятельной системой, включающей функции для управления контентом и совместной работы.

Какие функции выполняют корпоративные социальные сети?

1. Знакомят сотрудников друг с другом.

Особенно в больших компаниях сотрудники часто не знают кого как зовут, кто чем занимается и к кому обратиться по определенному вопросу. В корпоративной социальной сети у каждого сотрудника есть профайл с его именем, должностью, функциональными обязанностями. По этим профайлам можно искать и находить нужного человека.

2. Разрушают иерархические границы

Обычно высокопоставленные руководители не светят свой email и ICQ, и их телефон постоянно занят. Поэтому связь между отдаленными ступеньками иерархической лестницы практически отсутствует. Из-за этого верхи и низы живут, как бы, в разных мирах. Социальная сеть дает возможность легко обратиться напрямую к любому вышестоящему сотруднику. А для начальства - это удобный способ получить обратную связь и взглянуть на мир более реально.

3. Создают сообщество (команду)

Чем больше компания, тем меньше сотрудник к ней привязан. Он не знает, какие цели у компании и кто с ним рядом работает. Социальные сети поощряют сотрудников публиковать информацию о себе, о своих интересах для того, чтобы люди со схожими интересами внутри компании сходились и устанавливали связи. Неформальные связи привязывают сотрудников друг к другу (а значит и к компании), что способствует созданию единой команды с общей целью.

4. Предоставляют социальные инструменты для совместной работы:

1) Инструменты для публикации контента: блоги, файлохранилища, wiki, галлереи, видеосервисы.

Социальное ПО позволяет легко публиковать текст, документы, файлы, мультимедиа, которые используются для совместной работы. В традиционных системах возможность публикации контента обычными пользователями очень ограничена. Следует заметить, что большое внимание в социальных системах уделяется Авторству. Т.е. очень важным аттрибутом любого контента является его автор.

2) Инструменты для обсуждения: форумы, блоги, комментарии, отзывы.

Практически любой элемент контента в социальном ПО может быть откомментирован. Это позволяет собирать полезнейшую информацию по всей организации (компании).

3) Инструменты для организации контента: тэги, закладки, рейтинги.

Социальное ПО дает возможность каждому сотруднику присваивать тэги, рейтинговать любые элементы контента. В результате при поиске или мониторинге определенного вопроса, сотрудники получают более релевантную и важную информацию.

4) Инструменты для контроля и мониторинга: персональные RSS-потоки.

Подписавшись на персональную RSS ленту по какому-либо сотруднику, в которой появляются оповещения о всех активностях сотрудника, его руководитель или коллега по проекту может контролировать, что происходит.

Корпоративная социальная сеть

Корпоративное социальное ПО может иметь различные наборы функций, включая инструменты для коммуникаций, совместной работы и управления контентом. Однако, практически во всех системах есть 2 основных элемента: профайл и домашняя страница.

Профайл - это публичная страничка о сотруднике, на которой обычно размещена его фотография, информация о его должности, функциональных обязанностях, контактная информация, личные данные (интересы), опубликованный им контент (блог, фото, видео), а также его «друзья» - коллеги, с которыми он работает, дружит. Профайлы позволяют узнавать больше о людях, которые работают в компании и находить друзей с общими интересами.

Персонализированная домашняя страничка - это персональная страничка, которая доступна только хозяину и которую он настраивает под себя. Подразумевается, что это стартовая страничка, с которой сотрудник начинает свой рабочий день. Поэтому на нее он обычно выводит обновляемую информацию, например, актуальные задачи, запланированные на сегодня мероприятия, новости компании, RSS-обновления по проектам. Эта страничка, как правило, состоит из блоков - виджетов, которые можно как угодно комбинировать и настраивать.

Кроме этих основных элементов, корпоративные социальные сети обычно включают в себя:

• форумы;

• блоги;

• вики;

• социальные закладки;

• хостинги файлов, фото, аудио, видео;

• рейтинги, голосования, опросы;

• внутреннюю почту;

• поиск людей и контента.

1.3.Основные разделы интранет-сайтов

Интранет-сайт строится по модульному принципу. Отдельные подсистемы и их сервисы выполнены в виде функционально законченных блоков, способных работать как независимо друг от друга, так и интегрироваться в единый программный комплекс.

Все данные в системе хранятся только на сервере, для работы в системе используется стандартный интернет-браузер (MS Internet Explorer, Opera и др.).

Цели создания внутреннего сайта:

• постоянный контакт сотрудников друг с другом и между собой (всех не соберешь и даже не обзвонишь)

• большие объемы информации для сотрудников (на сайте можно размещать необходимые в работе документы).

Внутренний сайт компании можно разместить как в сети Интернет (доступ – по паролю только для работников), так и во внутренней сети компании. При этом внутренний сайт компании создается также, как и «публичный» — строгие требования к веб-дизайну, юзабилити, интерфейсу – для него остаются в силе.

Обычно на внутреннем сайте организации (компании) размещаются:

• новости организации (компании);

• инструкции, правила внутреннего трудового распорядка, другие кадровые документы;

• клиентские базы;

• объявления для всех сотрудников;

• форумы для общения сотрудников с начальством или друг с другом;

• любая другая информация, которую сочтут нужным разместить.

Функции внутреннего сайта организации (компании):

• работает рычагом внутреннего пира, поддерживает имидж организации (компании) среди сотрудников, повышает их лояльность;

• улучшает, упрощает, ускоряет работу некоторых подразделений, служит источником информации.

Функциональность ядра системы:

• редактирование страниц;

• ведение ленты новостей;

• конструктор сайта (изменение структуры сайта);

• разделение прав доступа.

Модули системы

Базовые средства системы - это основа автоматизированной Интранет-системы, которая помогает в создании и отображении на сайте неограниченного количества типовых страниц (в соответствии с утвержденными графическими эскизами). Кроме того, эти программные средства незаменимы в процессе дальнейшего сопровождения / поддержки сайта:

• Управление структурой сайта (дерево разделов, меню);

• Управление основным содержанием сайта (тексты типовых страниц);

• Формирование навигационно-адресной строки;

• Поддержка обратной связи (отправка вопросов с сайта на e-mail);

• Работа с файлами на сервере (загрузка иллюстраций, прайс-листов, ZIP-архивов и т.п.);

• Регистрация и авторизация пользователей, разграничение прав доступа к различным разделам и функциям сайта, обмен сообщениями и информационными материалами между пользователями;

• Информационная рассылка сообщений всем пользователям;

• Статистика действий пользователей.

Поиск по сайту – модуль, позволяющий посетителю находить информацию на сайте по введенным ключевым словам.

Карта сайта - модуль, формирующий страницу, содержащую ссылки на все разделы и подразделы сайта.

Версия для печати - модуль корректной печати информации. Формирует специальную версию интранет-страницы, исключающую некоторые особенности дизайна сайта, которые могут повлиять на качество и корректность ее распечатки на принтере.

Баннеры - модуль для управления баннерами, позволяет размещать на страницах интранет-сайта рекламные баннеры, разделять их на темы в соответствии с темами страниц, управлять их показом.

Лента новостей - модуль управления новостями - содержит специальные средства для публикации новостных сообщений:

• Автоматическая публикация заголовков последних новостей на главной странице сайта (и при необходимости на других страницах);

• Формирование календаря для удобного выбора списка новостей за определенный временной период;

• Возможность разделения новостных сообщений по темам или подразделениям компании, с возможностью разделения прав доступа к различным новостям.

Документы – модуль для организации файлового архива (например, внутренних документов или прайс-листов):

• Автоматическое определение и публикация даты изменения, размера документа в килобайтах, типа документа;

• Возможность разделения списка документов на категории (прайс-листы, инструкции, приказы, внутренние документы, разделение по подразделениям компании и т.п.).

Публикации - модуль управления публикациями на интранет-сайте. Модуль «публикации» во многом аналогичен модулю «новости», но с несколько более широкими возможностями. Также присутствуют темы публикаций, календарь, выборка по автору и рейтингу публикаций, список новых публикаций на сайте (либо список публикаций за выбранный период). В отличие от ленты новостей в списке публикаций отображается ее краткое содержание и иллюстрация (если есть). Пользователи могут иметь возможность оставлять свои комментарии к любой статье, голосовать за статью, что влияет на ее рейтинг.

Глоссарий - модуль управления словарем терминов:

• Автоматическое упорядочивание терминов по алфавиту (русскому и латинскому);

• Хорошее средство для продвижения сайта в поисковых системах.

Основная идея Интранет-сайтов - это объединить все элементы корпоративной информации и упростить работу рядового сотрудника с ней. Доступ к Intranet осуществляется через веб-браузер, что делает интранет-системы простыми и доступными.

Развитый Интранет имеет несколько веб-серверов: внутрикорпоративную электронную почту, телеконференции, форумы, сервисы по планированию и управлению, обработке информации и т.д. Навыки работы в Интранете полностью соответствуют навыкам работы в Интернете, т.к. по существу Интранет - это Интернет, но в несколько меньшем масштабе.

Существуют 3 основных подхода к построению Интранет:

• Корпоративные порталы - это продукты развития традиционных вэб-сайтов под управлением CMS (системы управления вэб-контентом).

• Wiki-системы - это инструменты для простого и быстрого создания и организации вэб страничек.

• Социальные сети - системы более ориентированные на людей и построение социальных связей между сотрудниками, чем на контент.

Функциональность этих порталов намного превосходит возможности wiki и социального ПО, однако, эти технологии постепенно развиваются, усложняются и так же становятся комплексными Интранет-решениями.

Интранет позволяет сотрудникам эффективно находить и использовать необходимую корпоративную информацию, оперативно получать информацию о важных событиях внутри организации и за ее пределами, организовать эффективный процесс групповой работы. В основе работы Интранет-сайта лежат Интернет-технологии, это позволяет сотрудникам организации (компании) быстро адаптироваться к появлению новой информационной системы.

Интранет-сайт – расширяемая система, при необходимости он может быть расширен новыми функциональными модулями исходя из корпоративных потребностей.

При внедрении Интранет-сайт нет необходимости полностью отказываться от уже имеющейся в организации (компании) информационной инфраструктуры. Интранет объединяет в единую информационную систему разрозненные источники разнотипной информации.

Основная функция Интранет-систем – предоставление доступа к формализованной информации и корпоративным службам, удаленным подразделениям организации (компании).

Интранет системы, являясь промежуточным звеном между локальной сетью и корпоративными системами высокого уровня, увеличивает управляемость и эффективность деятельности организации при низкой стоимости и простоте используемых технологий.

И таким образом, создание сайта в сети Интранет способствуют поддержанию имиджа организации, продвижению услуг или продукции и на сегодняшний день является одним из основных направлений деятельности организации, что повышает эффективность управления.

Тема курсовой работы практически важна, поскольку ориентирована на освоение и внедрение в профессиональную практику новых типологий Web-сайтов.

Результаты, достигнутые мной в курсовой работе, выражаются в том, что я реализовала с помощью HTML и Joomla 1.5.9. прототип Web-сайта, который наряду со многими традиционными функциональными возможностями обладает привлекательным интерфейсом, освоив его, приобрела навыки работы в этой среде.