«Анализ составления номенклатуры дел на примере публичного акционерного общества «башинформсвязь»»

Порядок в делопроизводстве предприятия гарантирует успешное прохождение внеплановых проверок вышестоящих органов. Что в дальнейшем облегчает работу предприятия и закрепляет его статус на рынке труда.

Номенклатура дел создана для облегчения работы делопроизводственного процесса. Она так же упрощает работу специально назначенных лиц, ответственных за документальную составляющую организации. Номенклатура дел, как базовая составляющая всей работы организации составляется и разрабатывается с учетом конкретного предприятия. Она учитывает функции, специализацию и особенности всех документов.

Наличие номенклатуры дел является обязательным для нормального функционирования деятельности фирмы. Делопроизводственные процессы i обязательном порядке должны быть регламентированы законодательными документами. Вся нормативная база должна регулярно просматриваться, для того чтобы исключить возможность пользования нерентабельной информацией.

Номенклатура дел систематизирует все документы, которыми владеет организация и накапливает в процессе своей работы. Документы, являющиеся неотъемлемой составляющей организации должны иметь свой срок хранения. Отведенное время для конкретного документа из общего потока документации определяются соответствующими перечнями и закрепляются в номенклатуре дел. Благодаря этому происходит их учет и дальнейшее движение.

Работа посвящена, такому важному и неотъемлемому для любого предприятия документу, как номенклатура дел. В ней рассматривается систематизированный перечень и происходит анализ его разработки.

Актуальность темы. Функционирование и жизненный цикл предприятия напрямую зависит от организации ее деятельности. В составе предприятия имеется большой поток документов, которыми она владеет. Беспорядочное их ведение ставит под угрозу дальнейшее существование организации. Для регулирования документации и предназначена номенклатура дел. Порядок в системе документационного обеспечения организации делает ее конкурентоспособной на рынке, где существуют множество предприятий схожего профиля.

Целью написания данной работы является анализ разработки номенклатуры дел, на примере конкретно взятой организации.

Для достижения указанной цели необходимо решить ряд поставленных задач:

1) рассмотреть основные понятия, относящиеся к выбранной теме и дать их четкие определения;

2) ознакомится с рядом основных нормативно - методических источников по заявленной теме;

3) проанализировать работу по составлению номенклатуры дел конкретной организации; 

4) выявить недочеты в работе организации по интересующему и изучаемому вопросу;

5) предложить пути решения недоработок предприятия и оформить их в надлежавшем порядке.

Объектом исследования является такой документ, как номенклатура дел организации.

Предметом исследования служит определенный порядок разработки документа номенклатуры дел на предприятии и его особенности составления в организации.

В ходе работы были использованы источники, которые носят законодательное закрепление. По представленной теме упор был сделан на документы, которые имеют непосредственное отношение к составлению номенклатуры дел. Такими являются правила, перечни документов, с указанием сроков их хранения, методические рекомендации и документы организации. Также была рассмотрена литература и применены электронные ресурсы по компетенции выбранного вопроса.

Степень изученности проблемы. Вопрос по составлению и разработке номенклатуры дел достаточно неплохо освещен и изучен. Имеется разнообразный пласт информации по данной теме. Утвержден и установлен ряд нормативных источников, в том числе и методического характера. Но любой вопрос, тесно связанный с законодательной базой и документами организации, имеет особенность, периодически изменятся и дополнятся. Этот факт затрудняет ход работы по освещению вопроса. Он требует особого внимания при ссылке на конкретно выбранный источник. Тщательно происходит сортировка обновляемой информации. Многие из рассматриваемых и применяемых ранее источников утратили свою силу и значимость. На сегодняшний день их использование некорректно и ошибочно.

Как было указанно выше, изменяющиеся документы по вопросу составления номенклатуры дел организации были рассмотрены в полном объеме на момент написания выпускной квалификационной работы. Новизна ее и состоит в том, что освещаемый вопрос был рассмотрен с учетом конкретного выбранного настоящего времени. И все законодательные документы, применяемые в работе, были освещены в последнем их изданием.

Практическая значимость. На практике, все результаты работы вполне применимы и адаптированы для организации, которая была выбрана примером. Номенклатура дел, рассматриваемая в работе, в любой ситуации не останется без внимания руководителя документационного отдел. Разработанная номенклатура дел составлена с учетом всех особенностей конкретной организации и может быть реализована ей. Также при необходимости номенклатура может применятся и для предприятия со сходными функциональными и документационными особенностями.

Так же работа может использоваться и применятся для того чтобы подготовить специалистов по профилю документационного обеспечения.

Структура данной работы. Данная работа состоит из введения, 3 глав, заключения, списка источников и литературы. Так же работа имеет приложение по освещаемой теме.

В первой главе раскрываются базовые понятия по рассматриваемой теме, дается общее представление о номенклатуре дел и порядке ее составления, указываются закрепленные виды. Также она освещает правовую базу, использованную для разработки систематизированного перечня организации.

Вторая глава полностью посвящена организации, которая была выбрана примером для написания данной работы. Здесь рассматривается исторический аспект самого предприятия вплоть до сегодняшнего времени. Указывается этап становления организации и освещается ее профильный состав. Также анализируется особенность составления номенклатуры дел в самой организации. Учитываются особенности выбранного предприятия. Его функциональный состав, и состав набора документации. 

На основе аналитической работы в третьей главе делаются определенные выводы и вносятся дополнения рекомендательного характера. Выходной продукт по итогам проделанной работы освещается, так же в завершении проделанной работы по выбранной теме.

Для представления о номенклатуре дел необходимо обратиться к источникам, которые дают определения и утверждают их. Так в ГОСТе Р 7.08-2013 говорится о том, что номенклатура дел - это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указаниями сроков их хранения, который оформлен в установленном в порядке . Из данного термина следует, что необходимо раскрыть еще ряд понятий. Для этого обратимся к методическим рекомендациям, которые определяют дело, как совокупность документов или документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку и имеющих единые сроки хранения . Для того чтобы дело стало составной частью номенклатуры организации нужно его сформировать. Отсюда рассмотрим следующий термин. Формирование дела — это группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация 3 внутри дела .

Основу любой организации составляет весомый объем ее документов. Вся деятельность и процесс работы на предприятии зафиксированы на носителе информации. Документы играют важную роль в предоставлении необходимых сведений для работников конкретной организации и круга лиц, которые нуждаются в ее услугах.

По истечении времени любая, какая бы то ни было информация становится нерентабельной, т.е. утрачивает свое первоначальное функциональное назначение. Такие документы остаются на хранение в организации еще на определенное время. Это делается для того чтобы, при необходимости, за существенно короткое время их можно было найти. В работе предприятия в любой момент может понадобиться использовать документ, который выполнил свою роль и потерял свежесть. Специально для этого такие информационные источники нужно упорядочить и сформировать в дела.

Чтобы верно сгруппировать дело, которым можно с легкостью и без затруднений воспользоваться, необходимо структурировать объемную часть документного потока, которым владеет организация. Для этого документы разделяют на группы, которые имеют разные сроки хранения.

Специализированным справочником, который дает возможность определить, как и в каком порядке будут располагаться документы в деле, является номенклатура дел.

Для наглядности рассмотрим содержательную часть номенклатуры дел. То есть ее примерное оформление или вернее всего то, из чего она состоит. Конкретнее углубимся в графы, которые являются неотъемлемой частью перечня.

Форма номенклатуры дел:

1) индекс дела;

2) заголовок дела;

3) количество дел;

4) срок хранения, № статей по перечню;

5) примечание .

Графа 1: индекс дела - это цифровое или буквенно-цифровое обозначение дела в соответствии с номенклатурой дел организации.

По правилам, индекс необходимо присвоить абсолютно каждому делу, которое включается в номенклатуру дел. Он основывается и состоит из набора арабских цифр. Первое - это обозначение структурного подразделения данной, конкретно упоминающей организации или деятельности, на которую она направлена. Второе - это номер дела по порядку в номенклатуре дел в подразделении или в целом в организации.

Индексирование должно быть зафиксировано в обязательном порядке в основных нормативных документах организации. Таковыми являются, например инструкции по делопроизводству или стандарты, которые регулируют делопроизводство предприятия.

Один и тот же индекс может присваиваться и обычно практикуется для обозначения дел с однотипным содержанием. Это происходит в большинстве структурных подразделений.

Такое проставление индекса дел делает проще работу по поиску необходимой документации и упрощает также учет, экспертизу ценности и формирование дел.

Графа 2: заголовок дела - это краткое обозначение сведений о составе и содержании документов дела .

Когда составляется заголовок важным правилом, которым необходимо руководствоваться, является то, что оглавление несет четкую информацию о деле. Заголовок должен отражать содержание документов, которые в него входят, а также их состав.

Элементы заголовка:

1) название вида документа;

2) название вида дела;

3) название автора документов дела;

4) название организации, от которой будут получены документы или которой будут адресованы документы;

5) краткое содержание документа;

6) название местности, с которой связано содержание документов дела;

7) даты содержания документов дела.

Номенклатура занимает одно из важнейших мест в процессе работы организации. Она является одним из основных документов предприятия. Благодаря номенклатуре дел документы компании хранятся в виде упорядоченного перечня.

Компания, которая была выбрана для изучения разработки номенклатуры дел, предоставила к рассмотрению необходимые правовые источники. По которым были сделаны выводы. В работе упомянута историческая часть выбранной организации. Ее работа на протяжении всего периода существования частично освещена во второй главе выпускной квалификационной работы.

Произведен анализ разработки номенклатуры дел ПАО « Башинформсвязь» с учетом функциональной специфики. Документы, разрабатываемые в компании характеры для выбранной организации. В связи с ее рабочим профилем существуют и специфические виды документов, которые включаются в номенклатуру дел. Освещена индексация, разработанная компанией, для удобного пользования документной базы всей организации, и ее структурных подразделений. Проанализирован порядок составления номенклатуры дел. 

Своевременное принятие решений по вопросам организации и их правильность напрямую зависят от того, насколько правильно оформляется номенклатура дел в компании.

Номенклатура дел отражает учет всей организационной деятельности. Дает представление о компании в совокупности. Включает в себя всю документационную составляющую компании. Номенклатура ранжирует и упорядочивает большой поток документов общества.

Ведение номенклатуры дел предписано законами. Регламентировано надлежайщее составление и разработка систематизированного перечня. Предоставлены образцы ведения и заполнения номенклатуры дел. (Приложение 2). Допускается применение нормативных документов организации с опорой на законодательство.

Для того чтобы создать номенклатуру дел, которая будет функционировать в определенном предприятии, необходимо изучить и рассмотреть документацию, которой владеет компания. Это все документы организационного характера. Обратится к методическим рекомендациям по составлению систематизированного перечня. Применить законы, нормативные акты, перечни и правила. Создать свои нормативно - правовые документы, с учетом уже узаконенных принципов и правил.

Чтобы обеспечить максимальную сохранность документов организации необходимо их упорядочить. Это в последующем обеспечит быстрый поиск документов. Так же создаст методическую основу для рационального расположения документов организации. В делопроизводстве предприятия необходимо вести систематизацию большого количества информационных носителей. Располагать документы в порядке их значимости и ценности. Отсеивать документы, которые стали нерентабельны для организации. Их существование не приносит первоначального функционального назначения.

Номенклатура дел является сложным документом. Чтобы законодательно правильно ее составить необходимы компетентные, специально назначенные, специалисты документационного обеспечения. 

Есть компании и организации, которые не имеют в штате сотрудников специально подготовленных работников, чья узкая специализация не предоставляет возможности владеть необходимой информацией для составления и разработки номенклатуры дел. В таком случае такие организации имеют право обратиться за помощью к архивным учреждениям, которые окажут помощь в решении данной проблемы. То есть номенклатуру дел, при определенных обстоятельствах можно заказать на хозрасчетной основе.

Обязательный документ координируется документационной службой. Составляется для организации ее филиалов и структурных подразделений по образцу. Включает изучение комплекса документов, их систематизацию и упорядочение.

В номенклатуре дел отражена учетная деятельность организации или предприятия. Поэтому предписано законами правильное ее ведение службой документационного обеспечения.

Одной из основных ценностей номенклатуры дел является то, что ее наличие способствует составлению других документов организации. С опорой на информацию, которая содержится в номенклатуре дел, составляются описи организации. Описи временного и постоянного хранения. Номенклатура дел является основным учетным документом организации. В номенклатуру включаются все заголовки дел, которые отражают деятельность предприятия.

В работе рассмотрены этапы составления номенклатуры. Графление номенклатуры дел изучено и поэтапно описано. Ее основная часть состоит из 5 граф. В первой прописывается индексация. Вторая графа отведена заголовку дел. Заголовки располагаются в связи со статусом документа. Отдельно взятый вид информационного носителя располагается с учетом важности для организации. Третья графа предоставлена содержанию данного дела. В соответствии с перечнями заполняется графа 4. Она указывает на количество времени, отведенное документу. То есть здесь указывается срок хранения дела. Пятая графа называется примечание. Здесь вносится дополнительная информация о документе.

В работе описан каждый этап по составлению номенклатуры дел. Начиная от подготовительных операций, заканчивая утверждением и вводом номенклатуры дел в делопроизводственный процесс компании.

Правовая база, касающаяся составления и разработки номенклатуры дел рассмотрена и представлена. Используемые материалы при написании даны с изменениями на период текущего года.

Таким образом, данная работа представляет аналитический аспект разработки номенклатуры дел, с обращением к конкретной организации. Подводя ее итог, можно сказать, что номенклатура дел необходимый и важный документ для организации и всей ее работы. Вся документация компании сосредоточена в одном документе организации. Упорядоченные документы и правильное их ведение служат для реализации оперативности всех протекающих организационных процессов копании. Все это позволяет успешно выполнять функции компании. Номенклатура дел включает в себя все документы, которыми владеет организация. Позволяет производить их учет и оценку состояния делопроизводственного процесса. Номенклатура дел фундаментально закрепляет и несет в себя информативную базу компании. Ее наличие является обязательным в любой организации и на любом предприятии.

5. ГОСТ ИСО 15489 - 1 - 2007 «Система стандартов по информационному, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования». // Официальный интернет - портал правовой информации, http://www.pra**.ru. 15 марта 2017.

+ еще 35 источников