«Особенности организации электронного документооборота на примере министерства внутренних дел российской федерации»

В процессе деятельности органов внутренних дел создаются и используются разнообразные документы, раскрывающие, регулирующие и определяющие многообразные связи и взаимодействие между подразделениями Министерства внутренних дел. В современных организациях происходит широкий обмен информацией, объем которой в последние годы увеличивается. Сотрудники подразделений полиции должны знать основы делопроизводства и обладать навыками по составлению и оформлению документов. Объем знаний по документированию у разных категорий работников различен, но знание общих требований к документам и порядку работы с ними обязательно для каждого сотрудника.

В связи с усложнением структуры и содержания информационных ресурсов, взрывным ростом их объема возникла необходимость упорядочения потоков информации, установления необходимого и достаточного количества видов документов, исполняющих роль информационного обеспечения функций управления.

Непрерывный рост объемов документации, все более широкое применение электронно-вычислительной техники при обработке информации, использование небумажных носителей и другие объективные факторы приводят специалистов к выводу о необходимости автоматизации делопроизводства и переходу к электронному документообороту.

Несмотря на высокие темпы развития информационных технологий, не везде электронные документы применяются в управлении. Кроме общих (технических, технологических и др.) причин, недостаточное применение электронной документации усугубляется рядом факторов, создающих препятствия для широкого внедрения и эффективного использования электронных документов в организациях.

К числу таких негативных факторов относятся:

- несовершенная нормативная правовая база, не всегда учитывающая возможности современных информационных технологий;

- недостаточное развитие информационных технологий в области управления;

- неготовность сотрудников органов внутренних дел к применению эффективных технологий делопроизводства;

- недостаточный уровень подготовки кадров в области использования информационных технологий.

Тем не менее, процессы перехода к электронному делопроизводству активно идут на всех уровнях управления.

Целью написания данной выпускной квалификационной работы является изучение основ делопроизводства в органах внутренних дел, его особенности, внедрение системы электронного документооборота.

Для достижения поставленной цели предлагается решить ряд задач:

1. Рассмотреть особенности делопроизводства, его виды и обязанности сотрудников органа внутренних дел;

2. Изучить нормативные основы внедрения электронного и традиционного документооборота с соблюдением особенностей органа внутренних дел;

3. Рассмотреть этапы и процесс внедрения электронного документооборота;

4. Проанализировать оценку эффективности электронного документооборота;

5. Разработать рекомендации по улучшению делопроизводства в отделе делопроизводства и режима Министерства внутренних дел.

Объект исследования - система электронного документооборота в органах внутренних дел, в том числе система межведомственного электронного документооборота.

Предмет исследования - особенности делопроизводства и систем электронного документооборота в органах внутренних дел с учетом актуальной нормативно-правовой базы.

Источниковая база ВКР. В ходе работы был использован широкий круг источников: изучены труды авторитетных специалистов в области документоведения, использованы многочисленные периодические публикации в журналах "Труды академии управления МВД России", "Секретарское дело", "Делопроизводство" и прочие. Издания и статьи, использованные для написания работы, написаны на основе действующих законодательных и нормативно-методических актов, новейшей и базовой литературы. Выпускная квалификационная работа выполнялась по материалам, собранным в период преддипломной практики. Были проанализированы и использованы законодательно-правовые акты, нормативно-методические документы, научная литература, и периодические издания, включая интернет-издания и электронные материалы.

Степень изученности проблемы. В целом, вопросам внедрения электронного документооборота посвящено не много литературы, однако существуют пособия, а также научно-исследовательские статьи, посвященные данной теме.

Ю.М.Кукарина подробно характеризует нормативную базу, затрагивающую вопросы формирования понятий "электронный документ" и "электронная подпись" . Автором рассматриваются первые нормативно-правовые и методические документы об электронном документе, понятие "электронный документ" в законодательных актах и Федеральный закон об электронной подписи.

Теоретические и прикладные проблемы информационного права и правового обеспечения информационной безопасности в органах внутренних дел исследовались И.Л.Бачило, В.А.Герасименко, А.В.Заряевым, В.А.Копыловым, В.Н.Лопатиным, А.А.Шиверским и другими учеными. Автор А.В.Бадьина отмечает особенности автоматизации документооборота, обозначает наиболее типичные пути осуществления этого процесса и перспектив развития рынка систем электронного документооборота.

Автором С.Л.Кузнецовым рассматриваются вопросы разработки автоматизированной системы регистрации документов. Обозначен ряд проблем, связанных с внедрением автоматизированных систем ДОУ. Обращено внимание на обязательность участия служб ДОУ во внедрении компьютерных технологий, значение технического задания и разработки общегосударственных законодательных и нормативно-методических актов по автоматизации ДОУ.

Таким образом, можно сделать вывод, что авторы различных статей, рассматривают множество аспектов проблемы внедрения электронного документооборота на современном предприятии. Одни из них делают акцент на проблемах, возникающих на каждом отдельно взятом этапе внедрения ЭД, другие подчеркивают, то насколько важно верно определить систему, которая будет необходима органах внутренних дел.

Новизной данной ВКР является то, что методология организации внедрения электронных документов только-только начинает складываться. Это обусловлено, прежде всего, тем, что даже традиционный (бумажный) документооборот в органах внутренних дел сейчас немыслим без автоматизации и использования электронных документов.

Практическая значимость ВКР. Результаты, полученные в ходе исследования, содержат в себе рекомендации по улучшению нормативного регулирования электронного документооборота, а также способы улучшения обучения сотрудников в органах внутренних дел.

Структура данной работы состоит из введения, трёх глав, заключения и списка использованной литературы и источников.

Первая глава включает три параграфа с общими теоретическими вопросами, касающиеся делопроизводства в органах.

Вторая глава состоит из двух параграфов и содержит в себе разбор системы электронного документооборота и развернутое описание защиты информации и электронной подписи.

Третья глава из двух частей - посвящена анализу проблем и пути их решения в виде рекомендаций.

Состояние делопроизводства в органах внутренних дел во многом отражает уровень профессионализма его сотрудников, сложившийся стиль его работы. Одновременно оно оказывает позитивное или негативное воздействие на функционирование всей системы. Нерациональное документационное обеспечение управления образует большие экономические и организационные издержки .

Документ - совокупность информации и соответствующих реквизитов, созданных государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот органа внутренних дел .

Основным назначением документа являются фиксация и сохранение необходимой информации. Так, документы, составляемые в органах внутренних дел, содержат информацию об оперативной обстановке, о результатах деятельности отдельных служб и подразделений, о лицах, совершивших правонарушения, скрывшихся от суда и следствия и т.д . Информация, будучи зафиксированной, в документах, неоднократно используется сотрудниками ОВД при анализе возникающих проблем, разработке и осуществлении мер по их разрешению.

Рассматривая значение документов в управленческой деятельности ОВД, можно сказать, что они являются формой реализации всех функций процесса управления. Например, планирование внешне выражено в составленном плане работы органа для подразделения. Осуществление такой функции процесса управления, как контроль, заканчивается обычно составлением акта и справки о проверке, отчета о выполненной работе и т.д. Документы, составляемые в ОВД, являясь одним из средств связи ОВД между собой, с другими органами, организациями и гражданами, выполняют также коммуникативную функцию. Так, посредством служебных писем сотрудники ОВД запрашивают из других органов и организаций, необходимую информацию, направляет им предложения по устранению условий, способствующих совершению правонарушений, сообщают гражданам о решениях, принятых по их заявлениям и т.д.

Юридическое значение документов, составляемых в ОВД, состоит в том, что они являются средством официального удостоверения и юридического доказательства действий, событий, состояний, имеющих юридическое значение. Например, составленный работником полиции протокол об административном правонарушении фиксирует имеющую доказательственное значение информацию об обстоятельствах проступка, о личности правонарушителя.

Способность документов служить юридическим доказательством обуславливает возможность контроля законности и эффективности деятельности ОВД (их подразделений и сотрудников) посредством изучения составляемых ими документов. Так, при изучении документов, содержащих сведения о расстановке сил и средств, о результатах их использования, могут быть сделаны выводы об эффективности деятельности органа.

В зависимости от того, при осуществлении какого из направлений деятельности ОВД, создаются документы, которые подразделяются на следующие виды:

- управленческие (организационно-распорядительные);

- оперативно-розыскные;

- уголовно-процессуальные;

- административно-процессуальные.

Управленческие (организационно-распорядительные) документы создаются в процессе внутриорганизационной деятельности ОВД.В зависимости от назначения они, в свою очередь, подразделяются: на распорядительные, отчетные и документы общего характера.

Распорядительные документы - письменные правовые акты управления (приказы, инструкции, указания, планы и другие).

Отчетные документы содержат информацию о выполнении заданий, поручений, запланированных мероприятий (отчет о работе, рапорт или докладная записка, справка и другие).

Группа документов общего характера включает разнообразные документы по различным вопросам деятельности органа, подразделения (акт, протокол, служебное письмо, телеграмма и другие).

Порядок оформления оперативно-розыскных документов и правила работы с ними устанавливаются ведомственными нормативно-правовыми актами МВД РФ.

Использование систем электронного документооборота имеет важное значение для оптимизации внутренних процессов организации, оперативного доведения информации до исполнителей, улучшения взаимодействия подразделений и отдельных исполнителей в процессе работы с документами, контроля исполнения документов и поручений, поиска информации и определения стадии исполнения документов и их местонахождения. То есть, в конечном счете, способствует более оперативному и качественному решению вопросов, которым посвящен документооборот в органах внутренних дел.

Для документационного обеспечения управления в органах внутренних дел особую роль имеет системность нормативно-правового регулирования. Задачи, которые решает делопроизводство в системе МВД России, должны соответствовать, с одной стороны, специфике оперативно-служебной деятельности, а с другой - общим принципам демократизации и защиты, прав человека в современном обществе. Проведение такой политики в системе органов внутренних дел обеспечивает неукоснительное соблюдение принципов гласности и законности, установленных в Законе "О полиции".

Открытость и доступность информации, содержащейся в ведомственных документах, является одной из конституционных норм и принципиальным положением Федерального закона "Об информации, информатизации и защите информации". Одновременно в деятельности органов внутренних дел недопустимо нарушение положений Закона Российской Федерации "О государственной тайне". Соблюдение данных требований в практической деятельности органов внутренних дел воплощается в задачах, которые призваны решать секретариаты. Эти сложные и ответственные задачи требуют постоянного контроля со стороны руководящего состава органов внутренних дел, в том числе тщательной нормативной регламентации отдельных аспектов работы секретариатов и канцелярий, а также должностных обязанностей работников этих структурных подразделений органов внутренних дел.

Но системы электронного документооборота в ряде случаев не координируются Федеральными законами или Приказами, а также методической документацией. Отсутствуют законы, по-настоящему уравнивающие в правах бумажные и электронные документы.

В условиях электронного документооборота требуется гораздо меньше затрат на перестройку документооборота при изменении внешних условий, например требований по изменению формы отчетности.

Введение СЭД позволяет снизить количество служб, занятых работой с документами (курьеров, канцелярских работников и т. п.).

В целях формирования современной информационной инфраструктуры, предоставления на ее основе качественных услуг и обеспечения высокого уровня доступности для населения информации и технологий Министерство внутренних дел Российской Федерации проводит значительную работу по созданию на принципиально новом уровне единой системы информационно-аналитического обеспечения деятельности МВД России.

Когда заходит речь о безопасном документообороте информационной безопасности, то обычно имеются в виду вопросы защиты систем электронного документооборота и соответствующих каналов связи от преступного вмешательства, именно поэтому в деятельности МВД есть такое решение, как Электронная подпись с дополнением "Рутокен".

Конечно, сегодня органы исполнительной власти находятся далеко не на завершающей стадии внедрения электронного документооборота. Предстоит решить еще многие проблемы организационного, нормативно-правого, кадрового и технического характера.

Для их решения потребуются скоординированные совместные усилия сотрудников органов внутренних дел и их отделов делопроизводства: документоведов, архивистов, специалистов по IT-технологиям, юристов. Тем не менее, очевиден тот факт, что органами власти в разрешении такой сложной системной проблемы, как эффективное управление документацией в информационном обществе, выбран верный вектор движения.

Таким образом, информационные технологии должны выступать в качестве катализатора, благодаря которому органы внутренних дел перейдут на новый уровень взаимоотношений с населением, а также способом установления контакта путем межведомственной электронной связи.

5. Об обязательном экземпляре документа: Федеральный закон № 77- ФЗ от 29.12.1994 г. // Собрание законодательства РФ. 02.01.1995. № 1.

+ еще 54 источника