«Современные стандарты, применяемые в сфере доу»

Усиление юридической силы документов повышает актуальность исследований в сфере их управления. Регламентация и управление выступают основными организационными формами регулирования создания и функционирования систем документации. Системы управления документацией повышают эффективность управленческой деятельности при использовании технологий классической исполнительской дисциплины и современного регулярного менеджмента и проектного управления. Стандартизация в различных организациях регламентов и процедур управления всеми документами призвана обеспечить эффективный доступ к содержащейся в документах информации и защиту документов.

Цель работы – изучить сущность стандартизации в области управления; рассмотреть современные стандарты, применяемые в ДОУ.

Оформление документов регламентируется стандартами для придания им юридической силы, а также для удобства работы с ними. Стандарт описывает типовой образец, которому должны соответствовать документы, системы и технологии. Область действия стандартов и их содержание определяются государственными органами управления. В соответствии с законом «О стандартизации» государственные стандарты принимает Госстандарт.

Ниже приведены основные стандарты в области делопроизводства:

– ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

– ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;

– ГОСТ Р 50922-96 «Защита информации. Основные термины и определения»;

– ГОСТ 6.10.4-84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения»;

– ГОСТ 6.10.5-87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца»;

– ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования»;

– ГОСТ Р 34.10-2001 «Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи».

Система документооборота организации должна:

- служить главным источником информации обо всех документируемых действиях в организации;

- охватывать все документы и информационные ресурсы организации;

- отражать (в схеме систематизации документов) деловые процессы всей организации и ее филиалов;

- защищать документы организации и их носители от несанкционированных действий по отношению к ним.

Стандартизация в России осуществляется в соответствии с принципом добровольного применения документов в области стандартизации (см. ст. 12 Федерального закона от 27.12.2002 №184-ФЗ «О техническом регулировании»). Таким образом, строго говоря, ГОСТы не обязательны к применению, и следовать им или нет, компания решает сама. Однако это совсем не означает, что для делопроизводства коммерческих организаций нет вообще никаких правил. Они могут и должны быть установлены как федеральными или отраслевыми нормами, так и локальными нормативными актами компании.

Делопроизводство или система документооборота, распространяется на практическую деятельность как лиц, управляющих документами, так на любых других лиц, создающих или использующих документы в ходе деловой деятельности. Управление документами в организации включает следующие задачи: принятие политики или стандартов в сфере управления документами; распределение ответственности/полномочий по управлению документами; установление/распространение процедур, руководящих указаний; предоставление ряда услуг, относящихся к управлению документами (делопроизводству), их использованию; интегрирование управления документацией в системы деловой деятельности.

Стандарты должны устанавливать требования к основным свойствам объекта стандартизации, которые могут быть объективно проверены, включая требования, обеспечивающие безопасность для жизни, здоровья и имущества, окружающей среды, совместимость и взаимозаменяемость. Объективная проверка требований к продукции осуществляется, как правило, техническими средствами измерения (приборами, методами химического анализа). Объективная проверка требований к услугам может осуществляться также с помощью социологических и экспертных методов. В качестве объективного доказательства используются сертификаты соответствия, заключения надзорных органов.

Как известно, стандарты моделируют реально существующие закономерности в хозяйстве страны. Однако научно-технический прогресс вносит изменения в технику, в процессы управления. Поэтому стандарты должны адаптироваться к происходящим переменам. Динамичность обеспечивается периодической проверкой стандартов, внесением в них изменений.

В заключение хочется сказать, что стандарты в области управления документами необходимы, и самое главное заключается в том, что они помогают нашей стране догонять мировых лидеров в деле построения электронного правительства и информационного общества.

5. Кузнецов, И. Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство: учебник для бакалавров / И. Н. Кузнецов. – М.: Издательство Юрайт; ИД Юрайт, 2012.

6. Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. М.: Издательский дом МЭИ, 2010. С. 35.

7. Митченко О.Ю. Международные стандарты ИСО в сфере информации и документации // Секретарское дело. 2005. № 2; С. 57.

8. Храмцовская Н. А. Актуальные проблемы современного делопроизводства и документооборота // Секретарь – референт. – 2010. - № 5. – С. 17-20.

9. Янковая В. Ф. Система делопроизводства в организации: важные вопросы // Секретарь – референт. – 2010. – № 10. – С. 17-23.