«Учет расчетов с подотчетными лицами ооо «альтоком»»

Предметом исследования данной работы является порядок учета расчетов с подотчетными лицами организации.

Целью выпускной квалификационной работы является рассмотрение теории и практики ведения бухгалтерского учета расчетов подотчетными лицами организации на примере ООО «Альтоком».

Для достижения поставленной цели в выпускной квалификационной работе необходимо решить следующие задачи:

1. исследовать правовые основы и нормативное регулирование расчетов с подотчетными лицами в организации;

2. раскрыть теоретические аспекты организации расчетов с подотчет-ными лицами на предприятии;

3. рассмотреть порядок бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами в организации;

4. дать экономическую характеристику ООО «Альтоком»;

5. провести анализ финансово-хозяйственной деятельности исследуе-мого предприятия;

6. рассмотреть практику ведения бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами на примере ООО «Альтоком»;

7. разработать рекомендации по улучшению бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.

Расчеты с подотчетными лицами в организациях имеют особую акту-альность. Эти расчеты позволяют увеличить оборачиваемость сырья и материалов, а в конечном итоге и денежных средств, позволяют установить деловые связи с другими организациями, расширять рынок сбыта своей продукции, работ, услуг.

Объектом исследования выпускной квалификационной работы является деятельность ООО «Альтоком». Предметом исследования являются экономические отношения, складывающиеся в процессе ведения бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.

Во введении выпускной квалификационной работы рассмотрена актуальность рассматриваемой темы, объект, предмет исследования, а также задачи, стоящие при написании выпускной квалификационной работы.

В первой главе приводятся цели, задачи, документы и нормативно-правовое регулирование учета расчетов с подотчетными лицами на предприятии, рассмотрена организация данного вида расчетов, приведен состав первичных документов и учетных регистров.

Во второй главе выпускной квалификационной работы проводится анализ финансово-хозяйственной деятельности ООО «Альтоком», приводится общая характеристика предприятия, анализ статей баланса, отчета о финансовых результатах, расчет показателей финансовой устойчивости, оценка вероятности банкротства, а также выводы и рекомендации по проведенному анализу.

В третьей главе разработаны предложения по совершенствованию учета расчетов с подотчетными лицами путем внедрения изменений бухгалтерского учета и усиления контроля выбывающих в командировку работников.

В заключении излагается суть проделанной работы, подводятся итоги и выносятся основные выводы и результаты проведенного исследования в обобщенном виде.

Период исследования выпускной квалификационной работы 2015-2017 гг.

Базой для написания работы послужили монографические и периодические публикации, законодательные акты, а также работы отечественных ученых и специалистов по исследованию бухгалтерского учета организаций.

Теоретической и методологической основой написания работы являются нормативные документы по ведению бухгалтерского учета и отчетности, учебная литература и финансовая отчетность ООО «Альтоком».

В таблицах 1 – 4 приведены четыре уровня нормативного регулирования, включающие основные правовые документы, регламентирующие расчеты с подотчетными лицами.

В таблице 1 приведены основные нормативно-правовые акты, устанавливающие единые правовые и методологические нормы организации и ведения расчетов с подотчетными лицами. Первый (законодательный) уровень системы нормативного регулирования составляют Федеральные законы, постановления Правительства РФ.

Таблица 1 - Законодательный уровень нормативного регулирования учета расчетов с подотчетными лицами

Название нормативного документа Дата и номер документа Сфера регулирования

1 2 3

1. Трудовой Кодекс РФ Федеральный закон РФ от 30.12.2001 г. № 197-ФЗ (в ред. от 04.06.2014) Установление государственных га-рантий трудовых прав граждан, за-щита интересов работников и рабо-тодателей.

2. Налоговый Кодекс РФ Федеральный закон РФ от 31.07.1998 г. № 146-ФЗ (ред. от 29.12.2014) Устанавливает систему налогов и сборов, общие принципы налогооб-ложения в РФ.

Продолжение таблицы 1

1 2 3

3. Гражданский Кодекс РФ Федеральный закон РФ от 30.11.1994 г. № 51-ФЗ (ред. от 22.10.2014) Включает акты, содержащие нормы гражданского права; отношения, ре-гулируемые гражданским законода-тельством.

4. «О бухгалтерском уче-те» Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ (ред. от 04.11.2017) Содержит данные об общих положе-ниях бухгалтерского учета, его объ-ектах и основных задачах

5. «О валютном регули-ровании и валютном кон-троле» Федеральный закон РФ от 10.12.2003 г. № 173-ФЗ (ред. от 04.11.2017) Обеспечение реализации единой го-сударственной валютной политики.

6. «Об утверждении Пра-вил предоставления гос-тиничных услуг в РФ» Постановление Прави-тельства РФ от 25.04.1997 г. № 490 (ред. от 13.03.2016) Информация об услугах, порядок оформления проживания в гостини-це и оплаты услуг, порядок предос-тавления услуг.

7. «О гарантиях и ком-пенсациях работникам, направляемым на работу в представительства РФ за границей» Постановление Прави-тельства РФ от 20.12.2008 г. № 911 (ред. от 26.12.2013) Указание гарантий работникам, на-правляемым на работу в представи-тельства Российской Федерации за границей.

8. «О размере и порядке выплаты суточных в ино-странной валюте и надба-вок к суточным в ино-странной валюте при служебных командиров-ках» Постановление Прави-тельства РФ от 26.12.2005 г. № 812 (в ред. от 29.12.2014) Определение размеров суточных в иностранной валюте, при слу-жебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финан-сируемых за счет средств феде-рального бюджета.

В таблице № 2 представлен второй уровень системы нормативного регулирования бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами. Второй уровень составляют положения (стандарты) бухгалтерского учета (ПБУ), регламентирующие расчеты с подотчетными лицами.

Таблица 2 - Нормативный уровень регулирования учета расчетов с подотчетными лицами

Название нормативного документа Дата и номер документа Сфера регулирования

1 2 3

1. ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов» Приказ Минфина РФ от 9.06.2001 г. № 44н (ред. от 25.10.2010) Устанавливает правила формиро-вания информации о МПЗ организации.

Продолжение таблицы 2

1 2 3

2. ПБУ 10/99 «Расходы организа-ции» Приказ Минфина РФ от 6.05.1999 г. № 33н (ред. от 27.04.2012) Конкретизирует расходы по обычным видам деятельности, прочие расходы, указываются критерии признания расходов.

3. ПБУ 6/01 «Учет основных средств» Приказ Минфина РФ от 30.03.2001 г. № 26н (ред. от 24.12.2010) Указываются критерии оценки основных средств, положения по их амортизации, восстанов-лению, выбытию.

4. ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов» Приказ Минфина РФ от 9.06.2001 г. № 44н (ред. от 25.10.2010) Устанавливает правила форми-рования информации о МПЗ организации.

5. ПБУ 14/2007 «Учет нематериальных активов» Приказ Минфина РФ от 27.12.2007 г. N 153н (ред. от 24.12.2010) Указываются критерии оценки нематериальных активов, поло-жения по амортизации, списа-нию.

6. ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» Приказ Минфина РФ от 27.11.2006 г. N 154н (ред. от 24.12.2010) Регулирует особенности бух-галтерского учета имущества и обязательств организаций, стоимость которых выражена в иностранной валюте.

7. «Об установлении размеров вы-платы суточных и предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран» Приказ Минфина РФ от 2.08.2004 г. № 64н (ред. от 09.12.2018) Установление размеров выпла-ты суточных и предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран.

Третий уровень (методический) объединяет нормативные документы рекомендательного характера.

В таблице 3 указаны нормативно-правовые акты, регламентирующие бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами: инструкции, комментарии, письма Минфина РФ и других ведомств, конкретизирующие общие методологические положения.

Таблица 3 - Методический уровень регулирования учета расчетов с подот-четными лицами

Название нормативного докумен-та Дата и номер до-кумента Сфера регулирования

1. «Об утверждении унифициро-ванной формы первичной учет-ной документации № АО-1 «Авансовый отчет» Постановление Госкомстата Рос-сии от 01.08.2001 г. № 55 Утверждение унифицированной формы первичной учетной доку-ментации № АО-1.

2. «Об особенностях направле-ния работников в служебные ко-мандировки» Постановление правительства РФ от 13.10.2008 N749 (ред. от 29.12.2014) Содержит особенности порядка на-правления работников в служебные командировки, как на территории РФ, так и на территории иностран-ных государств.

3. «О порядке документального оформления служебных коман-дировок». Письмо Минфина РФ от 6.12.2002 г. № 16-00-16/158 Представлены перечень, формы до-кументов строгой отчетности, ис-пользуемые гостиничными хозяйст-вами при расчетах с подотчетными лицами.

4. «Об утверждении Плана сче-тов бухгалтерского учета финан-сово-хозяйственной деятельно-сти организаций и Инструкции по его применению» Приказ Минфина РФ от 31.10. 2000 г. № 94н (ред. от 08.11.2010) Правила синтетического учета опе-раций в бухгалтерском учете.

Четвертый уровень нормативно-правового регулирования включает документы по организации и ведению бухгалтерского учета по отдельным видам имущества, обязательствам и хозяйственным операциям. (Например, положение по командировкам).

Наряду с командировочными расходами работники организации могут получать в кассе наличные денежные средства на хозяйственно-операционные расходы, на представительские нужды.

Под хозяйственно-операционными расходами понимаются расходы работников на покупку в установленных пределах товаров, на оплату работ, услуг. При этом необходимо учитывать следующее:

 наличные денежные средства выдаются работникам в размере 10-дневной потребности и на срок не более 15 рабочих дней;

 платежи наличными производятся в пределах лимита, установленного Банком России для расчетов наличными между юридическими лицами, - 100000 рублей (лимит устанавливается на один платеж, под которым понимается платеж по одному документу или платеж в один день по нескольким документам);

 платежи должны вноситься в кассу организации-продавца;

 при покупке товаров у физических лиц сделки должны быть совер-шены в письменной форме и заверены нотариально, если это предусмотрено законодательством или соглашением сторон;

 при покупке у физического лица сделки оформляется договором купли-продажи, который содержит данных физического лица-продавца товара.

Таким образом, задачей организации учета расчетов подотчетными лицами является контроль целенаправленного использования авансированных сумм, соблюдением правильности их документального оформления, а также своевременного отчета о произведенных операциях.

Исследуя заданную тему, было рассмотрено нормативно-правовое регулирование расчетов с подотчетными лицами, а также представлены основные нормативные документы, регламентирующие расчеты с подотчетными лицами.

1.2 Понятие, цели, задачи учета расчетов с подотчетными лицами

на предприятии

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организации возникает потребность в использовании наличных денежных средств для расчетов с работниками по командировкам, выдачи им средств на представительские цели, для покупки товаров в других организациях или у физических лиц, а также на иные хозяйственно-операционные цели. При этом работники организации, получающие денежные средства на указанные нужды, для целей бухгалтерского учета называются подотчетными лицами.

При ведении расчетов с подотчетными лицами организация преследует следующие цели:

 установление партнерских отношений с другими организациями в целях расширения производства, заключение выгодных контрактов, способствующих дальнейшему развитию предприятия, поиск новых рынков сбыта своей продукции, работ, услуг;

 обеспечение работоспособности организации;

 приобретение хорошей деловой репутации на отраслевом рынке.

Задачами организации учета расчетов подотчетными лицами являются контроль целенаправленного использования авансированных сумм, соблюдением правильности их документального оформления, а также своевременного отчета о произведенных операциях.

При выдаче денежных средств организация обязана:

 определить сумму подотчетных средств и срок, на который она вы-дается;

 получить от подотчетного лица отчет о расходах в срок не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который выданы средства;

 выдавать денежные средства под отчет при условии полного отчета им по ранее выданным авансам;

 запретить передачу подотчетных денежных средств от одного работника другому;

 определить перечень лиц, которые могут заменять кассиров и полу-чать в банке денежные средства под отчет.

Перечень подотчетных лиц и правила расчетов с ними включен в учетную политику организации, определяющую правила бухгалтерского учета. Только включенные в перечень лица могут получать деньги под отчет. Он утверждается приказом руководителя предприятия.

Согласно порядку ведения кассовых операций п.11 [12], подотчетные суммы выдаются только сотрудникам организации:

 при отсутствии задолженности по предыдущим авансам;

 при наличии приказа на командировку;

 при наличии служебной записки, подписанной директором предприятия, директор указывает срок, на который выданы средства.

Таким образом, основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами являются:

1. Своевременное, полное и достоверное отражение на счетах бухгал-терского учета фактических затрат на командировочные расходы.

2. Документальная обоснованность использования подотчетных сумм и обоснованность включения в состав затрат.

3. Контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно-операционные цели.

1.3 Порядок выдачи наличных денежных средств под отчет и их учет

При выдаче наличных денежных средств под отчет должны соблюдаться общие требования, установленные Указанием Банка России от 11.03.14 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее – Указание).

Процесс движения подотчетных сумм от момента принятия решения до момента завершения взаиморасчетов с работником состоит из нескольких этапов:

 этап I — выдача;

 этап II — использование (расходование);

 этап III — отчет об использовании;

 этап IV — заключительные расчеты с подотчетным лицом.

Лишь работники, включенные в приказ о подотчетных лицах, имеют право получать подотчетный аванс и расходовать его в интересах работодателя. В течение отчетного периода работник может получать подотчетные деньги неоднократно. Однако в отношении всех подотчетных лиц действует ограничение: выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу».

Для выдачи наличных под отчет существует следующий алгоритм [23]:

1. Проверить наличие задолженности. Необходимо уточнить, не чис-лится ли за работником задолженность по ранее полученным под отчет де-нежным средствам. Если за прошлые суммы работник не отчитался, то выдавать новую сумму нельзя.

2. Получить заявление. Работник должен подать на имя руководителя заявление о выдаче ему денежных средств под отчет. Единой формы заявления нет, поэтому может применяться произвольная форма. В тексте заявления должны быть отражены:

 сумма наличных денежных средств;

 срок выдачи.

Согласно пп 6.3 Указания, руководитель должен согласовать выдачу денег и проставить на заявлении свою подпись и дату. Без заявления выда-вать наличные под отчет нельзя (за исключением случаев, когда для расчетов заведена корпоративная банковская карта).

При выдаче через кассу с расчетного счета, как правило, деньги под отчет выдаются из кассы организации. При этом работодатель решает, какая сумма необходима для осуществления хозяйственных и командировочных расходов, и снимает ее с расчетного счета компании.

Однако, исполняя заявку на снятие наличных, банк обычно дифференцирует размер комиссии в зависимости от статьи расходов. Выгоднее всего снимать наличные для выдачи зарплаты и оплаты больничных, а за снятие денег на командировку или хозяйственные нужды устанавливается повышенный тариф.

При выдаче через кассу из наличной выручки теоретически можно использовать остаток наличности в кассе предприятия. При этом организации не освобождаются от необходимости согласования с обслуживающим учреждением банка перечня целей расходования наличной выручки.

Существует перечень целей, на которые можно использовать наличную выручку:

 на заработную плату;

 иные выплаты работникам;

 стипендии;

 командировочные расходы;

 оплату товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг;

 выплату за оплаченные ранее за наличный расчет и возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услуги;

 выплату страховых возмещений по договорам страхования физиче-ских лиц.

3. Оформить расходный кассовый ордер. После получения заявления оформите расходный кассовый ордер. Форма ордера (КО-2) утверждена постановлением Госкомстата РФ от 18.08.98 № 88.

Согласно пп. 4.2 п. 4 Указания, кассовый ордер может оформить:

 главный бухгалтер;

 бухгалтер или иное должностное лицо (в том числе кассир), опреде-ленное в распорядительном документе, или должностное лицо организации, физическое лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета;

 руководитель (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).

Согласно пп. 4.3 п. 4 Указания, кассовый ордер должен быть подписан главным бухгалтером или бухгалтером. В случае их отсутствия — руководителем.

4. Передать расходный кассовый ордер в кассу. Кассир должен проверить полученный ордер. Согласно пп. 6.1 п. 6 Указания, если ошибок нет, то после предъявления паспорта или другого документа, удостоверяющему личность, работнику выдаются наличные деньги. Кассовый ордер подписывается получателем и кассиром.

5. Проверить кассовую книгу. По оформленному ордеру кассир должен провести запись в кассовой книге. Согласно пп. 4.6 п. 4 Указания, записи в кассовой книге сверяются с данными кассовых документов главным бухгалтером или бухгалтером и подписываются лицом, проводившим указанную сверку.

6. Авансовый отчет. Получивший деньги работник должен отчитаться за них, то есть представить авансовый отчет. Согласно пп. 6.3 п. 6 Указания, п. 26 Положения о командировках, отчет должен быть представлен в течение трех рабочих дней со дня:

 истечения срока, на который выдавались деньги;

 возвращения из командировки;

 выхода на работу (например, после отпуска или болезни, если срок выдачи денег попал на этот период).

К отчету должны быть приложены документы, подтверждающие рас-ходы (например, товарные и кассовые чеки).

Авансовый отчет предъявляется главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии — руководителю.

Лицо, которому представлен авансовый отчет, проверяет целевое расходование денежных средств, наличие подтверждающих документов, правильность их оформления и подсчет сумм. После этого авансовый отчет утверждается руководителем.

Согласно пп. 6.3 п. 6 Указания, срок, в течение которого осуществляется проверка данного отчета, его утверждение и окончательный расчет, устанавливается руководителем. После утверждения авансового отчета производится списание подотчетных денежных сумм.

Однако случается, что работник потратил меньше или больше денеж-ных средств, чем получил под отчет.

Потрачено меньше. Чтобы принять оставшиеся деньги главному бух-галтеру следует оформить и подписать приходный кассовый ордер, в кото-ром, в частности, отражается возвращаемая денежная сумма.

Потрачено больше. После утверждения авансового отчета руководителем организации перерасход следует вернуть работнику по расходному кассовому ордеру, реквизиты которого вносятся в авансовый отчет.

Деньги не возвращены. Согласно ст. 137 ТК РФ, если авансовый отчет не утвержден или не возвращен остаток, то деньги можно удержать из зарплаты.

Общая сумма удержаний не может превышать 20% от суммы зарплаты, причитающейся работнику. Если на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах имеется разрешительная надпись руководителя организации, то его подпись на расходных кассовых ордерах не обязательна к заполнению.

Составление и регистрация расходного кассового ордера в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров производится в бухгалтерии работником, ответственным за ведение соответствующей группы операций (а не бухгалтером-кассиром). После составления и регистрации расходный кассовый ордер передается кассиру для исполнения.

При выдаче денежных средств по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир требует предъявления документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан и отбирает расписку получателя.

Лица, получившие наличные денежные средства под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня их возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Таким образом, выдача наличных денежных средств работникам организации может производиться для закупки материальных ценностей, для возмещения расходов по приобретению товаров для нужд организации, а также для выдачи сумм, причитающихся сотрудникам организации при убытии в командировку. Работнику выплачивается средняя заработная плата и суточные за каждый день нахождения в командировке и в пути.

При прекращении трудового договора (увольнении работника) выплата всех сумм, причитающихся работнику от работодателя, производится в день увольнения работника. Если работник в день увольнения не работал, то соответствующие суммы должны быть выплачены ему не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требования о расчете.

Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии.

На оборотной стороне формы подотчетное лицо приводит перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки контрольно-кассовой техники (ККТ), товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1—6) и нумерует документы, приложенные к авансовому отчету, в порядке их записи в отчете.

В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету, и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9).Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету.

Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.