«Аудит расчетов с подотчетными лицами»

Тем не менее, практика аудиторских проверок показывает, что из всех проверяемых объектов наибольшее количество ошибок и нарушений допускается при расчетах с подотчетными лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета и отсутствия контроля за расчетами с работниками. Нередко ошибки допускают сами руководители организаций.

Целью курсовой работы является изучение и оценка состояния учета расчетов с подотчетными лицами на предприятии; исследование существующих проблем в данной области; проведение аудиторской проверки; выявление возможных путей совершенствования учета расчетов с подотчетными лицами.

Для достижения поставленной цели решаются следующие задачи:

- изучение нормативно – правовых документов и мнений различных авторов по актуальным вопросам учета и аудита расчетов с подотчетными лицами;

- представление организационно – экономической характеристики исследуемого хозяйства;

- изучение состояния расчетов с подотчетными лицами на предприятии, выявление отклонений от установленных нормативных актов, действующих в Российской Федерации;

- разработка плана и программы аудита расчетов с подотчетными лицами на предприятии, оценка результатов аудита;

- внесение предложений по совершенствованию учета.

Объектом исследования является организация ООО «Удмуртрегиогаз», занимающееся поставками газа для населения и организаций.

В работе использовались данные годовых отчетов предприятия, нормативные документы по учету внутренних расчетов, материалы периодической печати.

Для изучения выбранной темы использовались различные приемы и методы: монографический, аналитический, расчетно-конструктивный, экономико-математический и другие.

Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами осуществляется для того, чтобы выяснить, соответствует ли выдача наличных денег под отчет требованиям Порядка ведения кассовых операций. При инвентаризации расчетов проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (дата выдачи, целевое назначение).

Полнота аудиторского контроля для объективной оценки достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности достигается путем проведения проверок документов. Среди приемов документального контроля расчетов с подотчетными лицами можно выделить формальную проверку, арифметическую проверку, сопоставление (сверку) документов.

Формальная проверка документов предусматривает проверку соблюдения действующих форм документов, последовательности, полноты и правильности заполнения реквизитов документов, соблюдения порядковой нумерации и наличия соответствующих подписей в документах.

Арифметическая проверка включает правильность проставленных цен в документах, произведенных вычислений и токсировок, подсчет итогов и других арифметических действий, выполняемых при оформлении и обработке документов.

При сопоставлении (сверке) документов сопоставляются данные разных документов, которые относятся к одной и той же хозяйственной операции с целью проверки достоверности и законности отраженных в документах операций. Так, например, сверяются данные авансовых отчетов с данными приложенных документов; данные счетов – фактур, накладных, квитанций к приходному кассовому ордеру, чеков и т. п. Кроме вышеперечисленных методов и приемов можно использовать и другие способы получения аудиторских доказательств, например, прослеживание. В ходе этой процедуры проверяют отражение данных авансовых отчетов, приходных и расходных кассовых ордеров в журнале – ордере № 7, находят заключительную корреспонденцию счетов и убеждаются, что соответствующие хозяйственные операции правильно или неправильно отражены в бухгалтерском учете.

Аудит этих операций чаще всего проводится сплошным способом. Проверку достоверности обязательств по расчетам с подотчетными лицами начинают с установления тождества учетных и отчетных данных по схеме 1.

┌───────────────────┐ ┌─────────────────────────────────────┐

│ БАЛАНС ├─────>│ Расшифровка строк баланса │

│ │ │ данные счета 71 │

└────────┬──────────┘ └──────────────────┬──────────────────┘

│ ┌───────────┴───────────┐

│ │ │

\ / \ / \ /

┌───────────────────┐ ┌───────────┐ ┌───────────┐

│ Главная книга │ │ Дебетовое │ │Кредитовое │

│ ├──┬──>│ сальдо │ │ сальдо │

│ │ │ │ счета 71 │ │счета 71 │

└────────┬──────────┘ │ └─────┬─────┘ └────┬──────┘

│ │ │ / \ │

│ └─────────┼────────────────────┘ │

│ │ │

\ / \ / \ /

┌───────────────────┐ ┌───────────┐ ┌───────────┐

│Учетные регистры по│ │ Дебетовое │ │Кредитовое │

│ счету 71 ├──┬──>│ сальдо │ │ сальдо │

│ │ │ │ счета 71 │ │ счета 71 │

└────────┬──────────┘ │ └─────┬─────┘ └────┬──────┘

│ │ │ / \ │

│ └─────────┼─────────────────────┘ │

│ │ │

\ / \ / \ /

┌───────────────────┐ ┌───────────┐ ┌───────────┐

│ Авансовые отчеты │ │ Дебетовое │ │Кредитовое │

│ ├──┬──>│ сальдо │ │ сальдо │

│ │ │ │ счета 71 │ │ счета 71 │

└───────────────────┘ │ └───────────┘ └───────────┘

│ / \

└────────────────────────────────┘

Схема 1

В случае обнаружения несоответствия данных необходимо определить величину отклонений и их причины.

Первым этапом проверки является проверка порядка выдачи подотчетных сумм.

В ходе аудиторской проверки порядка выдачи подотчетных сумм установлено, что в ООО «Удмуртрегионгаз» отсутствует список работников, которым могут выдаваться деньги под отчет. Так, на данном предприятии деньги под отчет выдаются, в частности, бухгалтеру и кассиру. Это снижает эффективность организационной структуры данного экономического субъекта и дает возможность попыткам отдельных лиц нарушать требования контроля.

Кроме того, В ООО «Удмуртрегионгаз» проверкой установлено, что денежные средства выдаются под отчет лицам, не отчитавшимся по ранее полученным суммам, что является нарушением п. 11 «Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации».

В организации отсутствует практика составления служебных записок, на основании которых должны выдаваться денежные средства под отчет. В связи с этим не представляется возможным определить соответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они выданы.

Сроки сдачи отчетов об израсходованных суммах в бухгалтерию не соблюдаются некоторыми подотчетными лицами. При этом имеют место случаи, когда подотчетные суммы в нарушение установленных сроков их возврата находятся у работников достаточно долгое время и возвращаются частично, в несколько этапов (либо наличными в кассу, либо представлением нескольких авансовых отчетов, свидетельствующих о закупках в разное время). Такое длительное нахождение денежных средств у подотчетных лиц является неправомерным.

Неизрасходованные и своевременно не возвращенные подотчетные средства не всегда удерживаются из заработной платы работников для погашения задолженности.

Произведенные расходы в большинстве случаев подтверждаются оправдательными документами, соответствующими данными авансовых отчетов.

При проверке правильности оформления авансовых отчетов установлено, что авансовые отчеты в организации оформляются с отсутствием некоторых обязательных реквизитов, имеют подчистки, исправления. Главному бухгалтеру необходимо данный факт поставить на контроль и впредь не подписывать неправильно оформленные авансовые отчеты.

При проверке отражения в учете командировочных расходов выявлено следующее.

Командировочные удостоверения всегда прилагаются к авансовым отчетам. Оформляются они надлежащим образом, то есть отражается цель командировки, имеются отметки о прибытии и выбытии, заверенные подписью соответствующего должностного лица и печатью.

Затраты по командировкам, связанным с производственной деятельностью, не всегда отражаются на счетах бухгалтерского учета согласно их принадлежности. Так, например, расходы, связанные с приобретением материально – производственных запасов не включаются в их покупную стоимость, а относятся на расходы основного производства.

Так, например, менеджер по снабжению Сентякова И.В. находился в командировке с 02.04.2008 по 05.04.2008г. Целью его командировки являлась – приобретение дополнительного оборудования для аппарата по очистке газа.

По приезду обратно Сентяковой И.В. сдал авансовый отчет в бухгалетрию.

Бухгалтер отнесла расходы по командировке на затраты основного производства, что является нарушением НК РФ.

Некорректное составление проводок, которые отражаются в документах предприятия, показано в таблице 11.

Таблица 11

Содержание операции

Сумма По данным бухгалтерии По данным аудитора

Д К Д К

1 2 3 4 5 6

Выдана подотчетная сумма на командировку по РФ

Куплено оборудование для аппарата по очистке газа

При утверждении авансового отчета учитываются:

затраты на оплату гостиницы

суточные

расходы на билеты 20000,00

12000,00

4400,00

400,00

1420,00 71.1

10.6

20

20

20 50.1

71.1

71.1

71.1

71.1 71.1

10.6

10

10

10 50.1

71.1

71.1

71.1

71.1

Следующим этапом проверки является проверка правильности возмещения командировочных расходов. При командировках на территории РФ возмещаются расходы на проезд к месту командировки и обратно согласно билетам.

Расходы по командировкам, связанным с производственной деятельностью, включают в себестоимость продукции (работ, услуг) в целях налогообложения в порядке, предусмотренном Налоговым Кодексом. Расходы непроизводственного характера не относят на уменьшение налогооблагаемой базы.

При проверке налогообложения командировочных расходов установлено, что суточные сверх норм не всегда облагаются налогом на доходы физических лиц. Так, менеджер Прохоров М.И. при командировке в Иркутск получил разрешения директора на оплату суточных 200 рублей в день. Менеджер находился в командировке 7 дней.

Бухгалтер по расчетам сделала следующую запись:

Дт26 Кт71 1400,00 руб. – в составе затрат отражены суточные.

Превышение суточных сверх установленных норм в соответствии с НК РФ должно включаться в налогооблагаемую базу по налогу на доходы физических лиц. При этом должны быть составлены следующие проводки:

1) Дт26 Кт71 700,00руб. – в составе затрат отражены суточные в пределах норм.

2)Дт91 Кт71 700,00 руб.– суточные сверх норм включены в налогооблагаемую базу по налогу на доходы физических лиц менеджеру.

В ходе проверки порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами в ООО «Удмуртрегионгаз» нарушений не обнаружено. Учет расчетов с подотчетными лицами ведется автоматизировано. Правильное выведение остатков на конец отчетного периода достигается посредством составления оборотной ведомости как в целом по организации, так и в разрезе каждого подотчетного лица.

Все записи в авансовых отчетах и журнале – ордере № 7 соответствуют.

Таким образом, выполнив аудиторские процедуры, мы можем сделать вывод о том, что состояние систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля в ООО «Удмуртрегионгаз» является недостаточно удовлетворительным, а организация бухгалтерского учета по расчетам с подотчетными лицами требует знаний нормативного законодательства и умения применять их на практике.

Предприятие ООО «Удмуртрегионгаз» ведет бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций путем двойной записи на взаимосвязанных счетах бухгалтерского учета.

Все хозяйственные операции, проводимые предприятием ООО «Удмуртрегионгаз», оформляются оправдательными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденных Постановлением Госкомстата РФ от 30.10.97г. №71а.

ООО «Удмуртрегионгаз» является небольшой по размеру организацией, так как численность работников составляет менее 100 человек, однако прослеживается тенденция к увеличению численности работников.

Финансовое состояние предприятия ухудшается к 2008 году. Об этом свидетельствует показатель выручки от реализации, который уменьшился в 2008 году по сравнению с 2007 годом на 1928 тыс. руб. или на 54%. Несмотря на то, что затраты на 1 рубль товарной продукции сокращаются медленными темпами, что является положительным показателем, тем не менее от реализации предприятие получило убыток в 2008 году – 285 тыс. руб.

В ходе исследования было определено, что порядок учета расчетов с подотчетными лицами, применяемый на предприятии, в основном соответствует российскому законодательству. Однако его требования соблюдаются не всегда, в частности, нарушается Порядок ведения кассовых операций, некорректно составляются бухгалтерские проводки по отдельным хозяйственным операциям.

Сформировав мнение о состоянии расчетов с подотчетными лицами на предприятии, можно сделать следующие предложения:

1. Организовать систему внутреннего бухгалтерского контроля (составить график документооборота; разграничить обязанности и ответственность работников; отразить в приказах руководства предприятия список лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет и сроки возвращения неизрасходованных сумм; проводить сверки внутренних расчетов; проводить инвентаризации основных средств, товарно-материальных ценностей, кассы (в том числе и внеплановые);

2. Регулярно (ежеквартально) осуществлять внутренний бухгалтерский контроль;

3. Усилить контроль за правильностью и своевременностью оформления первичных документов (иначе произведенные расходы могут рассматриваться как незаконные);

4.Следить за правильным составлением бухгалтерских проводок по отдельным хозяйственным операциям.

8. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденное приказом Министерства финансов РФ от 29 июля 1998 г. № 34-н.

9.Приказ Минфина РФ «Об изменении норм возмещения командировочных расходов на территории РФ» от 06. 07. 2001г. № 49н. // Российская газета. – 2008. – 7 августа.

10.Указание ЦБ РФ «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами» от 07. 10. 1998 № 375 – У // Российская газета. – 2008. – 14 ноября.

11.Указание ЦБ РФ «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами по одной сделке» № 1050 – У // Финансовая газета. – № 49. – 2008.

12.Инструкция ЦБ РФ «О порядке ведения кассовых операций в РФ» от 04. 10. 2008 № 18 // Экономика и жизнь. – 2008. - № 42 – 43.

11.Алборов Р. А. Аудит на предприятиях промышленности, торговли и АПК. – М.: Издательство «Дело и Сервис», 2006. – 464с.

13. Алборов Р.А. Аудит в организациях промышленности, торговли и АПК; Учебное пособие 3-е издание, переработанное и дополненное.-М.:издательство «Дело и сервис», 2003г.

14. Алборов Р.А. Основы бухгалтерского учета: Учебное пособие. - М.: издательство «Дело и Сервис», 2004.-288с.

15. Алборов Р.А., Бодриков В.В., Бодрикова С.В., Комышев А.Л. Организация внутреннего аудита в системе управления сельскохозяйственным производством. - Ижевск.: Шеп, 2004. - 160с.

16. Андросов А.М., Викулова Е.В. Бухгалтерский учет. – М.: Андросов, 2005. – 1024 с.

17. Бакаев А.С. Нормативная база бухгалтерского учета. – М.; «Бухгалтерский учет», 2005.-400с.

18. Баканов М.И., Шеремет А.Д. Теория экономического анализа: Учебник. – 4-е изд., доп. и перераб. – М.: Финансы и статистика, 2005;

19. Безруких П.С. «Бухгалтерский учет» М:- Бухгалтерский учет, 2002г.-718с 20. Бернстайн Л.А. Анализ финансовой отчетности (Теория, практика и интерпретации). – М.: Финансы и статистика, 2006;

21. Бухгалтерский учет для руководителя / В.А. Быков, С.М. Бычкова, М.Л. Пятов и др., - М.: ПБОЮЛ Гриженко Е.М., 2006;

22. Васин Ф.П. Управленческий учет: Учебное пособие. – М.: Финансовая академия при Правительстве Российской Федерации, 2007;

23.Вещунова Н.Л. «Бухгалтерский учет» М:- «Финансы и статистика»,2007г.- 558с.

24.Васильева И. П. О проведении внутреннего бухгалтерского контроля расчетов с подотчетными лицами // Налоговый вестник. – 2007. - № 7 – с. 137 – 141.

25.Волков Н. Г. Учет расчетов с подотчетными лицами // Бухгалтерский учет - № 4. – 2008. с. 3 – 10.

26.Говорин В. П. Выдача денежных средств под отчет // Учет. Налоги. Право. - № 29. – 2008. – с. 11.

27.Журавлева В. В., Савруков Н. Т. Анализ хозяйственно – финансовой деятельности предприятия. – Чебоксары, 2007. – 135с.

28.Козлова Е. П., Бабченко Т. Н., Галанина Е. Н. Учет расчетов с подотчетными лицами // Бухгалтерский учет. – 2007. № 21.

29. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет. – М.: ИНФРА-М,2006. – 638 с.

30.Пизенгольц М.З. «Бухгалтерский учет в сельском хозяйстве», М- «Финансы и статистика»,2006г.-399с.

31.Савицкая Г. В. Анализ хозяйственной деятельности предприятия. – Минск, ООО «Новое знание», 2007. – 688с.

32.Самойлов И. В. Учет расходов на служебные командировки на территории РФ // Современный бухучет. – 2008. - № 10. – с. 14 – 21.

33.Соколова Е.С. Аудит: учебное пособие.- Московский Государственный Университет экономики, статистики и информатики,- М. МЭСИ, 2008.-83с.

34.Суйц В.П., Ахметбеков А.Д., Дубровина Т.А. Аудит общий, банковский, страховой.- М, ИНФРА, 2006.-283с.

35. Чепурин М.Н., Киселева Е.А. Курс экономической теории. – Киров, АСА,2006. – 752 с.

36. Шеремет А.Д, Суйц В.П., Аудит учебник М.- ИНФРА – М,2007г.408с.

37. Журнал №6,2008г. «Аудиторские ведомости», Ширкина Е.И. «Учет расчетов с подотчетными лицами: типичные ошибки бухгалтера».

38. Журнал «Главбух» №18 –2008 Верещака В.В. «Расчёты наличными денежными средствами».