«Аудит расчетов с подотчетными лицами»

Тем не менее, практика аудиторских проверок показывает, что из всех проверяемых объектов наибольшее количество ошибок и нарушений допускается при расчетах с подотчетными лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета и отсутствия контроля за расчетами с работниками. Нередко ошибки допускают сами руководители организаций.

Целью курсовой работы является изучение и оценка состояния учета расчетов с подотчетными лицами на предприятии; исследование существующих проблем в данной области; проведение аудиторской проверки; выявление возможных путей совершенствования учета расчетов с подотчетными лицами.

Для достижения поставленной цели решаются следующие задачи:

- изучение нормативно – правовых документов и мнений различных авторов по актуальным вопросам учета и аудита расчетов с подотчетными лицами;

- представление организационно – экономической характеристики исследуемого хозяйства;

- изучение состояния расчетов с подотчетными лицами на предприятии, выявление отклонений от установленных нормативных актов, действующих в Российской Федерации;

- разработка плана и программы аудита расчетов с подотчетными лицами на предприятии, оценка результатов аудита;

- внесение предложений по совершенствованию учета.

Объектом исследования является организация ООО «Удмуртрегиогаз», занимающееся поставками газа для населения и организаций.

В работе использовались данные годовых отчетов предприятия, нормативные документы по учету внутренних расчетов, материалы периодической печати.

Для изучения выбранной темы использовались различные приемы и методы: монографический, аналитический, расчетно-конструктивный, экономико-математический и другие.

Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами осуществляется для того, чтобы выяснить, соответствует ли выдача наличных денег под отчет требованиям Порядка ведения кассовых операций. При инвентаризации расчетов проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (дата выдачи, целевое назначение).

Полнота аудиторского контроля для объективной оценки достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности достигается путем проведения проверок документов. Среди приемов документального контроля расчетов с подотчетными лицами можно выделить формальную проверку, арифметическую проверку, сопоставление (сверку) документов.

Формальная проверка документов предусматривает проверку соблюдения действующих форм документов, последовательности, полноты и правильности заполнения реквизитов документов, соблюдения порядковой нумерации и наличия соответствующих подписей в документах.

Арифметическая проверка включает правильность проставленных цен в документах, произведенных вычислений и токсировок, подсчет итогов и других арифметических действий, выполняемых при оформлении и обработке документов.

При сопоставлении (сверке) документов сопоставляются данные разных документов, которые относятся к одной и той же хозяйственной операции с целью проверки достоверности и законности отраженных в документах операций. Так, например, сверяются данные авансовых отчетов с данными приложенных документов; данные счетов – фактур, накладных, квитанций к приходному кассовому ордеру, чеков и т. п. Кроме вышеперечисленных методов и приемов можно использовать и другие способы получения аудиторских доказательств, например, прослеживание. В ходе этой процедуры проверяют отражение данных авансовых отчетов, приходных и расходных кассовых ордеров в журнале – ордере № 7, находят заключительную корреспонденцию счетов и убеждаются, что соответствующие хозяйственные операции правильно или неправильно отражены в бухгалтерском учете.

Аудит этих операций чаще всего проводится сплошным способом. Проверку достоверности обязательств по расчетам с подотчетными лицами начинают с установления тождества учетных и отчетных данных по схеме 1.

┌───────────────────┐ ┌─────────────────────────────────────┐

│ БАЛАНС ├─────>│ Расшифровка строк баланса │

│ │ │ данные счета 71 │

└────────┬──────────┘ └──────────────────┬──────────────────┘

│ ┌───────────┴───────────┐

│ │ │

\ / \ / \ /

┌───────────────────┐ ┌───────────┐ ┌───────────┐

│ Главная книга │ │ Дебетовое │ │Кредитовое │

│ ├──┬──>│ сальдо │ │ сальдо │

│ │ │ │ счета 71 │ │счета 71 │

└────────┬──────────┘ │ └─────┬─────┘ └────┬──────┘

│ │ │ / \ │

│ └─────────┼────────────────────┘ │

│ │ │

\ / \ / \ /

┌───────────────────┐ ┌───────────┐ ┌───────────┐

│Учетные регистры по│ │ Дебетовое │ │Кредитовое │

│ счету 71 ├──┬──>│ сальдо │ │ сальдо │

│ │ │ │ счета 71 │ │ счета 71 │

└────────┬──────────┘ │ └─────┬─────┘ └────┬──────┘

│ │ │ / \ │

│ └─────────┼─────────────────────┘ │

│ │ │

\ / \ / \ /

┌───────────────────┐ ┌───────────┐ ┌───────────┐

│ Авансовые отчеты │ │ Дебетовое │ │Кредитовое │

│ ├──┬──>│ сальдо │ │ сальдо │

│ │ │ │ счета 71 │ │ счета 71 │

└───────────────────┘ │ └───────────┘ └───────────┘

│ / \

└────────────────────────────────┘

Схема 1

В случае обнаружения несоответствия данных необходимо определить величину отклонений и их причины.

Первым этапом проверки является проверка порядка выдачи подотчетных сумм.

В ходе аудиторской проверки порядка выдачи подотчетных сумм установлено, что в ООО «Удмуртрегионгаз» отсутствует список работников, которым могут выдаваться деньги под отчет. Так, на данном предприятии деньги под отчет выдаются, в частности, бухгалтеру и кассиру. Это снижает эффективность организационной структуры данного экономического субъекта и дает возможность попыткам отдельных лиц нарушать требования контроля.

Кроме того, В ООО «Удмуртрегионгаз» проверкой установлено, что денежные средства выдаются под отчет лицам, не отчитавшимся по ранее полученным суммам, что является нарушением п. 11 «Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации».

В организации отсутствует практика составления служебных записок, на основании которых должны выдаваться денежные средства под отчет. В связи с этим не представляется возможным определить соответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они выданы.

Сроки сдачи отчетов об израсходованных суммах в бухгалтерию не соблюдаются некоторыми подотчетными лицами. При этом имеют место случаи, когда подотчетные суммы в нарушение установленных сроков их возврата находятся у работников достаточно долгое время и возвращаются частично, в несколько этапов (либо наличными в кассу, либо представлением нескольких авансовых отчетов, свидетельствующих о закупках в разное время). Такое длительное нахождение денежных средств у подотчетных лиц является неправомерным.

Неизрасходованные и своевременно не возвращенные подотчетные средства не всегда удерживаются из заработной платы работников для погашения задолженности.

Произведенные расходы в большинстве случаев подтверждаются оправдательными документами, соответствующими данными авансовых отчетов.

При проверке правильности оформления авансовых отчетов установлено, что авансовые отчеты в организации оформляются с отсутствием некоторых обязательных реквизитов, имеют подчистки, исправления. Главному бухгалтеру необходимо данный факт поставить на контроль и впредь не подписывать неправильно оформленные авансовые отчеты.

При проверке отражения в учете командировочных расходов выявлено следующее.

Командировочные удостоверения всегда прилагаются к авансовым отчетам. Оформляются они надлежащим образом, то есть отражается цель командировки, имеются отметки о прибытии и выбытии, заверенные подписью соответствующего должностного лица и печатью.

Затраты по командировкам, связанным с производственной деятельностью, не всегда отражаются на счетах бухгалтерского учета согласно их принадлежности. Так, например, расходы, связанные с приобретением материально – производственных запасов не включаются в их покупную стоимость, а относятся на расходы основного производства.

Так, например, менеджер по снабжению Сентякова И.В. находился в командировке с 02.04.2008 по 05.04.2008г. Целью его командировки являлась – приобретение дополнительного оборудования для аппарата по очистке газа.

По приезду обратно Сентяковой И.В. сдал авансовый отчет в бухгалетрию.

Бухгалтер отнесла расходы по командировке на затраты основного производства, что является нарушением НК РФ.

Некорректное составление проводок, которые отражаются в документах предприятия, показано в таблице 11.

Таблица 11

Содержание операции

Сумма По данным бухгалтерии По данным аудитора

Д К Д К

1 2 3 4 5 6

Выдана подотчетная сумма на командировку по РФ

Куплено оборудование для аппарата по очистке газа

При утверждении авансового отчета учитываются:

затраты на оплату гостиницы

суточные

расходы на билеты 20000,00

12000,00

4400,00

400,00

1420,00 71.1

10.6

20

20

20 50.1

71.1

71.1

71.1

71.1 71.1

10.6

10

10

10 50.1

71.1

71.1

71.1

71.1

Следующим этапом проверки является проверка правильности возмещения командировочных расходов. При командировках на территории РФ возмещаются расходы на проезд к месту командировки и обратно согласно билетам.

Расходы по командировкам, связанным с производственной деятельностью, включают в себестоимость продукции (работ, услуг) в целях налогообложения в порядке, предусмотренном Налоговым Кодексом. Расходы непроизводственного характера не относят на уменьшение налогооблагаемой базы.

При проверке налогообложения командировочных расходов установлено, что суточные сверх норм не всегда облагаются налогом на доходы физических лиц. Так, менеджер Прохоров М.И. при командировке в Иркутск получил разрешения директора на оплату суточных 200 рублей в день. Менеджер находился в командировке 7 дней.

Бухгалтер по расчетам сделала следующую запись:

Дт26 Кт71 1400,00 руб. – в составе затрат отражены суточные.

Превышение суточных сверх установленных норм в соответствии с НК РФ должно включаться в налогооблагаемую базу по налогу на доходы физических лиц. При этом должны быть составлены следующие проводки:

1) Дт26 Кт71 700,00руб. – в составе затрат отражены суточные в пределах норм.

2)Дт91 Кт71 700,00 руб.– суточные сверх норм включены в налогооблагаемую базу по налогу на доходы физических лиц менеджеру.

В ходе проверки порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами в ООО «Удмуртрегионгаз» нарушений не обнаружено. Учет расчетов с подотчетными лицами ведется автоматизировано. Правильное выведение остатков на конец отчетного периода достигается посредством составления оборотной ведомости как в целом по организации, так и в разрезе каждого подотчетного лица.

Все записи в авансовых отчетах и журнале – ордере № 7 соответствуют.

Таким образом, выполнив аудиторские процедуры, мы можем сделать вывод о том, что состояние систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля в ООО «Удмуртрегионгаз» является недостаточно удовлетворительным, а организация бухгалтерского учета по расчетам с подотчетными лицами требует знаний нормативного законодательства и умения применять их на практике.