«Внедрение электронных технологий в документо-оборот учреждения здравоохранения»

Система электронного документооборота (СЭД) — организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации .

Актуальность данного исследования определяет то, что современное развитие общества характеризуется углублением экономических связей, повышением уровня публичности различных органов. В связи с этим возрастает роль информации во всех процессах деятельности государственных и муниципальных органов, а также в деятельности коммерческих организаций. Научно-техническая революция обеспечивает возможность модернизации всех сфер жизнедеятельности в информационном аспекте, тем самым давая возможность практически реализовать концепцию информационного общества.

Источниковой базой выпускной квалификационной работы являются нормативно-правовые акты, регламентирующие работу с документами. Были изучены как федеральные законодательные акты, так и межведомственные нормативные документы. Стоит отметить, что современная российская нормативно-правовая база, регламентирующая работу с документами, не до конца отражает мировые тенденции развития в этой области. Для раскрытия поставленной проблемы нами были рассмотрены и использованы Федеральный закон РФ от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Федеральный закон РФ от 06 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

В ходе дипломной работы были изучены и проанализированы организация и технология документационного обеспечения деятельности ГБ УЗ РБ Верхнеяркеевская центральная районная больница.

Целью написания дипломной работы является анализ организационного обеспечения деятельности этого предприятия, а также разработка внесение рациональных предложений по ее совершенствованию.

Исходя из этого, выстраивается ряд задач, а именно:

 ознакомление со структурой ГБ УЗ РБ Верхнеяркеевская центральная районная больница;

 изучение функций, задач, основных видов деятельности преприятия;

 рассмотрение места и значения службы документационного обеспечения в деятельности ГБ УЗ РБ Верхнеяркеевская центральная районная больница ;

 изучение организации службы документационного обеспечения управления предприятия, его структуры и объемов работы, а также анализ документооборота;

 изучение и анализ нормативных документов, регламентирующих организацию делопроизводства;

 внесение предложений по автоматизации делопроизводства и доку-ментооборота.

В соответствии с поставленными задачами данная дипломная работа состоит из введения, трех глав, заключения и приложений.

Дипломная работа на тему «Совершенствование документооборота на предприятии» выполнена на примере предприятия ГБ УЗ РБ Верхнеяркеевская центральная районная больница, работа состоит из 3 разделов. Первая глава дипломной работы «Понятие и развитие документооборота» посвящена описанию истории появления документооборота и раскрытию понятия документооборота.

Во второй главе дипломной работы «Анализ деятельности предприятия»» представлена краткая характеристика предприятия ГБ УЗ РБ Верхнеяркеевская центральная районная больница, проведен анализ его деятельности и анализ его финансового состояния. Во второй главе также описана организация существующего документооборота на предприятии, порядок работы с документами.

Третья глава «Рекомендации по совершенствованию документационного обеспечения деятельности ГБ УЗ РБ Верхнеяркеевская центральная районная больница содержит данные по совершенствованию нормативной базы документационного обеспечения предприятия, совершенствованию документационного обеспечения деятельности на основе автоматизации, анализируются системы электронного документооборота и производится выбор системы, которая будет рекомендована для установки на предприятии, также описывается внедрение системы электронного документооборота и оценивается экономическая эффективность внедрения системы.

При написании дипломной работы были использованы данные отчетности предприятия, нормативно-правовые документы.

К ᅟмоменту ᅟобразования ᅟИлишевского ᅟрайона ᅟв ᅟ1935 ᅟгоду ᅟучреждения ᅟздравоохранения ᅟбыли ᅟпредставлены ᅟАндреевской ᅟучастковой ᅟбольницей ᅟи ᅟфельдшерским ᅟпунктом ᅟв ᅟселе ᅟЯркеево.

К ᅟ1944 ᅟсеть ᅟздравоохранения ᅟрайона ᅟсостояла ᅟиз ᅟЯркеевского ᅟи ᅟАндреевского ᅟврачебных ᅟучастков, ᅟ9 ᅟфельдшерских ᅟпунктов,4 ᅟколхозных ᅟроддомов,2 ᅟакушерских ᅟпунктов,3 ᅟфельдшерско-акушерских ᅟпунктов, ᅟ6 ᅟтрахоматозных ᅟпунктов,1 ᅟмалярийного ᅟпункта,1 ᅟлаборатории ᅟи ᅟ2 ᅟаптек.

Медицинские ᅟработники ᅟсоставляли ᅟ54 ᅟчеловека,из ᅟних ᅟврачей -9 ,в ᅟт.ч. ᅟэвакуированные -4, ᅟстоматологов -2, ᅟфельдшеров ᅟ9,акушерок -9,фельдшер- ᅟакушеров -2,трахоматозных ᅟсестер -4,медсестер -4 ,патронажных ᅟсестер -2, ᅟэпидемиологов ᅟ– ᅟ2,фармацевтов -3 .

В ᅟ1946 ᅟоткрыта ᅟМанчаровская ᅟамбулатория ,врачебных ᅟучастков ᅟстало ᅟ3,но ᅟдо ᅟ1947 ᅟгода ᅟврача ᅟне ᅟбыло ᅟи ᅟработал ᅟфельдшер ᅟКадыров.

В ᅟ1950 ᅟгоду ᅟв ᅟс. ᅟЯркеево ᅟпостроена ᅟбольница ᅟна ᅟ35 ᅟкоек, ᅟк ᅟ1956 ᅟгоду ᅟрасширена ᅟдо ᅟ50 ᅟкоек ,к ᅟавгусту ᅟ1970 ᅟдоведена ᅟдо ᅟ100 ᅟкоек. ᅟСтатус ᅟрайонной ᅟЯркеевской ᅟбольнице ᅟдан ᅟв ᅟ1958 ᅟгоду, ᅟв ᅟ1960 ᅟгоду ᅟв ᅟсвязи ᅟс ᅟупразднением ᅟрайздравотдела ᅟобязанности ᅟпо ᅟруководству ᅟздравоохранением ᅟрайона ᅟвозложены ᅟна ᅟглавного ᅟврача ᅟбольницы, ᅟвыполняющего ᅟфункции ᅟглавного ᅟврача ᅟрайона. ᅟВ ᅟ1972 ᅟгоду ᅟпроизведена ᅟцентрализация ᅟфинансирования ᅟи ᅟбухгалтерского ᅟучета ᅟи ᅟбольнице ᅟпридан ᅟстатус ᅟцентральной ᅟрайонной ᅟбольницы .Строительство ᅟныне ᅟсуществующего ᅟтипового ᅟздания ᅟна ᅟ240 ᅟкоек ᅟс ᅟполиклиникой ᅟна ᅟ600 ᅟпосещений ᅟв ᅟсмену ᅟначато ᅟв ᅟ1969 ᅟгоду ᅟи ᅟсдано ᅟв ᅟэксплуатацию ᅟв ᅟ1975 ᅟгоду.

ᅟГосударственное ᅟбюджетное ᅟучреждение ᅟздравоохранения ᅟРеспублики ᅟБашкортостан ᅟВерхнеяркеевская ᅟЦРБ ᅟобъединяет ᅟв ᅟсвоем ᅟсоставе ᅟцентральную ᅟрайонную ᅟбольницу, ᅟчетыре ᅟврачебных ᅟамбулатории ᅟи ᅟ60 ᅟфельдшерско-акушерских ᅟпунктов. ᅟВ ᅟучреждениях ᅟздравоохранения ᅟработают ᅟ625 ᅟчеловек, ᅟв ᅟт.ч.75 ᅟврачей, ᅟиз ᅟних ᅟвосемь ᅟимеют ᅟзвание ᅟ«Заслуженный ᅟврач ᅟРБ», ᅟшесть ᅟнаграждены ᅟзнаком ᅟ«Отличник ᅟздравоохранения ᅟРФ»,шесть ᅟ– ᅟ«Отличник ᅟздравоохранения ᅟРБ»,пять ᅟнаграждены ᅟорденами ᅟи ᅟмедалями. ᅟИз ᅟ326 ᅟсредних ᅟмедицинских ᅟработников ᅟ3 ᅟимеют ᅟзвание ᅟ«Заслуженный ᅟработник ᅟздравоохранения ᅟРБ»,3 ᅟ–«Отличник ᅟздравоохранения ᅟРФ» ᅟи ᅟ6 - ᅟ«Отличник ᅟздравоохранения ᅟРБ».

Амбулаторно-поликлиническая ᅟпомощь ᅟоказывается ᅟпо ᅟ22 ᅟспециальностям, ᅟмощность ᅟполиклинических ᅟучреждений ᅟсоставляет ᅟ720 ᅟпосещений ᅟв ᅟсмену. ᅟВ ᅟшести ᅟпрофильных ᅟотделениях ᅟстационара ᅟразвернуто ᅟ186 ᅟкруглосуточных ᅟкоек, ᅟв ᅟдневных ᅟстационарах ᅟ– ᅟ52 ᅟместа ᅟдля ᅟвзрослых ᅟи ᅟдетей. ᅟФункционируют ᅟдва ᅟотделения ᅟсестринского ᅟухода ᅟна ᅟ45 ᅟкоек. ᅟВ ᅟшести ᅟлечебно ᅟ–диагностических ᅟподразделения ᅟпроводятся ᅟболее ᅟ50 ᅟвидов ᅟисследований ᅟи ᅟлечебных ᅟпроцедур, ᅟ110 ᅟвидов ᅟлабораторных ᅟисследований. ᅟВ ᅟфизиотерапевтическом ᅟотделении ᅟпроводятся ᅟ25 ᅟвидов ᅟлечебных ᅟпроцедур, ᅟв ᅟт.ч. ᅟгидромассаж , ᅟподводное ᅟвытяжение .

В ᅟтечение ᅟгода ᅟна ᅟамбулаторном ᅟприеме ᅟк ᅟврачам ᅟрегистрируются ᅟболее ᅟ270 ᅟтыс.посещений, ᅟстационарное ᅟлечение ᅟполучают ᅟ8 ᅟтыс.больных, ᅟотделением ᅟскорой ᅟмедицинской ᅟпомощи ᅟобслуживаются ᅟболее ᅟ11 ᅟтыс.вызовов.

ᅟПланомерно ᅟпроводятся ᅟмероприятия ᅟпо ᅟукреплению ᅟматериально-технической ᅟбазы ᅟучреждений ᅟздравоохранения ᅟ: ᅟпроводится ᅟкапитальный ᅟремонт ᅟкорпусов ᅟцентральной ᅟрайонной ᅟбольницы, ᅟсельских ᅟврачебных ᅟамбулаторий ᅟи ᅟфельдшерско-акушерских ᅟпунктов. ᅟТолько ᅟв ᅟтекущем ᅟгоду ᅟпроведен ᅟкапитальный ᅟремонт ᅟна ᅟсумму ᅟболее ᅟ7,8 ᅟмлн. ᅟрублей.

Улучшается ᅟоснащенность ᅟучреждений ᅟлечебно- ᅟдиагностическим ᅟоборудованием ᅟи ᅟсанитарным ᅟавтотранспортом .В ᅟ2010 ᅟгоду ᅟлечебные ᅟучреждения ᅟпополнились ᅟоборудованием ᅟи ᅟавтотранспортом.

ᅟПредприятие ᅟведет ᅟучет ᅟс ᅟиспользованием ᅟкомпьютерной ᅟтехники ᅟи ᅟбухгалтерской ᅟпрограммы ᅟ1С ᅟБухгалтерия ᅟ7.7.

2.2 ᅟОрганизация ᅟбумажного ᅟдокументооборота ᅟна ᅟпредприятии ᅟГБ ᅟУЗ ᅟРБ ᅟВерхнеяркеевская ᅟцентральная ᅟрайонная ᅟбольница

Как говорилось выше, на смену классическому «бумажному» делопроизводству все активнее приходит электронный документооборот, который ведется с использованием особого класса информационных систем - систем электронного документооборота.

Огромное увеличение объемов информации и большие изменения спроса информации предъявляют новые требования к организации информационно-документационного обслуживания в организации. Стали меняться требования к службам, занимающимся информационно-документационным обеспечением. За рубежом их называют службой управления или менеджмента, информационно-документационными ресурсами, в нашей стране они называются службой документационного обеспечения управления (ДОУ).

Системы электронного документооборота, появившиеся относительно недавно, в настоящее время прочно заняли свое место в информационной структуре предприятия. Первоначально в их задачу входила исключительно простая автоматизация документооборота, то есть помощь делопроизводите-лям, но ни в коей мере не замена бумажных документных потоков, циркули-рующих на предприятии.

На сегодняшний день состояние информационных технологий в ДОУ можно охарактеризовать:

- наличием большого объема баз данных, содержащих информацию о деятельности организации;

- созданием технологий, обеспечивающих интерактивный доступ пользователя к информационным ресурсам;

- расширением функциональных возможностей информационных систем и технологий, обеспечивающих обработку информации, созданием локальных многофункциональных проблемно-ориентированных информационных систем различного назначения;

- включением в информационные системы элементов интеллек-туализации интерфейса пользователя, экспертных систем и других технологических средств .

На современном предприятии формируется значительный массив учетной информации. Технология его формирования начинается с момента оформления, проверки, приема, обработки и регистрации первичных документов в соответствующих книгах, ведомостях, журналах и т.п.

Процесс движения этих документов, начиная от их составления, приемки и обработки на всех стадиях и заканчивая сдачей их на хранение в архив, принято называть документооборотом .

В настоящее время на предприятиях для облегчения документооборота внедряются различные системы его автоматизации. Электронный документо-оборот, в отличие от бумажного, более эффективен и прост, избавляет предприятия от огромных складов архивной информации на бумажных носителях, информацию можно хранить в компьютере, на дисках.

Система автоматизации документооборота, система электронного доку-ментооборота - это организационно-техническая система, обеспечи-вающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.

Стремительные изменения, вызванные научно-технической революцией, пронизывают всю нашу повседневную жизнь. Компьютер стал естественной и необходимой частью материально - технической базы современной библиотеки, а Интернет с его почти неограниченными поисковыми ресурсами и коммуникационными возможностями – это главный компонент информационных технологий нашего времени.

Согласно Гражданскому кодексу РФ (ГК РФ) информация представляет собой объект гражданских прав, а электронные документы могут закреплять гражданские права и обязанности. В п. 2, ст. 160 признается принципиальная возможность использования электронных документов и электронно-цифровой подписи в гражданско-правовых отношениях, а п. 2, ст. 434; разрешает обмен документами с помощью электронной связи, ст. 160 предполагает возможность заключения сделок в электронной форме.

Уголовный кодекс РФ в ст. 272 - 274 предусматривает ответствен-ность за преступления в сфере компьютерной информации: неправомерный доступ к информации; создание, использование и распространение вредоносных программ для ЭВМ; нарушение правил эксплуатации ЭВМ, систем ЭВМ или их сетей. Он также устанавливает наказание за уничтожение документов, имеющих историческую или культурную ценность.

Предпосылкой для принятия любого закона обычно является определение круга вопросов и проблем, нуждающихся в правовом урегулировании. Такая необходимость возникла только в 1995 году, и первым нормативным документом, непосредственно связанным с электронными документами, стал Федеральный закон от 1995 г. N 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» . С течением времени он изменялся и дополнялся и на сегодняшний день статус действующего закона имеет Федеральный закон РФ от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»

Данный Федеральный закон регулирует отношения, возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов и информа-ционных технологий, защите информации, прав субъектов, участвующих в информационных процессах и информатизации. При этом закон не распространяется на отношения, регулируемые Законом Российской Федерации «Об авторском праве и смежных правах».

Существует определение, что информация – это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах, независимо от формы их представления. В данном законе определяются и другие понятия, в частности, даются определения информатизации, информационным ресурсам, конфиденциальной информации и т.п.

Установлено, что информационные ресурсы являются объектами отно-шений физических, юридических лиц, государства, составляют информационные ресурсы России и защищаются законом наряду с другими ресурсами. Обязательным условием включения информации в информацион-ные ресурсы является ее документирование. Регулируются вопросы права собственности в отношении информационных ресурсов. Государственные информационные ресурсы являются открытыми и общедоступными. Исключение составляет документированная информация, отнесенная законом к категории ограниченного доступа.

Следующий значительный закон в этой области – это Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (с изменениями и дополнениями .

Закон расширяет сферу использования и допустимые виды электронной подписи (ЭП), так как прежний, утративший статус действия, закон разрешал применять только сертифицированные средства ЭП, а область ее использования ограничивалась только гражданско-правовыми отношениями.

В новой редакции закона выделяются два вида электронной подписи:

- простая ЭП подтверждает, что данное электронное сообщение отправ-лено конкретным лицом;

- усиленная ЭП может быть квалифицированной или неквалифицированной;

а) усиленная квалифицированная ЭП дополнительно подтверж-дается сертификатом, выданным аккредитованным удостоверяющим центром. Сообщение с такой ЭП во всех случаях приравнивается к бумажному документу с собственноручной подписью;

б) усиленная неквалифицированная ЭП позволяет не только одно-значно идентифицировать отправителя, но и подтвердить, что с момента под-писания документа его никто не изменял.

Сообщение с простой или неквалифицированной ЭП может быть приравнено к бумажному документу, подписанному собственноручно, если стороны заранее об этом договорились, а также в специально предус-мотренных законом случаях. Законом предусмотрены механизмы признания иностранных электронных подписей.

.

3. ᅟРЕКОМЕНДАЦИИ ᅟПО ᅟСОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ᅟДОКУМЕНТАЦИОННОГО ᅟОБЕСПЕЧЕНИЯ ᅟДЕЯТЕЛЬНОСТИ ᅟГБ ᅟУЗ ᅟРБ ᅟВЕРХНЕЯРКЕЕВСКАЯ ᅟЦЕНТРАЛЬНАЯ ᅟРАЙОННАЯ ᅟБОЛЬНИЦА

3.1 ᅟСовершенствование ᅟдокументационного ᅟобеспечения ᅟГБ ᅟУЗ ᅟРБ ᅟВерхнеяркеевская ᅟцентральная ᅟрайонная ᅟбольница ᅟна ᅟоснове ᅟавтоматизации

В ᅟрезультате ᅟанализа ᅟсистемы ᅟдокументационного ᅟобеспечения ᅟуправления ᅟГБ ᅟУЗ ᅟРБ ᅟВерхнеяркеевская ᅟцентральная ᅟрайонная ᅟбольница ᅟбыли ᅟвыявлены ᅟнедостатки, ᅟкоторые ᅟопределили ᅟосновные ᅟнаправления ᅟсовершенствования ᅟделопроизводства - ᅟавтоматизирование ᅟдокументооборота.

Формирование дел, прием документации, регистрация, рассылка, хранение документов, справочная работа и многое другое представляет собой документооборот. Проще говоря, это - движение документации от начального до конечного этапа. Что касается документооборота в библиотеках, то здесь необходимо внедрение электронной системы движения документов от библиотекаря к конечному пользователю. Но важно понимать, что при этом должен быть организован тщательный контроль за исполнением этого документа.

Автоматизация в больницах очень выручает регионы, которые находятся в труднодоступных или слишком удаленных местах. В таких случаях информацию сложно проанализировать и обработать в связи с ее недоступностью. Но благодаря системе электронного обмена данными эта проблема будет решена.

В соответствии с вышеназванными этапами, условия формирования электронного документооборота следующие:

- создание централизованной системы больниц;

- внедрение программы «Электронный каталог больничных услуг;

- создание единого информационного пространства ресурсов библиотек;

- создание сайтов больниц, так как давно уже существует необходимость собирать и анализировать документы отделов/филиалов, сводить полученные данные, давать рекомендации, оказывать методическую помощь, делиться передовым опытом с коллективами других больниц, оценивать эффективность деятельности.

Можно перечислить все плюсы внедрения системы автоматизации доку-ментооборота в больнице, прежде всего, это следующие обстоятельства:

- отчетные данные системы будут предоставляться в единой форме;

- все сотрудники будут непрерывно обеспечиваться необходимой ин-формацией;

- все документы будут обеспечены определенными формами отчетности;

- предоставляется надежная охрана всей документации на сервере;

- происходит мгновенное уведомление об изменениях в законодательст-вах;

- служебные поручения будут находиться под постоянным контролем;

- на базе веб-портала будут созданы условия для ознакомления пользователей с информационными ресурсами той или иной сферы .

Благодаря внедрению такой системы, появляется множество преиму-ществ:

- фиксируются выданные поручения, повышается дисциплина и исполнительность сотрудников;

- благодаря перемещению документов в электронном виде повышается скорость документооборота;

- сокращается время для поиска нужных документов;

- невозможно потерять оригинал, когда работа идет по электронным копиям;

- проще оценить работу персонала, так как все действия фиксируются в самой системе;

- появляется возможность быстрого обучения, легче взаимозаменять сотрудников;

- повышается уровень культуры в организации.

Таким образом, автоматизация документооборота в библиотеках сегодня становится не просто средством оптимизации внутренних процессов, а в условиях современного информационного общества - насущной необходимостью.

На сегодняшний день для решения вышеописанных задач подходят следующие компьютерные программы:

- СЭД «Корпоративный документооборот»;

- «1С:Документооборот 8 КОРП»;

- «Аналитика: Документооборот»;

- «1С: Документооборот Проф» .