«Технология обработки документов в учреждениях России»

Сущность делопроизводства связана, прежде всего с операциями по обработке документов.

Современное делопроизводство уходит своими корнями в далекое прошлое, когда были сформулированы навыки работы с документами. Поэтому возникает необходимость изучения технологии делопроизводства в России в XVI – XIX веках.

Основные задачи курсовой работы:

- дать краткую характеристику исторического развития делопроизводства;

- охарактеризовать работу с документами в XVI – XVII веках;

- ознакомится с технологией делопроизводства XVIII – XIX веков.

Работа состоит из двух глав. В первой главе предусмотрены два параграфа. В первом параграфе отражены основные моменты приказного делопроизводства, которое получило широкое распространение в шестнадцатых, семнадцатых веках. Описана структура должностей, которые использовались в те времена. Кроме того, охарактеризована технология обработки документов.

Вторая глава отведена на краткое изложение процесса делопроизводства в XVIII – XIX веках. Она также включает в себя две главы. Первая глава ориентирована на восемнадцатый век, вторая на девятнадцатый.

Проводится динамика развития отечественного делопроизводства.

Организация и ведение делопроизводства требуют профессиональных знаний и навыков, поэтому в курсовой работе наиболее ярко представлены основные моменты данной темы.

Работа написана на основании различных источников информации. Основная роль в написании работы отведена учебнику под редакцией Кузнецовой.

Курсовая работа написана на основании требований и стандартов высшего учебного заведения по специальности 350800.

Основная особенность приказного делопроизводства заключалась в том, что его организация основывалось главным образом на нормах обычного права, то есть на традициях, обычаях, передаваемых из поколения в поколение.

В XVIII - XIX веках задача по обработке документации возлагалась на совершенно иные органы.

Существенное влияние на организацию делопроизводства в учреждениях XVIII века оказал коллегиальный принцип принятия решений. Организация делопроизводства коллегий возлагалась на канцелярию. Здесь готовились дела для слушания на заседании присутствия, оформлялись в соответствии с правилами принятые решения, регистрировались входящие и исходящие документы, осуществлялся контроль за их исполнением.

Главным в канцелярии был секретарь, на которого в основном и возлагалась работа по обработке документов.

Новые принципы, основанные на иерархическом построении аппарата, привели в XIX веке к необходимости строгого соблюдения последовательности прохождения документа в процессе его обработки во всех структурных подразделениях.

Не смотря на такой огромный промежуток времени, в котором происходила перемена принципов и технологий обработка документов сводилась и будет сводится к следующему:

- проверке правильности доставки;

- проверке целостности и сохранности печати. Конверты вскрывались, проверялась комплексность и сохранность вложений. При обнаружении отсутствия документов, об этом сообщалось адресату.

- документы с пометкой «лично» не вскрывались, а передавались адресату.

- ведению учета всех поступивших документов;

- сортировке документов.

Это касалось входящих документов, а если говорить об исходящих документах, которые предназначались для отправки то технология обработки практически та же. Она сведена к следующему: сортировка, оформление почтового отправления.

Действующие в те века службы делопроизводства проверяли правильность оформления, наличие указанных в документе приложений, соответствие количества экземпляров, даты подписания, регистрации и отправки.

Неоформленные или неправильно оформленные документы возвращались исполнителям на доработку.

И в заключении следует отметить, что с каждым годом появляются все более совершенные технологии, которые значительно помогают облегчить обработку документов на разных этапах их прохождения.

4. Делопроизводство: Учебник для вузов/ Т.А. Быкова, Л.М. Вязова, Т.Ю. Максимович, Л.В. Санкина: Под общей редакцией профессора Т.В. Кузнецовой. – М.: МЦФЭР, 2004. – 544 с.

5. Делопроизводство: Информационно-практический журнал, № 2/1, июль – декабрь 1997.