«Новые информационные технологии обработки документов, их влияние на организацию службы делопроизводства»

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется в виде разного рода документов, исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу. По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Оно означает особую организации работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения распространения. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность. С этой целью в работу служб делопроизводства предприятия внедряются новые информационные технологии автоматизации документооборота.

В новые информационные технологии должны помогать в решении следующих задач:

-повышение эффективности управления бизнес-процессами (потоками задач и потоками информации) за счет улучшения исполнительской дисциплины, оптимизации контроля;

-выполнения задач и анализа деятельности организации;

-сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотруд-ников и финансовых издержек на расходные материалы;

-создание единого информационного пространства предприятия (координация работ и коллективное взаимодействие);

-электронный архив (корпоративное хранилище документов и информации), документооборот (автоматизация канцелярии или делопроизводства), управление документами и знаниями (база знаний);

-обеспечение надежности учета и хранения документов;

-организация эффективной защиты информации.

Таким образом, по результатам изложенного делаем вывод об актуальности выбора темы курсовой работы.

Цель курсовой работы – исследовать новые информационные техно-логии обработки документов и их влияние на организацию службы дело-производства

Для достижения представленной цели курсовой работы в процессе ее выполнения необходимо решить ряд задач:

-представить основные понятия в области документационного обеспече-ния управления;

-исследовать автоматизацию делопроизводства и электронный документооборот как инструмент управления организацией;

-дать общую характеристику конкретной автоматизированной системы документационного обеспечения управления;

-показать влияние новых информационных технологий обработки документов на организацию службы делопроизводства.

Сегодня организация, которая хочет получить современное решение для создания автоматизированной технологии документооборота, имеет достаточно широкий выбор - от приобретения отдельных частных технологий до готовых комплексных систем.

До недавнего времени содержательная работа с документами была в значительной степени отделена от делопроизводства как технологической деятельности по изготовлению, учету, перемещению, контролю и поиску документов. Делопроизводством занимался специально выделенный персонал секретариатов и канцелярий. В результате системы автоматизации делопроизводства, как правило, рассматривались именно как системы автоматизации деятельности этого технологического персонала.

Однако в последнее десятилетие офисная автоматизация привела к революционным изменениям в области работы с документами. Теперь вместо секретарей-машинисток документы изготавливают сами их авторы - с помощью персональных компьютеров, а нескольких нажатий клавиш компьютера достаточно для пересылки созданного документа по компьютерной сети - в соседнюю комнату или на другой континент.

Таким образом, лица, принимающие решения, стали непосредственными участниками технологий делопроизводства и документооборота, начиная с момента создания документа и вплоть до контроля его исполнения и работы с документальным архивом. В этой связи требует пересмотра сложившийся стереотип отношения к системам документационного управления как к средству повышения эффективности труда делопроизводственного персонала. Теперь система электронного документооборота - ключевой инструмент непосредственной деятельности лиц, принимающих решения, - руководителей.

6. Мигель И. Н. Документирование управленческой деятельности: курс лекций. Издательство "Флинта", 2006. – 322 с.

7. Пахчанян А. Технологии электронного документооборота // Материалы сайта w*w.csys.r*.

8. Павлов А. Обзор систем документооборота // Материалы сайта w*w.csys.r*.

9. Стенюков М. В. Справочник по делопроизводству. Издательство "ПРИОР", 2007. – 170 с.

10. Шава О. Документооборот – сапоги-скороходы современного бизнеса // Материалы сайта w*w.klerk.r*.