«Особенности построения системы бухгалтерского учета и контроля расчетов с подотчетными лицами»

Правильная организация учета расчетов с подотчетными лицами, с одной стороны, обеспечивает действенный контроль за использованием на предприятии денежных средств и, с другой стороны, позволяет предприятию избежать конфликтных ситуаций во взаимоотношениях с налоговой службой.

Рациональная организация расчетов с подотчетными лицами способствует укреплению расчетной дисциплины, повышению ответственности предприятий за соблюдение расчетов, сокращению дебиторской и кредиторской задолженности, ускорению оборачиваемости оборотных средств предприятий и организаций.

Вследствие этого улучшается финансовое состояние предприятий и организаций. А грамотно проведенный аудит расчетов с подотчетными лицами позволит предприятию избежать ошибок, допускаемых при организации расчетов. Это особо актуально в современных экономических условиях, поскольку денежная стадия кругооборота средств играет огромную роль в жизни предприятия любой формы собственности.

Изучение выбранной темы предполагает достижение следующей цели – рассмотреть бухгалтерский учет и аудит расчетов с подотчетными лицами

и определить его роль в деятельности организации.

Достижение поставленной цели обуславливает решение следующих задач:

– раскрыть сущность расчетов с подотчетными лицами;

– дать организационно – экономическую характеристику объекта исследования;

– изучить порядок учета, состав первичных и учетных регистров

расчетов с подотчетными лицами в соответствие с действующими правилами бухгалтерского учета и нормативными документами;

– раскрыть цели и задачи аудита расчетов с подотчетными лицами;

– рассмотреть этапы проведения аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами;

– изучить документирование аудита и обобщение результатов проверки.

Объектом исследования в данной выпускной квалификационной работе выступило сельскохозяйственное предприятие – ООО «Новостародубское», расположенное в с. Стародубское Буденновского района.

Предмет исследования – организация учета и аудита расчетов с подотчетными лицами в современных условиях.

Периодом исследования является период с 2010 – 2012 гг.

При подготовке работы для проведения исследования были использованы законодательные и нормативные акты РФ, учредительные документы ООО «Новостародубское», специальная литература по теме исследования.

Теоретические и практические вопросы анализа и аудита расчетов с подотчетными лицами освещены в монографиях отечественных авторов: Кондракова Н.П., Глушкова И.Е., Киселевой Т.В., Вахрушиной М.А., Подольского В.И., Шеремета А.Д., Суйца В.П. и др., а также материалы периодической печати. Следует заметить, что большинство публикаций на эту тему сводится, как правило, к рассмотрению действующих нормативных

документов и описанию порядка оформления первичных документов.

Однако опыт проведения аудиторских проверок предприятий показывает, что на практике возникает более широкий спектр проблем учета и налогообложения, чем описывается в нормативных документах.

Источниками информации для проведения аналитических расчетов стали регистры синтетического и аналитического учета, бухгалтерская отчетность ООО «Новостародубское» за 2010 – 2012 гг.

Методами исследования, используемыми в настоящей работе, являются монографический (описательный) метод, методы сравнения, средних и относительных величины, ряды динамики.

Структурно выпускная квалификационная работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованных источников и приложений.

Работа изложена на 79 страницах, содержит 11 таблиц и 4 рисунка.

Деньги, выданные подотчетным лицам, являются подотчетными суммами [35].

Перечень лиц, имеющих право на получение денег под отчет, утверждает приказом руководитель предприятия. Если же такого документа нет, то срок выдачи подотчетных сумм считается не установленным, то есть работник должен вернуть деньги в этот же день (письмо ФНС России от 24 января 2007 г. № 04–1–02/704).

Расчеты с подотчетными лицами могут осуществляться как в наличной, так и в безналичной формах. И у того и у другого способа есть свои особенности, которые необходимо учесть бухгалтеру.

Расчеты с подотчетными лицами выдаются на следующие виду расходов.

1. Хозяйственные нужды (или хозяйственные расходы):

– ОС и МПЗ;

– Канцелярские расходы;

– Почтовые расходы и т.п.

2. Представительские расходы.

3. Командировочные расходы:

– расходы на проезд до места назначения и обратно;

– расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления,

назначения или пересадок;

– расходы по найму жилого помещения;

– расходы по оплате услуг связи,

– расходы по получению и регистрации служебного заграничного паспорта, виз;

– расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту,

– суточные, выплачиваемые в пределах установленных норм,

– сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы.

Служебная командировка входит в состав трудовых обязанностей, возложенных трудовым договором (контрактом) на работника, и регулируется нормами трудового законодательства. Высшим нормативным правовым актом, регулирующим трудовые и иные, непосредственно связанные с ними отношения в организациях любой организационно–правовой формы собственности, является Трудовой кодекс Российской Федерации, введенный в действие Федеральным законом от 30 декабря 2001 г. № 197–ФЗ [4].

Цель командировки определяет ее классификацию и порядок распределения расходов, понесенных командированным работником. Исходя из этого командировки можно подразделить на служебные и непроизводственные [26].

В соответствии с главой 24, ст. 166 Трудового Кодекса РФ служебная командировка – поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными

командировками не признаются [34].

Соответственно, практически каждая бухгалтерия, так или иначе, сталкивается с оформлением и бухгалтерским учетом таких расчетов.

Рациональная организация расчетов с подотчетными лицами способствует укреплению расчетной дисциплины, повышению ответственности предприятий за соблюдение расчетов, сокращению дебиторской и кредиторской задолженности, ускорению оборачиваемости оборотных средств предприятий и организаций.

Большая роль при этом отводится бухгалтерскому учету, с помощью которого сплошным образом, непрерывно и взаимосвязано отражаются все документально подтвержденные хозяйственные операции, чем обеспечивается достоверность, своевременность и точность информации.

Состояние учета расчетов с подотчетными лицами в работе было рассмотрено на материалах сельскохозяйственного предприятия – ООО «Новостародубское».

Хозяйство было образовано в 2001 году в соответствии с Законом РФ «Об обществах с ограниченной ответственностью».

Целью создания Общества является расширение рынка

сельскохозяйственной продукции г. Буденновска и Буденовского района,

а также извлечение прибыли.

Для обеспечения деятельности Общество создает уставный капитал за счет вкладов участников.

В результате проведенного исследования можно сделать следующие выводы.

ООО «Новостародубское» является средним по размерам предприятием района. Хозяйство занимает площадь 3500 га, их них пашня составляет 3500 га.

Хозяйство специализируется на отраслях растениеводства и животноводства. Доля продукции растениеводства в структуре товарной продукции составила в 2010 году 50,5%, в 2011 году 46,7 % и в 2012 году 62,9% , в том числе на долю зерновых и зернобобовых приходится 33,5% в 2010 году, 34,6 % в 2011 году и 51,2 % в 2012 году. На долю продукции животноводства приходится соответственно по годам 46,6 %,51,2 % и 33,6 %.

По результатам производственно – хозяйственной деятельности за 2012 год в ООО «Новостародубское» получена прибыль. В 2010 году в размере 4630 тыс. руб., в 2011 году –5108 тыс. руб. и в 2012 году – 7140 тыс. руб., как видно динамика прибыли за рассматриваемый период положительна.

Основные показатели платежеспособности ООО «Новостародубское» за исследуемый период с 2010 – 2012 гг. ниже нормативных значений, что свидетельствует о недостаточной платежеспособности предприятия. Однако, необходимо отметить положительную динамику данных показателей за 2010 – 2012 гг.

Анализ составления и состояния первичной документации по учету расчетов с подотчетными лицами показал, что в ООО «Новостародубское» первичная документация оформляется на унифицированных бланках, утвержденных Госкомстатом РФ. Документация оформляется в соответствии с нормами бухгалтерского учета.

По результате внутренней аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами в ООО «Новостародубское», было обнаружено множество нарушений в оформлении первичной документации, в бухгалтерском учете ТМЦ в результате небрежного его ведения и отсутствия контроля за расчетами с работниками.

Основными ошибками, допускаемыми предприятием являются:

– несоблюдение порядка выдачи денег под отчет;

–отсутствие инвентаризаций расчетов с подотчетными лицами;

–приложение к авансовым отчетам не имеющих всех обязательных реквизитов первичных документов;

–выдача денег под отчет при непогашении долга по предыдущей выдаче;

–расчет с другими юридическим лицами выданными под отчет наличными деньгами в размерах, превышающих установленные лимиты и другие.

В результате проверки и выявленных нарушений с целью их устранения и совершенствования учета расчетов с подотчетными лицами руководству ООО «Новостародубское» можно рекомендовать проведение следующих мероприятий:

– работникам бухгалтерии предлагается внимательнее изучать нормативно–правовую базу расчетов с подотчетными лицами, особенно в части командировочных расходов;

– необходимо также рассмотреть и изучить вопросы о нормах командировочных расходов и удержания НДФЛ со сверхсуточных;

– усилить контроль за оформление первичной документации точно в соответствии с установленной формой;

– ошибки по бухгалтерскому учету ТМЦ следует устранить и в дальнейшем не повторять.

Таким образом, только четкая организация учета на счете 71 и соблюдение порядка ведения кассовых операций повысит эффективность деятельности предприятия в целом.

7. Положение по бухгалтерскому учету «Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности» ПБУ 22/2010: утверждено приказом Министерства финансов Российской Федерации от 28 июня 2010 № 53н (в ред. от 27.04.2012 № 55н).

8. Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» (ПБУ 1/2008): утверждено приказом Министерства финансов Российской Федерации от 6 октября 2008 г. № 106н (в ред. от 18.12.2012 № 164н).

9. Положение по бухгалтерскому учету «Учет нематериальных активов» (ПБУ 14/2007): утверждено приказом Министерства финансов Российской Федерации от 27 декабря 2007 г. №153н. (в ред. от 24.12.2010 № 186н).

10. Положение по бухгалтерскому учету «Учет расчетов по налогу на прибыль организаций» ПБУ 18/02: утверждено приказом Министерства финансов Российской Федерации от 19 ноября 2002 г. № 114н (в ред. от 24.12.2010 № 186н).

11. Положение по бухгалтерскому учету «Учет основных средств» ПБУ 6/01: утверждено приказом Минфина Российской Федерации от 30 марта 2001 г. № 26н (в ред. от 24.12.2010 № 186н).

12. Положение по бухгалтерскому учету «Учет материально–производственных запасов» (ПБУ 5/01): утверждено приказом Министерства финансов Российской Федерации от 09.06.2001 № 44н (в ред. от 25.10.2010 № 132н)

13. Положение по бухгалтерскому учету «Доходы организации» ПБУ 9/99: утверждено приказом Министерства финансов Российской Федерации от 6 мая 1999 г. № 32н (в ред. от 27.04.2012 № 55н).

14. Положение по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99: утверждено приказом Министерства финансов Российской Федерации от 6 мая 1999 г. № 33н (в ред. от 27.04.2012 № 55н).

15. Положение по бухгалтерскому учету «Отчет о движении денежных средств» (ПБУ 23/2011): утверждено приказом Министерства финансов Российской Федерации от 02.02. 2011 № 11н.

16. Положение по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации» ПБУ 4/99: утверждено приказом Министерства финансов Российской Федерации от 6 июля 1999 г. № 43н (в ред. от 08.11.2010 № 142н).

17. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации: утверждено приказом Министерства финансов Российской Федерации от 29 июля 1998 г. № 34н (в ред. от 24.12.2010 № 186н).

18. Положение ЦБ РФ «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» от 12.10.2011 №373–П.

19. План счетов бухгалтерского учета финансово– хозяйственной

деятельности организаций: утвержден приказом Минфина РФ от 31 октября

2000г. № 94н (в ред. от 08.11.2010 № 142н).

20. Приказ Министерства финансов Российской Федерации от 2 июля

2010 г. № 66н. «О формах бухгалтерской отчетности организаций» (в ред. от 04.12.2012 № 154н).

21. Перечень федеральных стандартов аудиторской деятельности, федеральных правил (стандартов) аудиторской деятельности, утвержденных Правительством Российской Федерации, и правил (стандартов) аудиторской деятельности, одобренных Комиссией по аудиторской деятельности при Президенте Российской Федерации.

22. Федеральные Правила (стандарты) аудиторской деятельности, действующие в настоящий момент в РФ: утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 23. 09. 2002 № 696 «Об утверждении федеральных правил (стандартов) аудиторской деятельности».

23. Правила независимости аудиторов и аудиторских организаций (одобрены Советом по аудиторской деятельности 20 сентября 2012 г.).

24. Кодекс профессиональной этики аудиторов (одобрен Советом по аудиторской деятельности 22 марта 2012 г., протокол № 4).

25. Андреев, В.Д. Внутренний аудит. – М.: Вузовский учебник, 2009.–263с.

26. Аудит: Учеб. для вузов / В.И. Подольский А.А. Савин, Л.В. под ред. В.И. Подольского. – М.: ЮНИТИ–ДАНА, 2010. –583с.

27. Барбашков Н.П. Организация и методика проведения общего аудита / 4 изд., перераб. и доп. / – М.: ФИЛИНЪ, 2009. – 528 с.

28. Бакина С.И. Расчеты с подотчетными лицами: оформление, учет и налогообложение наличных расходов: Учеб. Пособие. – М.: Юстицинформ, 2011. – 80 с.

29. Басовский Л.Е. Комплексный экономический анализ хозяйственной деятельности. – М.: Инфра – М, 2011.– 366 с.

30. Белов, А.А. Бухгалтерский учет. Теория и практика. – М.: Изд–во Эксмо, 2011. – 624 с.

31. Богаченко, В. М. Бухгалтнрский учет. – Ростов н/Д: Феникс, 2009. – 480с.

32. Бородин, В.А. Бухгалтерский учет. – М.: ЮНИТИ–ДАНА, 2010. – 528с.

33. Бочкарева, И.И. Бухгалтерский учет. – М.: ТК Велбо, изд–во Проспект, 2010. – 768 с.

34. Бычкова, С.М. Аудит для руководителей и бухгалтеров. – СП6.: Питер, 2011. – 384 с.

35. Ерофеева, В.А, Пискунов, В.А, Битюкова, Т.А. Аудит. – М.: Высшее образование, 2010. – 243 с.

36. Камышанов, П.И. Практическое пособие по аудиту. – М.: ИНФРА, 2011. 432с.

37. Кочинев, Ю.Ю. Аудит. – М.: Высшее образование, 2009. – 384 с.

38. Кислов, Д.В. Расчеты с подотчетными лицами. – М.: Налог–инфо, 2010. – 76 с.

39. Кожинов, В. Я. Бухгалтерский учет. – М.: Издательство «Экзамен», 2009. –815 с.

40. Ковалев, В. В. Анализ хозяйственной деятельности предприятия.– М.: Проспект, 2009.–198 с.

41. Любашен, Н.П. Комплексный экономический анализ хлзяйственной деятельности. – М.: ЮНИТИ – ДАНА, 2009.– 448с.

42. Парушина, Н.В. Аудит расчетов с персоналом по оплате труда и с подотчетными лицами. // Аудитор. – 2009. – №1. – С.20– 29.

43. Слуцкая, Е.А. Учет расходов на зарубежные командировки // Бухгалтерский учет. – 2009. – №10. – С.24– 28.

44. Семенова, М.В. Проверяем правильность начисления налога на прибыль. // Бухгалтерский учет. – 2009. – №13. – С.12– 19.