«Метрические книги - общие акты состояния. Формирование личных дел.»

Метрическая книга – это реестр записей сведений о рождении, ключевых религиозных обрядах, браке и смерти, который был основным документом учета актов гражданского состояния до появления в советское время собственно системы органов ЗАГС. Регистрация этих событий в метрических книгах была обязательной, а выписки «выписи» из метрических книг были необходимым документом при поступлении в учебные заведения, на военную и гражданскую службу. Метрические книги вели религиозные учреждения соответствующих конфессий.

Практика церковной регистрации личных событий впервые упоминается в документах Московского церковного собора, однако тогда это было эпизодическое явление. В 1702 году Петр I издал указ «О подаче в Патриарший духовный приказ приходским священникам недельных ведомостей о родившихся и умерших», а в мае 1722 года в «прибавлениях к Духовному регламенту» было закреплено обязательное составление метрических книг в Российской империи в православных храмах. В указе Синода 1724 года были установлены первые формы метрических книг. Правда, метрические книги первой половины XVIII века – большая редкость.

В 1779 году очередной указ Синода «Об исправном содержании метрических книг во всех приходских церквах» сделал наличие книг в приходах и консисториях обязательным. В 1802 году было запрещено хранение книг в домах священников и их раздельное ведение: теперь все листы должны были быть сшиты, пронумерованы и скреплены печатью. При этом форма метрических книг все еще оставалась неупорядоченной – на рубеже XVIII и XIX века во многих приходах в записях о рождении, например, не писалось имя матери.

Личное дело является частью документации по личному составу организации.

Как правило, впервые личное дело заводится на сотрудника после подписания приказа о его трудоустройстве и его ознакомления с этим приказом.

Личное дело ведется, пополняется документацией, обновляется в течение всего времени работы сотрудника на данного работодателя. В отличие от личных дел на государственной службе, у частных предпринимателей не принято предавать личные дела при смене рабочего места. Актуальность личного дела длится до его передачи в архив вследствие увольнения сотрудника.

Исходя из определения понятия «трудовая деятельность» документы, связанные с ней, начинают оформляться с момента приема на работу. То есть личное дело начинается с трудового договора и приказа о приеме на работу. Заканчивается оно приказом об увольнении.

Не включаются в личное дело трудовая книжка и личная карточка, так как эти обязательные документы подлежат отдельному хранению в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Порядок ведения кадровой документации должен быть подробно изложен в соответствующем Положении, принятом на фирме. Он может предусматривать ряд учетных процедур:

5. Бурангулов Б.В. Организация работы государственных архивных служб Приволжского федерального округа РФ по хранению документов личного состава ликвидированных учреждений и организаций // Вестник РГГУ. Серия: Документоведение и архивоведение. Информатика. Защита информации и информационная безопасность. 2014. № 2 (124). С. 31-39

6. Быкова Т. А., Вялова Л. М., Санкина Л. В. Делопроизводство. Учебник. М.: ДРОФА, 2017. 368 с.

7. Быкова Т. А., Кузнецова Т. В., Санкина Л. В. Документационное обеспечение управления (делопроизводство). М.: Инфра-М, 2013. 304 с.

8. Канищев В.В., Кончаков Р.Б., Морозова Э.А. Источниковедческие и технологические проблемы сопоставления массовых источников по истории крестьянской реформы 1861 г. // Информационный бюллетень Ассоциации «История и компьютер». М.― Тамбов, 2006. № 34. С. 119–120