«Особенности документирования бухгалтерской деятельности»

Дадим определение договора, как вида документа. Договор (контракт) – это документ (описание соглашения), в котором взаимоотношения между подписавшими его сторонами, регламентируются законодательством или прочими условиями, в нем предусмотренными. От того как этот документ разработан и оформлен зависит его юридическая сила.

При составлении договора (контракта), необходимо помнить о том, что он должен выполнять две основные функции:

• описывать суть достигнутой договоренности в соответствии с требованиями законодательства;

• определять степень возможных отклонений от согласованных условий и ответственность сторон за такие отклонения.

Содержание договора носит свободный характер, поэтому требования к оформлению договоров определяются организациями, в ведении которых находится предмет договора. Ими же разрабатываются и устанавливаются типовые формы договоров.

Несмотря на внешнее разнообразие, структура многих договоров предусматривает наличие следующих разделов:

1. Вводная часть (преамбула):

• название договора (например, договор покупки-продажи, кредитный договор, договор на выполнение работ или услуг и т.д.);

• дата и место подписания (населенный пункт) договора;

• полное наименование договаривающихся сторон:

- для юридического лица – фирменное наименование предприятия (организации) и лицо, представляющее предприятие (должность, фамилия, имя, отчество), а также название документа, из которого следуют его полномочия на подписание договора (Устав, Положение, доверенность или другой документ, имеющий законную силу);

- для физического лица - фамилия, имя и отчество, при необходимости – паспортные данные;

• название стороны по договору (например, «Продавец», «Заемщик», «Банк», «Поставщик», «Исполнитель» и пр.).

2. Предмет договора, права и обязанности сторон:

• Собственно предмет договора - вопросы, по которым конкретно договариваются стороны, и основания для выполнения работ по договору. Например, предметом договора купли-продажи является товар, предметом авторского договора - определенные права по использованию конкретного произведения автора, предметом договора на проектные и строительные работы является проектно-сметная документация на строительство конкретного объекта и т.п.;

• технические условия договора;

• права и обязанности сторон по договору;

• цена договора (стоимость работ), форма оплаты и порядок расчетов между сторонами;

• порядок сдачи-приемки работ, предоставления услуг;

• срок выполнения сторонами своих обязательств.

3. Дополнительные условия договора - включает в себя такие условия, которые не являются обязательными в каждом договоре, однако их наличие существенно влияет на права и обязанности сторон, а также на порядок их выполнения. К таким условиям относятся:

• ответственность сторон;

• способы обеспечения обязательств;

• условия досрочного расторжения договора в одностороннем порядке и порядок действий сторон при одностороннем расторжении договора;

• условия о конфиденциальности информации по договору;

• порядок решения споров между сторонами по договору.

4. Прочие условия договора могут включать следующие вопросы:

• законодательные и другие документы (кроме договора), регулирующие отношения сторон;

• условия о средствах и методах связи между сторонами;

• количество экземпляров договора и др.

5. Заключительная часть:

• срок действия договора;

• реквизиты сторон;

• приложения;

• подписи и печати сторон.

Однако с 2013 года она не является обязательной к применению, поэтому организация может разработать собственную форму учитывая требования к обязательным реквизитам в ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее по тексту - Закон о бухучете).

Отметим, что на практике пор большинство компаний предпочитает использовать унифицированную форму N АО-1.

Нормативные акты, регулирующие порядок составления и сдачи авансового отчета

Порядок составления и сдачи авансового отчета установлен Указанием Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства" (далее - Указание N 3210-У).

Часть норм также содержится в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее – Положение о командировках).

Кто должен составлять авансовый отчет

В соответствии с абз. 2 п. 6.3 Указания N 3210-У авансовый отчет должно заполнить и сдать в бухгалтерию подотчетное лицо, которому наличные денежные средства ранее были выданы под отчет:

• в первую очередь – работники организации;

• физические лица-внештатные сотрудники, заключившие с компанией гражданско-правовые договоры (например, договор оказания услуг или подрядный договор).

Согласно письму Банка России от 02.10.2014 N 29-Р-Р-6/7859 при заполнении авансового отчета они приравниваются к работникам компании.

В связи с этим и выдача денег под отчет, и окончательный расчет с ними осуществляются в таком же порядке, что и со штатными сотрудниками.

Список лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет

При этом список лиц, имеющих право получить деньги под отчет, компания утверждать не обязана.

Однако организация может прописать их в локальном нормативном акте (ЛНА): это может быть как отдельный документ-инструкция по составлению авансового отчета, так и раздел в положении о документообороте в организации.

Срок для представления авансового отчета

Срок для представления отчета по израсходованным суммам установлен в 3 рабочих дня:

• после дня истечения срока, на который выданы деньги под отчет;

• или со дня выхода на работу (возвращения из командировки или из отпуска/болезни).

Заявление работника о выдаче денег под отчет

Для выдачи наличных денег работнику под отчет (далее – подотчетное лицо) на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, расходный кассовый ордер оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату (абз. 1 п. 6.3 Указания N 3210-У).

Таким образом, в заявлении работника о выдаче денег под отчет:

• подотчетное лицо указывает сумму наличных денег и срок, на который они требуются;

• а резолюция руководителя подтверждает запрос работника либо корректирует его.

Подпись руководителя и дата на таком заявлении являются обязательными реквизитами.

Отметим, что форма заявления не предусмотрена нормативным актом и потому заявление составляется произвольно (с отражением всех необходимых сведений) либо утверждается в ЛНА компании.

В заявлении также еще должна содержаться информация об отсутствии задолженности за подотчетным лицом.

Это обязательное требование к подотчетному лицу: выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения с его стороны задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег (абз. 3 п. 6.3 Указания N 3210-У).

Таким образом, если сотрудник еще не отчитался по выданному ранее авансу, выдать ему новый нельзя.

Срок проверки, утверждения авансового отчета и окончательного расчета с работником организации

Авансовый отчет передается в бухгалтерию, где он проверяется, далее его утверждает руководитель организации и производится окончательный денежный расчет с работником организации в срок, установленный в ЛНА или приказом.

Срок, в течение которого проверяется и утверждается авансовый отчет, а также проходит окончательный расчет, устанавливается руководителем (абз. 2 п. 6.3 Указания N 3210-У).

При окончательном расчете с работником сотрудник или возвращает неизрасходованную часть денег или наоборот: ему выплачивают сумму перерасхода, если пришлось потратить больше запланированного и руководство это уже утвердило.

Бухгалтерские проводки по авансовому отчету

Работник, получивший деньги под отчет, должен представить авансовый отчет о потраченных суммах (форма N АО-1). Неизрасходованные деньги, т.е. остаток по авансовому отчету, работник возвращает в кассу. Если денег потрачено больше, чем выдано, перерасход с согласия руководителя возмещается работнику.

Корректировки по предшествующим годам проводятся в корреспонденции со счетом 91 с отнесением сумм необходимых исправлений в прочие доходы или прочие расходы. Подробнее об особенностях процедуры исправления ошибок в зависимости от их существенности и от того, когда они выявлены, читайте в статье «Способы исправления в бухгалтерском учете и отчетности». Справка позволяет одновременно отражать исправления, вносимые как в бухгалтерский, так и в налоговый учет (ст. 313 НК РФ), и за счет этого сохранять правильность соотношения между данными 2 учетов.

Бухгалтерская справка установленной формы существует только для государственных органов и учреждений (форма 0504833 по ОКУД, утвержденная приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н). Для всех прочих налогоплательщиков она не имеет строго определенного вида, но, как всякий первичный документ, должна составляться с соблюдением требований о наличии обязательных реквизитов (п. 2 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ), таких как:

• наименование субъекта, оформляющего документ;

• название документа и дата его составления;

• содержание производимой операции;

• необходимые количественные и суммовые показатели, относящиеся к осуществляемой операции;

• подписи ответственных лиц с их расшифровкой и указанием должностей.

Описание сущности производимой операции возможно как в текстовом, так и в табличном виде. Поскольку бухгалтерская справка является одним из официально разрешенных к применению первичных учетных документов, ее форму, разработанную самостоятельно, рекомендуется утвердить в учетной политике. О принципах, которыми необходимо руководствоваться при составлении учетной политики, подробнее читайте в статье «Как составить учетную политику организации (2018)?». Утвержденная форма и наличие в справке обязательных реквизитов придают ей значение документа, оформленного с соблюдением всех необходимых правил. Это может сыграть свою роль при ее предъявлении в процессе налоговой проверки.

В основной части бухгалтерской справки, посвященной исправлениям, должны быть подробно изложены:

• суть сделанной ошибки;

• номера и даты документов, с которыми связаны исправления;

• обоснование исправлений и принятые решения по корректировкам;

• необходимые расчеты с их разбивкой по периодам, к которым относятся рассчитанные суммы, если это имеет значение для бухгалтерского учета и расчета налогов.

В текст справки могут не входить сами расчеты, необходимые для ее составления. Они, так же как и копии первичных документов, при принятии к учету которых изначально была допущена ошибка, могут быть приложениями к справке. Обязательным условием будет одновременное отражение проводок, относящихся к бухгалтерскому и налоговому учету. Для налогового учета справка послужит необходимым документальным обоснованием принятия к учету расходов (п. 1 ст. 252 НК РФ).

При ведении автоматизированного учета данные, относящиеся к налоговым, могут заполняться по бухгалтерским данным в автоматическом режиме при нажатии соответствующей кнопки, как это происходит в программе 1С при заполнении документа «Операция (бухгалтерский и налоговый учет)». Если исправления касаются операций стандартного характера и влекут за собой изменения в нескольких накопительных регистрах, то в программах для внесения исправлений вместо бухгалтерской справки возможно использование такой операции, как «Корректировка записей регистров» (программа 1С), которая позволит корректно сделать исправления во всех отчетах, где зафиксированы ошибочные данные.

Бухгалтерская справка – первичный учетный документ, приобретающий особое значение в ситуациях, когда необходимо исправление допущенных учетных ошибок. Для большинства налогоплательщиков строго установленной формы такой справки нет, но тем не менее при ее оформлении требуется соблюдение определенных правил.