«Совершенствование организации документационного обеспечения деятельности службы кадров в Псковской областной клинической больнице»

В настоящее время особую актуальность приобретает проблема эффективного использования кадровых ресурсов организации. На современном этапе учреждения здравоохранения сталкиваются с дисбалансом кадровых ресурсов, усиливающимся под воздействием демографических, политических, социально-экономических, технологических, эпидемиологических изменений. Наиболее проблемными в кадровой сфере здравоохранения являются вопросы правильного планирования кадровых ресурсов, их численности, устранения диспропорций в структуре распределения квалифицированных работников. Ответственность за формирование и управление персоналом лежит на кадровой службе учреждения. Актуальность выбранной темы обусловлена недостаточным вниманием к вопросам документационного обеспечения в кадровой службе.

Кадровая служба – это оператор, которому следует понимать, какие потребности в кадровом обеспечении есть у руководства, какие существуют кадровые проблемы и каким образом эти проблемы можно решить, как правильно с правовой точки зрения задокументировать кадровые процессы. Документационное обеспечение деятельности кадровых служб обязательно должно четко регламентироваться, так как их функционал связан с конкретной личностью (гражданином). Поэтому кадровой службе необходимо обеспечить разработку локальных нормативных документов.

Предметом исследования являются документационное обеспечение кадровой службы организации.

Объектом исследования является ГБУЗ «Псковская областная клиническая больница».

Целью выполнения представленной работы является разработка рекомендаций по совершенствованию организации документационного обеспечения деятельности кадровой службы ГБУЗ «Псковская областная клиническая больница».

Чтобы достичь поставленной цели, необходимо решение следующих задач:

1. Изучить учебную литературу, статьи в периодических изданиях, освещающие теоретические и практические аспекты документирования кадровой деятельности;

2. Изучить законодательные и нормативно-методические документы, регламентирующие деятельность кадровой службы;

3. Выделить виды кадровой документации;

4. Дать краткую характеристику ГБУЗ «Псковская областная клиническая больница»;

5. Проанализировать структуру и функции кадровой службы ГБУЗ «Псковская областная клиническая больница»;

6. Рассмотреть особенности оформления и содержания документов по личному составу;

7. Разработать предложения по совершенствованию ведения кадрового делопроизводства ГБУЗ «Псковская областная клиническая больница».

Методологические основы исследования. При написании работы были изучены законодательные и нормативно- методические документы. Особое внимание было уделено Трудовому кодексу Российской Федерации (далее – ТК РФ), который регулирует трудовые отношения между работником и работодателем. Кроме того, немаловажными в исследовании данной темы стали труды следующих авторов: Кузнецовой Т.В., Грудцыной Л.Ю., Кирсановой М.В., Шадриной М.В. и некоторых других.

В процессе проведения дипломного исследования были использованы следующие методы: анализ нормативно-правовой документации по теме, анализ литературы, методы сравнения, анализа и синтеза, наблюдения, а также системный анализ, основанный на изучении объектов как систем.

Гипотеза: Для успешного управления организацией необходима эффективная работа кадровой службы.

Научная новизна исследования состоит в уточнении содержания документации кадровой службы организации и разработке предложений по совершенствованию работы отдела кадров.

Практическая значимость заключается в том, что предложения по совершенствованию деятельности кадровой службы могут быть предложены руководству организации для повышения качества и эффективности работы данного подразделения.

Структура исследования. Данная работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка литературы и приложений.

1. Положением об отделе кадров;

2. Должностной инструкцией;

3. Правилами внутреннего трудового распорядка организации;

4. Положением о защите персональных данных работников;

5. Положением об оплате труда и премирования сотрудников;

6. Штатным расписанием;

7. Графиком отпусков и др.

Анализ деятельности ГБУЗ «ПКОБ» позволил выявить проблему дефицита кадров, связанного с тенденцией увеличения численности работников старших возрастных групп, и увеличением персонала предпенсионного и пенсионного возраста в составе рабочей силы, продолжающие работать по причине недостаточного уровня пенсионного обеспечения. Кроме того, дефицит кадров усугубляется проблемой текучести кадров.

Кроме того, в ходе анализа было выявлено, что в Больнице не определен порядок информирования о содержании издаваемых приказах заинтересованных лиц. Как правило, специалисты по кадровой работе приглашают по телефону, через коллег сотрудников для ознакомления под роспись с приказом (распоряжением).

Однако в случае, если приказ касается работы всей ГБУЗ «ПОКБ», он вывешивается на стенд в каком-либо корпусе ГБУЗ «ПОКБ» для ознакомления с ним сотрудников. В данном случае существует проблема информирования сотрудников других корпусов с данным приказом.

В соответствии с требованиями нормативных документов утвержденный график отпусков должен быть доведен до всех сотрудников ГБУЗ «ПОКБ». Однако, как правило, данное требование нарушается, в связи с чем, сотрудники относятся к утвержденному графику как к формальному документу и пишут заявления на отпуск в период, отличный от зафиксированного в графике отпусков.

В больнице существует группа приказов по личному cоставу, которые не имеют унифицированной формы и оформляются в виде текста, разбитого на определенные разделы, на бланке приказа ГБУЗ «ПОКБ».

Еще одним недостатком являются слабые технические возможности Интернет-соединения в больнице, а именно низкая скорость что не позволяет специалистам кадровой службы искать необходимую информацию оперативно.

- ее запись в виде текста, содержащего локальные нормы (допустим, в виде проекта Положения о персонале);

- ее оформление в соответствии с установленными для этого порядком (оформление локального нормативного акта «Положение о персонале» в соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30-2003, утверждение согласно сложившейся практике в компании).

Другими словами, чтобы работа компании была отлаженной, организованной, должны существовать документы (например, инструкции, регламенты, приказы), в которых устанавливаются правила работы и содержатся указания, распоряжения, необходимые для эффективной работы того или иного производственного процесса.

На этапе организации бизнес-проекта, чаще всего, это устные распоряжения. С ростом бизнеса и увеличением штата сотрудников появляется потребность в транслировании идей руководства рядовым исполнителям (с помощью приказов, распоряжений). Насущными становятся унификация и стандартизация технологий работы, что выливается в разработку и утверждение правил, регламентов, инструкций и т. п.

В управлении персоналом чаще всего разрабатывают следующие документы:

- положения или регламенты (например, о подборе персонала);

- инструкции (допустим, должностные);

- приказы (о приеме на работу, об отпуске и др.) и другие документы по кадровому делопроизводству, обеспечивающие соблюдение трудового законодательства.

Видов документов в кадровом учете и управлении персоналом великое множество. Общая классификация HR-документов:

- организационно-распорядительные документы (положения, инструкции, трудовые договоры);

- распорядительные документы (приказы, распоряжения, протоколы и др.);

- информационно-справочные документы (акт, справка, докладная записка, письмо и др.).

Правовое обеспечение системы управления персоналом - это нормативно-правовые акты, которые регулируют трудовые отношения. Иными словами, это документы, разрабатываемые на федеральном, региональном уровне, а также в самой организации. Правовое обеспечение системы управления персоналом – это:

- федеральные законы (например, Трудовой кодекс);

- указы Президента РФ (например, Указ Президента РФ от 2 июня 1994 г. № 1113);

- постановления Правительства РФ;

- нормативно-правовые акты субъектов федерации;

- нормативно-правовые акты министерств и ведомств и др.

В ходе написания практической части ВКР, автором была изучена методика проведения анализа кадрового обеспечения в муниципальном учреждении здравоохранения и был проведен анализ кадрового обеспечения на основе данных ГБУЗ «Псковская областная клиническая больница» за 2015-2017гг.

Кроме того, был проведен анализ структуры и функций кадровой службы, исследованы особенности ведения кадрового делопроизводства в ГБУЗ «Псковская областная клиническая больница».

Анализ Положения об отделе кадров, должностных инструкций заместителя главного врача по кадрам и специалиста по кадровой работе показал, что организационная структура кадровой службы больницы является достаточно простой, в отделе не выделено рабочих групп. Основные функции отдела кадров рационально распределены между начальником и специалистами по кадрам.

Анализ документирования кадровой деятельности ГБУЗ «Псковская областная клиническая больница» позволил сделать вывод о том, что деятельность отдела кадров целом в основном ведется в соответствии с требованиями законодательства в области кадрового делопроизводства: в полном объеме ведется документация по личному cоставу, документы оформляются в соответствии с установленными правилами и требованиями.

При этом нами были выделены направления совершенствования деятельности отдела кадров, предложены соответствующие мероприятия: доработка Положения об отделе кадров; автоматизацию рабочих процессов и создание единого информационного пространства организационно-распорядительной документации за счет использования программного обеспечения систем электронного документооборота; информационную поддержку за счет осуществлению подписки на журналы: «Справочник кадровика», «Кадры предприятия»; использование психометрических тестов и программных решений в управлении персоналом.

Рассчитана стоимость внедрения предложенных мероприятий, равная 139743,5 руб.

5. Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ (ред. от 31.12.2017) "О бухгалтерском учете". - "Собрание законодательства РФ", 12.12.2011, N 50, ст. 7344.

6. Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку [Электронный ресурс]. URL: h**p://w*w.referent.ru (дата обращения: 10.03.2018).

7. Приказ Министерства финансов Российской Федерации от 22.12.2003 г. № 117н «О трудовых книжках» [Электронный ресурс]. URL: h**p://w*w.referent.ru (дата обращения: 10.03.2018).

8. Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 N 526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях" (Зарегистрировано в Минюсте России 07.09.2015 N 38830) "[Электронный ресурс]. URL: h**p://w*w.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_185738/(дата обращения: 10.03.2018).

9. Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (ред. от 16.02.2016) "Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения"(Зарегистрировано в Минюсте России 08.09.2010 N 18380). - "Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти", N 38, 19.09.2011.

10. Приказ Росархива от 23.12.2009 N 76 "Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти"[Электронный ресурс]. URL: h**p://w*w.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_96081/(дата обращения: 10.03.2018).

11. Приказ Минтруда России от 06.10.2015 N 691н "Об утверждении профессионального стандарта "Специалист по управлению персоналом" (Зарегистрировано в Минюсте России 19.10.2015 N 39362) "[Электронный ресурс]. URL: h**p://w*w.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_187770/(дата обращения: 10.03.2018)

12. Распоряжение Правительства Российской Федерации от 23.04.1992 г. № 781-р «Об улучшении хранения и использования документов по личному составу» [Электронный ресурс]. URL: h**p://w*w.referent.ru (дата обращения: 10.03.2018).

13. Распоряжение Правительства Российской Федерации от 21.03.1994 г. № 358-р «О сохранности документов по личному составу высвобождаемых работников» [Электронный ресурс]. URL: h**p://w*w.referent.ru (дата обращения: 10.03.2018).

14. Постановление Минтруда России от 10.10.2003 N 69 (ред. от 31.10.2016) "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек" (Зарегистрировано в Минюсте России 11.11.2003 N 5219). - "Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти", N 49, 08.12.2003.

15. Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты". - "Бюллетень Минтруда РФ", N 5, 2004.

16. Постановление Госкомстата РФ от 24.03.1999 N 20 "Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации". - "Финансовая газета", N 23, 1999

17. ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст. [Электронный ресурс] // СПС «КонсультантПлюс». – Режим доступа: h**p://w*w.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_163800/.

18. "ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст). - М.: ИПК Издательство стандартов, 2003.

19. "Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003" (утв. Росархивом) [Электронный ресурс] // СПС «КонсультантПлюс». – Режим доступа: h**p://w*w.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_112673/.

20. Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей [Электронный ресурс]. URL: h**p://w*w.referent.ru (дата обращения: 10.03.2018).

21. Абуладзе Д. Г. Документационное обеспечение управления персоналом : учебник и практикум / Д. Г. Абуладзе, И. Б. Выпряжкина, В. М. Маслова. – М. , 2016. Сер. 58 Бакалавр. Академический курс.

22. Андруник А. П. Инновационные технологии управления персоналом : монография / Западно-Уральский ин-т экономики и права. – 2-е изд., доп. – Пермь : Книжный формат, 2013.

23. Аралбаева Ф. З. Повышение эффективности документационного обеспечения управления кадрами предприятия посредством аудита / Ф. З. Аралбаева, Т. Х. Нигматуллина, Р. Ф. Нигматуллин // Вестник ОГУ. – 2012. – № 13 (149). [Электронный ресурс]. – URL: h**p://cyberleninka.ru/article/n/povyshenie-effektivnosti-dokumentatsionnogo-obespecheniya-upravleniya-kadrami-predpriyatiya-posredstvom-audita (06.05.2016).

24. Басаков М. И. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство). – М.: Феникс, 2012. - 352 c.

25. Басаков М. И., Замыцкова О. И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). – М.: Феникс, 2012. - 384 c.

26. Большедворская М. В. Роль документов в управленческом процессе. Сравнительный анализ мнения студентов, обучающихся по специальности "Менеджмент организации" и по направлению подготовки "Менеджмент" // Вестник Иркутского Гос. техн. ун-та. – 2015. – № 5. – С. 182-186 : 3 табл.

27. Булат Р. Е. Документационное обеспечение управления. – М.: Бизнес-Пресс, 2012. - 316 c.

28. Гринберг А. С., Горбачев Н. Н., Мухаметшина О. А. Документационное обеспечение управления. – М.: Юнити-Дана, 2012. - 392 c.

29. Долганова О. И. Проведение обследования документационного обеспечения управления и формализация его результатов // Современные технологии делопроизводства и документооборота. – 2014. – № 7. – С. 22-38.

30. Ефименко Е. А. Документационное обеспечение управления в публикациях 2015 года // Делопроизводство. – 2016. – № 1. – С. 103-106

31. Зеленкова И. С. Сущность и принципы системы управления персоналом на предприятии // Экономика, социология и право. – 2014. – № 1. [Электронный ресурс]. – URL: h**p://cyberleninka.ru/article/n/suschnost-i-printsipy-sistemy-upravleniya-personalom-na-predpriyatii (06.05.2016).

32. Колесникова О. С. Организационное развитие и особенности управления персоналом / О. С. Колесникова, Е. П. Логвинова // Соц.-экон. науки и гуманитар. исслед. – 2014. – № 2. – С. 51-54. ; То же [Электронный ресурс]. – URL: h**ps://cyberleninka.ru/article/n/organizatsionnoe-razvitie-i-osobennosti-upravleniya-personalom (06.05.2016).

33. Коробкина М. А. Кадровые технологии в практике управления персоналом организаций // Вестник Восточно-Сибирской Открытой Академии. – 2014. – Т. 12. – № 12 (12). – С. 9.

34. 1Котова Л. Р. Организация службы управления персоналом в современных условиях : дис. … канд. экон. наук / Л. Р. Котова ; Рос. эконом. академия им. Г. В. Плеханова. – М., 2008. – 232 с. ; Оглавление; Введение; Заключение; Список лит. к дис. [Электронный ресурс]. – URL: h**p://w*w.dissercat.com/content/organizatsiya-sluzhby-upravleniya-personalom-v-sovremennykh-usloviyakh

35. Кузнецов И. Н. Документационное обеспечение управления персоналом : учебник и практикум / И. Н. Кузнецов. – М., 2016. – Сер. 60 Бакалавр. Прикладной курс.

36. Кузнецова И. В., Хачатрян Г. А. Документационное обеспечение управления персоналом. – М.: Дашков и Ко, 2014. - 220 c.

37. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). - М.: Управление персоналом, 2013. - 200 c.

38. Методологические основы управления человеческими ресурсами / под ред. В. И. Долгого. – Саратов, 2010. – 231 с., схем.

39. Михайлова А. В. Анализ кадрового и документационного обеспечения в системе управления персоналом организации (на примере ОАО «РСК “Стерх”») / А. В. Михайлова, А. А. Казанова // Управление персоналом и интеллектуальными ресурсами в России. – 2015. – Т. 4. – № 2. –С. 36-42.

40. "Основные Правила работы архивов организаций" (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002)//СПС Консультант Плюс. – режим доступа: h**p://w*w.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_40984/ (дата доступа: 03.05.2018).

41. Панасенко Ю. А. Делопроизводство. Документационное обеспечение управления. –М.: РИОР, Инфра-М, 2013. - 112 c.

42. Попова Н. Ф. Документационное обеспечение управления. Практикум для экономистов; Феникс - Москва, 2014. - 160 c.

43. Пшенко, А.В. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство): Учебное пособие; М.: Форум - Москва, 2012. - 256 c.

44. Пушкарев Н. Н. Повышение эффективности управления человеческими ресурсами предприятия на основе развития компьютерных кадровых систем : дис. … д-ра экон. наук / Н. Н. Пушкарев ; Мос. гос. ун-т путей сообщения. – М., 2002. – 323 с. ; Оглавление; Введение; Заключение; Список лит. к дис. [Электронный ресурс]. – URL: h**p://w*w.dissercat.com/content/povyshenie-effektivnosti-upravleniya-chelovecheskimi-resursami-predpriyatiya-na-osnove-razvi (06.05.2016).

45. Рогожин М. Ю. Документационное обеспечение управления. – М.: Проспект, 2012. - 229 c.

46. Романов Д. А. От управления документами к информационному менеджменту // Современные технологии делопроизводства и документооборота. – 2014. – № 12. – С. 6-15.

47. Соколова О. Н., Акимочкина Т. А. Документационное обеспечение управления в организации. – М,: КноРус, 2012. - 160 c.

48. Сундуков А. В. Лидерство как управленческая технология развития организаций в информационной экономике // Вестник Тамбовского университета. Сер.: Гуманитарные науки. – 2014. – Вып. 11 (139). – С. 185-189 : схем.

49. Управление персоналом : учебник / Т. П. Вернигорова, А. И. Горбачев и др. ; под ред. А. И. Турчинова ; Рос. акад. гос. службы при Президенте Рос. Федерации. – 2-е изд., доп. и перераб. – М. : РАГС, 2008. – 606 с. : табл. – (Учебники Российской академии государственной службы при Президенте Российской Федерации).

50. Фионова Л. Р. Документационное обеспечение управления обязательная компонента в подготовке управленческих кадров // Теория и практика общественного развития. – 2014. – № 5. [Электронный ресурс]. – URL: h**p://cyberleninka.ru/article/n/dokumentatsionnoe-obespechenie-upravleniya-obyazatelnaya-komponenta-v-podgotovke-upravlencheskih-kadrov (06.05.2016).

51. Хисамутдинова Альбина Фанисовна Документационное Обеспечение Управления В Социально-Культурном Сервисе И Туризме. – М.: Юрайт, 2014. - 483 c.

52. h**p://pskovokb.ru/