«Использование документов в государственных архивах псковской области»

Актуальность изучения данного вопроса обусловлена тем фактом, что 21 сентября начали действовать Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; далее – новые Правила).

Объект исследования – общественные отношения, складывающиеся в процессе формирования, учета, обеспечения сохранности и использования Архивного фонда Российской Федерации.

Предмет исследования – организация деятельности Государственного архива Псковской области по использованию документов.

Целью работы является объективная и полная характеристика направлений и каждой формы использования документов на примере Государственного архива Псковской области.

Для достижения поставленной цели, необходимо решение ряда задач:

1.Рассмотреть понятие и особенности использования документов;

2. Изучить особенности регулирования доступа к архивным документам;

3. Охарактеризовать деятельность Государственного архива Псковской области;

4. Выявить особенности и нормативно-правовое регулирование использования документов в Государственном архиве Псковской области.

Цель и задачи, стоящие перед настоящим исследованием определили структуру работы. Так, работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованных источников и приложений.

Первая глава посвящена раскрытию теоретических аспектов исследования проблемы использования документов в архивах. В рамках данной главы определено понятие и выявлены особенности использования документов ; выделены цели использования документов в архиве ; изучены формы использования архивных документов.

Во второй главе представленного исследования изучено использование документов на примере Государственного архива Псковской области. При изучении данного вопроса, дана характеристика деятельности Государственного архива Псковской области; изучены и проанализированы формы использования документов в Государственном архиве Псковской области.

В заключении подведены итоги работы, сформулированы основные выводы в соответствии с задачами работы.

В приложениях приведены отчеты о деятельности Государственного архива Псковской области за 2010-2015 гг, послужившие основой анализа использования документов.

Использование документов - сложная и ответственная работа, которая требует высокого профессионализма, знания в совершенстве научно-справочного аппарата данного архива, источниковедения и архивной эвристики. Поэтому в государственных и муниципальных архивах использование документов считают разновидностью научной работы. Сотрудники архивов несут ответственность за точность, достоверность и своевременность предоставления информации, а также за использование информации во вред интересам общества и личности, отказ в предоставлении информации. Как архивисты, так и пользователи должны быть "взаимно вежливы", уважать права и интересы друг друга.

Под использованием документов архива понимают предоставление архивом безвозмездно или возмездно пользователю информационных услуг и информационных продуктов для удовлетворения его информационных потребностей:

Согласно основным правилам работы архивов организаций, Одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г. , использование архивных документов - применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.

Согласно определению, данному в Словаре современной архивной терминологии социалистических стран, пользование архивными документами - регулируемое правилами ознакомление с архивными документами, посредством их прочтения, просмотра или прослушивания .

В учебнике по архивоведению Алексеевой , под использованием документов архива понимается комплекс работ по обеспечению информационных потребностей общества в ретроспективной документной информации.

В современном архивоведении основными направлениями использования архивных документов являются:

1. Укрепление российской государственности;

2. Удовлетворение информационных потребностей общества;

3. Обеспечение законных прав и интересов граждан.

В процессе использования документов архива участвуют две стороны – архив, хранящий информацию, и пользователь, которому нужна информация. Пользователями информации государственного архива могут быть органы государственной власти, управления, суда, прокуратуры, министерства, ведомства, предприятия и организации, воинские части, научные, культурные, учебные учреждения, средства массовой информации, негосударственные объединения, предприятия и фирмы, в том числе общественные организации, а также граждане.

В отечественном архивоведении различают направления, цели и формы использования.

Цели использования документов подразделяются на научные, управленческие, экономические, политические, культурно-просветительские, социально-правовые.

Использование архивных документов в управленческих целях предполагает информационное обеспечение работы этого ведомства или организации, решение при помощи архивных документов вопросов, которые возникают в его деятельности, увеличение эффективности управления.

В политических целях использование документов архива реализуется при разработке программ реформ, законопроектов, в политической борьбе различных партий и группировок, для пропаганды официальной идеологии и политики правительства, для укрепления государственной безопасности, для укрепления государственности, при проведении национально-территориального размежевания и изменения административно-территориального деления, для заключения международных договоров и пр.

В экономических целях архивные документы используются при планировании и прогнозировании экономического развития, при реализации опытно-конструкторских и проектных работ, а так же при проведении прикладных и научных исследований, для оптимизации технологических и производственных процессов.

Использование документов в научных целях, предполагает проведение научных исследований с использованием исторических источников, хранящихся в архивах.

Использование документов в социально-правовых целях предполагает исполнение запросов, обеспечивающих права и законные интересы граждан, для решения задач социальной защиты, обеспечения установленных льгот и подтверждения имущественных прав юридических и физических лиц и прочее.

В культурно-просветительских целях доступ к архивным документам предполагает подготовку музейных экспозиций, юбилейных выставок, брошюр, очерков, докладов, проведение экскурсий, использование документов в СМИ, публикацию документов и обзоров.

Анализ деятельности Государственного архива Псковской области показал, что данное учреждение сегодня – крупнейшее в области государственное хранилище документов, являющихся частью Архивного фонда Российской Федерации. Несмотря на утраты документов в период гражданской и Великой Отечественной войн, областной архив располагает информацией, достаточной для всестороннего изучения истории Псковского края за разные периоды.

Анализ использования документов в Государственном архиве Псковской области позволяет заключить, что использование документов – одна из важнейших функций архива. Все формы использования документов в совокупности позволяют обеспечить права граждан на владение, распоряжение архивными документами государственной и негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации; реализовать комплекс мер, исключающих несанкционированный доступ и использование носителей сведений, содержащих государственную тайну, тайну личной жизни, коммерческую и иную охраняемую законом тайну.

Кроме того, было выявлено, что в архиве реализуются все формы использования документов архива, регламентированные Порядком использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации.

Таким образом, цель и задачи, поставленные перед настоящим исследованием, реализованы в полном объеме.

5. Об утверждении правил работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации: приказ Росархива от 6 июля 1998 №51 // Российская газета – 1998. – № 247.

6. О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации: федеральный закон от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ // Собр. законодательства РФ. – 2006. – №19. – Ст. 2060.

7. Указ Президента Российской Федерации "О мерах по реабилитации священнослужителей и верующих, ставших жертвами необоснованных репрессий" от 14.03.96 N 378 // Собрание законодательства Российской Федерации. 1996. N 12.

8. Административный регламент по предоставлению Федеральным архивным агентством государственной услуги "Организация информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов" (Утвержден приказом Министерства культуры Российской Федерации от 21.05.2009 N 271, зарегистрирован в Министерстве Юстиции 01.09.2009, регистрационный N 14676).

9. Альтман М.М. Архивные выставки в свете маркетинговой концепции // Архивоведение и источниковедение отечественной истории. Проблемы взаимодействий на современном этапе // Доклады и сообщения на Пятой Всероссийской научной конференции 4-5 апреля. 2005 / Росархив, ВНИИДАД, РОСЕА. - М., 2005. С. 372-377.

10. Андреева В.И. Делопроизводство / В.И. Андреева – 6-е изд. перераб. и доп.— М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000.

11. Архивоведение: Учебник для нач. проф. образования: Учеб. пособие для сред. проф. образования/Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова; Под ред. В.П. Козлова. – 8-е изд., доп. – М.: Издательский центр «Академия», 2015.

12. Архивоведение: учеб. / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова; под ред. В.П. Козлова. - М., 2007.

13. Быкова Т.А. Делопроизводство: учебник / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкина – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2006.

14. Волкова И.В., Сашина Е.В. К вопросу о доступе пользователей к архивным документам, хранящимся в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации, и организация пользования ими // Архивоведение и источниковедение отечественной истории. Проблемы взаимодействия на современном этапе. Доклады и сообщения на Пятой Всероссийской научной конференции. 4-5 апреля 2005 г. // Росархив. ВНИИДАД. РОСЕА. - М., 2015. С. 256-263.

15. Головкина Т.А., Шапошникова А.С. Применение автоматизированных архивных технологий при исполнении тематических запросов в РГАНТД//Отечественные архивы.2003.№ 6.

16. Замыцкова О. И. Делопроизводство: Учебное пособие. Ростов н/Д: Феникс, 2001. — 416 с.

17. Кабатов С.Ю., Асфандиярова И.Г. Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях: учеб. пособие. - Уфа, 2008. - С. 247-280.

18. Кузина, И. Л. Архивное право : учеб. пособие / И. Л. Кузина. – Комсомольск-на-Амуре : ГОУВПО «КнАГТУ», 2011. – 136 с.

19. Наумов О.В. Вопросы доступа, пользования и использования документов РЦХИДНИ / О.В. Наумов // Отечественные архивы. – М., 1996. – № 2. – С.21-29.

20. Обеспечение доступа пользователей к документам государственных и муниципальных архивов Российской Федерации и организация пользования ими.: методические рекомендации / Федеральное архивное агентство. - М.: ВНИИДАД, 2009.

21. Основные правила работы архивов организаций. - М., 2002.

22. Павлова Т.Ф. Пользователи в читальных залах федеральных архивов: проблемы доступа и обеспечения информационных потребностей//Вестник архивиста.2007. № 1;

23. Постановление Правительства РФ «О Федеральной целевой программе «Культура России (2001-2005 годы)» от 14.12.2000 г. № 955

24. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.

25. Словарь современной архивной терминологии социалистических стран. - М., 1982. Вып. 1. - 445 с. - М., 1988. Вып. 2. - 317 с.

26. Современные проблемы состояния сохранности, комплектования и использования Архивного фонда Российской Федерации.: Доклад В.П. Козлова на заседании общественной палаты РФ. 2 октября 2006 г. С. 12-13.

27. Усанова О.Г., Лушникова А.В. и др. (сост.) Документоведение и архивоведение: Словарь-справочник // О. Г. Усанова, А. В. Лушникова, А. Г. Азнагулова, М. В. Моторная. — Челябинская государственная академия культуры и искусств. — Челябинск: ЧГАКИ, 2015. — 117 с.

28. Учебно-методический комплекс "Теория и методика архивоведения" / Е.В. Алексеева, Е.М. Бурова. - М., 2009.

29. Цеменкова С.И. История архивов России с древнейших времен до начала XX века. Учебное пособие. — Екатеринбург: Издательство Уральского университета, 2015. — 155 с.

30. Янковая В.Ф., НОВЫЙ НОРМАТИВНЫЙ ДОКУМЕНТ: ПРАВИЛА ОРГАНИЗАЦИИ ХРАНЕНИЯ, КОМПЛЕКТОВАНИЯ, УЧЕТА И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВАХ ОРГАНИЗАЦИЙ - «Секретарь-референт» №11 2015

31. Официальный сайт Государственного архивного управления Псковской области: h**t://archive.pskov.r*/