«Экспертиза ценности документов в современных условиях»

Экспертиза ценности документов (далее ЭЦД) является одной из самых важных составляющих функций в архивной работе. Определение ЭЦД даётся в Законе об архивном деле (п.16. ст. 3.). ЭЦД определяется как изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения и отбора для хранения. Основными критериями ценности документов являются их происхождение, содержание, внешние особенности.

Для чего необходима ЭЦД? Её необходимость объясняется неравноценностью документов. Одни документы являются неисчерпаемым источником для различных исследований, другие имеют практическое значение только для справочно-информационной работы, а третьи теряют своё значение через короткий временной промежуток после их создания, то есть, после их исполнения. Документы, при всей их ценности, могут быть испорчены по своему материальному состоянию до такой степени, что их восстановление не является возможным и целесообразным.

Поэтому, в архивной работе ЭЦД – это основа, без которой немыслима упорядоченная деятельность любых архивных организаций, как государственных архивов, так и частных (ведомственных).

.

В целях расширения состава документов и увеличения сроков хранения некоторых категорий на основе Типового перечня могут создавать ведомственные (отраслевые) перечни, имеющие нормативный характер для организаций данной отрасли после их утверждения совместно с архивной службой. Экспертиза ценности проводится обязательно в следующих случаях:

при составлении номенклатуры дел;

при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам;

при подготовке дел к последующему хранению в архиве;

в процессе подготовки вдел к передаче из организации на хранение в государственный архив.

Для проведения ЭЦД, а также рассмотрения нормативно-методических документов его работе службы делопроизводства и архива во всех организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК). В ведомствах создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК), основные задачи которых дополняются рассмотрением и согласованием результатов работы экспертной комиссии подведомственных организаций. Основанием для работы ЭК и ЦЭК являются типовое положение, утвержденное государственной архивной службой России.

Экспертная комиссия является совещательным органом, ее решения вступают в силу после их утверждения руководителем организации или его заместителем. Секретарем экспертной комиссии назначается, как правило, секретарь организации или сотрудник делопроизводственной службы. Заседания комиссии проводятся не реже двух раз в год и оформляются протоколами.

ЭЦД проводится на основе перечней документов с указанием сроков хранения с полистным рассмотрением дел постоянного хранения и дел с отметкой в перечне «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия архивного органа) для дел временного хранения.

При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры .

Были осмыслены и творчески применялись в экспертизе ценности документов такие теоретические методы, как системный подход, функциональный и информационный анализы, наряду с традиционным источниковедческим анализом.

.

7. Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах. М.: Государственная архивная служба России. 1993.

8. Указ Президента Российской Федерации «Об основах государственной политики в сфере информатизации» от 20 января № 170, 1994.Указом Президента РФ от 17 марта № 552. 1994.

9. Закон г. Москвы «Об информационных ресурсах и информатизации города Москвы» № 52 от 24.10.2001.

10. ГОСТ 17919-72. Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры, технические условия. – М.: Изд-во стандартов. – 1984.

11. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Госстандарт России, 1998.

12. Государственная система документационного .