«Организация комплектования и экспертиза ценности документов в архиве»

Целью представленного исследования является изучение опыта работы в данном направлении архивов Российской Федерации.

Взаимоотношения с организациями, являющимися источниками комплектования архива, имеют свои трудности, решение которых зависит от сотрудничества с организациями, понимания важности сохранения документов руководителями организации, профессионализма сотрудников государственных архивов, внедрения инновационных технологий в организацию комплектования архива.

Постоянное развитие общества влияет на архивоведение в целом и на комплектование в частности. Это позволяет говорить о том, что изменения позволяют решить часть проблем, но и порождает новые вопросы. Основная задача архивистов в этом направлении состоит в требовании комплексного соблюдения норм делопроизводства и архивного хранения в ведомствах, чтобы в государственные архивы поступила на хранение полноценная источниковая база для будущих поколений.

Целью комплектования является наиболее полная концентрация в архиве профильных ему документов. До передачи документов в госархивы они хранятся у фондообразователей в ведомственных или частных архивах.

Вопросы комплектования государственных и муниципальных архивов на современном этапе регламентируются рядом нормативных актов, в первую очередь - федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации».

Источниками комплектования государственных и муниципальных архивов закон называет органы власти, организации и граждан, в процессе деятельности которых образуются архивные документы, подлежащие постоянному хранению. В 2012 году Всероссийский институт документоведения и архивоведения подготовил документ методического характера - «Определение организаций - источников комплектования государственных и муниципальных архивов», где представлены рекомендации по формированию списков источников комплектования. Документ, несомненно, облегчает работу архивов, предлагая классификационную схему построения списка организаций - источников комплектования, включающую разделы, выделенные по функциональному признаку:

1. Государственная власть в Российской Федерации, государственная власть в субъекте Российской Федерации, местное самоуправление;

2. Судебная власть Российской Федерации (Суд. Прокуратура. Защита прав человека) и т.д.

Документы АФ РФ, находящиеся в государственной или муниципальной собственности, по истечении сроков их временного хранения передаются на постоянное хранение в соответствующие государственные и муниципальные архивы. Документы, образовавшиеся в процессе деятельности территориальных органов федеральных органов государственной власти, федеральных организаций, государственных органов, расположенных на территории субъекта РФ, а также находящиеся в частной собственности, могут передаваться в государственные архивы субъекта РФ на основании договора с уполномоченным органом исполнительной власти субъекта РФ в области архивного дела. Документы, переданные по такому договору в государственный или муниципальный архив и включенные в состав Архивного фонда страны, возврату в организацию не подлежат. На практике сложился и другой вариант – хранение документов по депозитарному договору, когда право собственности на документы остается за организацией, а архив хранит документы в течение срока, указанного в договоре, за определенную плату. Такое делегирование организациями функций по хранению документов получило название архивного аутсорсинга.

Из ряда рассмотренных понятий экспертизы ценности документов, взятых из разных нормативных источников, было выбрано понятие из Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации»: экспертиза ценности документов – это «изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации».

Из определений было выведено три цели проведения экспертизы ценности документов:

- Произвести детальное изучение всех документов, независимо от видов носителей и способов записи.

- Оценить важность и актуальность документа с помощью установленных критериев ценности документов.

- Определить сроки хранения документов.

Для реализации данных целей необходимо поставить ряд задач, способствующих их достижению:

- Осуществлять отбор практически значимых документов на временное хранение.

- Осуществлять отбор значимых по разным аспектам документов на постоянное государственное хранение.

- Осуществлять отбор информативно емких документов на хранение.

- Определять или измененять сроки хранения документов.

- Осуществлять отбор утративших значение документов на уничтожение.

- Восполнять значимые документы в составе архивного фонда, путем поиска идентичных им в фондах однородных учреждений, в вышестоящих или нижестоящих организациях.

В нормативно-методических и литературных источниках есть небольшие расхождения в принципах и критериях экспертизы ценности документов, но они не противоречат друг другу и требуют комплексного применения.

Мы придерживаемся классификации, исходя из которой выделяется четыре принципа, а именно: историзма, всесторонности, комплексной оценки и социально-политической нейтральности. В случае с критериями экспертизы ценности документов выделяются три группы: происхождения, содержания, внешних особенностей документов, каждая из которых включает в себя ряд уточняющих критериев.

5. Основные правила работы архивов организаций: одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002. М.: Росархив. 2002. п. 2.1.2.

+ еще 16 источников