«Экспертиза ценности документов»

Экспертиза ценности документов (далее ЭЦД) является одной из самых важных составляющих функций в архивной работе. Определение ЭЦД даётся в Законе об архивном деле (п.16. ст. 3.). ЭЦД определяется как изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения и отбора для хранения. Основными критериями ценности документов являются их происхождение, содержание, внешние особенности.

Для чего необходима ЭЦД? Её необходимость объясняется неравноценностью документов. Одни документы являются неисчерпаемым источником для различных исследований, другие имеют практическое значение только для справочно-информационной работы, а третьи теряют своё значение через короткий временной промежуток после их создания, то есть, после их исполнения. Документы, при всей их ценности, могут быть испорчены по своему материальному состоянию до такой степени, что их восстановление не является возможным и целесообразным.

Поэтому, в архивной работе ЭЦД – это основа, без которой немыслима упорядоченная деятельность любых архивных организаций, как государственных архивов, так и частных (ведомственных).

ЭЦД, начиная с советской эпохи, не только регламентировалась нормативно-правовой базой, но и шли научные разработки в области ЭЦД в рамках науки архивоведения. Проблема ЭЦД нашла довольно широкое освещение в советской архивоведческой литературе. Были опубликованы десятки работ, в которых в различных аспектах рассматривались вопросы экспертизы. Это монография «Теория и практика экспертизы ценности документов и комплектования госархивов», исследования Елпатьевского А.В., Коленкиной Т.Г., Кондратьева В.А., Орловой Н.А., Селезнёва М.С., Цаплина В.В. Была разработана теоретическая основа определения критериев ЭЦД в 80-ые годы ХХ века.

Научные исследования проводились не только в архивоведческой области, но и в смежной науке документоведения, так как именно в вопросах ЭЦД тесно смыкаются архивоведение и документоведение. ЭЦД – это архивоведческий процесс работы по функции, но ЭЦД документы подвергаются не только в архивах, но и в организациях. Оценка документов начинается в делопроизводстве организации в процессе формирования их в дела. Решая этот вопрос, специалисты ДОУ (документационное обеспечение управления) используют выработанные архивоведением критерии ценности документов. От эффективности работы с документами, на стадии делопроизводства в организациях, в конечном итоге зависит качество Архивного фонда страны.

Оценивая научную разработку ЭЦД в советском архивоведении можно говорить о сформированной теории ЭЦД в рамках науки архивоведения и документоведения. К концу 80-ых годов ХХ века были выработаны, сформулированы принципы, методы, критерии ЭЦД, зафиксированы в нормативно-методической литературе и апробированы на практике. Все эти достижения в области методологии ЭЦД - результат развития советского научного архивоведения. Все эти разработанные методы, принципы, критерии могут применяться в процессе архивирования в ДОУ любой организации, в независимости от формы собственности и организационно-правовой формы.

Но при использовании разработок в области ЭЦД советского архивоведения, необходимо учитывать то, что в советскую эпоху была «жёстко» централизирована «сверху» деятельность всех советских организаций, включая процессы делопроизводства и документооборота в них. Разработка методик ЭЦД основывалась на этой ведомственной централизации в управлении.

В период рыночных реформ в нашей стране возникли как государственные, так и негосударственные организации с разной степенью централизации. Для негосударственных организаций (общественные объединения, профсоюзы, политические партии и движения, коммерческие организации и т.д.), роль и значение которых в различных сферах жизни и общества возрастает, разработаны в настоящее время Методическое пособие и Перечень документов с указанием сроков хранения, которые являются нормативно-методическими документами для процесса архивирования и ЭЦД в данных организациях.

Но условия и особенности управленческой и документационной деятельности в негосударственных организациях на современном этапе создали новые проблемы, связанные с хранением документов и их ЭЦД. Сегодня уже не работает в чистом виде критерий «значение учреждения в отрасли», так как появились учреждения нового типа, не связанные жёсткой централизацией управления. Изменилось представление об отраслях и значение отрасли. Изменился и состав документации. Наряду с обобщающими документами аналитического характера появились документы с неординарной, неповторяющейся информацией.

Так, например, сегодня многие коммерческие организации создают корпоративные книги, в которых отражают основные исторические вехи своего становления и развития. Малоценный документ, с точки зрения нового Перечня типовых управленческих документов для муниципальных и государственных архивов, может иметь индивидуальное неповторимое значение и высокую ценность для самой организации. Это может быть коллективная фотография работников организации.

Поэтому, учитывая вышесказанное, необходим пересмотр фактически всей нормативно-методической литературы. Анализ нового Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения дан в статье Жуковой М.П. Данный анализ, позволяет обратить внимание на то, что в новом Перечне увеличено количество документов с отметкой ЭПК и ЭК (экспертная комиссия), так как современное документирование, особенно в негосударственных организациях, требует большей работы экспертов, более тщательного контроля за сохранностью документов. То есть, роль ЭК в ЭЦД на современном этапе значительно повышается. Основная задача архивистов на современном этапе в области ЭЦД – отобрать, сохранить, уникальный опыт современного периода. Сделать это можно только в тесном сотрудничестве с документоведами современных организаций.

В современных условиях резко возрастает количество управленческой документации в негосударственных организациях. Соответственно, невозможным становится сохранение в полном объёме всех необходимых документов, а необоснованное уничтожение даже одного документа может нанести ущерб истории государства, региона, исторического периода, истории организации.

Все документы негосударственных организаций, действующих на территории РФ, относятся к частной собственности. Организация может хранить документы в своих ведомственных архивах. При этом ценная управленческая документация негосударственных организаций, должна приниматься по договору на государственное хранение в архивных учреждениях (муниципальных или федеральных). Организация может по договору сдавать любые, важные с её точки зрения, документы в государственные архивы на хранение на договорных началах. Но во многих коммерческих организациях создаются свои ведомственные архивы.

Решение этой проблемы возможно двумя методами. Первый связан с возрастанием значения профессиональных принципов и критериев экспертизы ценности документов, которые должны обеспечить объективный отбор оптимального объёма документального наследия и с необходимостью постоянного сотрудничества учреждений, организаций и госархивов, которые должны контролировать отбор документов уже на стадии делопроизводства.

Второй метод связан с сохранением документов на электронных носителях. В связи с переходом делопроизводства на компьютерные технологии, возникает вопрос об упорядочении и организации хранения документов, созданных в электронной форме.

При разработке автоматизированного перечня документов по срокам хранения, появляется возможность частичной автоматизации ЭЦД и процесса архивирования.

В организации может быть создан электронный архив, в который по завершению работы с документами направляются электронные формы документов. База данных о документах формируется уже в процессе их регистрации. База данных используется только для справочной работы и может быть переписана на внешний носитель. Если документы за прошедшие годы требуются редко, то для их хранения можно использовать стример (запись на магнитную ленту).

В качестве места для хранения документов можно использовать логический диск. Программа «электронный архив» позволяет производить копирование документов автоматически. После накопления значительного количества документов на жёстком диске за определённый период, их копируют на внешний носитель.

Надо отметить, что документы постоянного и долговременного хранения традиционно хранятся в большинстве организаций в бумажной форме. Автоматизированные технологии позволяют ускорить операции по подготовке дел к архивному хранению. Так как архивные правила предусматривают составление описи дел постоянного и долговременного хранения, то наличие автоматизированной системы учёта позволяет составлять по документной описи. Такие описи значительно облегчают и ускоряют поиск необходимых документов в архиве, обеспечивают их учёт и сохранность.

Для современных организаций эффективно использовать аутсорсинг документов, то есть, хранение документов с истекшими сроками хранения в специальных организациях по договору. При этом они смогут в любое время получать из таких компаний необходимую справочную информации на основе, сданных в аутсорсинговую компанию архивных документов. Как показывает опыт многих зарубежных стран, аутсорсинг очень привлекателен, с точки зрения высшего руководства организации, так как позволяет повысить экономическую деятельность коммерческой организации. При этом служба ДОУ может снять с себя часть скучной технической работы. Причём специалисты аутсорсинговой компании, не только организовывают внеофисное хранение документов, но и могут оказать помощь в проведении ЭЦД. Необходимо учитывать и тот факт, что документы из электронного архива не имеют юридической силы, для судебных и государственных органов необходимы подлинники. Их можно хранить в аутсорсинговой компании.

В современных негосударственных организациях в области делопроизводства важна роль ЭК в работе ведомственных архивов. Функции и права ЭК, а также организация её работы определяются положением о комиссии. В состав ЭК негосударственной организации входят заведующий архивом, а также работники делопроизводственной службы организации. При проведении ЭЦД у ЭК негосударственной организации, могут возникнуть трудности в проведении ЭЦД отдельных категорий документов. Поэтому, ЭК негосударственных организаций могут привлекать в качестве консультантов работников соответствующих учреждений Госархива. Значительную помощь организациям в ЭЦД оказывают экспертно-проверочные комиссии (далее ЭПК), которые формируются в государственных архивах и работают в тесном контакте с теми организациями, от которых принимают документы на хранение.

Все вышеуказанные проблемы, связанные с хранением документов, и их отбором по ценности и срокам хранения при помощи ЭЦД, являются актуальными на современном этапе в деятельности организаций и требуют основательного исследования и разработки. Причём делать это лучше на уровне организаций, а уже потом обобщать эмпирический опыт документоведов организаций в теоретических и методических разработках научного архивоведения и документоведения.

Учитывая всё вышесказанное актуальность темы дипломной работы связана с возрастающей значимостью экспертизы ценности документов, прежде всего в негосударственных организациях, в общем процессе управленческой деятельности.

Объектом исследования в данной дипломной работе является архивация документов, как один из процессов ДОУ в организациях.

Предмет исследования – экспертиза ценности документов в делопроизводстве негосударственных организаций на современном этапе.

Цель дипломной работы заключается в исследовании и анализе развития экспертизы ценности документов, как в научном, так и в практическом аспектах, а также её основные тенденции и перспективы на современном этапе на примере делопроизводства в коммерческой организации ООО «Термафлекс Изоляция +»

Исходя из цели дипломной работы, автор ставит перед собой следующие задачи:

• проанализировать развитие экспертизы ценности документов в 60-80-ые годы ХХ века в советском архивоведении и практику работы государственных архивов в те годы;

• Проанализировать развитие теоретических основ ЭЦД на современном постсоветском этапе, а также рассмотреть практику работы архивов в последние годы;

• проанализировать и рассмотреть перспективы развития экспертизы ценности документов в делопроизводстве;

• рассмотреть процесс экспертизы ценности документов в делопроизводстве ООО «Термафлекс Изоляция+»;

• разработать предложения по совершенствованию экспертизы ценности документов в ООО «Термафлекс Изоляция+».

Для решения поставленных задач автор использовала следующие научные методы:

• исторический;

• статистический;

• формально-логический;

• аналитический;

• сравнительный.

Обзор источников и литературы. В качестве нормативных источников в данной работе федеральные законы «Об архивном деле Российской Федерации»; «Об информации, информатизации и защите информации»; «Об электронной цифровой подписи»; «Об обществах с ограниченной ответственностью», а также основные ГОСТы, правила, положения, перечни, связанные с нормативно-методическими вопросами архивирования и организации, проведения ЭЦД.

Из неопубликованных источников были рассмотрены Устав ООО «Термафлекс Изоляция +», инструкция по делопроизводству.

Из архивоведческой литературы и литературы по документоведению в работе рассматривались труды таких авторов, как: Автократов В.Н., Бурова Е.М, Галахов В.В., Коннова Н.Н., Кузнецов С.Л., монография Ларина М.В. опубликованные труды ВНИИДАД.

Практика работы архивов на современном этапе анализировалась по книге Булюлиной Е.В. «Очерки истории Госархива Волгоградской области».

При работе над дипломной работой, особенно в вопросах связанных с развитием теоретических основ ЭЦД, автор обращалась к таким периодическим изданиям, как: «Советские архивы», «Вопросы архивоведения», «Исторический архив», «Секретарское дело».

Были рассмотрены статьи известных архивоведов по проблемам комплектования архивов и проведение ЭЦД, опубликованные с 1960-х годов и по настоящее время. Наиболее важные проблемы были освещены в статьях таких известных советских и российских архивоведов, как: Автократов В.Н., Елпатьевский А.В., Банасюкевич В.Д., Ларин М.В., Цаплин В.В., Коленкина Т.Г, Жукова М.П., Санкина Л.В.

Наиболее объёмный обобщающий материал по развитию ЭЦД и тенденциях его развития дан в работе Буровой Е.М. «История и современные тенденции развития экспертизы ценности документов», а также в статьях Банасюкевича В.Д, Ларина М.В.

В дипломной работе были использованы справочно-информационные материалы по архивации документов в негосударственных организациях, организации архива предприятия.

Научно-практическая значимость работы заключается в анализе развития теории и практики ЭЦД за последние 40 лет, в выделении основных перспектив развития ЭЦД в негосударственных организациях, состояние организации ЭЦД в негосударственных организациях на современном этапе, а также в разработке практических предложений по совершенствованию ЭЦД и процесса архивации в делопроизводстве негосударственной коммерческой организации ООО «Термафлекс Изоляция+».

Согласно системной логике и поставленным задачам структура дипломной работы состоит из введения, 3-х глав, заключения, списка источников и использованной литературы, приложений.

Во введении автор раскрывает актуальность темы, рассматривает основную проблематику, ставит цель, задачи, определяет методологию исследования.

В первой главе автор проводит исследование основных направлений развития ЭЦД, как в теоретическом, так и в практическом аспектах в 60-80-е годы ХХ века.

Во второй главе рассматриваются теоретические основы ЭЦД на современном этапе, практика работы архивов, на примере Волгоградского государственного архива, а также тенденции и перспективы развития ЭЦД на современном этапе. Анализируется теоретические аспекты ЭЦД, нормативно-правовая база, выделяются недостатки ЭЦД в негосударственных организациях, влияющие на процесс сохранения ценных документов.

В третьей главе автор рассматривает процесс ЭЦД в одной из негосударственных коммерческих организаций, выявляет недостатки, которые считает общими для всех коммерческих негосударственных организаций. А также делает свои предложения по совершенствованию ЭЦД в данной организации.

В заключении подводятся итоги проведённого исследования.