«Организация документооборота»

Проблема роста количества документов, создаваемых в различных сферах человеческой деятельности, в том числе и в сфере управления, необычайно актуальна в настоящее время. Взрыв «документационной активности» общества приходится на 1960-1970 гг.; именно в эти годы отмечается также рост информационных изданий, научных публикаций и других видов печатной продукции. Рост документации связан с целым комплексом причин. Это рост научных кадров, рост народонаселения и повышение его политической и творческой активности, развитие народного хозяйства и другие объективные факторы, приводящие к увеличению документопотоков.

Задача сокращения объема документооборота имеет два основных аспекта — сокращение количества создаваемых документов и сокращение расхода бумаги на производство документов.

На основании вышеизложенн

Для каждой группы документов характерны определенные виды работ (операции), исполнение которых обязательно. Последовательность выполнения операций обеспечивает всестороннее рассмотрение, согласо-вание, утверждение, подписание документа. Нарушение этого процесса может не только лишить документ юридической силы, но и привести к сбою производства, нанести экономический ущерб и т.д.

От четкой организации документационного процесса зависит опе-ративность работы. Задержка исполнения документов может сделать ин-формацию неактуальной, а значит бесполезной.

Хорошая организация ДОУ дисциплинирует не только работника, но и руководителей, так как исполнение документа напрямую связано с исполнительской дисциплиной как непосредственного исполнителя – конкретного работника, - так и руководителя. Необоснованная задержка документа руководителем ставит в сложное зависимое положение испол-нителя и задерживает окончание работы.

Основные виды работ можно представить следующим образом (табл. 1).

Таблица 1 – Основные виды работ

Документирование

Операции

делопроизводства Внутренние документы Исходящие документы Входящие документы

Составление проекта документа обязательно обязательно не используется

Согласование проекта документа со специалистами возможно возможно не используется

Печать и проверка правильности оформ-ления документа обязательно обязательно не используется

Подписание, утвер-ждение документа руководителем обязательно обязательно не используется

― существуют различные методы учета и анализа документооборота. Особенность оценки состояния документооборота на предприятии заключается в следующем: анкетный опрос работников (даже с учетом балльной оценки) не дает целостного представления о не налаженных связях в движении документов между отделами, в то время как путем составления итоговой организационной структуры по предлагаемой нами методике наглядно видны «проблемные» участки; балльная оценка «прямых» и «обратных» связей при составлении карточки-анкеты определяется не передающими документы подразделениями, а получающими их. Кроме того, целесообразно проводить на предприятии рейтинговую оценку эффективности документооборота подразделений.

― организация работы с документами или управление документацией – это, прежде всего, создание условий, обеспечивающих сохранение необходимой информации, своевременное снабжение ею потребителей с наименьшими временными и материальными затратами.

― существует три основных этапа документооборота: прием и обработка входящих документов, рассмотрение документов руководством (резолюция) и работа с исходящими документами.

На основании полученных выводов, нами были определены основные пути сокращения объема документооборота.

1. Сокращению объемов документооборота содействует использование современных информационных технологий для подготовки, передачи и обработки информации.

2. Для упреждения письменных обращений и жалоб сотрудников можно использовать бездокументное решение вопросов – генеральным директором и его заместителями установлены специальные часы приема по различным вопросам, ведется учет в журналах регистрации приема.

3. Еще одним направлением является унификация и стандартизация документов, то есть установление единообразия состава и форм управленческих документов. Таким образом, исключаются формы документов, не вызванные действительными потребностями управления и состав документов может быть сокращен.

4. Для совершенствования технологи

7. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство. – М.: ИНФРА-М, 2007.

8. Кушнаренко Н.Н. Документоведение. – Киев: Знання, 2005.

9. Организация работы с документами: Учебник / В.А. Кудряев и др. - М.: ИНФРА-М, 2008.

10. Пшенко А.В. Основные нормативные требования к документам и документационному обеспечению управления: Учебное пособие. – М.: Финстатинформ, 2007.

11. Стенюков М.В. Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. – М., 2006.

12. Стенюков М. В. Д