«Совершенствование системы документооборота на базе современных технологий (на примере Центра эстетической стоматологии г. Москва)»

Надо отметить, что автоматизация документооборота в организациях имеет два уровня или два этапа.

На первом этапе автоматизация документооборота ограничивается использованием персонального компьютера. Он помогает выполнять широкий круг задач по составлению документов, а также в организации рациональной и оперативной работы с ними.

На втором этапе документооборот автоматизируется в рамках автоматизированных систем. Используются технологии «интранет», что позволяет всем пользователям локальной сети децентрализовано осуществлять основные процессы документооборота. при этом такой процесс, как регистрация документов, производится децентрализовано. На базе данных автоматизированной регистрации документов строится автоматизированная поисковая система, обеспечивающая информационными данными обо всех документах и месте их нахождения.

Автоматизированный контроль исполнения документов строится на базе данных автоматизированной регистрации и обеспечивает оперативное информирование об исполнении, а также предварительный контроль сроков исполнения.

В рамках медицинских учреждений одним из важных составляющих документооборота является процесс внесения информации в медицинские карты. В медицинские карты вносится информация об обращении больных, результаты медицинского осмотра, назначенные процедуры, их исполнение, оплата, внесённая больным (в частных медицинских учреждениях).

При использовании традиционных технологий сложность заключается не только в самом процессе документирования, сколько в процессе создания справочно-поисковой системы, позволяющей оперативно находить нужную информацию, как для врачей, так и регистратуры (администратора).

Создание такой справочно-поисковой системы можно осуществить на автоматизированном рабочем месте регистратора (администратора) медицинского учреждения. Этим не ограничиваются возможности использования современных технологий в совершенствовании документооборота в медицинских учреждениях. Но создание автоматизированного рабочего места регистратора (администратор), позволяющего концентрировать всю информацию о клиентах, процедурах, врачах и т.д., является довольно актуальным.

Актуальность темы исследования обуславливается важностью применения современных информационных технологий в совершенствовании документооборота в медицинских учреждениях и центрах, основанном на внедрении систем автоматизированного документооборота.

Обзор литературы. Тема информатизации документооборота достаточно разработана как в зарубежной, так и отечественной литературе. Наиболее известными отечественными исследователями в этой области являются: Кузнецова Т.В., Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Баласанян В.Э. и другие.

В книгах Кузнецова С.Л. приводятся сравнительные характеристики электронных и бумажных систем документооборота, даются основные рекомендации по выбору электронной информационной системы.

Вопросы организации современного документооборота рассматриваются в работах таких авторов, как: Басаков М.И., Галахова В.В., Корнеева И.К. и др.

Проблемам электронного документооборота посвящены статьи Колесова А.В.

Проблемы правового регулирование документооборота анализируются в статьях Акопянца А. Он приводит детальные характеристики федеральных нормативных актов.

Ермолаева Н., Афанасьев Г. в своих статьях рассматривают эффективность использования электронной цифровой подписи, возможность её применения в системах автоматизации документооборота.

В статьях Баласаняна В.Э., Пашкова Д.В. рассматриваются сравнительные характеристики электронных систем документооборота.

Рекомендации по выбору системы автоматизации даётся в статьях

Гореткиной Е., Ермолаевой Н. Они рассматривают основные функции, которые должны обеспечивать системы электронного документооборота, приводят необходимые требования к программному обеспечению.

Достаточно много работ по системам управления базами данных и информационных технологиях у таких авторов, как: Коноплёва И.А., Хохлова О.А., Денисов А.В.

Обзор источников. Основной нормативно-правовой акт, регламентирующий использование информационных технологий в документообороте – Федеральный закон РФ «Об информации, информатизации, информационных технологиях и защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ.

Закон регулирует отношения, возникающие при создании и использовании информационных технологий и средств их обеспечения в защите информации прав субъектов, участвующих в информатизации и информационных процессах.

Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10.02.2002. № 1-ФЗ устанавливает правовые основы использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная подпись в электронном документе становится равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.

Федеральный закон «О техническом регулировании» от 27.12.2002. № 184-ФЗ закрепил принцип добровольного применения стандартов. На смену государственным стандартам пришли национальные стандарты. Разработчиков национального стандарта может быть любое лицо.

При разработке систем автоматизированного документооборота наряду с российскими стандартами можно использовать и международные стандарты.

Объект исследования – система документооборота в Центре эстетической стоматологии г. Москвы.

Предмет исследования – направления использования современных информационных технологий в системе документооборота.

Цель дипломного исследования – анализ системы документооборота в Центре эстетической стоматологии и разработка рекомендаций по её совершенствованию на основе современных информационных технологий.

Исходя из цели дипломной работы, ставятся следующие задачи:

• проанализировать использование информационных технологий на основных этапах документооборота.

• рассмотреть основные информационные технологии используемые в системе документооборота;

• проанализировать технологии организации документооборота и используемые в управлении документацией информационные технологии в Центре эстетической стоматологии;

• разработать рекомендации по совершенствованию документооборота в организации с использованием современных информационных технологий.

Методология работы включает общенаучные методы. Для решения поставленных задач используются следующие методы: структурно-функциональный анализ, системный анализ, метод классификации.

Согласно поставленным задачам дипломная работа состоит из введения, трёх глав, заключения, списка источников и используемой литературы, приложений.

В первой главе делается обзор информационных технологий в области управления документами: технологии электронного документооборота, технологии защиты информации, интернет технологии для работы с документами, технологии WorkFlow.

Во второй главе проводится анализ системы документооборота в центре эстетической стоматологии, с учётом документооборота в регистратуре.

В третьей главе рассматриваются основные направления совершенствования систем документооборота в Центре на основе современных информационных технологий.

Возможности информационно-справочного обслуживания с внедрением автоматизированной системы регистрации документов значительно расширились. Автоматизированная система позволяет находить справки по любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку документа.

В настоящее время во многих организациях внедряется или уже действует автоматизированный контроль за исполнением документов.

Текущий контроль осуществляется путём вызова на экран и распечатки списка документов, срок исполнения которых истекает на текущую дату.

Специальные программы в порядке осуществления предупредительного контроля позволяют выводить на экран списки документов, исполнение которых истекает в любой срок, фамилии исполнителей и т. д.

Хорошо спроектированная и правильно используемая система автоматизации документооборота помимо облегчения выполнения рутинных операций позволяет получить дополнительные возможности: повышения исполнительской дисциплины и более эффективного использования рабочего времени сотрудников; уменьшения потерь документов; более полного и точного обоснования принимаемых решений; централизованного отслеживания прохождения документа на каждом рабочем месте всех исполнителей документа; систематизации и анализа результатов контроля исполнения документа с целью выявления недостатков в работе исполнителей и организации документооборота на предприятии.

Основными результатами дипломной работы являются:

• Выполнен анализ организации делопроизводственного документооборота в Центре. Он показал следующее: отсутствие автоматизации процессов документооборота.

• Выполнен анализ организации медицинского документооборота в Центре. Он показал следующее: регистрационный документооборот осуществляется посредством традиционной технологии – передача и ведение медицинских карт ручным способом.

• Выявлены основные проблемы в организации системы документооборотов Центра: увеличиваются объёмы двух документооборотов, что требует создания и внедрения системы автоматизированного документооборота - единой для двух видов документооборота.

• Определенны основные преимущества совершенствования систем документооборота на базе внедрения системы автоматизированного документооборота. Внедрение автоматизированной системы делопроизводственного документооборота даёт следующее: одновременно регистрировать документы на нескольких рабочих местах; организовывать децентрализованную регистрацию документов в структурных подразделениях с объединением сведений о документах в одной базе данных; на основе базы данных организации организовать информационно-справочную работу; организовать информационный контроль за исполнением документов. Внедрение автоматизированной системы в области медицинского документооборота даст следующие возможности: передача по корпоративной ИС данных о назначении на осмотр или лечение на компьютер врача; формирование запросов и статистических отчётов о выполненных процедурах, количестве обратившихся больных за временной период, об оказанных медуслугах и т.д.; в автоматизированном режиме формировать счёт на оплату для клиента; осуществлять справочно-поисковую работу посредством запроса по данным клиента. Выполнение данных функций, в рамках системы автоматизированного документооборота, позволит устранить такие рутинные функции, как: доставка медицинских карт регистраторами врачам; возвращение медицинских карт от врачей в регистратуру; поиск регистратором карточки клиента. Создание единой базы для двух видов документооборота позволит централизовать всю систему документооборота в центре в единую систему управления электронными документами, что соответствует требованиям международного стандарта ИСО 15489-2001.

• Определены основные направления внедрения автоматизированной системы документооборота в Центре.

• Построены информационные модели делопроизводственного и медицинского документообротов, отражающие преобразование информации в системах от источников информации до результативных документов и их получателей.

7. Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10.02.2002. № 1-ФЗ//СЗ РФ. 2002. №. 2. Ст. – 324.

8. Федеральный закон РФ от 29 июля 2004 г. №98-ФЗ. «О коммерческой тайне».

9. Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10.02.2002 № 1–ФЗ. СЗ РФ.2002. №2.

10. Федеральный закон «О техническом регулировании» от 27.12.2002. № 184-ФЗ//СЗ РФ. 2002. № 52, Ст.- 5140.

11. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.2004. № 125- ФЗ//СЗ РФ 2004. № 43. Ст. – 4169.

12. Постановление Правительства РФ от 08.07.1997 №835 «О первичных учетных документах»// СЗ РФ 1997. № 28. Ст.-3448.

13. Постановление Правительства РФ от 19.06.2002 № 438 «О Едином государственном реестре юридических лиц»// СЗ РФ 2002. №26. Ст.-2585.

14. Постановление Правительства РФ от 30 мая 2003 г. № 313. «Об уполномоченном федеральном органе исполнительной власти в области использования электронной цифровой подписи».

15. Распоряжение Правительства Российской Федерации от 27 сен-тября 2004 г. «О Концепции использования информационных техно-логий в деятельности федеральных органов государственной власти».

16. Указ Президента Российской Федерации от 01 сентября 2004 г. № 1135 «Об утверждении Положения об Управлении информационного и документационного обеспечения Президента Российской Федерации».

17. Указ Президента Российской Федерации от 12 мая 2004 года №611. «О мерах по обеспечению информационной безопасности Российской Федерации в сфере международного информационного обмена».

18. Общероссийский классификатор управленческой документации ОКУД, утв. постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 №299.

19. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения, утв. приказом Главархива СССР от 23.05.1988. №33.

20. ГОСТ 17914-72. Обложки дел длительных сроков хранения. Технические условия.

21. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

22. ГОСТ Р 6. 30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

23. ГОСТ 6.105-87. Унифицированные системы документации. Требование к построению формуляра-образца.

Неопубликованные:

1. Устав Центра эстетической стоматологии от 22.01.2002

2. Инструкция по делопроизводству Центра эстетической стоматологии, утв. приказом Ген. директора от 02.12.2002

Литература и периодические издания:

1. Агеева О.А. Административные системы и офисные технологии. М. 2006.

2. Акопянц А. Установление связи между электронным документом бумажным оригиналом организации.//http//eos/ru

3. Аникина Н.К., Шевцова Н.А. Системы управления базами данных – М., РУДН. 2003.

4. Афанасьев Г. Статья. Электронная цифровая подпись: история только начинается. Журнал «Документооборот и Делопроизводство». 2003г.- №13.

5. Баласанян В. Статья «Автоматизация делопроизводства и электронный документ как инструмент управления организацией». Журнал «Электронные системы». 2003г. - №3

6. Басаков М.И. Современное делопроизводство. – Ростов н/Д. Феникс. 2007.

7. Бачило Е.Л. Современные правовые проблемы документирования информации. – М., Проспект. 2004.

8. Белов А.А. Белов А.Н. Делопроизводство и Документооборот . 4-е дополненное и переизданное издание. 2004г.

9. Бутенко И.А. БОСС-Референт: повышение эффективности управления организации в государственных структурах управления: Доклад на 1Х Международной научно-практической конференции. – М., ВНИИДАД. 2003.

10. Быкова Т.А., Емышева Е.М., Мосягина О.В. Подготовка документов к последующему хранению и использованию. – СПб. Питер. 2004. – С.28.

11. Вялова Л.М. Основы делопроизводства. – М., Академия. 2004. – С. 208.

12. Гагарина Л.Г., Кисилёв Д.В., Федотова Е.Л. Разработка и эксплуатация автоматизированных информационных систем. – М.: Финансы и статистика. 2005.

13. Галахов В.В., Конев И.К., Пшенко А.В. Янковая В.Ф. Делопроизводство. – М., Проспект. 2006. – С. 139.

14. Горев А.С. Эффективная работа с СУБД. – СПб., Питер. 2004.

15. Гореткина Е. Статья. Что спасет от информационного хаоса. Электронная версия с сайта: h**t://eos.r*/eos/95301.

16. Гутгарц Р.Д. Документирование управленческой деятельности. – М., ИНФРА-М. 2001. – С. 387.

17. Ермолаева Н. Настоящее и будущее электронного документооборота Электронные системы. 2004. № 9.

18. Жарчев С.Г. Система ДЕЛО как корпоративная система документооборота – М., Росархив ВНИИДАД. 2003.

19. Илюшенко М.П., Кузнецова Т.В., Лившиц Я.З. Документоведение. Документ и системы документации. - М.: МГИАИ, 1977.

20. Информатика для экономистов/Под. ред. В.М. Матюшка. – М, ИНФРА-М. 2007.

21. Информатика/Под. ред. Макаровой Н.В. – М.: Финансы и статистика. 2005.

22. Кодирование информации. Информационные модели. М.:Дрофа,1998.

23. Козырёв А.А. Информационные технологии в экономике и управлении. – М., Финансы и статистика. 2004.

24. Колесов А. Комплексное обсуждение проблем электронного документооборота. По материалам конференции «Электронный документооборот и документационное обеспечение управления в бизнесе».

25. Коноплёва И.А., Хохлова О.А., Денисов А.В. Информационные технологии. – М., Проспект. 2007.

26. Константинов А.В. Информатика. – Ростов-н-Д. Феникс. 2008

27. Костров А.В. Уроки информационного менеджмента». – М., Финансы и статистика, 2005.

28. Кузнецов И.Н. Офисная документация.: подготовка и оформление. – Мн., Книжный Дом. 2004.

29. Кузнецов С.Л. Автоматизация системы регистрации контроля исполнения//Секретарское дело. 1996. - № 4.

30. Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере. – М., Интелсинтез. 1999.

31. Кузнецова Т.В. Делопроизводство. – М., Интелсинтез. 2003. – С. 198

32. Кузнецова Т.В. Регистрация, ключевой момент организации работы секретаря с документами//Секретарское дело. 2000. - № 1.

33. Кузнецова Т.В. Документационное обеспечение управления: Учеб. - справ. пособие. М.: ИМПЭ. 1998.

34. Куперштейн В. Современные информационные технологии в делопроизводстве и управлении. СПб., 1999

35. Майкл Дж. Д. Саттон. «Корпоративный документооборот: принципы, технология, методология внедрения».СПб.,2004г.

36. Макарова Н.В., Титова Ю.Ф. Компьютерное делопроизводство – СПб., Питер. 2002.

37. Милославская Н. Информационная безопасность. – М., ЮНИТИ. 2004.

38. Олифер В.Г., Олифер Н.А. Компьютерные сети. Принципы, технологии, протоколы. СПб, Изд. Питер, 2000

39. Пашков Д.В. Обзор современных систем автоматизации делопроизводства и документооборота//Документооборот и делопроизводство. 2004. № 5.

40. Пашков Д.В. Обзор современных систем автоматизации делопроизводства и документооборота.//Документооборот и делопроизводство. 2004. № 5. – С. 29-30

41. Сапков В.В. Информационные технологии и компьютеризация делопроизводства – М., Академия. 2007.

42. Советов Б.Я., Цехановский В.В. Базы данных: теория и практика. – М., Высшая школа. 2005.

43. Хандешева Л.Н. Компьютер и другая оргтехника для секретаря-референта – Ростов н/Д. 2003.

44. Храмцовская Н.А. Разработка регламента работы с электронной почтой//Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2005. - № 11.

45. www Центр эстетической стоматологии