«Анализ системы контроля управления в муниципальной администрации»

Важнейшим аспектом контроля становится контроль человеческих ресурсов, потому что, именно, люди управляют техникой, создают услуги, принимают управленческие решения и реализуют их. Поэтому контроль человеческих ресурсов, их оценка – это одна из наиболее главных задач контроля в организации.

Скооррдинированая работа организации подразумевает организационное распределение обязанностей и исполнение управленческих решений. Поэтому управленческий контроль включает такой важный аспект, как контроль исполнения управленческих решений.

Важной составляющей контроля является контроль за материальными и финансовыми ресурсами, который должен быть основан на эффективной системе управленческого учёта в организации. Такая система позволяет проводить контроль за расходованием и использованием средств в организации, как в структурном аспекте, так и временном. Наиболее эффективным средством контроля в данной сфере является бюджетирование. Бюджетирование на современном этапе в западных странах используют и большинство коммерческих организаций.

Эффективная система контроля подразумевает и систему информационного обеспечения в организации. Без налаженной системы информационного обеспечения с горизонтальными и вертикальными связями невозможно эффективное функционирование системы внутреннего контроля.

Однако, одного внутреннего контроля часто оказывается недостаточно. Поэтому даже коммерческие организации привлекают внешний аудит, так как взгляд со стороны, является более объективным.

Что касается органов местного самоуправления, их исполнительно-распорядительных органов, то они ответственны за эффективность своей деятельности, прежде всего, перед населением муниципального образования. Поэтому принцип публичности муниципальной власти можно осуществить только в условиях полного информирования населения о деятельности органов местного самоуправления и контроля с его стороны.

Так как система местного самоуправления подразумевает наличие исполнительных и представительных органов, то представительный орган осуществляет контроль за деятельностью исполнительных органов (администраций).

В то же время, несмотря на то, что органы местного самоуправления не являются органами государственной власти, им передаётся часть государственных полномочий вместе с соответствующими финансовыми и материальными ресурсами для развития своих территорий. Поэтому государственные органы власти в этом аспекте контролируют деятельность органов местного самоуправления.

Органы местного самоуправления должны издавать нормативно-правовыми акты в соответствии с Конституцией РФ и действующим законодательством. Поэтому и в этом аспекте осуществляется внешний контроль.

В то же время эффективная деятельность исполнительно-распорядительного органа местного самоуправления невозможна без системы внутреннего контроля за различными аспектами деятельности. Поэтому налаживание эффективной системы внутреннего контроля является не менее значимой задачей.

В связи с вышеотмеченным, актуальность темы дипломного исследования обуславливается важностью анализа системы внешнего и внутреннего контроля в администрации муниципального образования.

Степень изученности темы. Вопросы организации системы управленческого контроля достаточно разработаны в литературе по менеджменту, как отечественными, так и зарубежными авторами. Вопросы административного контроля в органах государственной и муниципальной власти разрабатывались такими авторами, как: Н.И. Глазунова, В.Б. Зотов, В.М. Макашева, А.А. Васильев, С.Б. Мельников и др.

Вопросы контроля за деятельности органов местного самоуправления со стороны государства, населения анализировались в работах российских правоведов, специалистов по муниципальному праву.

Вопросы контроля и оценки персонала основательно исследованы в работе М.И. Магуры, М.Б. Курбатовой. Важный аспект контроля исполнения управленческих решений, как часть делопроизводства в администрации муниципального образования подробно анализировались в кандидатской диссертации О.И. Митченко.

Источниковая база. При подготовке дипломного исследования, прежде всего, были проанализированы ФЗ РФ «Об общих принципах организации местного самоуправления», Закон Московской области «О муниципальных должностях и муниципальной службе Московской области», Устав городского поселения Фряново, отдельные положения, принятые Советом депутатов городского поселения, связанные с организацией деятельности администрации муниципального образования.

Объект исследования – Администрация городского поселения Фряново.

Предмет исследования – система контроля деятельности администрации муниципального образования.

Цель исследования – разработка предложений по совершенствованию системы контроля в администрации городского поселения Фряново.

Были выбраны следующие задачи исследования:

• проанализировать теоретические основы организации системы контроля в организации;

• рассмотреть организацию местного самоуправления в городском поселении Фряново;

• проанализировать систему внутреннего контроля в администрации;

• проанализировать систему внешнего контроля в администрации;

• на основе выявленных недостатков, разработать комплекс мер по совершенствованию системы внешнего контроля за деятельностью администрации;

• разработать комплекс мер, направленный на совершенствование системы внутреннего контроля в администрации.

Методы исследования: системный, структурно-функциональный, аналитический, дескриптивный.

Системный метод позволяет рассмотреть совокупность элементов, процессов и и взаимосвязи между ними. В рамках дипломной работы рассматривалась совокупность процессов контроля и организационных элементов, задействованных в них.

Структурно-функциональный метод позволяет провести анализ структурных взаимосвязей в системе с учётом выполнения функций каждым элементом в системе. В дипломной работе рассматривались участники контроля и функции ими выполняемые, а также функциональные взаимосвязи между участниками процессов контроля.

Аналитический метод основан на законах формальной логики, то есть, тождества, противоречия, исключения третьего. При помощи него проводилось исследование основных понятий, а также разделялись на составные части логические объёмы исследуемых элементов.

Дескриптивный метод – это метод описания.

Для достижения поставленных задач была выбрана следующая структура дипломного исследования. Во введении обосновывается актуальность темы исследования, ставится цель, задачи исследования.

В первой главе анализируются теоретические аспекты организации системы контроля в организации. Во второй главе проводится анализ различных аспектов внешнего и внутреннего контроля в администрации исследуемого муниципального образования. В третьей главе разрабатываются меры, направленные на совершенствование системы контроля в администрации.

В заключении подводятся итоги по задачам исследования, поставленным во введении.

Городское поселение Фряново занимает большую территорию с функционирующими сельскохозяйственными и промышленными предприятиями. Исполнительным органом муниципального самоуправления является администрация городского поселения.

В состав администрации поселения, за исключением Главы администрации входят заместитель главы администрации, четыре отдела: социального обеспечения, финансово-экономический, организационный, отдел архитектуры и капитального строительства.

Внешний контроль за деятельностью администрации осуществляют население, администрация Щёлковского района и правительство МО, прокуратура Щёлковского района, Совет депутатов городского поселения, контрольный орган муниципального образования.

В городском поселении Фряново опросы граждан о деятельности администрации ещё не проводились, что не позволяет иметь представление о мнении населения по различным аспектам деятельности администрации.

Контроль нормативно-правых актов, изданных главой администрации и Советом депутатов, осуществляет прокуратура Щёлковского района в аспекте их соответствия Конституции и законам РФ. Администрация Щёлковского района осуществляет контроль за расходованием целевых субвенций, выделенных Щёлковским районом городскому поселению Фряново.

Для реализации своих контрольных полномочий представительный орган городского поселения Фряново принимает решение о создании контрольного органа - контрольно- счетной комиссии, Положение о которой утверждается Советом депутатов. Контрольно-счетная комиссия городского поселения формируется представительным органом городского поселения из своего состава в количестве трех депутатов на срок полномочий представительного органа. Результаты проверок, осуществляемых контрольно - счетной комиссией городского поселения Фряново, подлежат опубликованию. Контрольно-счётная комиссия в городском поселении Фряново работает ежегодно.

Таким образом, внешний контроль работы администрации осуществляется довольно полно и эффективно. Однако, в связи с тем, что не проводились опросы граждан о деятельности администрации, контроль работы администрации со стороны населения нельзя считать полноценным.

В администрации городского поселения существует и система внутреннего контроля деятельности. Прежде всего, внутренний контроль деятельности (выполнения функциональных обязанностей) осуществляют Глава, его заместитель, главный бухгалтер и главный архитектор. Руководители подразделений осуществляют контроль за работой своих подчинённых, глава на совещаниях проводит слушания руководителей структурных подразделений. Все сотрудники составляют ежеквартальные планы своей деятельности и представляют ежеквартальные отчёты о проделанной работе.

Финансовый контроль (внутренний) осуществляется при помощи финансово-хозяйственной отчётности. Данную работу проводит финансово-экономический отдел. Отдел осуществляет анализ исполнения бюджета и предоставляет его главе администрации.

Третье направление внутреннего контроля – это контроль за исполнением обращений граждан и исполнением внутренних и внешних документов.

Четвёртое направление внутреннего контроля – это оценка работы сотрудников с целью их мотивации и профессиональная аттестация.

Недостатком контроля исполнения документов является отсутствие автоматизированной системы делопроизводства, которая позволила бы более оперативно вести контроль за исполнением документов. Сотрудников в организационном отделе недостаточно, на них лежит обязанность по документированию деятельности администрации, и они не успевают осуществлять контроль и учёт всех обращений граждан, внутренних и внешних документов своевременно. Часто информация об неисполнении в сок каких-либо документов поступает к Главе администрации не своевременно, из-за чего затягивается решение многих управленческих вопросов.

Премирование муниципальных служащих по итогам аттестации носит недостаточно объективный характер, так как отсутствуют критерии эффективности и результативности их профессиональной служебной деятельности.

Для устранения недостатка, связанного с недостаточным контролем за деятельностью администрации со стороны населения, предлагается проводить опрос через сайт администрации. Информация об администрации, контактах и т.д. размещается только в рамках небольшой информационной веб-странички в рамках локальной фрязинской сети.

Таким образом, создание полноценного сайта администрации – это лучший способ представления себя населению, и, в то же, время метод контроля за деятельностью администрации со стороны населения.

Проведение электронных форумов среди населения типа: «Ваше мнение о деятельности администрации городского поселения?», «Ваше мнение о деятельности отдела социального обеспечения?», «Ваше мнение о развитии архитектуры и градостроительства на территории посёлка Фряново» и т.д. позволят Совету депутатов анализировать мнение населения о деятельности администрации, её отдельных подразделений, и, тем самым, осуществлять постоянный контроль за работой администрации, её должностных лиц.

Устранить недостаток неэффективного контроля документированных управленческих решений и работы с обращениями граждан, можно при помощи покупки и внедрения АИС делопроизводства, которая позволит осуществлять контроль исполнения документов и обращений граждан в автоматизированном режиме. В настоящее время существует много СЭУД делопроизводства и документооборота для государственных и муниципальных организаций. Наиболее подходящей является, на наш взгляд, система «ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО». Система «ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО» предназначена для организации работы служб документационного обеспечения предприятий на основе требований традиционного делопроизводства. В состав программного пакета «ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО» входят базы данных: «Регистрация документов»; «Обращения граждан»; «Договоры»; «Визирование и согласование». Внедрение АИС позволит рационализировать делопроизводства и упростить процесс контроля за исполнением документов.

Один из недостатков в оценке персонала в администрации – это отсутствие количественных критериев, а, значит, оценка проводится по субъективным критериям. Поэтому необходимо выработать методику оценки муниципальных служащих, основанную на количественных критериях.

Предлагается вариант оценочного листа для муниципальных служащих. Оценочный лист включает три части: количество работы (выполнение личного плана); качество работы; уровень профессиональных знаний, необходимых для соответствия замещаемой должности. В каждой части оценочного листа комиссия ставит оценку от одного до пяти баллов. При составлении оценочного листа целесообразно использовать метод суммируемых оценок.

Кроме того, повышение эффективности оценки муниципального служащего, сокращение процента субъективизма в данной процедуре, определение потенциала каждого работника возможно путем введения системы внутреннего контроля, являющейся вспомогательным звеном в процедуре аттестации. Карты внутреннего контроля заполняются ежегодно руководителем структурного подразделения.

5. Налоговый кодекс Российской Федерации (часть первая) от 31.07.1998. № 95-ФЗ с последними изменениями, внесёнными Федеральным законом от 29.07.2004. № 95-ФЗ//СЗ РФ. 1998. № 3. Ст.-3824; 2004. № 31. Ст. – 3231.

6. Налоговый кодекс Российской Федерации. (часть вторая) от 05.08. 2000. № 117-ФЗ с последними изменениями, внесенными Федеральным законом от 29.07.2004.//СЗ РФ. №11. Ст. – 3122; 2004. № 31. Ст. – 3231.

7. Таможенный кодекс Российской Федерации. от 28.05.2003. № 58-ФЗ с последними изменениями, внесёнными Федеральным законом от 29. 06. 2004 № 58-ФЗ//СЗ РФ. 2003. № 22. Ст.-2066; 2004. № 27, Ст.- 2711

8. Федеральный закон «Об общих принципах организации местного самоуправления» от 24.09.2003. № 131-ФЗ//РГ от 12.10.2003.

9. Федеральный закон «Об основах муниципальной службы в Российской Федерации» от 08.01.1998. № 8-ФЗ//СЗ РФ. 1998.

10. Федеральный закон «О негосударственных пенсионных фондах» № 14-ФЗ с последними изменениями, внесёнными Федеральным законом от 02.12. 2004. № 155-ФЗ//СЗ РФ. 1998. № 19. Ст. – 2071; 2004. № 172. Ст.- 6150.

11. Федеральный закон «О некоммерческих организациях» от 12.01.1996. № 7-ФЗ//СЗ РФ. 1996. № 3. Ст. – 45.

12. Федеральный закон РФ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от 27. 07. 2006 № 149-ФЗ / РГ от 15.08.2006.

13. Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10.02.2002. № 1-ФЗ//СЗ РФ. 2002. №. 2. Ст. – 324.

14. Федеральный закон «О бухгалтерском учёте» от 21.11.1996. № 129-ФЗ с последними изменениями, внесёнными Федеральным законом от 30.06. 2003 № 86-ФЗ//СЗ РФ. № 48. Ст. – 5369; 2003. № 27. Ст. – 2700.

15. Федеральный закон РФ «Об аудиторской деятельности» от 07.08.2001. № 119-ФЗ с последними изменениями, внесёнными Федеральным законом от 30.12.2001. № 196-ФЗ// СЗ РФ. 2001. № 32. Ст. 2348; 2001. № 59. Ст. – 1699.

16. Закон Московской области «О муниципальных должностях и муниципальной службе Московской области» от 11.07.1997. № 42/97-ОЗ.

Неопубликованные:

17. Устав городского поселения Фряново//принят Решением Совета депутатов муниципального образования «Поселок Фряново» Щелковского района Московской области от 24.01.2006 г. № 147/32 (в редакции решения Совета депутатов № 280/51 от 27.09.2007г.

18. Положение о структуре администрации городского послания Фряново/утв. Советом депутатов городского поселения от 16. 01. 2006.

19. Инструкция по делопроизводству в администрации городского поселения Фряново/утв. Главой администрации от 23. 11. 2003.

20. Положение об организационной структуре администрации городского поселения Фряново/утв. Советом депутатов от 11.03. 2005

21. Положение о контрольно-счётной комиссии в городском поселении Фряново/утв. Советом депутатов городского поселения Фряново от 18.02. 2007

22. Положение о премировании служащих администрации/утв. Советом депутатов городского поселения от 18.04. 2007 года.

23. Вестник Администрации и Совета депутатов Щёлковского района. Февраль. 2008. № 2.

Литература и периодические издания:

24. Баранчиков В.А. Муниципальное право. М.: Проспект. 2005.

25. Блаубеpг И.В., Юдин Э.Г. Становление и сущность системного подхода. – Спб.: Питер. 2003.

26. Бобылёва М. П. На пути к информационному менеджменту (вопросы оценки деятельности служб ДОУ в условиях автоматизации документооборота// Делопроизводство. 1999. № 1.

27. Бондарь Н. С., Авсеенко В.И., Бочаров С.Н. Муниципальное право Российской Федерации. М.: Академия. 2004.

28. Васильев А.А. Муниципальное управление: курс лекций. – Нижний Новгород, 2005.

29. Венгеров А.Б. Теория государства и права. – М., Омега-Л, 2005.

30. Глазунова Н.И. Государственное и муниципальное управление. – М.: Проспект. 2007

31. Гусов К.Н., Толкунова В.Н. Трудовое право России. М.: Норма. 2006.

32. Зотов В.Б., Макашева З.М. Муниципальное управление. – М., ЮНИТИ-ДАНА. 2002.

33. Комментарий к закону № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления»/Под ред. Шкатулла В.И. – М.: Юстицинформ. 2006.

34. Кондэ Г. Развитие и совершенствование служб управления. СПб.: Высшая школа. 2003.

35. Конституционное право субъектов РФ/Под. ред. Кряжкова В.А. – М.: Городец, 2002.

36. Копотилов А.Ф. Проблемы правового обеспечения развития местного самоуправления в регионе//Муниципальный мир. 2004. - № 4. – С. 13-17.

37. Коробова А.Н., Иванов В.В. Муниципальное управление. – М.: Инфра-М. 2006.

38. Короткова Т.Л. Исследование систем управление. – М.: МИЭТ. 2001.

39. Кузьмичев Г.А., Калинина Т.Е. Административная ответственность. Нормативные акты. М.: ИНФРА-М. 2005.

40. Лаpичев О.И. Наука и искусство принятия решений. М.: Академия. 2007.

41. Магура М.И, Курбатова М.Б. Оценка работы персонала. Практическое пособие для руководителей. – М.:ООО «Журнал управление персоналом». - 2005.

42. Мельников С.Б. Муниципальный менеджмент: Участие населения в собственности муниципальных образований. – М.: МИКО. Коммерческий вестник. 2003.

43. Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента.- М.: Проспект. 2003.

44. Местное самоуправление: проблемы и пути их решения//Под. ред. Юрковой С.Н. – Спб.: Питер, 2000.

45. Митченко О.Ю. Диссертация на соиск. степени канд. истр. наук «Документационное обеспечение деятельности органов местного самоуправления (на примере администрации г. Твери)». М.: 2004.

46. Михеев В.И. Социально-психологические аспекты управления. – СПб., 2001.

47. Муниципальный менеджмент/Под ред. Морозовой Т.Г., Победина М.П. – М.: Юнити, 2003.

48. Постовой Н.В. Муниципальное право. М.: ИНФРА-М. 2000.

49. Радченко А.И. Основы государственности и муниципального управления: системный подход. – Ростов н/Д.: Феникс. 2000.

50. Устюжанин А.П., Утюмов Ю.А. Социально-психологические аспекты управления коллективом. – М., Проспект. 2004.

51. Чанов С.Е. Правовой статус должностного лица органов государственной власти и местного самоуправления; Автореферат диссертации кандидата юридических наук. Саратов, 2000.

52. Чиркин В.Е. «Государствоведение» М.: Юнити, 2005

53. Чуковенков А.Ю. О разработке рекомендаций по документационному обеспечению деятельности органов исполнительной власти (администраций краев, областей, городов федерального значения, органов местного самоуправления)//Документ в административных структурах: Тезисы докладов и выступления на Междунар. конференции «Документ в административных структурах» 27—28 октября 1994 г., Москва. М.: ВНИИДАД, 1995.

54. Широков А.Н. Местное самоуправление в политической системе современной России: особенности и проблемы становления. – СПб.: СПбГУ. 2001

55. Широков А.Н. Основы местного самоуправления в Российской Федерации. – М.: РИЦ «Муниципальная власть». 2002.

56. Шугрина Е.С. Муниципальное право. – СПб.: Питер. 2005.

57. Шургина Е.С. Организационные основы местного самоуправления. – Новосибирск. 2005.

58. Янг С. Системное управление организацией. СПб.: Спецлитература. 2003.

59.