«Перспективные направления развития информатизации архивного дела на современном этапе»

В зависимости от реализации, возможностей и назначения системы делопроизводства, технического архива и документооборота можно поделить на три уровня:

- Персональные системы (однопользовательские). Эти системы наиболее просты и дешевы, но не всегда удовлетворяют потребностям предприятия.

- Системы для рабочих групп. Данные системы, как правило, для обеспечения поиска документов используют базу данных. Они просты в настройке, не требуют выделенного сервера, предназначены для использования в первую очередь в сетях. Примеры: Rasterex EDM, CYCO AutoManager WorkFlow, Интермех Search 3.0, Intergraph WorkShare. Такие системы целесообразны для использования 20 – 30 одновременно работающими сотрудниками.

- Системы масштабов предприятия. Такие системы построены в архитектуре клиент-сервер, используют для поиска данных, как правило, SQL Server (что усложняет их администрирование). Работают они как на платформе РС, так и на рабочих станциях. Возможностями защиты данных они обладают большими, чем системы среднего уровня, хорошо масштабируются, что позволяет использовать их как в рамках отдела, так и всего предприятия. Наиболее известные в нашей стране системы такого класса – на основе DOCS Open. Производители САПР для UNIX-станций также предлагают ряд систем: ComputerVision Optegra, EDS/Unigraphics IMAN, Intergraph AIM.

Для организации автоматизации делопроизводства необходимо осуществить переход от бумажных носителей информации к электронным.

Информатизация архивной отрасли на современном этапе - это проблема использования в традиционных условиях новейших технологий, ускоряющих процессы на всех стадиях делопроизводства, от документирования до архивного хранения. Характерно, что большинство автоматизированных систем делопроизводства являются именно технологиями в традиционной среде.

Проблема использования электронного документооборота в сфере управления является исключительно многогранной и не сводится только к возможностям техники. Пристальное внимание привлекают аспекты информационной безопасности и защиты информации, подтверждения достоверности электронных документов. вместе с тем существует достаточно большой комплекс вопросов организационного и методического характера, связанных с информационно-документационным аспектом. Достигнутый уровень использования новых информационных технологий в делопроизводстве позволяет строить не только гипотетические предположения об электронном офисе будущего, но и выявлять реальные пути перехода от традиционного документооборота к автоматизированному и электронному.

Цель контрольной работы - проанализировать проблемы внедрения и перспективы развития процессов информатизации архивного дела на современном этапе

Цели информатизации архивного дела (табл.1):

Таблица 1 - Цели информатизации архивного дела

- - -

2. ИНФОРМАТИЗАЦИЯ АРХИВНОГО ДЕЛА В РФ

Последние годы вопросам внедрения современных информационных технологий во все сферы жизни нашего общества придается большое значение на самом высоком уровне. Федеральные ведомства начинают использовать системы электронного документооборота, переводятся на обмен документами в электронной форме, устанавливается прямое взаимодействие самых разных информационных систем, делается упор на предоставление государственных услуг в электронной форме. Особое внимание уделяется и процессу оцифровки (создания электронных копий) архивных документов.

На реализацию этих задач направлен целый ряд принятых НПА в РФ:

- Федеральных законов: от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»; от 27.07.2010 №210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»; от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»; от 06.04.2011 № 65-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием федерального закона «Об электронной подписи»».

- Постановлений Правительства Российской Федерации: № 754 от 22.09.2009 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота»; № 697 от 08.09.2010 «О единой системе межведомственного электронного взаимодействия»; № 751 от 07.09.2011 «О внесении изменений в Правила делопроизводства федеральных органов исполнительной власти».

- Распоряжений Правительства Российской Федерации: от 17.11.2010 № 1662-р «О Концепции долгосрочного социально-экономического развития Российской Федерации на период до 2025 года»; от 20.10.2013 №1815-р «О Государственной программе Российской Федерации «Информационное общество (2014–2024 годы)»»; от 12.02.2011 № 176-р «Об утверждении плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности».

Для достижения целей информатизации необходимо было решить следующие тактические задачи:

1) внедрение информационных технологий в деятельность архивов страны, в том числе автоматизация таких направлений работы, как архивный учет, научно-справочный аппарат, поиск и пр.;

2) создание единой архивной сети, разработка интернет-сайтов федеральных и региональных архивов и развитие портала «Архивы России», в том числе и перевод его на английский язык;

3) создание полнотекстовых баз данных по архивным документам.

За последнее десятилетие программа претерпела существенные изменения, и на сегодняшний день она представляет собой программный комплекс, который может работать в нескольких режимах (обслуживать пользователей различных типов), решать несколько задач одновременно и выполнять основные операции по работе с архивными документами в сетевом режиме.

Происходит постоянное наращивание количества выполняемых системой функций. Так, например, по сравнению с первоначальной версией, сегодня программа позволяет вести не только учет документов на бумажном носителе, но и кино-, видео-, аудиоматериалов на электронных носителях. Кроме того, программа позволяет работать с документами в электронном виде и в случае необходимости распечатывать, заверять их, переводить на бумажный носитель. ПК «Архивный фонд» — программное обеспечение, которое создавалось централизованно, в настоящее время является типовым для архивов страны. Этот ПК внедрен во всех 14 федеральных архивах страны, многих региональных и муниципальных архивах.

Одновременно с разработкой и внедрением АИС «Архивный фонд» велись работы над программным комплексом «Фондовый каталог» — системой, позволяющей выбирать конкретный архив, нужный пользователю, и в дальнейшем переходить к работе непосредственно с ним. Система «Архивный фонд» интегрирована в программу «Фондовый каталог»: экспорт данных проводится достаточно быстро и не требует дополнительных усилий.

Кроме того, был разработан программный комплекс «Центральный фондовый каталог», предоставляющий пользователям информацию об архивных фондах, хранящихся во всех федеральных архивах, государственных и муниципальных архивах субъектов Российской Федерации. Тестовый вариант программы был запущен в конце 2011 г. и доступен всем желающим. Он располагается по адресу: http://212.34.41.11/CFC-search/. По состоянию на начало 2023 г. в каталоге была представлена информация о 12 федеральных архивах страны.

Изменения, которые происходят в архивных технологиях с 2010 г., вселяют надежду на ускорение процессов автоматизации и, самое главное, на внедрение системы архивного обслуживания, способной обеспечить гражданам максимально быстрый, свободный и качественный доступ к архивным документам.

6. Боброва Е. Архивы via интернет [Электронный ресурс]. URL: http://mag**ines.russ.ru/nlo/2020/74/bob31.html

7. Булюлина Е.В. Архивоведение [Текст]: учебное пособие Волгоград: Изд-во Волгоградского гос. ун-та, 2023

8. Бурова Е.М. Архивоведение [Текст] (теория и методика): Москва: Изд. дом МЭИ, 2022

9. Быкова Т.А. Делопроизводство Москва: ИНФРА-М, 2022

10. Владимиров В.Н. Документоведение, учебно-методический комплекс Барнаул: АлтГУ, 2023

11. Концепция информатизации архивного дела [Электронный ресурс]. URL:http://www.rus**chives.ru/informatization/conseption.shtml#3

12. Ларин М.В. Документация в информационном обществе: «облачные» технологии и электронный документооборот Москва: ВНИИДАД, 2023