«Нормативно-методическая база деятельности службы ДОУ»

Документационное обеспечение управления основывается на нормативно-методической базе - комплексе нормативных правовых актов организационного и инструктивного характера, а также методических документов, определяющих порядок создания документов и организацию работы с ними. Нормативное регулирование документационного обеспечения управления охватывает все уровни управления. В Российской Федерации общие принципы организации работы с информацией и документацией определены Федеральным законом «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ. В частности, закон устанавливает, что:

• документирование (т.е. запись информации на материальном носителе по установленным правилам) является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы;

• документирование осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации.

В ДОУ для правильной организации документационного обеспечения разрабатывается собственная нормативно-методической база - документы организационного, инструктивного, методического характера, используемые в деятельности служб ДОУ, подразделений и работников, в их числе:

• положение о службе ДОУ;

• должностные инструкции работников;

• инструкция по ДОУ (делопроизводству);

• табель и унифицированные формы документов, применяемых в деятельности учреждения;

• правила подготовки и оформления управленческих документов;

• инструкции о порядке работы с обращениями граждан, о порядке приема посетителей, о работе с документами ограниченного доступа и др.

Все названные документы организационного, инструктивного, методического характера, используемые в деятельности служб ДОУ, подразделений и работников требуют дальнейшего рассмотрения и изучения.

Актуальной данность темы обусловлена необходимостью вести в ДОУ документооборот, как внутренний, так и внешний. Для грамотной организации и локальной регламентации документационного обеспечения управления, необходимо построить максимально эффективную систему документооборота. Она должна основываться, в первую очередь, на законодательных и нормативно-правовых актах регулирующих документационное обеспечение управления.

Объектом данной системы выступает организация локальной регламентации документационного обеспечения управления.

Целью данной работы является изучение нормативно-методической базы службы ДОУ.

Говоря о наименовании службы документационного обеспечения управления, необходимо отметить, что сегодня служба ДОУ может иметь разные названия, например, управление делами, отдел делопроизводства, отдел документационного обеспечения управления, общий отдел, канцелярия, секретариат и т.д.

Говоря о службе документационного обеспечения управления, необходимо выделить ее основные задачи.

Основная задача службы делопроизводства - руководство деятельностью, координация, контроль и реализации работ по документационному обеспечению управления.

В соответствии с положениями Государственной Системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) задачами службы ДОУ являются:

• обеспечение и контроль соблюдения требований нормативно-методических документов по ДОУ в организации;

• совершенствование форм и методов работы с документами;

• обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами;

• организация и обеспечение функционирования информационно-поисковых систем;

• организация и обеспечение функционирования систем контроля исполнения;

• обеспечение организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов организации;

• сокращение документооборота, количества форм документов; разработки и внедрение внутренних нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения управления организации;

• разработка и внедрение систем ДОУ с использованием прогрессивных информационных технологий.

В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет следующие функции:

• разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений;

• осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам;

• организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля над правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству;

• регулирование хода исполнения документов, контроля прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок;

• обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;

• разработка и проектирование бланков документов;

• разработка сводной номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации;

• организация контроля над работой с документами в структурных подразделениях;

• разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительной дисциплины;

• осуществление контроля над правильностью оформления и формирования структурными подразделениями организации дел, подлежащих сдаче в архив;

• организация работы архива в соответствии с требованиями федеральных правовых и нормативных методических актов;

• повышение квалификации работников службы ДОУ и архива; проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы ДОУ;

• организация рабочих мест, АРМ, условий труда сотрудников службы ДОУ.

В ДОУ созданы следующие внутренние организационно-правовые документы:

• Положение о службе ДОУ;

• Инструкция по делопроизводству;

• Табель унифицированных форм документов;

• Альбом унифицированных форм документов;

• Перечень документов, не подлежащих регистрации;

• Положение (инструкция) о ведении делопроизводства по заявлениям и жалобам;

• Перечень документов, составляющих служебную (коммерческую) тайну;

• Перечень документов, подлежащих утверждению;

• Перечень документов, заверяемых печатью организации;

• Должностные инструкции;

• Сводная номенклатура дел организации.

В настоящее время документационное обеспечение управления в организациях и учреждениях регулируется действующим законодательством, распорядительными документами вышестоящих органов, правилами и указаниями архивного управления. Нормативная база ДОУ — это совокупность законов, нормативно-правовых актов, организационных и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации или учреждения. Эта база также включает регламентацию деятельности службы ДОУ и других служб аппарата управления (штаты, функции, структуру, техническое обеспечение и другие аспекты).

Нормативные и методические документы по делопроизводству в ДОУ разрабатываются на основе соответствующих законодательных и нормативных правовых актов, принимаемых на государственном уровне, а также соответствующими министерствами и ведомствами.

Основным способом фиксации и передачи управленческой и иной информации в системе управления является документ.

6. Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления. – М.: Проспект, 2012