«Эволюция системы справочно-поисковых средств в 1993-2020гг»

Конечная цель организационной, методической и практической работы сотрудников архивных учреждений с организациями, учреждениями и предприятиями – это количество и качество документов, поступивших на государственное хранение. Документы, подлежащие приёму на государственное или муниципальное хранение временно, в течение установленных законодательством сроков, хранятся в ведомственных архивах. Таким образом, качественное комплектование государственных и муниципальных архивов напрямую зависит от сохранности документов на стадии ведомственного хранения.

Документы министерств, ведомств Российской Федерации, входящих в их состав комитетов и департаментов, а также подведомственных им государственных учреждений, организаций и предприятий, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют часть Национального архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в государственных архивах Российской Федерации. В своей практической деятельности ведомственные архивы руководствуются законодательством, приказами и указаниями министерств (ведомств) и других вышестоящих организаций, государственного архива, правилами, положениями об организациях и структурных подразделениях, в состав которых входят ведомственные архивы.

Под ведомственным хранением архивных документов понимается хранение их в ведомственных архивах, осуществляемое государственными и местными организациями в течение периода, установленного нормативными документами.

Для обеспечения сохранности архивного наследия требуется слаженная работа архивных учреждений, архивных и делопроизводственных служб организаций. В связи с этим работе по взаимодействию архивистов и работников организаций уделяется особенно большое внимание.

Актуальность данной работы заключается в том, что вся работа архива (комплектование, экспертиза ценности, учет) направлена, в конечном счете, на обеспечение всестороннего использования обществом информации архивных документов. Важно помнить – каждый, кто обращается в архив организации, имеет право на максимально полное, точное и исчерпывающее исполнение своих информационных запросов. Архив вправе защищать авторские права на архивные справочники и базы данных. Но архивные документы принадлежат обществу в целом. Незнание правды о прошлом лишает общество социальной памяти и может стать причиной катастрофы. Документальное наследие нации складывается из крупиц. Сохранение архивного фонда – часть важной работы по собиранию и концентрации в ведомственных архивах наиболее ценной части документов.

Степень изученности темы. В исследованиях и книгах тема представленного исследования пока еще слабо изучена.

В исследовании И.Х. Аюповой обобщен опыт подготовки архивов к приему, сохранению и использованию электронных документов, обеспечению их аутентичности .

В статье А.А. Борисова рассматриваются вопросы использования современных технологий в рамках улучшения архивной деятельности. Автор отмечает роль архивиста в современном социальном пространстве, а также приводит основные мероприятия по улучшению открытости и доступности архивных документов для широкой общественности .

В научном труде И.А. Дегтяревой исследуются обращения граждан за тем или иным архивным документом. Автор выделяет виды запросов и рассматривает их отличительные черты .

В работе О.В. Медведевой дается краткая характеристика федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» и обзор основных действующих законов, правил, методических рекомендаций, инструкций, перечней по вопросам комплектования, учета, хранения, использования архивных документов (в том числе электронных) и доступа к ним. Автор приводит основные недостатки современного архивного законодательства на федеральном уровне .

Объектом исследования является сохранность документов.

Предмет исследования – обеспечение сохранности документов в ведомственном архиве.

Цель выпускной квалификационной работы - изучение организации работы ведомственного архива.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1. Изучение федеральных законов, принятых в области функционирования ведомственных архивов

2. Исследование основных направлений работы ведомственных архивов

3. Выявление перспективных направлений развития ведомственных архивов.

В ходе написания выпускной квалификационной работы были исследованы следующие источники: Федеральный закон «Об архивном деле в Российский Федерации» от 22 октября 2004 г. № 125; Федеральный закон от 29.12.2012 N 273 «Об образовании в Российской Федерации»; Федеральный закон от 27.07.2006 № 152 «О персональных данных»; Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» утверждены Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; Письмо Минобразования РФ от 20.12.2000 № 03-51/64 «О Методических рекомендациях по работе с документами в общеобразовательных учреждениях»; «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих», утвержден постановлением Министерства труда Российской Федерации от 21.08.1998 г. № 37; Приказ Роскомархива от 18.08.1992 № 176 «О Примерном положении об архиве государственного учреждения, организации, предприятия» все перечисленные документы, составляют нормативно-правовую базу всех архивов.

Также в выпускной квалификационной работе была использована следующая литература: учебное пособие Е.В. Алексеевой, Л.П. Афанасьевой, Е.М. Буровой под редакцией В.П. Козлова, в данном пособии мы изучили локальную документацию, которая регламентирует деятельность государственных архивов и архивов организаций. Тельчаров А.Д. Архивоведение: конспект лекций, в данном пособии мы рассмотрели структуру архива организации.

Методология и методика исследования заключается в диалектико-материалистическом методе познания явлений действительности, который исходит из принципов историзма, всесторонности и комплексности при решении проблемы использования архивных документов. При этом в качестве основных применялись методы историко-сравнительного, системного и статистического анализа. Методика исследования включала наблюдение, контроль, регистрацию, группировку, табулирование и интерпретацию агрегированных показателей, а также выявление и аналитико-синтетическую переработку данных, раскрывающих обратную связь архивов и исследователей и характеризующих эффективность использования РДИ.

Практическое значение настоящей работы состоит в том, чтобы знать сферу деятельности и статус ведомственного архива, знать определение «ведомственный архив» и его виды, уметь выделять ценную часть документа архива (постоянного хранения), помнить, что по истечении срока ведомственного хранения документ передается на вечное хранение в государственный архив, знать основные функции ведомственных архивов ( комплектование, например, предприятия, учет документов, в любом архиве, экспертиза ценности документов, обеспечение сохранности документов, создание страхового фонда, использование документов, подготовка документов к передаче на государственное хранение, контроль и оказание помощи делопроизводства службами организации), знать организацию ведомственного архива, уметь подготовить документы к архивному хранению.

Основной задачей выпускной квалификационной работы является доказательство того, что с помощью данной выпускной квалификационной работы, работа архивиста, станет проще, оперативной и качественной в работе с документами.

Дипломная работа состоит из трех глав.

В первой главе рассматривается сфера деятельности и статус ведомственного архива, изучается понятие «ведомственный архив» и его виды, в том числе основные задачи и функции ведомственного архива, права и ответственность ведомственного архива, нормативно-правовая основа работы ведомственных архивов, современное состояние и перспективы развития ведомственных архивов.

Во второй главе последовательно изучается комплекс мероприятий, которые проводятся в ведомственных архивах при работе с архивными документами.

Третья глава посвящена изучению современного состояния, проблем и перспектив ведомственных архивов.

Близки к ведомственным архивам по задачам, функциям и правовому положению архивы негосударственных структур, не являющиеся обязательной частью Архивного фонда РФ.

Деятельность ведомственного архива закреплена Положением об архиве организации. Примерное положение об архиве государственного учреждения, организации, предприятия утверждено приказом Роскомархива от 18.08.1992 №176.

Понятие «ведомственный архив» довольно широкое. Сюда относятся и центральные архивы министерств, и архив подведомственной организации, и специально выделенное помещение или шкаф для хранения документов.

ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения дает следующее определение: ведомственный архив – это часть государственного Архивного фонда РФ, однако не входящая в систему государственной архивной службы .

В зависимости от состава документов, которыми комплектуется ведомственный архив, и государственных обязанностей организаций по осуществлению ведомственного хранения могут создаваться ведомственные архивы следующих видов:

- архив организации, хранящий документы только одной организации;

- центральный архив министерства, ведомства, центрального органа общественной организации, хранящий документы центрального аппарата министерства, ведомства, центрального органа общественной организации, а также документы организаций непосредственного подчинения, и, при необходимости, других организаций в соответствии со списком организаций источников комплектования архива, утвержденным руководителем министерства, ведомства, центрального органа общественной организации;

- центральный отраслевой архив министерства, ведомства, центрального органа общественной организации (при министерстве, ведомстве, центральном органе общественной организации), хранящий документы организаций отрасли (системы) всех уровней подчиненности (независимо от их территориальной расположенности) в соответствии со списком организаций – источников комплектования архива, утвержденным руководителем министерства, ведомства, центрального органа общественной организации; ведомственный архив документ

- объединенный ведомственный архив, хранящий документы нескольких организаций министерства (ведомства), связанных определенной системой соподчиненности или однотипных по профилю деятельности;

- объединенный междуведомственный архив, хранящий документы организаций нескольких отраслей (систем).

Ведомственные архивы исполняют роль связующего звена между организацией и государственным архивом. Даже если в штатном расписании организации не предусмотрена должность архивного работника, руководитель обязан назначать приказом ответственного за архив из числа штатных сотрудников.

Основными задачами ведомственного архива являются:

1. Комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве.

Комплектование – это систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем.

Работа по комплектованию состоит из нескольких этапов:

- определение источников комплектования архива;

- определение состава документов, подлежащих приему в архив;

- прием - передачи документов в архив.

Источники комплектования – это учреждения или лица, непосредственно передающие документы в государственные и ведомственные архивы.

Источниками комплектования архива организации и лица, в деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации, подлежащее передаче на постоянное хранение в архив в обязательном порядке или на основании соглашения. Комплектование архива осуществляется в соответствии со списками юридических и физических лиц – источников комплектования архива.

2. Обеспечение сохранности, учета, качества обработки, отбора и использования документов, хранящихся в архиве, а также подготовка и передача документов на государственное хранение.

3. Осуществлением методического руководства и проверок состояния организации документов в делопроизводстве организации, а также архивного дела и организации документов в делопроизводстве в подведомственных организациях.

Ведомственный архив в целях выполнения своих главных задач осуществляет следующие основные функции :

- учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив дел и документов;

- осуществляет фондирование принятых в архив дел и документов;

- составляет научно - справочный аппарат к хранящимся в архиве документам с учетом его преемственности с научно-справочным аппаратом к документам, переданным в государственный архив;

- проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, ежегодно представляет на рассмотрение организации годовые разделы сводных описей дел, подлежащих хранению, и акты на дела, выделенные к уничтожению в связи с истечением сроков их хранения;

- осуществляет или организует ежегодное составление и представление годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения;

- осуществляет по согласованию с соответствующим государственным архивом выявление и учет особо ценных документов, организует создание и хранение страхового фонда копий этих документов, ведет учет данных копий;

- оказывает методическую и практическую помощь службе делопроизводства организации (канцелярия, секретариат) в розыске дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, но своевременно не поступивших в ведомственный архив;

- представляет ежегодно по утвержденным ЦСУ СССР формам в соответствующий государственный архив сведения о составе и объеме фондов, хранящихся в архиве;

- осуществляет использование документов, хранящихся в архиве: информирует руководство и работников организации о составе и содержании документов архива; выдает в установленном порядке документы или копии документов; исполняет запросы организаций и заявления граждан по вопросам социально-правового характера, ведет учет использования документов, хранящихся в архиве;

- осуществляет проверку сохранности, правильности формирования и оформления дел в организациях – источниках комплектования и в соответствующих подведомственных организациях;

- участвует в разработке нормативно – методических документов (инструкций, рекомендаций, положений и т. д) по архивному делу и организации документов в делопроизводстве;

- участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы делопроизводства организации (центральный (центральный отраслевой), объединенный ведомственный или междуведомственный архивы проводят аналогичные мероприятия для работников организаций – источников комплектования и соответствующих подведомственных организаций).

Ведомственному архиву для выполнения его задач и функций предоставляется право:

- давать в установленном порядке указания структурным подразделениям организации и архивам соответствующих подведомственных организаций по вопросам, входящих в компетенцию архива;

- запрашивать от структурных подразделений организации и от архивов соответствующих подведомственных организаций сведения, необходимые для работы архива.

Архивы организаций осуществляют прием электронных документов (ЭД), обеспечивают их сохранность, учет, отбор и использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение. На хранение передаются ЭД в составе фондов организаций – источников комплектование архивов.

Для выполнения основных задач и функций архивов организация имеет право :

- требовать от структурных подразделений своевременной передачи в архив документов в упорядоченном состоянии;

- контролировать правила работы с документами в структурных подразделениях и организациях – источниках комплектования архива;

- запрашивать от структурных подразделений и организаций – источников комплектования – необходимые задачи для работы архива сведения;

- участвовать в мероприятиях, проводимой Федеральной архивной службы России, органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации, федеральными архивами Российской Федерации, по вопросам архивного дела и документационного обеспечения управления.

Архив совместно с руководителем организации несет ответственность за:

- несоблюдение условий обеспечения сохранности документов;

- утрату и несанкционированное уничтожение документов;

- необоснованный отказ в приеме на хранение документов постоянного хранения и по личному составу подведомственных организаций, при ликвидации организации или изменении формы собственности;

- нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством.

Кроме этого, большую роль в процессе документооборота играет архивное хранение, как действующей документации, так и хранение документов постоянного хранения. Ведь насколько грамотно и правильно будут оформлены документы на их хранение, настолько быстро их можно будет найти при необходимости.

Использование документов, хранящихся в архивах (не только ведомственных), производиться в политических, культурно-просветительских, учебных, юридических и иных целях. В государственных архивах формы использования документов разнообразнее, чем в ведомственных. К ним можно отнести и организацию выставок, подготовку публикаций, лекций, докладов, экскурсий, организацию работы читального зала и др.

Однако на данный момент существует ряд проблем с доступностью документов. хранящихся в ведомственном архиве. В настоящее время существует целый ряд нормативно-правовых актов, изданных субъектами разного уровня, которыми регулируется вопрос предоставления доступа к архивному фонду. Усматривается коллизионный характер и неопределённость некоторых норм, что затрудняет реализацию законных прав граждан в этой сфере, а также 137 служит источником избирательного применения и толкования отдельных норм в отрыве от норм, имеющих большую силу. Накопившиеся противоречия, по нашему мнению, являются основанием для внесения поправок в действующее законодательство. Данный вопрос в настоящее время уже затрагивается экспертами, в частности на заседании межведомственной рабочей группы по координации деятельности, направленной на реализацию Концепции государственной политики по увековечению памяти жертв политических репрессий, прошедшем 20 и 21 мая 2019 года в Смоленске, был поднят вопрос о внесении изменений в приказ, утвердивший ранее упоминаемое Положение [9]. Хочется выразить надежду, что в обозримом будущем произойдёт изменение нормативно-правовой базы, которое упростит как исследователям, так и другим лицам доступ к архивным документам, содержащимся в ведомственных архивах.

Основные функции ведомственных архивов:

- комплектование;

- учет документов;

- экспертиза ценности документов;

- обеспечение сохранности документов;

- создание страхового фонда;

- использование документов;

- подготовка документов к передаче дел на государственное хранение;

- контроль и оказание помощи делопроизводственным службам организации.

Работник архива должен иметь достаточную квалификацию, чтобы выполнять:

- проверку в структурных подразделениях формирования и оформления дел и состояния хранения документов (с составлением справки или докладной записки на имя руководителя);

- оказывать помощь работникам структурных подразделений организации в работе с документами;

- участвовать в составлении номенклатуры дел организации и в случае необходимости в разработке нормативно-методических документов по архивному делу и делопроизводству.

Квалифицированный работник архива, должен уметь организовать хранение и обеспечение сохранности документов, поступивших в архив, система мер по обеспечению их сохранности включает в себя следующие мероприятия: комплекс мер по организации хранения, предусматривающий создание материально-технической базы хранения документов (здания и помещения хранилищ, средства охраны и безопасности хранения, средства климатического контроля, средства копирования и восстановления поврежденных материалов и другое), а также комплекс мер по созданию и соблюдению режима хранения документов ( температурно-влажный, световой, санитарно-гигиенический, охранный), уметь организовывать их использование, принимать и регистрировать поступившие на хранение документы, законченные делопроизводством, участвовать в разработке номенклатуры дел, проверять правильность их оформления, участвовать в работе по экспертизе ценности архивных документов.

Зная свои обязанности, специалист, справится с документами оперативно и качественно.

В ходе исследования были реализованы следующие задачи: Охарактеризована нормативно правовая база архивных дел. Основным нормативным правовым актом, регламентирующим архивное дело, является Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

Рассмотрен предмет, объект и основные понятия архивоведения. Объектом архивоведения является документ. Предмет архивоведения – это архивные документы, находящиеся на архивном хранении и подлежащие архивному хранению, как текстовые, так и графические документы на различных материальных носителях – на бумажной основе, кинофотодокументы, звукозапись, микрофильмы и другие. Архив – это совокупность архивных документов, а также архивное учреждение или структурное подразделение учреждения, организации и предприятия, осуществляющее прием и хранение архивных документов в интересах пользователей.

Представлена подготовка документов к архивному хранению. Подготовка исполненных документов к хранению и использованию включает: Экспертизу (оценку) научной и практической ценности документов, оформление дел, описание документов постоянного и долговременного хранения, обеспечение их сохранности, передачу дел в архив учреждения, т.е. в ведомственный архив.

Исследованы использование документов архива. Использование документов, хранящихся в архиве, — одна из основных задач, в какой-то мере оправдывающая вложение средств в его организацию.

Таким образом, цель и задачи, обозначенные в выпускной квалификационной работе, реализованы полностью.

4. Об утверждении Рекомендаций по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности»: Приказ Росархива от 29.04.2011 N 32// КонсультантПлюс: [сайт]. - URL: https://www.con**ltant.ru/document/cons_doc_LAW_126490/(дата обращения: 05.05.2022).

5. Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук: Приказ Минкультуры РФ от 18.01.2007 N 19 (ред. от 16.02.2009)// КонсультантПлюс: [сайт]. - URL: http://www.con**ltant.ru/document/cons_doc_LAW_66972/ (дата обращения: 05.05.2022).

+ еще 29 источников