«Контроль наличия и физического состояния архивных документов»

В настоящее время в архивах нашей страны хранится огромное количество документов, свидетельствующих о многогранной деятельности народа. Обеспечение их длительной сохранности является первоочередной задачей работников архивов. О важности этой проблемы говорят и соответствующие постановления нашего правительства.

Архивы недостаточно собрать - не менее важно обеспечить сохранность документов. К сожалению, вся история развития архивной сферы в нашей стране насыщена безвозвратной гибелью документов. Причиной этого явились не только стихийные бедствия, но и очень часто безответственное, бездумное отношение к документам, в том числе и со стороны государства, выступавшего в качестве организатора «макулатурных кампаний». Среди граждан так же бытует мнение о «бесполезности бумаг», о «пыльном архиве» - (а ведь архив в идеале должен быть обеспылен) как о чем-то не нужном. И только тогда, когда человек лично сталкивается с необходимостью получить какую-либо справку из архива, от которой зависит его социальное, материальное и прочее благополучие, он начинает понимать всю важность архивов. К сожалению, в 1990-е годы ХХ века были утрачены многие ценные документы ликвидируемых фирм, банков, в том числе документы по личному составу, необходимые для защиты прав и интересов их сотрудников.

Но ведь архивы это еще и уникальные хранилища сведений о прошлом нашей страны и наших предков. Как часто всего один сохранившийся документ может поменять наше представление и знание о чем-либо или о ком-либо.

. Согласно Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (М., 2007 г.), обеспечение сохранности - это «комплекс мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии». Названный комплекс включает правила и рекомендации в области осуществления строительства зданий архивов, их оборудования, размещения фондов, топографирования, соблюдения нормативных условий хранения, размещения фондов, выдачи и проверки наличия дел и документов на стадиях их движения и др. Однако практическая реализация этих задач многими архивными учреждениями не охватывает весь комплекс взаимосвязанных и взаимообусловленных факторов опасности, действие которых может привести и нередко приводит к повреждению, утратам или уничтожению архивных документов.

Одной из задач архивистов является обеспечение сохранности документов на бумажной основе. В комплекс работ по обеспечению сохранности архивных документов входят работы по проверке наличия и физического состояния документов, обеспечение нормативных режимов хранения архивных документов, своевременное выявление и учет документов с повреждением носителей и текста. Своевременность проведения данных работ позволяет обеспечить сохранность архивных документов и сформировать банк данных о физическом состоянии документов.

- установление фактического наличия дел, числящихся по описям;

- выявление дел, требующих консервационно-профилактической обработки и реставрации.

- устранение недостатков в учете;

- организация розыска отсутствующих дел.

Помимо основной цели – содействовать обеспечению сохранности документов, - проверка их наличия и состояния помогает выявить недочеты в проведении ряда других работ архива: фондирование документов, их систематизация, описание, соблюдения правил при выдаче документов из архивохранилища и других работ. Проверка наличия и состояния документов проводится в ведомственном архиве периодически.

Проверка дел постоянного хранения осуществляется не реже одного раза в 5 лет, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу – 10 дет, документов на электронных носителях – 3 года. Внеочередная проверка проводится до и после перемещения дел в другое архивохранилище; после чрезвычайных ситуаций, вызвавших их перемещение (эвакуацию) или доступ в архивохранилища посторонних лиц; при смене руководителя ведомственного архива, реорганизации (ликвидации) организации. При проверке проводится сверка сведений, внесенных в описи, со сведениями на обложках дел. Не допускается делать какие-либо пометки или записи в описи дел и другие учетные документы. При обнаружении отсутствия дел организуется их розыск, изучаются учетные документы по выдаче, проверяются рядом находящиеся архивные фонды, акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, ранее составленные акты проверки. Розыск проводится в течение года после завершения проверки. По итогам розыска составляется справка, подлежащая утверждению руководителем организации по согласованию с ЭПК соответствующего уполномоченного органа. На основании утвержденной справки необнаруженные дела снимаются с учета. Дела, выданные во временное пользование, считаются имеющимися в наличии. Все обнаруженные в ходе проверки недостатки вносятся в акт . По завершении проверки в конце каждой описи дел подклеивается дополнительный лист, который подписывается работниками, проводившими проверку, с предоставлением записи «Проверено» и даты. Проверка считается завершенной после внесения выявленных изменений в учетные документы и предоставления сведений о наличии учтенных дел архивного фонда в государственный архив.

При проведении проверки особое внимание обращается на физическое состояние материалов и режим их хранения, поэтому проверка предупреждает порчу материалов от сырости и других неудовлетворительных условий хранения.

6. Соболева Е.А. Архивное хранение документов в организации /Е.А. Соболева // Отдел кадров государственного (муниципального) учреждения. – 2012. – № 12. – С. 34 - 40.