«Анализ современных методов сохранности архивных документов в архивохранилищах России»

Актуальность темы исследования. В документальном, архивном фонде или в личном фонде организации могут отложиться документы особой ценности, отражающие важные исторические события.

Тема «Анализ современных методов сохранности архивных документов в архивохранилищах России» носит актуальный характер в современных условиях.

Об этом свидетельствует частое обращение людей к уникальным документам, так как особо ценные документы, содержат информацию о важнейших фактах и явлениях, имеющих непреходящее значение для государственного управления, народного хозяйства, обороны страны, международных отношений, научных исследований.

Федеральный закон «Об архивном деле Российской Федерации» дает следующие определения особо ценных и уникальных документов:

- Особо ценные документы – это документ Архивного фонда Российской Федерации, который имеет непреходящую культурно – историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства и в отношении которого установлен особый режим учета, хранения и использования.

- Уникальный документ – это особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и (или) его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и (или) автографичность.

Определения особо ценных документов помимо Федерального закона «Об архивном деле Российской Федерации» также содержатся в ГОСТ 7.48-2002 СИБИД.

Правила работы государственных архивов рассматривают все виды работ с особо ценными документами. В правилах изложены общие требования к созданию оптимальных условий хранения особо ценных документов, их размещению в архивохранилище, выдаче документов из архивохранилища, к работе по проверке наличия и состояния дел и документов; рассматриваются вопросы обеспечения сохранности особо ценных документов, в том числе вопросы создания страхового фонда копий особо ценных документов.

Вопросы классификации особо ценных документов, находящихся на государственном хранении изложены в самостоятельном разделе. В нем рассматриваются два основных вопроса классификации: отнесение документов к фонду (фондирование) и систематизация дел в пределах архивного фонда.

В разделах правил рассматриваются вопросы учета особо ценных документов государственных архивов и создания научно – справочного аппарата, разработанные на основе принципа преемственности этих видов работ в государственных и ведомственных архивах и унификации учетных форм. В Правилах излагаются современные требования к научно – справочному аппарату особо ценных документов архивов как комплексу взаимосвязанных архивных справочников, включающих учетные и справочные документы.

В Правилах работы архивов рассматриваются вопросы классификации особо ценных документов в пределах архивного фонда, хранения и подготовки документов личного происхождения к передаче на государственное хранение и вопросы методического обеспечения, планирования работы, работы с кадрами, учета и организации.

Поскольку работа по выявлению особо ценных документов может проводиться в ведомственном архиве, то есть в архиве организации, то необходимо включить в «Правила работы организации» раздел с особо ценными документами.

Работа по выявлению особо ценных документов во многих архивах еще не завершена или не всегда осуществлена достаточно удовлетворительно. Предстоит провести выявление особо ценных документов среди рассекреченных фондов, документов бывших партийных архивов и документов новейшего периода. При этом необходимо проведение более объективной и глубокой их оценки по содержанию, культурно-историческому значению.

В последние годы определенное развитие получило само понятие особо ценных документов, зафиксированное в Федеральном законе \"Об архивном деле в Российской Федерации\" от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ. В связи с тем, что в конце 1990-х гг. стала осуществляться программа по созданию Государственного реестра уникальных документов АФ РФ и были разработаны критерии выявления уникальных документов и методика их отбора, необходимой и актуальной стала разработка новых теоретико-методических подходов к выявлению особо ценных документов в целях создания страхового фонда, уточнение состава и толкования критериев выявления особо ценных документов с учетом нового видения исторического развития России.

Целью курсовой работы исследование современных методов сохранности архивных документов в архивохранилищах России

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОБЕСПЕЧЕНИЯ СОХРАННОСТИ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ В РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

1.1. Понятие учета документов в архиве

Учет документов в архиве организации - это определение их количества и состава в установленных единицах учета и фиксация (регистрация) принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общего их количества в учетных документах.

Под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.

Учет документов в архиве организации является одним из средств обеспечения их сохранности и контроля за их наличием.

Учету подлежат все хранящиеся в архиве организации документы, в том числе неописанные и непрофильные для данного архива, а также страховые копии документов, копии фонда пользования (при наличии) и описи дел и документов.

Архив организации осуществляет учет документов Архивного фонда Российской Федерации, временно хранящихся в архиве организации, в порядке, определенном Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, и представляет учетные сведения в соответствующее архивное учреждение.

Учет производится путем присвоения архивным документам (единицам учета, единицам хранения) учетных номеров, являющихся частью архивного шифра.

Архивный шифр - обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения ее учета и идентификации. Архивный шифр состоит из номеров: архивного фонда по списку фондов архива организации и через дробь по списку фондов государственного архива, источником комплектования которого является организация, архивной коллекции, описи, единицы хранения.

Номер архивного фонда присваивается государственным архивом после оформления первого поступления документов организации на постоянное хранение .

Основными единицами учета документов независимо от вида носителя, способа и техники закрепления информации являются:

- архивный фонд, архивная коллекция;

- единица хранения.

Документы личного происхождения, не прошедшие научного описания, учитываются, как правило, по документам и листам.

Необработанные документы (россыпь) учитываются из расчета 150 листов в одной условной единице хранения.

Единица хранения - физически обособленные документ или совокупность документов, имеющие самостоятельное значение.

Единица хранения документов на бумажной основе (дело) - совокупность документов, отдельный документ, заключенные в обособленную обложку, папку.

Учет документов в архиве организации строится на основе соблюдения принципов: централизации, выраженной в применении единых единиц учета; унификации, основанной на соблюдении преемственности учета архивных документов на всех стадиях работы с ними; динамичности, обеспечиваемой своевременным и оперативным внесением изменений в учетные документы или составлением новых учетных документов; полноты и достоверности учета.

В архиве организации ведется централизованный учет документов, осуществляемый специально выделенным сотрудником. При наличии нескольких хранилищ ведется учет документов в каждом хранилище.

Порядок доступа к учетным документам, а также к учетным базам данных архива организации определяется приказом руководства организации. Все учетные документы архива организации должны храниться в хранилище (или специально выделенном помещении) в сейфах или металлических шкафах.