«Обзор существующих проблем сохранности архивных документов» - Курсовая работа

Содержание

ВВЕДЕНИЕ 3

Глава 1. Существующие проблемы сохранности архивных документов 5

1.1. Архив и сохранность его документов 5

1.2. Источники комплектования архивов архивными документами 11

Глава 2. Анализ и перспективы решения существующих проблем сохранности архивных документов 16

2.1. Актуальные проблемы обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации 16

2.2. Решение существующих проблем сохранности архивных документов 23

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 31

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 32

Введение

Актуальность данной темы определяется тем, что в архиве формируется коллекция документов, отражающих историю образования и функционирования конкретных учреждений и предприятий города:

 администраций (мэрий) районов и администраций сельских округов,

 районных финансовых отделов,

 районных отделов управления культуры и народного образования,

 районных управлений сельским хозяйством,

 судов,

 школ,

 фабрик,

 промысловых артелей,

 колхозов и пр.

В муниципальных архивах городов и районов представлен значительный комплекс документов, содержащих информацию биографического и генеалогического характера, а также информацию о быте и повседневной жизни граждан.

В первую очередь, это - личные документы рабочих и служащих: личные карточки, характеристики, личные учётные листки, автобиографии, удостоверения, списки, анкеты.

Перечисленные документы содержат, прежде всего, биографическую информацию: возраст человека, его образование, время и место работы, социальное положение, место жительства, а также некоторые генеалогические сведения - данные о ближайших родственниках (родители, жена муж, дети).

Имеются сведения о награждении граждан СССР орденами и медалями за доблестный труд в годы войны и в мирное время. Значительная группа документов содержит информацию о размерах заработной платы рабочих и служащих - ведомости на получение жалованья и лицевые счета. В некоторых архивах хранятся документы, полученные в результате социальных опросов. Например, переписей населения - всеобщих и местных. Эти документы содержат информацию биографического характера.

В архивы поступают медицинские карты граждан из лечебных заведений и судебные (уголовные и гражданские) дела. Небольшая часть архивов располагает документами земельных комиссий 1920-х - 1930-х годов, содержащими информацию о распределении и перераспределении земли между крестьянскими семьями. Особый комплекс документов составляют похозяйственные книги, содержащие информацию о крестьянских хозяйствах: глава семьи, количество членов семьи, места их работы, размер приусадебного участка, хозяйственные постройки и т.д.

Архивы принимают на хранение документы от частных лиц - дневниковые записи, мемуары, авторские рукописи, различные коллекции, личные документы. Следует отметить, что муниципальные архивы приступили к сбору аудио и видеодокументов от граждан и учреждений.

Таким образом, архивы сформировали обширные коллекции документов, содержащих информацию о государственной политике в области культурного развития региона в целом, а также отдельных его граждан.

Целью данной работы является исследование особенностей существующих проблем сохранности архивных документов

Выдержка из текста работы

ГЛАВА 1. СУЩЕСТВУЮЩИЕ ПРОБЛЕМЫ СОХРАННОСТИ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

1.1. Архив и сохранность его документов

Архив - структурное подразделение администрации муниципального образования или муниципальное учреждение, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также иных архивных документов .

Комплектование (формирование) муниципального архива - комплекс работ, направленный на систематическое пополнение муниципального архива документами Архивного фонда Российской Федерации, иными архивными документами, включающими в себя определение состава организаций - источников комплектования муниципального архива, организацию работы по экспертизе ценности и упорядочению архивных документов в организациях - источниках комплектования муниципального архива, прием документов в муниципальный архив.

Содержание муниципального архива - деятельность администрации муниципального образования по созданию финансовых, материально-технических и иных условий, необходимых для комплектования, хранения, учета и использования документов, хранящихся в муниципальном архиве, предоставлению архивам зданий и (или) помещений, отвечающих нормативным требованиям хранения архивных документов и условиям труда работников муниципального архива.

Администрация муниципального образования в целях обеспечения сохранности и учета архивных документов образует в своем составе архивный отдел, выполняющий функции муниципального архива.

Возглавляет отдел заведующий. Назначает и освобождает от занимаемой должности заведующего и специалистов отдела руководитель администрации муниципального образования.

При смене заведующего отделом прием-передача дел проводится специально созданной комиссией, включающей представителей администрации, а также Главного архивного управления области. Акт приема-передачи утверждается руководителем администрации муниципального образования и представляется в Главное архивное управление области.

При изменении структуры органов местного самоуправления архивные документы в упорядоченном состоянии передаются вновь формируемым органам местного самоуправления.

При реорганизации муниципальных предприятий и учреждений архивные документы в упорядоченном состоянии передаются правопреемникам реорганизуемых предприятий и учреждений.

При ликвидации органов местного самоуправления муниципального образования, муниципальных предприятий и учреждений включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, поступают на хранение в архивный отдел .

Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств органов местного самоуправления, муниципальных предприятий и учреждений, передающих документы.

Основными функциями архивного отдела являются:

1. Обеспечение сохранности и учета архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению, в том числе :

 Хранение и учет принятых документов.

 Представление в установленном порядке учетных данных в Главное архивное управление области.

 Проведение мероприятий, обеспечивающих оптимальные условия хранения документов и обеспечение их физической сохранности.

 Подготовка и реализация предложений по обеспечению сохранности документов, хранящихся в отделе.

 Хранение документов Архивного фонда Российской Федерации на различных видах носителей, в том числе документов, образовавшихся в процессе деятельности органов местного самоуправления с момента их образования, деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности.

 Хранение архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц, в том числе личного происхождения.

 Хранение документов по личному составу ликвидированных организаций (не имеющих правопреемника), действовавших на территории муниципального образования.

 Хранение печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды отдела.

 Хранение учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления практической деятельности.

 Хранение документов, находящихся в собственности области, на основании договоров между собственником документов и архивным отделом от имени администрации.

Заключение

Итак существуют следующие проблемы сохранности архивных документов, которые необходимо решать:

- Противопожарная безопасность (оснащение архивов металлическими стеллажами и картотечным оборудованием, системами пожарной сигнализации, системами автоматического пожаротушения, противопожарным инвентарем);

- Охранная безопасность (технические меры защиты документов от хищений, системы видеонаблюдения периметра территорий и внутренних залов, организация контроля за движением дел и документов и их качеству подготовки, проверка наличия дел);

- Температурно-влажностный режим хранения (вентиляция и кондиционирование воздуха, увлажнение воздуха, установки автоматического поддержания постоянного давления);

- Световой режим хранения (бумага под действием света буреет и теряет механическую прочность);

- Санитарно-гигиенический режим хранения (защита архивных документов от биоповреждений, предотвращение появления плесени, грибка, пыли, насекомых и грызунов);

- Обеспечение сохранности документов (реставрация и страховое копирование);

- Создание электронного фонда пользования (в целях уменьшения объемов выдачи подлинников);

- Централизация и автоматизация учета дел;

- Выделение новых помещений, отвечающих нормативным требованиям (строительство и реконструкция архивных объектов);

- Выделение оборудования и средств оргтехники (модернизация электросетей и электрооборудования);

- Обеспечение необходимого финансирования для развития архивной службы

Список литературы

1. Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ // Собрание законодательства Российской Федерации. 2004. N 43.

2. Инструкция о выявлении, учете, описании и хранении особо ценных документов. М., 2020.

3. Методические рекомендации по работе с особо ценными документами в государственных архивах. М., 2021.

4. Методические рекомендации по выявлению, учету, хранению особо ценных кинофотофонодокументов государственных архивов и созданию на них страхового фонда. М., 2021.

5. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М., Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: обеспечение сохранности документов архива и организация их хранения // Секретарское дело. – 2023. – № 2. – С. 57-59.

+ еще 30 источников