«Обзор существующих проблем сохранности архивных документов»

В первую очередь, это - личные документы рабочих и служащих: личные карточки, характеристики, личные учётные листки, автобиографии, удостоверения, списки, анкеты.

Перечисленные документы содержат, прежде всего, биографическую информацию: возраст человека, его образование, время и место работы, социальное положение, место жительства, а также некоторые генеалогические сведения - данные о ближайших родственниках (родители, жена муж, дети).

Имеются сведения о награждении граждан СССР орденами и медалями за доблестный труд в годы войны и в мирное время. Значительная группа документов содержит информацию о размерах заработной платы рабочих и служащих - ведомости на получение жалованья и лицевые счета. В некоторых архивах хранятся документы, полученные в результате социальных опросов. Например, переписей населения - всеобщих и местных. Эти документы содержат информацию биографического характера.

В архивы поступают медицинские карты граждан из лечебных заведений и судебные (уголовные и гражданские) дела. Небольшая часть архивов располагает документами земельных комиссий 1920-х - 1930-х годов, содержащими информацию о распределении и перераспределении земли между крестьянскими семьями. Особый комплекс документов составляют похозяйственные книги, содержащие информацию о крестьянских хозяйствах: глава семьи, количество членов семьи, места их работы, размер приусадебного участка, хозяйственные постройки и т.д.

Архивы принимают на хранение документы от частных лиц - дневниковые записи, мемуары, авторские рукописи, различные коллекции, личные документы. Следует отметить, что муниципальные архивы приступили к сбору аудио и видеодокументов от граждан и учреждений.

Таким образом, архивы сформировали обширные коллекции документов, содержащих информацию о государственной политике в области культурного развития региона в целом, а также отдельных его граждан.

Целью данной работы является исследование особенностей существующих проблем сохранности архивных документов

Содержание муниципального архива - деятельность администрации муниципального образования по созданию финансовых, материально-технических и иных условий, необходимых для комплектования, хранения, учета и использования документов, хранящихся в муниципальном архиве, предоставлению архивам зданий и (или) помещений, отвечающих нормативным требованиям хранения архивных документов и условиям труда работников муниципального архива.

Администрация муниципального образования в целях обеспечения сохранности и учета архивных документов образует в своем составе архивный отдел, выполняющий функции муниципального архива.

Возглавляет отдел заведующий. Назначает и освобождает от занимаемой должности заведующего и специалистов отдела руководитель администрации муниципального образования.

При смене заведующего отделом прием-передача дел проводится специально созданной комиссией, включающей представителей администрации, а также Главного архивного управления области. Акт приема-передачи утверждается руководителем администрации муниципального образования и представляется в Главное архивное управление области.

При изменении структуры органов местного самоуправления архивные документы в упорядоченном состоянии передаются вновь формируемым органам местного самоуправления.

При реорганизации муниципальных предприятий и учреждений архивные документы в упорядоченном состоянии передаются правопреемникам реорганизуемых предприятий и учреждений.

При ликвидации органов местного самоуправления муниципального образования, муниципальных предприятий и учреждений включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, поступают на хранение в архивный отдел .

Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств органов местного самоуправления, муниципальных предприятий и учреждений, передающих документы.

Основными функциями архивного отдела являются:

1. Обеспечение сохранности и учета архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению, в том числе :

 Хранение и учет принятых документов.

 Представление в установленном порядке учетных данных в Главное архивное управление области.

 Проведение мероприятий, обеспечивающих оптимальные условия хранения документов и обеспечение их физической сохранности.

 Подготовка и реализация предложений по обеспечению сохранности документов, хранящихся в отделе.

 Хранение документов Архивного фонда Российской Федерации на различных видах носителей, в том числе документов, образовавшихся в процессе деятельности органов местного самоуправления с момента их образования, деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности.

 Хранение архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц, в том числе личного происхождения.

 Хранение документов по личному составу ликвидированных организаций (не имеющих правопреемника), действовавших на территории муниципального образования.

 Хранение печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды отдела.

 Хранение учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления практической деятельности.

 Хранение документов, находящихся в собственности области, на основании договоров между собственником документов и архивным отделом от имени администрации.

- Температурно-влажностный режим хранения (вентиляция и кондиционирование воздуха, увлажнение воздуха, установки автоматического поддержания постоянного давления);

- Световой режим хранения (бумага под действием света буреет и теряет механическую прочность);

- Санитарно-гигиенический режим хранения (защита архивных документов от биоповреждений, предотвращение появления плесени, грибка, пыли, насекомых и грызунов);

- Обеспечение сохранности документов (реставрация и страховое копирование);

- Создание электронного фонда пользования (в целях уменьшения объемов выдачи подлинников);

- Централизация и автоматизация учета дел;

- Выделение новых помещений, отвечающих нормативным требованиям (строительство и реконструкция архивных объектов);

- Выделение оборудования и средств оргтехники (модернизация электросетей и электрооборудования);

- Обеспечение необходимого финансирования для развития архивной службы

+ еще 30 источников