«Программные продукты для автоматизации ДОУ»

Важную роль в оптимизации документирования и документационного управления в организации играют современные системы электронного документооборота, так как большая часть всей информации организаций хранится в электронном виде. Она хранится, как в базах данных в структурированном виде, так и в неструктурированном.

Стоит отметить, что наиболее консервативна к модернизации, внедрению информационных технологий - сфера делопроизводства. Если в других видах документооборота активно используются информационные технологии, автоматизированные информационные системы, то в сфере делопроизводства и документационного обеспечения управления автоматизированные информационные системы внедряются крайне медленно, что снижает эффективность документационного обеспечения управленческих процессов в целом. Если сами делопроизводственные документы и создаются посредством компьютерной техники, хранятся в виде электронных файлов, то не используется их структуризация. Хранение и обработка в рамках автоматизированных информационных систем.

Есть много проблем при выборе СЭД организацией. Отсутствует единый стандарт системы требований к СЭД. Надо отметить, что организации при выборе СЭД должны вначале провести анализ предметной области, т.е. проанализировать бизнес-процессы, имеющееся техническое и программное обеспечение. После чего определить бизнес-процессы ДОУ, которые целесообразно автоматизировать и из имеющихся на рынке СЭД выбирать оптимальную по необходимым функциям. Необходимо также учитывать и требования защищённости СЭД.

Чтобы провести такой выбор, необходимо иметь информацию об имеющихся российских и зарубежных СЭД, критериях выбора, тенденциях развития рынка, стоимости систем, в связи с чем, анализ российского рынка автоматизации ДОУ представляется актуальной темой дипломного исследования.

Объект исследования-автоматизация ДОУ.

Предмет исследования – состояние российского рынка автоматизации ДОУ.

Цель исследования заключается в анализе теоретических основ автоматизации ДОУ, состояния рынка систем автоматизации ДОУ, его проблем и перспектив развития.

Задачи:

 рассмотреть понятие автоматизации документооборота, его направления;

 рассмотреть принципы внедрения СЭД в организации;

 проанализировать нормативно-правовое регулирование электронного документооборота в России;

 рассмотреть основные виды СЭД и хранилищ электронных данных;

 дать общую характеристику рынка автоматизации ДОУ в России;

 рассмотреть характеристики основных СЭД, представленных на российском рынке автоматизации ДОУ;

 определить основные критерии выбора СЭД для организации, определить наиболее оптимальные из имеющихся СЭД на российском рынке;

 рассмотреть проблемы и тенденции развития рынка автоматизации ДОУ.

Методология исследования основывалась на работах ведущих российских авторов, освященных электронному документообороту, системам автоматизации ДОУ. Были применены методы: аналитический, структурно-функциональный, сравнительно-правовой, статистический.

Системный метод, как направление научного познания позволил рассмотреть целостные системы автоматизации ДОУ.

Функциональный анализ позволил выявить наиболее существенные функциональные связи в системах электронного документооборота.

Статистический метод позволил провести анализ данных о развитии рынка СЭД в России в динамике.

Сравнительно-правовой метод позволил выявить правовые пробелы в нормативной базе, регламентирующей электронный документооборот в России.

Эмпирическая база исследования: нормативно-правовые акты, регулирующие электронный документооборот и ДОУ в Росси, статистическая информация о рынке СЭД в России, данные официальных сайтов основных производителей и вендоров средств автоматизации ДОУ.

Научно-практическая значимость дипломного исследования обуславливается возможность использования результатов работы государственными, муниципальными и коммерческими организациями при выборе средств автоматизации ДОУ.

По структуре дипломная работа включает введение, две главы, заключение, список использованных источников и литературы, приложений.

Во введении обосновываются актуальность работы, определяются объект и предмет, цель, основные задачи для ее достижения.

В первой главе проводится анализ теоретических основ автоматизации ДОУ, рассматривается нормативно-правовая база электронного документооборота, принципы внедрения СЭД в организации, виды СЭД, имеющиеся на рынке.

Во второй главе проводится анализ российского рынка средств автоматизации ДОУ, рассматриваются основные программные средства, даются рекомендации организациям по выбору оптимальной системы автоматизации ДОУ, рассматриваются проблемы, тенденции, перспективы развития российского рынка автоматизации ДОУ.

В заключении подводятся итоги исследования в соответствии с поставленными задачами.

Как видно из приведенного обзора, практически все рассмотренные ХЭД предоставляют широкие возможности по работе с документами. К сожалению, этого нельзя сказать про обеспечение информационной безопасности, не смотря на то, что данному вопросу следует уделять особое внимание в свете увеличивающихся рисков потери и хищения конфиденциальной информации.

Для совершенствования законодательства, регламентирующего ЭД, необходимо принятие федеральных законов, которые бы установили общий порядок организации ЭД. Для этого надо принять закон «Об электронном документе», который должен определить формулировки терминов единого понятийного аппарата во всей системе законодательства. Необходимо также создать подконтрольную государству сетевую инфраструктуру информационно- правового пространства, доверенную сеть и среду взаимодействия идентифицируемых субъектов, ориентированную на применение простых видов электронных подписей.

Классификация СЭД постоянно меняется, т.к. идет быстрое развитие рынка СЭД. Это особо значимо в РФ, где масштабы внедрения СЭД год от года увеличиваются. Главное достоинство российских СЭД – это учет специфики российского делопроизводства. В настоящее время есть такие основные типы СЭД: СЭД, ориентированные на автоматизацию бизнес-процессов; корпоративные СЭД; системы управления содержимым; системы управления информацией; системы управления изображениями/образами; системы управления потоками работ.

Анализ рынка систем электронного документооборота и тенденций его развития позволил выявить следующее.

За последние годы рынок СЭД в России развивался стремительно, за 10 лет объем продаж возрос в 5 раз. В настоящее время наблюдается насыщение и прогнозируется замедление темпов роста рынка. Причина такого роста рынка СЭД обуславливаются переходом организаций от номинального электронного документооборота к повсеместному, а также тем, что СЭД становится главным инструментом автоматизации наиболее значимых бизнес-процессов.

Основными игроками рынка СЭД являются Дело, DocsVision, Directum и др. российские СЭД. Отдельную нишу на рынке занимают решения 1С, в частности, система 1С: Документооборот 8 КОРП. Особенности российского бизнеса и нормативная база по СЭД дает конкурентные преимущества российским производителям и вендорам. Самый высокий уровень проникновения СЭД в банках и госсекторе, но СЭД банков более эффективны, чем в госсекторе. Высокий уровень эффективности СЭД в логистике и банковской сфере, но уровень проникновения отстает от торговли, ЖКХ. Госсектора, банков.

Лидирует среди отечественных СЭД-Дело. Но ей лишь незначительно уступает продукты компании «АйТи» -«БОСС-Референт», чуть дальше держатся «Company Media», «DocsVision», «Directum». Если говорить о внедрении СЭД в различных отраслях, то единого лидера нет. К наиболее распространенным СЭД можно отнести: «ДЕЛО-Предприятие», «БОСС-Референт», «LanDocs», «DocsVision», «Directum», «ЕВФРАТ-Документооборот». Негативная специфика зарубежных СЭД – это то, что все они не учитывают специфики российского делопроизводства. Данный факт существенно сказывается на стоимости внедрения. Для государственных организаций наиболее оптимальный выбор – это отечественные СЭД, для крупных коммерческих компаний- зарубежные СЭД. Наиболее эффективны для внедрения в организациях- это БОСС-Референт и Ефрат-Документооборот, причем вторая обладает большими, чем система «БОСС-Референт», функциональными возможностями и выгоднее по стоимости.

Нормативные наборы требований к СЭД определены в MoReq2 и ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Однако, пока нет формализованной методики выбора СЭД. Т.к. эффект от внедрения СЭД сводится к снижению времени выполнения рутинных операций ДОУ, то СЭД часто выбирается по критерию ее стоимости, т.е. по оценке ее экономической эффективности. Внедряемая СЭД ставится «поверх» имеющихся документопотоков и настраивается на имеющуюся систему делопроизводства, потому и все проблемы делопроизводства в организации остаются и после внедрения СЭД.

Важной проблемой развития СЭД в России является отсутствие в нашей стране государственных стандартов, регламентирующих требования к СЭД. В отсутствие стандартов при выборе варианта СЭД организациям- пользователям приходится полагаться на маркетинговые исследования и заявления поставщиков-разработчиков, а это не может служить основой для объективной оценки качества и пригодности того или иного продукта для решения поставленных задач.

Рынок СЭД в России при некотором снижении роста будет развиваться. Активно идет внедрение СЭД в государственных и муниципальных органах. На наш, взгляд в ближайшее время государственные и муниципальные органы будут доминировать на рынке СЭД, как заказчики. Так как ДОУ в них характеризуется российской спецификой, то доминировать будут российские разработчики программных продуктов для автоматизации ДОУ. Необходимо учитывать и санкции ЕС и США в области ИТ-технологий, направленные против крупных государственных энергетических компаний, банковских структур, государственных организаций. Все это позволит российским разработчикам продолжать н6аращивать темпы реализации отечественных СЭД. Чем быстрее государственные и муниципальные организации будут переходить на ЭД, тем быстрее пойдет этот процесс и в коммерческих структурах.

Перспективным сектором здесь является малый бизнес. Особенности электронного документооборота для СМБ (среднего и малого бизнеса) связаны с основными отличиями СМБ от крупного бизнеса: скорость принятия решений, быстрота изменения ситуации, менее длительный период возврата инвестиций, большая «универсальность» сотрудников.

5. «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ: федер. закон Российской Федерации //РГ. 2010. №5247

6. «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ: федер закон Российской федерации//РГ. 2006. №4121

7. «О персональных данных» от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ: федер. закон//РГ. 2006. 3165

8. «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления»: федер. закон № 8-ФЗ от 09.02.2009 года // СЗ РФ. 2009. № 7. Ст. 776.

2.Нормативно-методические акты:

9. ГОСТ 17914-72. Обложки дел длительных сроков хранения. Технические условия. – М., Из-во стандартов. 1984

10. ГОСТ 34. 601-90 Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы. Стадии создания. – М., Из-во стандартов. 1990

11. ГОСТ 34.321-96. Информационные технологии. Система стандартов по базам данных. Эталонная модель управления данными

12. ГОСТ 7.70-2003. Описание баз данных и машиночитаемых информационных массивов. Состав и обозначение характеристик. – М., Из-во стандартов. 2003.

13. ГОСТ Р 50922-2006 Защита информации. Основные термины и определения

14. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М., Из-во стандартов. 1998.

15. ГОСТ Р 52292-2004 Информационная технология. Электронный обмен информацией. Термины и определения

16. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» утвержден и введен в действие приказом Федерально- го агентства по техническому регулированию и метро- логии от 12 марта 2007 г.

17. ГОСТ Р ИСО/МЭК 15408-1-2002. Информационная технология. Методы и средства обеспечения безопасности. Критерии оценки безопасности информационных технологий.

18. ГОСТ Р ИСО15489-2007 «Система стандартов по информации и библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования». –М., Из-во стандартов. 2008.

19. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения, утв. приказом Главархива СССР от 23.05.1988 - М., Росархив. 1998.

20. Общероссийский классификатор управленческой документации ОКУД, утв. постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 - М., Росархив. 1993

3.Литература и периодические издания:

21. Алаудинов А.Г. Сравнительный анализ СЭД//Вестник Уральского политехнического университета. 2012. 3 5 – С. 62-64

22. Александров Д.В. Инструментальные средства информационного менеджмента. CASE-технологии и распределенные информационные системы : учеб. для вузов – М. : Финансы и статистика, 2011.

23. Баласанян В.Э. Автоматизация делопроизводства и электронный документ как инструмент управления организацией//Электронные системы. 2003. № 4 – с. 54-56

24. Басаков М.И. Современное делопроизводство[Текст] – Ростов н/Д.: Феникс. 2010

25. Белоглазова Б. Н., Толоконцева Г. В. Денежное обращение и банки. – М.: «Финансы и статистика», 2012.

26. Быков Д.В. Хранилища электронных документов//Вестник Волгоградского политехнического ун-тета. 2011 – С. 29-33

27. Глущенко П.В. Информационные технологии и интеграция систем управления. СПб.: Судостроение, 2010

28. Глущенко П.В. Информационные технологии и интеграция систем управления. СПб.: Судостроение, 2010

29. Дж. Дейт - SQL и реляционная теория. Как грамотно писать код на SQL – СПб.: Питер. 2010

30. Жохова Л.А., Дежкина Ю.А. Документационное обеспечение управления – М.: Из-во МГОУ. 2010

31. Ишкова С.В. Внедрение систем электронного документооборота для повышения эффективности деятельности компании//Современные тенденции в экономике и управлении. 2013. № 6. – С. 54-58

32. Конюшенко Е.К. Выбор системы электронного документооборота: взгляд заказчика // Технологии оперативного управления. 2010. № 5. –С. 42-44

33. Курченков К.Б. Электронный документооборот. Критерии разработки систем электронного документооборота//Вестник Воронежского института высоких технологий. 2014. № 3. – С.102-107

34. Острейковский А.В. Информационные системы. – М., ИНФРА-М. 2010.

35. Пахчанян А.Б. Технологии электронного документооборота // Открытые системы. 2012. № 10. –С. 57-59

36. Погорелов Н.Е, Кириллова М.Н. Российский рынок СЭД: трудности роста//Интеллектуальный потенциал 21 века. 2013. № 4. – с. 312-313

37. Рудикова Л.В. Базы данных. Разработка приложений – СПб.: Спецлитература. 2011.

38. Сапков В.В. Информационные технологии и компьютеризация делопроизводства. – М.: Академия. 2012

39. Семилетов С. И., Соловьев В. ІО. Законодательная база электронного документооборота в Российской Федерации // Информационное право. 2011. № 3. С. 7-13.

40. Семилетов С. И., Соловьев В. ІО. Законодательная база электронного документооборота в Российской Федерации // Информационное право. 2011. № 3. С. 7-13.

41. Сиротюк О.В. Разработка моделей, методов и инструментальных средств анализа и синтеза оптимальных структур объектно-ориентированных баз данных: дис. канд. техн. наук. – М.: 2010

42. Сокова А.Н. Электронный документ и электронный архив//Делопроизводство. 1999. № 1. - С.7-9

43. Татарников М.А. Делопроизводство в учреждениях, организациях и на предприятиях / М.А. Татарников. – М. : ИНФРА-М, 2012

44. Чернов С.М. Системы электронного документооборота – СПб: Спецлитература. 2012

45. Шелепина Е. А. Правовые аспекты электронного документооборота: дисс. . канд. юр. наук. М., 2009.

Источники удалённого доступа:

46. [Электронный ресурс]. – Режим доступа: w*w.ecm-journal.r*/card.aspx? ContentID=1705636.

47. Company Media h**t://w*w.tadviser.r*/index.php/

48. Decision Support System Consulting [Электронный ресурс]. Режим доступа: h**t://w*w.dssconsulting.r*/sei"vices/marketing/analytics/?id=51.

49. Doc online. Независимый портал о СЭД [Электронный ресурс]. - 2014. -Режим доступа: h**t://w*w.doc-online.r*/sed/.

50. DocFIow.h**t://w*w.docflow.r*/

51. h**t://w*w.interface-kzn.r*/pub2.html.

52. MoReq-2 «Типовые требования по управлению элек- тронными официальными документами», утверждены Европейской Комиссией в 2008 г. // URL: h**t:// w*w.moreq2.eu/downloads.htm (дата обращения: 08.08.2014).

53. ReDocS. Document Service Company [Электронный ресурс]. - 2014. - Режим доступа: http ://w*w.redocs.r*/service/elar/.

54. Аналитика рынка СЭД и ЕСМ. h**t://w*w.docflow.r*/news/analytics/detail.php?ID=27978

55. Аналитика рынка СЭД и ЕСМ. h**t://w*w.docflow.r*/news/analytics/detail.php?ID=27978

56. Аналитический обзор "Выбор СЭД"–режим доступа:

57. Выбор системы электронного документооборота: взгляд заказчика // URL: h**t://w*w.iteam.r*/ publications/it/section_64/article_2986/ (дата обращения: 06.07.2014).

58. ДЕЛО. h**t://w*w.eos.r*/eos_products/eos_delo/effect.php

59. Колесов А. Российский рынок документооборота гла- зами вендоров // PC Week/RE (499) 37. 2005. URL: h**t://w*w.pcweek.r*/themes/detail.php?ID=7138.( / (дата обращения: 06.09.2014).

60. Корпорация «Электронный архив» [Электронный ресурс]. - 2014. - Режим доступа: h**t://w*w.elar.r*.

61. Краткий экономический словарь. h**t://ekslovar.r*/

62. Материалы с конференций DOCFLOW. - режим доступа: h**t://w*w.docflow.r*.

63. Описание системы БОСС-Референт h**t://w*w.boss-referent.r*/about/

64. Оптима Workflow h**t://w*w.tadviser.r*/index.php

65. Особенности использования СЭД в малом и среднем бизнесе. h**t://conf-mkgtu.r*/report/337/

66. Официальный сайт БОСС-Референт. h**t://w*w.boss-referent.r*/

67. СЭД «БОСС-РЕФЕРЕНТ» СТАЛА «ЛОГИКОЙ БИЗНЕСА 2.0» h**t://ICT-ONLINE.r*/NEWS/N89189/

68. Просто об электронном документообороте [Электронный ресурс] –Режим доступа: w*w.ecm-journal.r*/special/1649468.aspx#Что_такое_ЭДО,_ СЭД,_ECM (дата обращения: 15.08.14).

69. Россия: более 40% рынка СЭД у иностранцев [Электронный ресурс]. Режим доступа: h**t://w*w.evfrat.r*/analytics/22.php.

70. Рынок СЭД в России надеется устоять [Электронный ресурс]. - 2014. -Режим доступа: h**t://w*w.cnews.r*/news/top/index.shtml72009/04/20/344826.

71. Синин С. Электронно-Цифровая подпись в СЭД: что нужно знать?

72. Системы электронного документооборота: методы классификации [Электронный ресурс]. - 2014. - Режим доступа: h**t://w*w.evfrat.r*/analytics/8.php.

73. СЭД Ефрат. h**t://w*w.evfrat.r*/

74. СЭД: рынок России. h**t://w*w.tadviser.r*/index.php/

75. СЭД: рынок России. h**t://w*w.tadviser.r*/index.php/

76. Храмцовская Н. А. Основные тенденции развития законодательно-нормативной базы в области управления доку- ментами в России [Электронный ресурс]. URL: h**t://ecm-journal.r*/docs/Tikhaja-ehlektronnaja-revoljucija-v- deloproizvodstve-i-arkhivnom-dele.aspx (дата обращения: 23.08.2014).

77. Электронно-цифровая подпись. h**t://kodeksufa.r*/articles/163-electronno-cifrovayapodpis.html

78. Электронный документооборот [Электронный ресурс]. – Режим доступа: w*w.doc.bitecs.r*.

79. Электронный документооборот. – URL: h**t://дио-консалт.рф/jelektronnaja- otchetnost/jelektronnyj-dokumentooborot/ (дата обращения: сентябрь. 14.08.214)).

80. Энциклопедия делопроизводства. – режим доступа: h**t://w*w.termika.r*/dou/enc.