«Анализ состояния делопроизводства и оформления документов в Уфимском территориальном управлении Министерства природопользования и экологии Республики Башкортостан»

В мои должностные обязанности входит проведение государственного экологического надзора на подведомственной территории.

Немного истории. В 1993 году поступив на работу в тогда еще в Госкомприроды Республики Башкортостан из предприятия нефтехимического комплекса, был немало удивлен количеству используемых бланков для осуществления контрольной деятельности. Бланки актов, протоколов, постановлений были стандартного вида и печатались централизованно в типографии. Бланки заполнялись специалистами в основном письменно, при необходимости печатались делопроизводителем на печатной машине. Регистрация входящих и исходящих документов, их отправка производилась секретарем нашей организации.

Надо сказать, что работа была связана с частыми командировками по нашей республике и рабочие документы заполнялись госинспекторами письменно под «копирку». В то время в нашем управлении был всего один персональный компьютер, который крайне редко использовался по своему прямому назначению.

Ситуация стала меняться к концу 90-х годов когда стала приобретаться оргтехника и на сегодняшний день каждый специалист управления на своем рабочем месте имеет персональный компьютер, обеспечен копировально-множительной техникой.

Стандартные бланки, напечатанные типографским методом, в деятельности нашего управления на сегодняшний день не используются.

В приемной нашего управления имеются журналы входящей и исходящей документации. Разработаны соответствующие административные регламенты и должностные инструкции на каждого специалиста. В целом считаю, что система требуемого документооборота в нашем управлении налажена.

В последнее время резко увеличилось количество документов по обращениям и жалобам граждан. Нередка ситуация когда ежедневно приходится давать ответы четырем гражданам, в соответствии с действующим законодательством ответ должен быть дан в течение одного месяца. В связи с большим объемом переписки бывают ошибки в оформлении документов, досадные опечатки и орфографические ошибки. Ответы гражданам в основном направляются посредством почты, но в последнее время увеличилось количество ответов направляемых на электронный адрес заявителей.

Так же, хочется отметить, что в последние годы увеличилось количество издаваемых приказов Министра и соответственно количество распоряжений начальника нашего управления.

В деятельности нашего управления издаются распоряжения, протоколы, акты, предписания, постановления о назначении административных наказаний, письма.

Основным видом деятельности нашего управления, и меня как специалиста является проверки юридических и физических лиц на предмет соблюдения требований экологического законодательства. Конечным результатом проверок является акт проверки, в котором отражаются сведения о предприятии, его воздействие на окружающую среду, источники загрязнения окружающей среды и обнаруженные в ходе проверки нарушения прирородоохранного законодательства. Акт проверки оформляется в стандартном виде. По результатам обнаруженных нарушений выдается предписание. В случае обнаруженных нарушений на виновное должностное или юридическое лицо в соответствии с действующим законодательством составляется протокол и постановление о наложении административного наказания. Вышеуказанные документы после оформления передаются секретарю в приемную для сканирования и внесения в базу данных. Однако, бывают ситуации, когда документы проверки срочно необходимы для составления какой-либо справки. Внесение в электронную базу данных предполагает оперативно «вытащить» их оттуда. Но, к сожалению, не всегда это возможно, т.к. не все документы по результатам проверок вносятся в базу данных и я считаю, что контроль за предоставлением этой документации для сканирования специалистами нашего управления недостаточен.

Следующей документаций, составляемой мной является переписка с организациями и предприятиями, гражданами. Для каждого вида этих документов имеется своя номенклатура дел, и исходящий номер.

Слабым местом в делопроизводстве в нашем управлении я считаю, отсутствие должного архивного хранения документов за прошлые годы. Иногда просто невозможно в бумажном виде найти интересующий тебя документ. Это конечно связано в первую очередь с недостаточной площадью помещений и отсутствием в достаточном количестве шкафов или стеллажей для хранения соответствующих папок с документами.

Важнейшей деятельностью нашего управления является проведение рейдовых проверок подконтрольной территории в период паводка, рейдовые проверки садоводческих товариществ и т.д.

Начальником управления издается соответствующее распоряжение, составляется график рейдовых проверок. С распоряжением и графиком ознакамливают всех специалистов управления.

Аналогичная ситуация происходит и при составлении графика домашних дежурств специалистов в выходные и праздничные дни.

Вышеуказанные документы являются важнейшими, т.к. организуют работу специалистов и учреждения в целом при рейдовых проверках.

Но хочу высказать мнение, что составление распоряжений не всегда носит оперативный и своевременный характер. Иногда распоряжения «запаздывают».

Особо хочется отметить несовершенство программы ГИАС по ежегодному сбору и вводу в ПК отчетностей по формам №2тп (воздух) и №2 тп (отходы). Зачастую просто невозможно взять информацию из этой программы для составления какой-либо справки или отчета, что не может не сказаться в полном и оперативном составлении документа.

Со «скрипом» идет внедрение и практическое использование в деятельности нашего управления системы электронного документооборота «БОСС-Референт». Мне кажется это связано со сложившимся менталитетом сотрудников и некоторой громоздкостью программы .

Учитывая недоукомлектованность нашего учреждения специалистами, значительное увеличение нагрузок на каждого специалиста, организация и перераспределение со стороны руководства усилий и обязанностей путем издания соответствующего документа или управленческих решений крайне важно.

В рамках нашего министерства не до конца отлажена система электронного документооборота. Зачастую электронная информация дублируется и в бумажном виде, происходит «нудное» ксерокопирование документов и их передача в соответствующий отдел министерства. Данная ситуация кроме досады ничего не вызывает. Иногда с тоской вспоминаешь, что в прошлом веке такого объема документов просто не было.

Для отчетности нашего управления применяется еженедельная форма и ежеквартальная. Каждый специалист заполняет форму недельной отчетности, где указывает количество проведенных проверок, рассмотрение жалоб, количество выявленных нарушений, наложенных штрафов и т.д. После заполнения формы она направляется ответственному лицу, которое в свою очередь обобщает полученную информацию и направляет ее в отдел министерства. Форма недельной отчетности менялась бесчисленное количество раз, что вызывает недоумение. Я уже не говорю о квартальной отчетности, форма которой очень громоздка и заполнение ее занимает массу времени.

Увеличились в разы различные запросы, поступающие в наше управление из различных прокуратур, МВД, районных администраций. Зачастую для предоставления ответа на запрос дается лишь несколько дней, что не может не сказаться на качестве оформления документов.

Целью настоящей контрольной работы является анализ состояния делопроизводства, создаваемых документов в нашем Министерстве на предмет соответствия действующим нормативным документам.

Реквизит 04. Код организации по ОКОГУ, ОКПО помещается на бланках писем.

Фактически – здесь не нужен.

Реквизит 05. ОГРН помещается на бланках писем.

Фактически – здесь не нужен.

Реквизит 06. ИНН/КПП помещается на бланках писем.

Фактически – здесь не нужен.

Реквизит 07. Код формы документа ОКУД помещается на бланках писем.

Фактически – здесь не нужен.

Реквизит 08. Сокращенное наименование организации. Печатается на 2-х языках - слева на башкирском, справа на русском.

Фактически – не соответствует, надпись только на русском языке.

Реквизит 09. Справочные данные об организации только на бланках писем.

Фактически указаны - не соответствует.

Реквизит 10. Наименование вида документа - обязательный реквизит кроме писем. Пишется заглавными буквами на 2-х языках. Слева - башкирский, справа- русский.

Фактически - соответствует.

Реквизит 11. Дата документа. Оформляется либо цифровым способом-8 цифр. Либо прописью месяц, число цифрой. На 2-х языках. Слева башкирский, справа – русский.

Фактически не соответствует: число в кавычках.

Реквизит 12. Регистрационный номер документа. Должен быть справа от даты или посередине если дата на 2-х языках.

Фактически не соответствует: с подчеркиванием

Реквизит 13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа оформляется только на письмах - ответах.

Фактически – здесь не нужен.

Реквизит 14. Место составления документа. Не указывается на письмах и если в названии есть наименование населенного пункта.

Фактически – здесь не нужен.

Реквизит 15. Адресат – проставляется на письмах, заявлениях, докладных, объяснительных.

Фактически – здесь не нужен.

Реквизит 18. Заголовок к тексту, выражающий основное содержание документа, располагается либо по центру, либо с краю слева

Фактически - соответствует.

Реквизит 20. Текст документа должен быть набран шрифтом NEW ROMAN №14, через 1,5 интервал с абзацем 1,25.

Фактически - абзац и интервал выдержаны, правый край текста выдержан, но в тексте не должно быть слово года, а должно быть сокращенное - г.

Реквизит 22. Подпись. Состоит из наименования должности лица, подписывающего документ, его личной подписи и её расшифровки.

Фактически – соответствует.

- приказ, реквизит 08, сокращенное наименование организации. Печатается на 2-х языках: слева на башкирском, справа на русском, надпись только на русском языке; реквизит 09, справочные данные об организации только на данном документе не нужны; реквизит 11, дата документа, кавычки не требуются; реквизит 12, регистрационный номер документа, подчеркивание не нужно; реквизит 20, в тексте не должно быть слово «года», а должна стоять буква «г.»

- письмо, отсутствуют реквизиты 04-07; реквизит 08, сокращенное наименование организации, нет надписи на башкирском языке; реквизит 11, кавычки не нужны; реквизит 20, в тексте не должно быть года, а г, поля по правому краю текста не выдержаны, должно быть 10 мм; реквизит 22, правый край расшифровки подписи не выдержан по отношению к тексту.

- протокол оперативного совещания, в вводной части «присутствовали» не указано количество человек, список должен быть в алфавитном порядке, должно быть И.О. Фамилия, не указана «Повестка дня»; реквизит 11, буква «г» в дате не ставится;

реквизит 20, в тексте фамилия на следующую строку не переносится;

реквизит 22, не выдержаны границы по левому и правому краю относительно текста, границы текста по правому краю должны быть 10 мм.

Инструкция по делопроизводству в Министерстве природопользования и экологии Республики Башкортостан в целом соответствует требованиям Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, но в ходе анализа был обнаружен ряд недостатков, в частности в пункте 4.6. «Порядок прохождения внутренних документов», не указаны: организация протокольной работы (сроки подготовки протоколов заседаний и совещаний, место регистрации протоколов, место хранения подлинников протоколов, способ доведения принятых решений до сведения заинтересованных лиц и исполнителей); место и способ регистрации внутренних информационно-справочных документов (аналитических записок, справок). Имеется еще ряд замечаний, которые указаны в основной части работы.

Роль управленческих документов в деятельности нашего управления очень важна. В последнее время актуальность экологических проблем в г.Уфе возросла. Увеличивается количество жалоб населения в связи с теми или иными нарушениями природоохранного законодательства. Многократно увеличилась переписка с различными органами исполнительной власти, учреждениями и организациями. В связи с этим насколько грамотно и оперативно оформлена документация, настолько и оценивается работа органа исполнительной власти жителями нашего города.