«Организация работы с документами в муниципальных орган ах»

Информация является исходным, первичным материалом для принятия управленческого решения. И чем она достовернее, тем более быстрой будет реакция на ситуацию и более эффективным воздействие на нее. Основное количество информации содержится в ее носителях - в документах общегосударственного, регионального и местного значения. Это Конституция России, федеральные и региональные законы, уставы, положения, инструкции, приказы, постановления, распоряжения, всевозможные нормы, акты, справки, документы служебной переписки, письма граждан, общественных и религиозных организаций, объединений и так далее. Госстандартом документ определен как «материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во вре-мени и пространстве». Документы могут быть получены различными способами: посредством писем, рисунков, графики (в том числе компьютерной), фотографии, звуко- и видеозаписи. Отображенная информация в документе может храниться, накапливаться, передаваться и многократно использоваться. То есть документ выполняет несколько функций.

В процессе управления документ является еще и доказательством исполнения того или иного управленческого решения. Иными словами, документ - это не только предмет труда, но и готовый продукт управленческого труда. Совокупность взаимосвязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности, по определению ГОСТ 6.10.1-88' составляет систему документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации на всей территории Российской Федерации с требованием к оформлению документов установлена Госстандартом России в ГОСТ Р 6.30-97.

Применение Табеля и Альбома форм документов обеспечивает:

- соответствие используемых форм документов решаемым задачам;

- юридическую силу документов, подготавливаемых в организации;

- оперативность реализации управленческих функций;

- сокращение затрат рабочего времени на составление, оформление и обработку документов.

Реализация этих двух направлений совершенствования делопроизводства - рационализации документопотоков и сокращения документооборота тесно связана с рационализацией управления. Движение документов во всех случаях отражает организационную структуру аппарата управления и распределение обязанностей между его составными частями. Поэтому зачастую результатом рационализации делопроизводства может стать не только реорганизация самих делопроизводственных служб, но и всей организации в целом. И наоборот, рационализация процесса управления невозможна без совершенствования документационного обеспечения управления, что еще раз подтверждает важную роль последнего для управления и тесную связь с ним.

1. ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Издательство стандартов, 1997.

2. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения, общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М.: ВНИИДАД, 1991.

3. ГСДОУ. Сборник плакатов и учебные формы основных организационно-распорядительных документов. - М.: ВНИИДАД, 1991.

4. Кузнецова Т.В., Лосев В.И. Управленческая документация. -М.: Экономика, 1985.