«Организация работы с документами. Основные этапы документооборота. Анализ документооборота и методы его совершенствования.» - Курсовая работа

Содержание

I. ВВЕДЕНИЕ: 3

II. ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ: 4

Организация работы с документами. Основные этапы документооборота. Анализ документооборота и методы его совершенствования 4

III. ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ: 13

3.1 Положение о структурном подразделении 13

3.2. Должностная инструкция 17

3.3. Письмо 21

3.4. Приказ 23

IV.ЗАКЛЮЧЕНИЕ 25

V.СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ 26

Введение

Документооборот - это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки и (или) направление в дело. От правильного выбора технологии работы зависит успех любой организации.

Если на предприятии отсутствует четкая организация работы с документами, то, как следствие этого, закономерно появление документов низкого качества, как в оформлении, так и в полноте и ценности содержащейся в них информации, увеличение сроков их обработки.

Процесс принятия управленческого решения состоит из получения информации, ее переработки, анализа, подготовки и принятия решения.

Все эти этапы самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления.

Для получения экономического эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется не только ее количеством, но и оперативностью, степенью сложности и стоимостью.

Если на предприятии отсутствует четкая организация работы с документами, то, как следствие этого, закономерно появление документов низкого качества как в оформлении, так и в полноте и ценности содержащейся в них информации, увеличение сроков их обработки.

Это приводит к ухудшению качества управления и увеличению сроков принятия решений и числу неверных решений.

Надежность управления зависят от качества и достоверности, оперативности приема-передачи информации, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов.

Цель данной работы - исследовать возможные варианты совершенствования документооборота.

При написании настоящей контрольной работы использованы учебные пособия: А.В. Пшенко - документационное обеспечение управления; Л.А. Румынина - делопроизводство: учебник для студ.учреждений сред. Проф. Образования, обучающихся по юридическим специальностям;

Выдержка из текста работы

II. ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ:

Организация работы с документами. Основные этапы документооборота. Анализ документооборота и методы его совершенствования

В любой в организации создается огромное множество документов. Это и служебные письма, и приказы, и акты, и протоколы, и отчеты, и различного вида бухгалтерские документы. Данный процесс называется документооборотом.

Исходя из установленного ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» термина «Документооборот- это движение документов с момента их создание или получения до завершения исполнения: отправки и (или) направление в дело» и из того, что это определение не претерпело изменений за последние двадцать лет, следует, что полного тождества между понятиями «технология» и «документооборот» нет. Документооборот оперирует официальными, т.е полностью оформленными документами и, как правило, рассматривая движение только отдельных документов, в то время , как практике значительную часть документооборота организации занимает работа с проектами документов и пакетами документов, необходимых для документирования того или иного управленческого действия. Но подобные теоретические расхождения не препятствуют использованию привычного и устоявшегося термина при описании конкретных технологических процессов обработки документов.

Соответственно масштабам движения документов можно выделить документооборот конкретного должностного лица, структурного подразделения, организации как юридического лица, корпорации с рядом филиалов, отросли управления, государства в целом. Но для нормативно-методической разработки не обходимо выбрать базовый объект, обладающий полным набором технологических процессов с одной стороны, и быть достаточно простым для описания этих процессов. Основываясь на этом критерии, нормативные акты и методические пособия, в частности Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), рассматривает в качестве базового объекта документооборот организации как юридически независимого, самостоятельного управленческого элемента.

Порядок движения документов в организации вторичен по отношению к структуре организации внутреннему распределению обязанностей, в том числе неформальной системе субординационных отношений. Однако это не значит, что система организации документооборота не поддает самостоятельному регулированию и нормированию.

Кроме понятие документооборот стоит рассмотреть еще одни термин внутренний документооборот

Внутренний документооборот - это корреспонденция, не вскрывавшаяся для экспедиционной обработки, сразу же сортируется по адресатам. После внесения в регистрационные базы данных сведений о поступивших документах, к ним добавляется корреспонденция, имеющая точный адресат: структурное подразделение или конкретный сотрудник.

2.1 Организация работы с документами

Организация работы с документами — это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами (с момента создания или получе-ния документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение).

Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документированной информацией.

В документационном обеспечении предприятия можно выделить три группы документов: внутренние документы, поступающие (входящие) документы и отправляемые (исходящие) документы. Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения.

Работа с документами предприятия может быть представлена в виде следующей технологической цепочки операций (рис. 1).

Рис. 1 Схема организации работы с документами фирмы

К таким операциям можно отнести: согласование документа; регистрацию; исполнение; контроль исполнения; формирование дел; подготовку и передачу дел в архив.

Алгоритм работы с исходящими документами не имеет существенных отличий от схемы организации работы с внутренними документами, кроме того, что работа с оригиналами исходящих документов заканчивается на стадии отправки документа адресату после его регистрации.

Работа с входящими документами начинается со стадии приема документов, предшествующей процедуре регистрации.

Регистрация может проводиться для всех групп документов, прежде всего для входящих документов.

Многие предприятия не проводят регистрацию внутренних документов.

Работа по исполнению и контролю исполнения документов охватывает внутренние, входящие документы и в некоторых случаях — исходящие.

Со стадии формирования дел все группы документов проходят одни и те же операции.

Основу правильной организации работы с документами составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между работниками предприятия. Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника и в то же время исключает дублирование операций при работе с документами. Разделение труда между работниками закрепляется в должностных инструкциях или в инструкции по делопроизводству.

Инструкция по делопроизводству разрабатывается для установления единого порядка составления документов и организации работы с ними на предприятии и содержит образцы правильно оформленных документов, правила работы с ними, ответственность должностных лиц за конкретные виды работ с документами.

Заключение

Содержание курсовой работы было посвящено совершенствование документооборота.

Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение. Каждый документ имеет свой жизненный цикл, состоящий из нескольких этапов.

При создании документ составляется, оформляется, согласовывается и подписывается. Обращение документа означает его регистрацию, передачу на исполнение или отправку адресату, копирование, ознакомление, исполнение, контроль прохождения и исполнения. Под хранением документа понимают его списание в дело и помещение туда на хранение, а также хранение в архиве. Таким образом, документооборот имеет сложную процедуру и большое количество стадий, наш перечень которых не является исчерпывающим.

Все задачи, которые были поставлены в курсовой работе расмотренны

- раскрыта суть понятия документооборота

- выявлена основные принципы приема и обработки документов

- предложены методы совершенствования документооборота

Цель была достигнута.

Список литературы

1. А.В. Пшенко - документационное обеспечение управления: учеб. Пособие для студ. Проф. Учеб. Заведений- 3-е изд. Перераб. И. доп.- М.: издательский центр «академия», 2004.-176 с.

2. Л.А. Румынина - делопроизводство: учебник для студ.учреждений сред. Проф. Образования, обучающихся по юридическим специальностям.- М.: мастерство, 2002-208 с.

3. Делопроизводство: образцы, документы. Организация и технология работы. Более документов- 3-е изд., перераб. И доп./ В.В. Галахов, И.К. Корнеев и др.; под ред. И.К. Корнеева, В.А. Кудряева.- Москва : Проспект, 2011. - 480 с.

4. В.В. Сапков - информационное технологии и компьютеризация делопроизводства: учеб. Пособие для нач. проф. образования- м.: издательский центр «академия», 2006.- 288 с.

5. ГОСТ 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: ИПК Издательство стандартов. М., 2003.

6. Козлов М.С. Совершенствуем делопроизводство//Автоматизация документооборота. - 2002 - №2.

7. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Госстандарт России, 1998.