«Макросы в Excel»

Создание макросов

К часто повторяющимся действиям можно отнести выбор нужного формата. Процедуру создания макросов мы рассмотрим на примере макроса “Число”, который будет устанавливать для выделенной области числовой формат. Требуемый числовой формат создадим заранее в категории форматов Все форматы.

Для записи макроса выполните следующие действия:

Теперь вам нужно выполнить последовательность действий, которая и будет записана в макрос. В нашем случае последовательность действий следующая: выделите ячейки, которые вы собираетесь форматировать, и нажмите Ctrl+1; в появившемся окне диалога “Формат ячеек” выберите вкладку “Число”, а на ней категорию форматов Все форматы. Из появившегося списка форматных кодов выберите требуемый код, после чего нажмите кнопку OK.

В заключение вам остается завершить запись макроса. Кроме нажатия на кнопку Остановить макрос вы можете воспользоваться альтернативным способом: в списке опций пункта основного меню Сервис выберите Запись макроса, а затем — Остановить запись.

Если кнопка Остановить макрос отсутствует с экрана, то ее легко можно восстановить. Для этого нажмите правую кнопку мыши на любой панели инструментов и в появившемся списке выберите пункт Настройка. Появится список категорий кнопок. Выберите среди них категорию Макрос. Появится набор кнопок, который содержит кнопку Остановить макрос. Нажмите на ней кнопку мыши и, удерживая ее нажатой, переместите кнопку на нужную вам панель или просто на экран. Для выхода из режима настройки панелей нажмите кнопку Закрыть.

После окончания записи макроса он появляется в списке макросов под именем “Число”. Для вызова макроса выполните команду Сервис | Макрос. Появится окно диалога со списком макросов. Найдите требуемый макрос и нажмите кнопку Выполнить. Результатом работы макроса “Число” будет ввод форматного кода в выделенные ячейки таблицы.

В Excel предусмотрена возможность вызывать макрос при помощи клавиши быстрого вызова или назначить макросу пункт меню в списке опций меню Сервис. Обе эти возможности можно реализовать одновременно. Для этого при выполнении 3 шага процедуры создания макроса, после ввода имени, нужно нажать кнопку Параметры. Появится окно диалога.

Назначить макросу пункт меню или клавишу быстрого вызова можно и после того как макрос создан. Для этого выполните команду Сервис | Макрос. Появится окно диалога со списком макросов. Выделите нужный и нажмите кнопку Параметры. Появится окно диалога, в котором вы можете сделать все необходимые назначения.

При записи макроса можно включать режим с относительными ссылками. Этот режим позволяет использовать записанный макрос для любой области рабочей книги. Режим с относительными ссылками нужно включать при записи макросов, которые используют ссылки на адреса рабочей книги.

Разберем два примера макросов. Один записан в обычном режиме, а другой— с относительными ссылками, после чего сравним их работу.

Пример 1. Вывод на экран названий месяцев

При составлении различных отчетов и сводок в качестве названий строк часто используются названия месяцев. Создадим макрос, который будет выводить на экран столбец с названиями месяцев в ячейках A1:A12. Для этого выполните следующие действия:

•Установите курсор в какую-нибудь ячейку книги, за исключением A1.диалога “Запись макроса”.

•Введите в поле ввода Имя макроса название создаваемого макроса Месяц_абс. В поле ввода Описание введите текст: Вводит названия месяцев. Нажмите кнопку Параметры. Появится окно диалога “Запись макроса”.

•Введите клавишу быстрого вызова макроса. Для этого перейдите в поле ввода Ctrl, переключитесь на латинский регистр, удалите находящуюся там букву и введите букву m. После этого нажмите кнопку OK. Начиная с этого момента, осуществляется запись макроса.

•Выполните последовательность действий, которую будет выполнять макрос: установите курсор в ячейку A1; введите слово январь; поместите указатель мыши в правый нижний угол ячейки A1, при этом указатель мыши изменит вид на черный крестик; нажмите кнопку мыши и, удерживая ее нажатой, продолжите выделение до ячейки A12.

•Нажмите на кнопку Остановить макрос.

Если вы не выполните условие 1 шага, то есть курсор будет находиться в ячейке A1, то макрос будет правильно работать только в том случае, когда вы перед нажатием клавиш Ctrl+m поместите курсор в ячейку A1.

Макрос записан и теперь нажатие клавиш Ctrl+m вызовет появление в ячейках A1:A12 названий месяцев. При записи макроса мы не включали режим записи с относительными ссылками, поэтому названия месяцев будут появляться только в ячейках A1:A12. Для устранения этого неудобства предназначен режим записи с относительными ссылками.

Пример 2. Создание макроса с относительными ссылками

В этом примере вам предстоит создать макрос с относительными ссылками для размещения заголовка таблицы продаж компьютеров в произвольном месте рабочей книги.

Перед созданием макроса включите режим записи с относительными ссылками. Для этого выполните следующие действия:

•Выполните команду Сервис | Запись макроса | С относительными ссылками.

•Введите в поле ввода Имя макроса название создаваемого макроса — Заголовок. В поле ввода Описание введите текст: Вводит названия компьютеров.

•Нажмите кнопку Параметры. Появится окно диалога “Запись макроса”.

•Введите наименование добавляемого пункта меню: Типы ЭВМ. Нажмите кнопку OK.

•Выполните последовательность действий, которую будет выполнять макрос: введите заголовок таблицы: Тип компьютера; нажмите клавишу Enter; введите тип 1 компьютера CP_35_SR и нажмите клавишу Tab. Аналогично введите следующие типы компьютеров CP_40_SR, CP_55_LS, CP_55_SX. Выделите четыре ячейки с введенными типами компьютеров, выберите команду Формат | Столбец, а затем команду Подгон ширины (поскольку названия типов компьютеров не умещаются полностью в ячейке).

•Нажмите на кнопку Остановить макрос.

После окончания записи макроса в меню команды Сервис появится пункт с названием Типы ЭВМ, которое мы ввели на 4 шаге.

Для выполнения макроса “Заголовок” нужно нажать кнопку мыши на пункте с названием Типы ЭВМ. В том месте таблицы, где расположен курсор, появится заголовок следующего вида: Тип компьютераCP_35_SRCP_40_SRCP_55_LSCP_55_SX

Этот макрос отличается от макроса, созданного в примере №1 тем, что заголовок таблицы можно поместить в любом месте текущей рабочей книги.

Редактирование макросов

В этом разделе мы рассмотрим вопросы изменения текста макроса, его удаления и переименования. Здесь же будет рассказано о том, как записать новую последовательность действий в уже существующий макрос.

Одним из способов внесения изменений в записанный макрос является запись нового макроса. Однако это не всегда удобно, а часто бывает и утомительно из-за большого объема работы. В следующем примере мы изменим формат вводимых чисел в макросе “Число”.

•Нажмите правую кнопку мыши, когда ее указатель находится на активном рисунке.

•Из всплывающего меню выберите команду Назначить макрос. Появится окно диалога со списком макросов, в котором выберите требуемый. Нажатие кнопки OK завершает процесс назначения.

•Нажмите кнопку мыши вне рисунка, чтобы он перестал быть активным.

В ячейках A1:A3 вы можете увидеть результат работы макроса “Число”, который был назначен рисунку “winlogo”. Для получения результата мы выделили ячейки A1:A3 и переместили указатель мыши на рисунок “winlogo”. Нажатие кнопки мыши привело к выполнению макроса “Число”, то есть к форматированию ячеек A1:A3.