«Разработка автоматизированного рабочего места менеджера по продажам в ООО «Маркет»

Поэтому работа менеджера по сбыту книг является функционально главной в деятельности предприятия ООО «Маркет», так как от работы менеджера (менеджеров) по продажам зависит выручка, доход и прибыль предприятия ООО «Маркет».

В процессе работы менеджеру приходится заключать большое количество договоров (не менее 200-300) в течение года, выписывать накладные, счета-фактуры с книжными магазинами, отслеживать продажу книг книжными магазинами и перечисление денег на расчётный счёт ООО «Маркет».

Для успешной работы менеджеру по продажам необходимо вести статистический учёт продаж, книг сданных в книжные магазины на реализацию, договоров, анализировать в каких магазинах быстрее идут продажи книг данной тематики, какие книги (позиции) реализуются быстрее.

Большое количество данных на бумажных носителях не позволяют менеджеру проводить анализ, оперативно отслеживать информацию, что негативно отражается на работе менеджеров по продажам и, соответственно, на экономических результатах ООО «Маркет».

Для улучшения эффективности работы менеджеров по продажам необходимо создание автоматизированного рабочего места менеджера в СУБД “Access”. Это позволит менеджеру гораздо эффективнее работать с информацией, что должно дать экономический эффект как для менеджера (так как его зарплата состоит из двух частей: фиксированной и процентов от продаж), так и для ООО «Маркет» в целом.

Актуальность темы данной квалификационной работы заключается в автоматизации рабочего места менеджера по продажам книжной продукции.

Исходя из всего вышесказанного целью квалификационной работы является создание АРМ менеджера по продажам в ООО «Маркет» с использование новых технических и программных средств сбора, обработки и передачи информации на основе предварительного анализа информационно-экономической среды в ООО «Маркет» и особенностей работы менеджера по продажам.

Исходя из цели дипломного проектирования, автор, выделяет пять основных задач:

• анализ информационно-экономической среды и работы менеджера по продажам книжной продукции в ООО «Маркет»

• обоснование проектных решений по автоматизированному решению экономико-информационных задач путём создания автоматического рабочего места менеджера по продажам в ООО «Маркет»

• проектирование АРМ менеджера в ООО «Маркет»

• экономическое обоснование эффективности создания АРМ менеджера в ООО «Маркет»

• разработка мероприятий по совершенствования безопасности жизнедеятельности в ООО «Маркет»

Структура дипломного проекта в соответствии с поставленными задачами состоит из пяти частей.

В первой части дипломного проекта даётся общая характеристика ООО «Маркет», проводится анализ конъюнктуры рынка книжной продукции по военной тематике, проводится общий анализ хозяйственной деятельности в ООО «Маркет» выявляются основные предметные области в работе менеджера по продажам в ООО «Маркет».

Во второй части на основании выявленной предметной области производится моделирование предметной области в методологии IDEFO, в результате чего создаются модели КАК ЕСТЬ и КАК БУДЕТ. Обосновывается комплекс выбранных проектных решений, необходимых для создания АРМ менеджера, обосновывается форма хранения данных, выбор СУБД, а также технические средства необходимые для создания АРМ менеджера в ООО «Маркет»

В третьей части дипломного проекта создаётся инфологическая модель, описываются классификаторы и системы кодирования, характеристики входной и результативной информации, внутримашинная реализация задач, создается древо диалога (структурная схема использования комплекса программ), схема технологического процесса сбора, передачи, обработки и выдаче информации, а также программное обеспечение комплекса задач.

В четвёртой части дипломного проекта обосновывается экономическая эффективность создания АРМ менеджера в ООО «Маркет» по критериям оценки эффективности ИТ – затрат.

В пятой части разрабатываются мероприятия по совершенствованию безопасности жизнедеятельности в работе менеджеров по продажам в ООО «Маркет».

Объектом исследования и проектирования в данной работе является создание проекта автоматизированных информационных систем.

Предметом исследования и проектирования в данной работе является исследование функций менеджера в ООО «Маркет», проектирование АРМ менеджера для предприятия ООО «Маркет».

Методами исследования в данной работе являются: общий экономический анализ деятельности предприятия, маркетинговый анализ конкурентной среды, структурно-функциональный анализ деятельности предприятия, моделирование бизнес процессов по методологии IDEFO, метод проектирования инфологической модели, методы классификации и кодирования информационных объектов, методы выбора СУБД, алгоритмы расчётов решения предметных задач, создание структурной схемы использования комплекса программ, экономический анализ результатов экономической эффективности проектов по критериям оценки эффективности ИТ - затрат.

При проектировании АРМ менеджера в ООО «Маркет» используется СУБД MS Access и язык программирования (классический язык запросов) SOL, интерфейс «оконный».

В качестве методологической базы автор работы использует методологическую литературу по менеджменту, экономике, маркетингу, экономическому анализу, бухгалтерскому учёту, статистике, основам бизнеса, налогообложения, по информационным системам, технологиям, информатике, имитационному моделированию, проектированию информационных систем, которая будет указана в списке использованных источников.

Организационно-функциональная структура ООО «Маркет» соответствует, поставленным перед ней задачами ассоциации «Военная книга» и генерального директора.

География бизнеса ООО « Маркет» концентрируется в четырёх регионах: Москва, Московская область, регионы (военные училища, военно-патриотические клубы, библиотеки и др.), книготорговое объединение Украины ОАО «Торсинг».

У ООО «Маркет» нет конкурентов на рынке литературы, связанной с военной тематикой. Это связано с двумя факторами. Во-первых, в рамках Ассоциации «Военная книга» объединены ведущие издательства, которые специализируется на военной и военно-исторической литературе. Во-вторых, в Москве и регионах вполне достаточно издательств, которые издают литература по данной тематике, но она является «низкопробной», и количество литературы данной тематики в этих издательствах составляет невысокую долю от общего объёма литературы, издаваемой ими.

В цепи производитель – опт – розница – покупатель, ООО «Маркет» занимает выполняет функцию оптового посредника, но созданного и функционирующего под контролем ассоциации производителей продукции.

Наиболее распространённый сегмент рынка ООО «Маркет» – та часть населения, которая интересуется военно-исторической тематикой, военной книгой. Оценить её объём и долю довольно сложно. Среди этой категории встречаются представители разных социальных стратов, люди, занимающиеся военно-прикладными видами спорта, любители истории отечественных и зарубежных спецслужб.

Всего можно выделить шесть основных каналов книгораспространения ООО «Маркет»:

- ООО«Торсинг»

- Книготорговые организации Москвы

- Книготорговые организации Московской области

- Выездные торговли на праздничные мероприятия в военные и воеенно-патриотические организации

- Целевая подписка физических лиц, библиотек и организаций

- Реализация через магазин-салон при офисе

Самыми рентабельными каналами сбыта являются выездные торговли, ООО «Торсинг», который сам доставляет литературу в Харьков и целевая подписка регионов, так как накладные расходы, связанные с доставкой, оплачиваются подписчиками. Нерентабельные каналы сбыта – Московская область и магазин-салон. Но магазин-салон сам по себе является рекламой, многие региональные заказчики приезжают посмотреть ассортимент книжной продукции, купить небольшие партии.

ООО «Маркет» получает книги по ценам издательств Ассоциации «Военная книга». ООО «Маркет» получает 15% от издательств от реализации книг. По целевой подписке, для ООО «Торсинг» наценка отсутствует. Для книжных магазинов Москвы и Московской области составляет 25 %, но они со своей стороны берут 20 % от реализации. В магазине-салоне наценка составляет и на выездных торговлях книжная продукция продаётся по ценам издательств. Невысокие наценки позволяют ООО «Маркет» реализовывать книжной продукции на 80-90 млн. рублей в год.

ООО «Маркет» проводит только целенаправленную рекламу. Не считая рассылки в военные учебные заведения, ООО «Маркет» даёт рекламу в средствах массовой информации патриотического направления и военного направления.

Кроме этого установлены рекламные плакаты и рассылаются буклеты-открытки во всех военно-спортивные, патриотические клубы, Москвы, кадетские корпуса, исторические факультеты Московских ВУЗОВ. На рекламной информации указано, где находится магазин-салон, как можно оформить подписку, в каких магазинах города Москвы можно купить книжную продукцию издательств Ассоциации «Военная книга».

По результатам анализа хозяйственной деятельности ООО «Маркет» » за два неполных года можно сделать следующие выводы.

Первые 9 месяцев работы в 2004 году были временем налаживания каналов сбыта и деловых контактов ООО «Маркет». Несмотря на это, в 2004 году ООО «Маркет» получило выручку от комиссионных продаж значительно превышающую маржинальный доход предприятия. В результате чего запас финансовой прочности ООО «Маркет» составил 20,5 %. Валовая прибыль составила сумму 146 тыс. руб. То есть, в 2004 году предприятие не работало в убыток. Оно рассчиталось по всем налоговым отчислениям в бюджет и получило чистую прибыль в 99 655 руб. Даже в 2004 году рентабельность по чистой прибыли составила 2 %.

В 2005 году финансовые показатели значительно улучшились, так как начали активно работать налаженные в 2004 году каналы сбыта. Выручка от комиссии увеличилась почти в 2 раза и составила 11200 тыс. руб. Запас финансовой прочности предприятия повысился до 39,8 %. Рентабельность по валовой прибыли составила 21,8 %, а рентабельность по чистой прибыли 16 %.

При ликвидности и платёжеспособности предприятия, необходимо учитывать, что краткосрочная задолженность ООО «Маркет» представляет собой исключительно задолженность по книготорговой продукции издательством ассоциации «Военная книга». Других краткосрочных задолженностей у предприятия нет. Краткосрочная задолженность предприятия равна примерно дебиторской задолженности книжных магазинов Москвы и Московский области предприятию. Это связано с тем, что книготорговая продукция, сданная на реализацию в книжные магазины реализуется с задержкой примерно в шесть месяцев. Так как получить средства за сданные книги быстро практически невозможно, и также проблематично получить быстро не реализованные книги обратно, то отнесение дебиторской задолженности книжных магазинов к медленно реализуемым активам является правильным.

Учитывая всё вышесказанное, надо отметить, что коэффициент абсолютной ликвидности в 2005 году по сравнению с 2005 годом вырос почти в 5 раз, а коэффиц2иент быстрой ликвидности также увеличился в 1,5 раза, несмотря на аморнтизацию основных средств. Коэффициент покрытия баланса в течение 2-х лет находится на уровне 1,0. Так как краткосрочная задолженность ООО «Макркет» представляет собой только задолженность за книги издательством ассоциации «Военная книга», то показатели ликвидности, не имеют существенного значения при анализе хозяйственной деятельности ООО «Маркет».

ООО «Маркет» за два года деятельности набрало неплохие темпы по реализации книготорговой продукции. На расчётном счету ООО «Маркет» в настоящее время находится около одного миллиона рублей. На эти средства планируется провести расширение магазина-салона, то есть сделать его более презентабельным выставочным книжным центром для книготорговой продукции издательства ассоциации «Военная книга». Так как планируется освоение новых каналов сбыта, то можно ожидать дальнейших улучшений финансовых показателей предприятия в 2006 году.

Из анализа организационно-экономической предметной области ООО «Маркет» можно выделить следующее.

Отсутствие автоматизированной базы данных книжной продукции, находящейся на реализации в магазинах и организациях, - не даёт менеджеру по продажам возможность оперативно (без задержек) отслеживать процесс реализации книготорговой продукции, своевременно сообщать о необходимости перечисления средств на расчётный счёт ООО «Маркет», что замедляет процесс реализации книготрговой продукции и получение комиссионных процентов.

Отсутствие автоматизированной базы заявок от магазинов и организаций на книжную продукцию замедляет процесс оформления заявок, поставки книготорговой продукции, а, значит, замедляет процесс получения комиссионных вознаграждений ООО « Маркет», и личных комиссионных вознаграждений каждого менеджера.

Отсутствие автоматизированной базы данных реализованной книготорговой продукции не позволяет проводить анализ реализации по книготорговым организациям, выгодность поставок в различные книготорговые организации, сроки возможных предварительных переговоров с товароведами этих организаций о возможности новых поставок.

Отсутствие программы, выполняющей общий и сравнительный анализ по реализации книжной продукции в магазинах и организациях не позволяет выявлять наиболее выгодные для менеджера книготорговые организации и организации целевой подписки, с которыми необходимо вести наиболее полноценные коммерческие контакты, а также организации, с которыми есть смысл усиливать коммерческие контакты, и организации, где работа по сбыту, если и имеет смысл, то является не первоочерёдной.

Отсутствие программы, выделяющей очерёдность рабочих звонков менеджера и важность вопросов, приводит к потерям рабочего времени менеджеров до двух часов рабочего времени в день, что составляет в стоимостном выражении потерю выручки организации за год не менее, чем на один миллион рублей в год, так как спрос ещё далеко не насыщен предложением.

Все эти предметно-экономические области бизнес-процессов, которые можно автоматизировать. А это позволит не только увеличить эффективность работы самих менеджеров, но и даст возможность коммерческому директору ООО «Маркет», через проверку автоматизированного рабочего места менеджера проводить полноценный контроль их деятельности по вышеуказанным бизнес процессам.

В данной инфологической модели 5 реляционных таблиц. Опишем связи между ними. Таблица «клиенты» связана отношением 1:М с таблицами «договора» и «оплаты» по «коду клиента». На основании этих связей менеджер по продажам при согласии клиента автоматически в СУБД и счёт. Для формирования счёта таблица «прайс-лист» связана по коду книготорговой продукции с таблицей «счета» 1:1, с таблицей «договора» 1:М. таблица

Таблица «прайс-лист» связана отношением 1:1 с таблицей «счета» и «оплаты»и отношением 1:М с таблицей «договора». Это позволяет вводить в связанные таблицы наименование и код книжной продукции, а также цену для автоматического формирования счёта и идентификации

Таблица «договора» связана отношением 1:М с таблицами оплат и счетов. Они находятся между собой в отношении 1:М. Это позволяет на основании заключенных договоров создавать автоматически в СУБД счета и контролировать по заключенным договорам срока необходимых оплат.

Какие задачи позволяет решать данная СУБД. По данным из таблицы «клиенты» можно получить информацию по реквизиту «возможная дата заключения договора», можно получить запрос о группе клиентов, у которых подходит дата заключения возможного договора и по данному запросу вести переговоры с ними.

Договор выписывается менеджером и данные о нём вносятся в таблицу. На основании договора и прайс-листа автоматически формируется и выписывается счёт.

На основании выписанных и отправленных счетов и договоров, менеджер по сроку оплаты (реквизит в таблице договора), по запросу получает данные о группе клиентов на момент времени, у которых подходит срок оплаты за продукцию и работает с клиентами.

Накладные и счета-фактуры в ООО «Маркет» выписывает бухгалтерия на основании договора и счёта.

В сути, СУБД создаёт два важных запроса о возможном заключении договора (дата), а также о сроках оплаты. Учитывая большой объём информационной работы, эти информационные выборки значительно сокращают подготовительную стадию работы менеджера, а основной является работа по телефону с клиентами. Но подготовительная работа с информацией отнимает много времени.

На основании данной СУБД можно создавать важные отчёты: о заключённых договорах и оплатах в течении любого временного периода. Это позволяет контролировать эффективность работы каждого менеджера, так как код менеджера содержит идентификационные данные о менеджере, а по этому полю таблица «договора» связана с таблицей «оплаты». Можно делать сводный запрос о возможных договорах, заключённых за определённый период, что также позволяет анализировать работу менеджера – её эффективность.

Предлагаемые алгоритмы позволяют решать все поставленные задачи. Интерфейс является простым и обеспечивает возможность пользования любым пользователем отдела.

7.ГОСТ Р 6. 30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

8.ГОСТ 6.105-87. Унифицированные системы документации. Требование к построению формуляра-образца.

9.Астахов В. П. Анализ финансового управления фирмы и процедуры, связанные с банком - М.: Ось-89. 1995

Алан. Р. Саймон. Стратегические технологии баз данных. –М.: Финансы и статистика, 1999

10.Баканов М. И. Шеремет А.Д. Теории экономического анализа - М: Финансы и статистика. 2000

11.Барнгольц С. Б. Экономической анализ хозяйственной деятельности предприятий и объединений – М.: Финансы и статистика. 1996

12. Баронов В.В. Автоматизация управления предприятия. –М.: Инфо-М, 2000

13. Берновский Ю.Н. Стандарты и качество. – М.: Из-во. Стандартов, 1994

12. Богатко А. Н. Основы экономического анализа хозяйствующего субъекта. – М.: Финансы и статистка. 2001

13. Буч Г. Объектно-ориентированное проектирование с примерами применения – М.: Радио и связь. 1992

14. Быкова Т.А. Документирование организаций и деятельности органов управления в акционерных обществах//Секретарское дело. № 2.

15. Быкова Т.А. Документирование процесса государственной регистрации акционерных обществ//Секретарское дело. 2003. № 8.

16. Вейцмен К. Распределенные системы мини- и микороЭВМ. – М.: Финансы и статистика. 1983

17. Вендров А. М. CASE-технологии. Современные методы и средства проектирования информационных систем. – М.: Финансы и статистика. 2000

18. Вирт Н. Алгоритмы и структура данных. – М.: Мир. 1989

19. Глазов М. М. Методика финансового анализа: новые подходы – СПб.: Питер. 2004

20. Глушаков С. В. Базы данных. – М.: Фолио. 2001

21. Диго С. Н. Базы данных – М.: Финансы и статистика. 2005

22. Информатика Под ред. проф. Макаровой Н. В. – М.: Финансы и статистика. 2005

23. Ковалев А. П. Финансовый анализ и диагностика банкротства – М.: Сомитек. 1993

24. Кренина М. Н. Финансовое состояние предприятия. Методы оценки – М.: Дис. 1996

25. Кузнецова Т.В. Делопроизводство. – М.: Интелсинтез. 2003.

26. Кузнецов С.Л. Автоматизация системы регистрации контроля исполнения//Секретарское дело. 1996. № 4.

27. Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере. – М.: Интелсинтез. 1999.

28. Михеев В. Д. Access 2002 в подлиннике. – СПб.: БХВ. 2002

29. Мишенин А. И. Теории экономических информационных систем. – М.: Финансы и статистика. 2003

30. Острейковский В. А. Информатика – М.: Высшая школа. 2000

31. Подобед М.А. Акционерные общества: образцы документов. – М.: Инфра-М. 2002.

32. Пшенко А.В. Делопроизводство и основные нормативные требования к документам. – М.: Юридический колледж МГУ. 1994.

33. Романов А. Н. Компьютеризация финансово-экономического анализа коммерческой деятельности предприятий. – М.: Интерпракс. 1994

34. Савицкий Н. И. Технология организации хранения обработки данных. – М.: Инфо-М. 2001

35. Саямов Э. А. Средства воспроизведения и отражения информации. – М.: Высшая школа. 1992

36. Электронные вычислительные машины. Основы информатики. Под ред. Савельева А. Я. М.: Высшая школа. 1991

37. Якубайтис Э. А. Информационные сети и системы: справочная книга. – М.: Финансы и статистика. 1996.